Organizzazione del lavoro, un elemento chiave per efficacia e benessere

Organizzazione del lavoro...Da dove iniziare? Si tratta infatti di un argomento enorme di cui si parla in azienda solo quando inizia a verificarsi una crescita esponenziale.

Tocca l'azienda a livello di team ma non solo, riesce ad arrivare alla sfera personale degli individui. Il modo in cui l'azienda organizza il proprio lavoro ha un impatto sul suo sviluppo, la sua sostenibilità e la sua immagine.
Allo stesso modo anche l'organizzazione dei suoi membri influisce direttamente sul suo successo.

Vedremo questo soggetto dal punto di vista di risorse umane e dipendente e vi parleremo delle tendenze che vi aiuteranno a combinare flessibilità e produttività.

Qualunque sia la vostra posizione, se avete un problema organizzativo e non siete in grado di strutturare il vostro tempo in modo ottimale e gestire le priorità, troverete qui alcune idee di riflessione!

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Cosa vuol dire organizzazione del lavoro?

In maniera generale è la definizione dei compiti, la loro assegnazione all'equipe, la loro pianificazione e i metodi e i mezzi utilizzati per portarli a termine.

Andando più a fondo il discorso è più ampio, bisogna includere anche la definizione dell'ambiente di lavoro, le condizioni di lavoro, gli orari dei dipendenti, buone politiche di mobilità interna, ecc, in breve l'organizzazione della vita in azienda.

🧐 C'è una doppia dimensione da tenere in considerazione: per l'azienda si tratta di conciliare la performance individuale e collettiva. A livello di dipendenti, si tratta anche, in una certa misura, di conciliare lavoro e vita privata.

Il datore di lavoro può per un'organizzazione del lavoro più o meno flessibile,  possibilità di telelavoro, una gerarchia chiara o una struttura piuttosto orizzontale.....

L'organizzazione del lavoro in azienda

L'evoluzione sociologica della psicologia del lavoro e delle organizzazioni

L'evoluzione dell'organizzazione del lavoro nel tempo è sottolineata dalla diverse correnti di idee che si sono succedute.

I progressi sociali, nelle questioni di genere, o nel rapporto con l'autorità hanno notevolmente modificato la maniera di vedere la struttura organizzativa.

All'inizio del XX secolo si parlava di un'organizzazione scientifica del lavoro attraverso il taylorismo di Frederick Taylorism, in primis. Al centro di questa tendenza è il miglioramento del lavoro attraverso l'analisi dei processi, ma anche una divisione del lavoro sia orizzontale (compito per compito in base alle competenze) che verticale (gerarchia molto marcata). In questo memento comincia a emergere il concetto di condizioni di lavoro.

Con la rivoluzione industriale, soprattutto nel settore automobilistico, la situazione non migliora: tutto ruota intorno alla produttività! Il fordismo (di Henry Ford) incoraggia sempre più la divisione e la sequenza dei compiti, separando la concezione dalla realizzazione. Le azioni sono ripetute e portano alla dequalificazione del lavoro. L'uomo è una macchina da eseguire e lavora "in linea".

Queste diverse teorie mirano a prestazioni ottimali e si concentrano sulla compartimentazione e specializzazione.

Poi, arriva la crisi economica del 1929, iniziata col crollo della borsa di Wall Street, che porta ad una corrente di riflessione sul ruolo delle relazioni umane. Il lavoro di Elton Mayo mira a migliorare l'efficienza produttiva migliorando le condizioni di lavoro. Egli invoca "l'importanza del clima psicologico sul comportamento dei lavoratori".

Seguono l'emergere di strutture cooperative e la valorizzazione del gruppo come entità. Poi l'estensione dei compiti affidati e l'empowerment dei lavoratori: più libertà e fiducia, e quindi meno controllo da parte di un'autorità.

Questo ci porta agli anni '70 e alla tendenza socio-tecnica, ispirata alle scienze umane e sociali: perché i lavoratori siano produttivi, devono essere socialmente riconosciuti, il loro ambiente di lavoro deve essere soddisfacente e i loro compiti diversificati.

