Metodo Kaizen, ottimizza i tuoi processi step by step

Conoscete il metodo Kaizen? Si tratta di uno strumento di gestione della qualità, collaborazione e miglioramento continuo, sostiene una gestione progressiva del cambiamento in azienda, senza rischi o vincoli.

Più efficienti, più efficaci, più competitivi..... Siamo costantemente spinti ad essere migliori. Una bella sfida!

Per fare questo, ci sono due scuole: cambiamento radicale o miglioramenti progressivi. La corsia di sorpasso o la corsia di marcia lenta. Pressione o sperimentazione. Il metodo Kaizen, nella seconda categoria, è particolarmente apprezzato nella gestione dei processi per la sua natura rassicurante, controllata e non violenta, e la prospettiva di un'evoluzione dolce ma costante.

Produttività, benessere sul lavoro, spieghiamo perché si continua a parlare di questa tecnica manageriale . Siete curiosi?

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Che cos'è il metodo Kaizen?

Un po' di storia del Kaizen

Una vera e propria filosofia di sviluppo giapponese, kaizen è composta da due parole giapponesi kai 改 e zen 善. Tradotte sono "cambiare" e "meglio", di conseguenza kaizen significa migliorare.
Conosciuto anche come metodo dei piccoli passi, o del miglioramento continuo, il Kaizen è la base del programma americano TWI (Training with industry), istituito da consulenti (tra cui W. Edwards Deming) sotto la supervisione del generale MacArthur, per aiutare l'industria giapponese a riprendersi dopo la guerra 39-45.

Il metodo Kaizen è maggiormente conosciuto dal 1986 in seguito alla pubblicazione del libro di Mazaaki IMAI, "Kaizen: la chiave della competitività giapponese".

Inizialmente applicato nel settore industriale, si trattava di lean manufacturing, per eliminare gli sprechi e aumentare i profitti.
Attualmente viene utilizzato in tutti i settori: si parla di lean management, una gestione agile che mira a migliorare le prestazioni dell'azienda coinvolgendo tutti i dipendenti.

Richiede, però, una cultura aziendale adattata a questa filosofia e talvolta anche una gestione del cambiamento.

Attenzione, non confondere il metodo Kaizen con  Kaizen events, o kaizen blitz, o kaikaku (riforma), che mira ad un cambiamento radicale in un sistema di produzione, una reingegnerizzazione. Gli occidentali si sono  ispirati al primo per le decisioni trasversali e collaborative.

Per uno sviluppo professionale e personale?

L'approccio Kaizen è sempre più utilizzato nello sviluppo personale. Imparare una lingua straniera senza esercitare pressioni su se stessi, smettere gradualmente di fumare, superare delicatamente la timidezza, Kaizen è di particolare interesse per le persone che temono il fallimento, i cambiamenti improvvisi e lo scoraggiamento.

© Pinterest

Il Kaizen in 10 principi

In una dinamica progressiva, permanente e collaborativa, il Kaizen incoraggia:

• la messa in discussione delle pratiche attuali
• La ricerca del miglioramento dei processi, non della perfezione
• l'empowerment e l'iniziativa dei dipendenti e degli operatori: Iniziati da soli, i cambiamenti sono necessariamente meglio accettati
• l'attuazione di azioni piccole, concrete e quindi meno costose
• approccio proattivo alle cause dei problemi, spesso molteplici 
• reattività e definizione delle priorità delle azioni correttive: meglio correggere immediatamente e parzialmente gli errori, anche se questo significa ritornare in seguito per una risoluzione completa, piuttosto che peggiorare una situazione,
• il follow-up delle azioni attuate,
• la definizione di procedure chiare,
• la definizione di obiettivi realistici,
• il lavoro di squadra, l'utilizzo di competenze interne più che il ricorso a specialisti esterni, più costosi e meno coinvolti.

Chi va piano va lontano!

Questo video illustra bene l'approccio Kaizen:

Obiettivi strategici del Kaizen

Adottato fin dall'inizio da Toyota, il suo miglior ambasciatore, il sistema Kaizen è nato quindi dalla ricerca di idee per migliorare i processi, gli strumenti e le competenze:

• ottimizzare :
  • produttività
  • sicurezza (ridurre i rischi)
  • qualità
  • le scadenze
  • costi
  • condizioni di lavoro
• migliorare l'intelligenza collettiva e decompartimentalizzare le competenze
• eliminare i rifiuti e gli sprechi (migliore gestione delle scorte)

Perché adottare il metodo Kaizen?

I vantaggi

Avete paura di uscire dalla vostra comfort zone troppo bruscamente? Il metodo Kaizen è quello giusto per voi! Permette:

• l'installazione progressiva di nuove abitudini con il minimo sforzo
• semplificare i flussi di lavoro e la gestione dei compiti suddividendo un obiettivo in sotto-obiettivi più facili da raggiungere
• riduzione dello stress:
  • c'è una migliore accettazione dei fallimenti, perché sono meno consequenziali e richiedono meno tempo
  • il progresso ci fa sentire meglio,
• facilitare le stime dei costi e dei tempi
• l'eliminazione dei fattori di rischio dovuti a proiezioni troppo ambiziose e lontane
• la valutazione e la motivazione dei dipendenti sul posto di lavoro

In breve, il metodo Kaizen migliora la fattibilità dei progetti e il morale dell'equipe!