Oggi, il progresso tecnologico offre altre opportunità per la performance economica delle imprese:

• la collaborazione e l'impegno dei dipendenti sono apprezzati;
• la gestione diventa partecipativa,
• l'autonomia è ricercata, così come l'autoregolamentazione,
• la circolazione delle informazioni è un vettore di produttività e di sinergie.

Le tendenze attuali pongono le persone al centro delle strategie e tendono verso una maggiore flessibilità e versatilità.

Per questo motivo la gestione delle risorse umane è fondamentale per la gestione di un'azienda e della sua organizzazione.

⚠️ Attenzione però: la dematerializzazione virtualizza gli scambi professionali, il computer occupa sempre più spazio, mentre l'essere umano è alla piena ricerca di un senso al suo lavoro.

Gli attori dell'organizzazione del lavoro

Gli strumenti alla base dell'organizzazione del lavoro

In primo luogo, per definire le grandi linee dell'organizzazione del lavoro, nel campo della sicurezza e della salute, dell'orario di lavoro o anche della disciplina, ci si basa su  :

• il contratto collettivo che a seconda del settore d'attività copre tutte le questioni di diritto del lavoro;
• l'accordo collettivo aziendale , struttura le condizioni di lavoro e regola i rapporti tra dipendenti e datori di lavoro;
• la normativa interna, che definisce più precisamente le regole di vita all'interno dell'azienda e affronta, ad esempio, il tema del telelavoro;
• il contratto di lavoro che stabilisce le regole per ogni singolo dipendente, riprendendo i documenti citati ma specificando le eccezioni e le applicazioni specifiche a seconda della posizione.

Gerarchia o leadership?

Il modo in cui i manager vedono l'organizzazione del lavoro ha un'influenza diretta su come i team si organizzeranno quotidianamente.

• Stabiliscono un quadro, una base normativa.
• Optano per una cultura aziendale più o meno flessibile.
• Acquistano o si abbonano a prodotti o servizi messi a disposizione dei dipendenti (diari, software, forniture varie).

Tutti questi elementi giocano un ruolo decisivo nell'organizzazione del lavoro quotidiano.

Ma di che manager parliamo?

C'è naturalmente il CEO. È la persona che infonde la sua visione dell'azienda, il suo modo di affrontare il management, i valori che vuole trasmettere e gli obiettivi che vuole raggiungere.

Per aiutarsi, si affida naturalmente ai responsabili dei vari dipartimenti, che avranno ciascuno il proprio modo di gestire e i propri obiettivi.

La Direzione Risorse Umane

Quando ce n'è uno, è al centro dell'attuazione della politica di organizzazione del lavoro. L'HRD attua azioni a livello di:

• selezione del personale
• definizione delle mansioni, sotto indicazione dei responsabili dei servizi interessati,
• formazione,
• onboarding, accoglienza e orientamento dei nuovi dipendenti,
• comunicazione interna,
• gestione delle competenze,
• change management
• gestione del tempo: festività, orari, presenze, ecc.

Come coinvolgere i lavoratori nell'organizzazione del lavoro aziendale?

Inoltre, come accennato in precedenza, ogni dipartimento può anche avere una propria organizzazione interna.

Ad esempio, il reparto Ricerca e Sviluppo può adottare un'organizzazione basata sul metodo Scrum agile e operare in modalità "sprint".

Questa organizzazione flessibile e strutturata ha lo scopo di distribuire i compiti in un arco di tempo predefinito ed effettuare regolari controlli di progresso e di qualità, per adattare le azioni da pianificare per il prossimo sprint.

Per ottenere prestazioni ottimali, ogni team adotta un'organizzazione adeguata e comunica in modo trasparente con gli altri. Ad esempio: il team marketing si riunisce ogni lunedì alle 9 del mattino per esaminare le azioni da intraprendere, quindi non può essere disturbato.

Infine, è ovvio che ogni dipendente, che faccia o meno parte di un team, è responsabile della gestione dei propri compiti e del proprio tempo secondo gli obiettivi comuni e definiti. Più o meno autonomo, può essere chiamato a rendere conto dell'avanzamento del suo lavoro.

Un concetto sempre più importante di flessibilità

Se ne parla molto, ma di cosa si tratta?

Oggi, la flessibilità di un'azienda si basa molto su un'organizzazione che apprende (approccio lean): adatta le sue operazioni grazie alle informazioni raccolte, in particolare ai feedback dei suoi dipendenti altamente coinvolti, e ad una visione sociale delle nuove pratiche nel mondo del lavoro.

Ma come ogni pratica, la flessibilità deve essere definita, inquadrata e le sue condizioni devono essere chiaramente indicate.

Le sfide di una buona organizzazione del lavoro

Una buona organizzazione del lavoro, e una buona comunicazione delle regole che lo circondano, affrontano diverse sfide:

• la divisione, il coordinamento e il controllo del lavoro
• la visibilità e quindi il follow-up dei rispettivi lavori e missioni
• collaborazione tra i dipendenti, all'interno di un dipartimento e tra più dipartimenti
• incoraggiare l'autonomia e la responsabilità
• la promozione dell'innovazione
• la definizione di regole comuni per tutti
• produttività del team e quindi redditività, riducendo tempi e costi
• il rispetto di una politica orientata al QHSE per buone condizioni di lavoro
• la crescita finanziaria e strutturale dell'azienda;
• monitorare il benessere sul lavoro e la motivazione dei gruppi di lavoro

Un'organizzazione in evoluzione

il 40% degli smartworker è soddisfatto delle relazioni superiori-dipendenti contro il 23% di lavoratori "tradizionali"

Osservatori

☝️Non bisogna perdere di vista il fatto che l'organizzazione del lavoro di un'azienda dipende dalla sua struttura, settore, dimensioni e cultura aziendale. Pertanto, un grande gruppo storico non ha certamente la stessa visione o politica sull'organizzazione del lavoro di una giovane impresa in fase di avviamento.

Con lo sviluppo di una struttura, può essere necessario anche un riadeguamento dell'organizzazione del lavoro, nel rispetto dei contratti collettivi e aziendali, ma anche in uno spirito di benevolenza nei confronti delle aspettative dei dipendenti.

Alcuni indicatori di un'organizzazione del lavoro soddisfacente

La qualità dell'organizzazione del lavoro può essere misurata in diversi modi, tra cui:

• l'impegno dei vostri dipendenti
• la fluidità della circolazione e la condivisione delle informazioni
• relazioni di lavoro tra colleghi
• il clima, il dialogo tra i membri
• il contenuto delle missioni e la loro equa distribuzione
• l'ambiente di lavoro fisico
• il grado di autonomia e responsabilità attribuito ai dipendenti
• la conciliazione della vita professionale e personale
• il rispetto dell'uguaglianza professionale

Possono essere presi in considerazione anche indicatori più negativi, come l'assenteismo o gli infortuni sul lavoro, il fatturato, ecc.

Come migliorare l'organizzazione del lavoro

Perché essere ben organizzati?

A seconda della flessibilità e del grado di autonomia che la vostra struttura vi concede nella gestione delle vostre missioni, e a seconda dei mezzi e degli strumenti a vostra disposizione, adotterete un'organizzazione di conseguenza, più o meno efficace.

Naturalmente, dipende anche dalla vostra personalità, dalle vostre capacità personali, dal modo in cui separate la vita professionale e quella personale, ecc.

Una cosa è certa: la gestione del tempo è centrale. E l'ambiente di lavoro decisivo. L'obiettivo non è quello di essere sopraffatti e di trovare il giusto equilibrio tra il carico di lavoro e la qualità del lavoro svolto.

La sfida per il datore di lavoro, oltre ad aumentare la produttività dei suoi team? Mantenere i propri dipendenti, attrarre talenti e mobilitarli completamente intorno ai suoi obiettivi.

🤓 Una suite di software e tool di produttività, capace di adattarsi a tutte le necessità presenti nei casi sopracitati, è sicuramente Google Workspace, che consente di lavorare contemporaneamente, con grande efficienza e in totale sicurezza, su diverse necessità aziendali, tra cui troviamo principalmente:

• Messaggistica
• Meeting
• Documenti
• Task

Google Workspace

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Tecniche di organizzazione del lavoro?

Ci sono molte pratiche. E non tutti si adattano alle stesse aziende. Ma possiamo identificare alcune tendenze interessanti e darvi qualche consiglio.