Per realizzare un compito impossibile, bisogna spezzarlo in piccoli pezzi molto difficili, che vengono poi suddivisi in compiti terribilmente noioso, che a loro volta vengono segmentati in compiti delicati e così via.

Terry Pratchett, autore inglese

Gli svantaggi

Siamo più creativi senza stress. Ma l'adozione di un processo di miglioramento eccessivamente progressivo può essere un ostacolo all'innovazione disruptive. Quest'ultimo richiede di fare "un salto" in avanti di volta in volta e una reattività incompatibile con i vincoli temporali del miglioramento continuo.

Toyota l'ha accantonato per la costruzione di automobili autonome per questa ragione. Gill Pratt, CEO del Toyota Research Institute, ha spiegato: 

"Il metodo Kaizen ha reso Toyota un successo perché ha permesso di migliorare ogni giorno il design delle nostre auto. Ma questo metodo non è più efficace quando l'ambiente diventa incerto e appare un nuovo design ottimale. (.....) è necessario orientarsi verso un'innovazione rivoluzionaria, piuttosto che migliorare quella esistente a piccoli passi".

Un'azienda innovativa può tuttavia utilizzare il metodo Kaizen per rivedere le procedure amministrative interne, i progetti di routine o integrarlo nella gestione di un progetto innovativo combinando diversi metodi, a seconda dei compiti, della flessibilità e della reattività richiesti.

Come applicare il metodo Kaizen?

Il metodo Kaizen riassunto in 5 passi

1. Definire l'obiettivo di miglioramento.
2. Ripartire l'obiettivo in sotto-obiettivi o risultati concreti.
3. Pianificare i compiti di ciascun sotto-obiettivo, senza sovrapporre risorse umane, risorse materiali o periodi di esecuzione (ad esempio con il metodo della catena critica).
4. Monitorare i progressi e adattare il programma.
5. Procedere al prossimo obiettivo.

Metodologie applicabili in un approccio Kaizen

Molte metodologie sono utilizzate per suddividere i progetti, pianificare le attività, indagare le cause dei problemi, gestire le risorse e seguire i loro progressi.

Tra questi (elenco non esaustivo):

• la ruota di deming (o ciclo PDCA, Plan Do Check Act/Adjust) 
• Strumenti TQM (Total Quality Management)
• 5W+how
• il 5M (diagramma di Ishikawa) e 5P (per una ricerca delle cause dei problemi)
• le 5 S (in giapponese: Seiri, Seiton, Seiso, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)
• Six Sigma (metodo di gestione per migliorare la qualità e l'efficienza dei processi sviluppato da Motorola)
• il WBS (Work Breakdown System)
• CCPM o Critical Chain Project Management
• Adaptative Project Framework - APF
• Kanban.

Scegliere lo strumento giusto

La nuova generazione di software, strumenti in modalità SaaS (Software as a Service) sono molto interessanti in un processo di qualità e miglioramento continuo.

Grazie alla raccolta in tempo reale dei dati di produzione, o al feedback dei project manager, queste soluzioni informatiche sono in costante miglioramento e si adattano alle esigenze dei loro utenti.

Inoltre, a differenza dei software on-premise installati sulle workstation che richiedono l'acquisto di aggiornamenti, le soluzioni cloud di Project Management come Wrike sono in continua evoluzione con i progressi tecnologici garantendovi sempre le funzionalità più esclusive del mercato.

Molte soluzioni si adattano alla gestione delle task (Smartsheet,Asana, Trello e monday.com) e offrono funzionalità in linea con la filosofia Kaizen: 

• gestione delle priorità, 
• tabella di marcia, 
• gestione degli incidenti, 
• cruscotti,
• monitoraggio della redditività di progetto, ecc.

Esistono anche programmi software di social network aziendali (Jamespot, Azendoo, Netframe) e alla gestione della conoscenza come eXo Platform.

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Muoversi a piccoli passi per raggiungere i vostri obiettivi 

Credete di avere lo spirito Kaizen? 

Il benessere dell'azienda dipende dal benessere dei suoi dipendenti e dalla facilitazione del loro lavoro. 
Ci sono molti metodi esistenti; scegliete quelli che si adattano alla cultura della vostra azienda e che funzionano bene tra i vostri team. E perché non combinarle per soddisfare esigenze specifiche, permanenti o occasionali?

Da diversi anni, appvizer ha facilitato la vita quotidiana di team e manager attraverso l'adozione degli strumenti giusti. 
Consultate il nostro database e i nostri consigli e fateci sapere cosa ne pensate. Questa è la chiave del miglioramento continuo!