1: L'ergonomia della vostra postazione di lavoro

Per essere organizzati ed efficace, ma anche per attenuare i rischi professionali, come disturbi muscolo-scheletrici o rischi psicosociali, l'ambiente di lavoro è molto importante: posizione e qualità dell'attrezzatura informatica, comfort della sedia da ufficio su cui sarete seduti per almeno 7 ore al giorno..... Mens sana in corpore sano

L'organizzazione del lavoro non è solo una questione di tempo, ma anche di spazio.

2: Telelavoro

Il telelavoro sta emergendo come una nuova forma di organizzazione con molti meriti perchè consente ai dipendenti di:

• organizzare il proprio orario di lavoro, nel rispetto delle condizioni di lavoro stabilite dal datore di lavoro,
• risparmiare tempo in viaggio,
• lavorare in un ambiente familiare e confortevole, tranquillo.

Il telelavoro è ideale nei periodi che richiedono una forte necessità di concentrazione, soprattutto per chi lavora in spazi aperti. Ma funziona meglio per alcune professioni (per esempio la scrittura, la traduzione, la grafica...).

3: Open space

Può essere utile decompartimentalizzare i team, farli interagire...... fate attenzione, però, a stabilire regole di buona convivenza in modo che non sia controproducente: definire uno spazio per fare chiamate, una stanza per le pause, ecc.

Come il telelavoro, non è adatto per tutti i mestieri e le posizioni, specialmente per quelle che richiedono un alto grado di concentrazione o riservatezza.

4: Delega di compiti

Questa è una pratica sottovalutata: in periodi, se siete sopraffatti o vi sentite sopraffatti, potete delegare un compito ad un collega. Il vostro manager vi aiuterà in caso di eventuali difficoltà che potreste incontrare, e anche i vostri colleghi potrebbero rivelarsi essenziali

5: Il coworking

Se siete freelance, considerate il coworking. Facilita la creazione di una rete di conoscenze e permette di non sentirsi isolati, di beneficiare dell'esperienza di altri professionisti, di scoprire nuovi strumenti e altri modi di lavorare. Essere indipendenti non significa lavorare da soli.

6: Pianificazione prudente

Volete fare tutto. Non volete vedere la pila delle consegne impilate sulla vostra scrivania. Tuttavia, è comunque necessario lasciare tempo libero nell'agenda per rispondere a emergenze ed eventi imprevisti o a compiti che richiedono più tempo di quanto stimato da voi o dal vostro manager. E succederà!

7: La fine del multitasking ☞ un compito alla volta

Fare solo una cosa alla volta per evitare di essere dispersi e prendere più tempo del necessario. E alternare i tipi di compiti per rompere la routine; il vostro cervello ha bisogno di essere stimolato. L'epoca della catena di montaggio è finita!

8: L'importanza della definizione delle priorità

Secondo Ronan Berthelot, consulente e autore di Effective Day, i compiti attuali devono essere separati dagli obiettivi sostanziali: "Tendiamo ad integrare i compiti attuali nel nostro programma senza chiederci se c'è un reale interesse a svolgerli.

I compiti secondari sono semplicemente rinviati, a volte diventano addirittura inutili.

9: Chiudere con qualsiasi fonte di distrazione

Telefono, chat, mailbox...... dite che avete bisogno di concentrazione ma date un'occhiata al tuo cellulare alla minima notifica? I messaggi possono aspettare fino alla pausa. Le interruzioni ripetute sprecano tempo prezioso e aggiungono stress alla vostra giornata già occupata.

10: I benefici delle pause

Lungi dall'essere una perdita di tempo, danno spazio al cervello per digerire ciò che ha appena letto, per imparare, per allontanarsi dal lavoro che ha appena fatto, per rendersi conto un potenziale errore, o  semplicemente..... per fare una pausa, per divertirsi qualche momento e affrontare meglio il resto. Non farlo è proprio perdere tempo, concentrazione e motivazione.

11: NO alle riunioni continue
Trascorriamo tra le 3 e le 6 settimane all'anno in riunioni. Oltre alla perdita di tempo, c'è il numero di persone invitate che non hanno motivo di esserci e altri che vi trascorrono la loro vita, e questo porta a risultati a volte inconcludenti. Utilizzare il meno tempo possibile per le riunioni e scegliere gli orari che favoriscano la brevità (prima di pranzo o alla fine della giornata).

12: Adottare gli strumenti giusti

Agenda, task manager, applicazione per prendere appunti, archiviazione e condivisione dello spazio, CRM, gli strumenti giusti possono far risparmiare tempo prezioso.

L'importante è che soddisfino i bisogni di coloro che li utilizzano (la direzione deve lasciare che i potenziali utenti li scelgano e li verifichino), e che soddisfino sia l'uso individuale che quello collettivo.

Tecnologia per nuovi utilizzi

Il software in modalità SaaS, su abbonamento, modulare, va per la maggiore al momento. Flessibile e scalabile, soddisfa le nuove esigenze delle aziende, sia nella gestione che nell'esecuzione.

Risorse umane, project management, contabilità, gestione delle vendite o comunicazione interna, esistono molte soluzioni per aiutarvi ad organizzarvi meglio e avere visibilità sul lavoro svolto, gli obiettivi, le risorse disponibili.

Pensate semplicemente a quanto tempo un direttore risorse umane passa a inseguire i collaboratori per ogni firma. Un’attività che toglie tempo che potrebbe essere utilizzato per questioni prioritarie come l’organizzazione di formazioni o la ricerca di talenti. Eppure, con un software di firma elettronica come Yousign, bastano pochi click per raccogliere tutte le firme necessarie e con tutta la sicurezza di un software certificato. Dai contratti ai regolamenti interni tutto finalmente in digitale.

Oppure, un social network aziendale (CSN) offre ai vostri dipendenti uno spazio per lo scambio di documentazione, informazioni e conoscenze in tempo reale, in uno spirito di intelligenza collettiva. La tendenza è la decompartimentazione.

Un task manager vi permette di elencare tutto quello che dovete fare, indicare le priorità, le sottoattività dipendenti e assegnarle al collaboratore giusto. Il programma può quindi essere visionato da persona e squadra, per vedere i progressi di tutti e prendere in considerazione le modifiche.

Prendiamo ad esempio monday.com si tratta di una soluzione perfetta per il task management che si estende fino al project management e PPM, vi consentirà di lavorare in equipe in maniera più chiara e facile azzerando i differenti ostacoli alla comunicazione. 

Un CRM adattato assicura la centralizzazione di tutti i dati dei clienti per i team di vendita, marketing e supporto, che beneficiano così di tutte le informazioni aggiornate per organizzare le prossime azioni in modo pertinente.

Il software che vi prendiamo come esempio è Salesforce Sales Cloud, uno dei CRM più conosciuti che permette di mettere insieme funzionalità adatte all'equipe commerciale, gestione social e CRM.

Ma non finisce qui. Oggi ci sono piattaforme collaborative che vi permettono di definire tutto quello che dovete fare, indicare le priorità, migliorare la comunicazione e molto altro. Ne è un valido esempio il software dell'azienda italiana Tweppy. Questa soluzione prende in conto le esigenze organizzative aziendali a 360˚, con il solo scopo di migliorare la vostra produttività ed efficienza. In un unico strumento è possibile ottimizzare le comunicazioni interne ed esterne, gestire le task, automatizzare i processi, fino a centralizzare le informazioni dell'organizzazione e gestire le funzionalità CRM.

Le possibilità sono infinite. Cercate i difetti organizzativi all'interno della vostra struttura o nel vostro lavoro quotidiano. Quali sono i fattori di stress? I punti di blocco? A volte, con un investimento minimo nello strumento giusto, adattato alle esigenze e al tipo di attività, il tempo e quindi il denaro risparmiato è innegabile.

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Organizzazione del lavoro ed efficienza

Per una qualità della vita lavorativa compatibile con la produttività e le strategie aziendali, è essenziale una reale riflessione sull'organizzazione del lavoro, sia collettiva che individuale.

È la sinergia dei dipendenti di un'azienda, ma anche la loro capacità di organizzarsi autonomamente, che ne garantisce il successo.... A condizione che abbiano i mezzi per farlo.