WBS: Date un taglio ai vostri progetti

Conoscete il metodo WBS (Work Breakdown Structure)?

Si tratta di una tecnica comunemente usata nella realizzazione di un progetto, si basa sulla scomposizione del lavoro in compiti più brevi. In questo modo aiuta a identificare e definire tutti gli elementi e le scadenze da considerare, al fine poi, di meglio riorganizzare il progetto nel suo complesso e ridurre il costo.

Spesso viene mostrato sotto forma di uno schema di codifica che evidenzia le dipendenze gerarchiche. Il metodo WBS permette di facilitare tutti i processi di gestione dei team e di pianificazione del progetto: è il presupposto per pianificare le vostre attività e determinare il vostro budget provvisorio in modo preciso e personalizzato.

Ma come strutturare un progetto con il WBS?

Questo articolo svela come funziona questo metodo e fornisce i consigli e gli strumenti necessari per adottare questo approccio.

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Definizione:  WBS cos' è?

Conosciuto anche come struttura di scomposizione del lavoro o struttura analitica di progetto in Work packages, il metodo WBS trova le sue origini nelle pratiche della NASA. La sua forma finale, però, è stata sviluppata nel 1987 dal Project Management Institute, attraverso la guida di riferimento PMBOK (Project Management Body of Knowledge), con l'obiettivo di applicarlo al mondo delle imprese.

Nel suo funzionamento, il WBS fornisce uno strumento per suddividere il lavoro in vari livelli di una struttura gerarchica secondo una metodologia top down, al fine di strutturare il progetto e identificarne l'architettura nel suo insieme. In questo modo, i project manager visualizzano e comprendono tutti i deliverable e i compiti da svolgere, facendo in modo che nulla venga dimenticato.

Per fare questo, la WBS può assumere diverse forme a seconda del tipo di progetto:

• un organigramma o struttura ad albero (la forma più diffusa di WBS chart)
• una mind maps
• una lista
• un piano

Ma indipendentemente dalla forma grafica scelta, il metodo del WBS deve mettere in luce :

• l'intero progetto, noto anche come progetto padre
• suddivisa in compiti/attività da consegnare, chiamati "figli"
• a loro volta, i compiti figli sono suddivisi in singole subtasks sempre più dettagliate, a seconda del livello di dettaglio necessario per la complessità di ogni compito
• e così via, fino a quando le unità alla base dell'organigramma in cui non sarà più possibile scomporre le attività.

Un esempio di WBS :

Come impostare gli elementi della WBS?

Per applicare il metodo WBS, dovete sviluppare il vostro progetto da cima a fondo:

• Definite bene i contorni del progetto totale e finito, quello che dovete consegnare al vostro cliente.
• Identificare i principali obiettivi intermedi direttamente dopo il progetto finito.
• Infine, dividere ogni ogni obiettivo in sotto-obiettivi, e così via fino a quando i pacchetti di lavoro all'ultimo livello possono essere sufficientemente quantificabili (in termini di budget e risorse) e controllabili.

Ma anche se il processo descritto sopra può sembrare semplice, funzionerà correttamente solo se si seguono una serie di regole e principi di base.

Regole della WBS da rispettare

La regola del 100%

Applicare la regola del 100% significa considerare che il progetto padre forma un tutto unico, contenente tutti i suoi "figli".

Infatti, l'insieme di sotto-consegne deve comunque mostrare l'integralità del lavoro necessario per il livello superiore.

Al contrario, la somma delle subtask non deve rappresentare più del 100% del livello superiore: il metodo WBS esclude qualsiasi compito che non riguardi il progetto.

La 100% sotto forma grafica:

Gli elementi esclusivi

Quando costruite la vostra WBS, assicuratevi che ogni attività sia esclusiva e non finisca più volte in task diverse.

Evitando sovrapposizioni, questa regola eviterà la confusione sulle responsabilità delle squadre nello svolgimento dei loro compiti.

Precisione nella scomposizione

Potreste avere difficoltà a determinare quale livello di specificità applicare alla vostra WBS.

Per aiutarvi, tenete presente il seguente principio di base: ogni unità deve essere associata ad una stima del carico di lavoro, del costo e delle risorse necessarie per completarla.

Questa regola vi aiuterà nell'accuratezza: se una consegna è quantificabile con un alto grado di precisione, non richiede, a priori, ulteriori ramificazioni.

Il diagramma non deve essere simmetrico.

Questo principio segue il precedente.

Infatti, ogni ramo della vostra WBS non deve necessariamente avere lo stesso numero di livelli perché, come abbiamo visto, la specificità della suddivisione si ferma non appena l'unità più bassa è sufficientemente quantificabile.

Pertanto, la forma finale della vostra WBS può essere "asimmetrica".

Risultati piuttosto che azioni

Infine, il modo migliore per comprendere il progetto è quello di guardarlo in termini di risultati e non in termini di elementi organizzativi o funzionali.

In altre parole, vi raccomandiamo di definire le vostre varie unità in termini di risultati e non in termini di azioni da intraprendere per realizzarli. In questo modo, si guadagna in flessibilità nel processo di esecuzione di ogni compito.

Quali software per implementare un metodo WBS?

Per costruire la vostra rappresentazione di un WBS, a volte tutto ciò di cui avete bisogno è un semplice foglio di carta, una lavagna bianca o anche dei post-it. L'uso di questo tipo di materiale è particolarmente utile quando si raccolgono idee da diversi soggetti interessati e si definisce la lista dei compiti durante le sessioni di brainstorming.

Tuttavia, per progetti su larga scala, o quando i team sono in mobilità, diventa interessante utilizzare un software che permetta di costruire e soprattutto di rafforzare la qualità visiva della WBS (uno dei prerequisiti più importanti per la sua efficacia).

Inoltre, in caso di riadattamento, il software rende molto più semplice e agile qualsiasi modifica dello schema WBS.

Esempi di WBS software per l'applicazione del metodo 

Lucidchart: per creare diagrammi semplici

Il software Lucidchart consente di costruire visivamente la WBS.

Grazie a un'interfaccia semplice e intuitiva, questo software vi aiuta a creare il vostro organigramma: trascinate le forme scelte nell'area di lavoro, poi completatele con i vostri deliverable (potete importare i vostri dati da un file CSV). Tutto quello che dovete fare ora è formattare il vostro diagramma come desiderate.

Inoltre, Lucidchart incoraggia il lavoro collaborativo: lavorare con gli altri in tempo reale sulla vostra WBS, o semplicemente condividere i vostri risultati grazie all'integrazione possibile con strumenti come Slack.

Lucidchart

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Software di diagrammi e collaborazione per le imprese

Per saperne di più su Lucidchart

monday.com: il software di project management completo

monday.com vi assiste nella gestione della vostra WBS e dei vostri compiti.

Grazie ad un sistema di tabelle personalizzabili, potrete gestire i vostri tasks e subtasks utilizzando uno strumento visuale e intuitivo. Una volta identificati i vostri obiettivi, assegnate a ciascuno di essi le risorse e il budget necessari.

Ma lo strumento di gestione del progetto va ancora oltre, integrando la nozione di temporalità (quali sono le scadenze per i miei risultati intermedi?) e offrendo viste diverse dalle vostre tabelle, come ad esempio un Gantt chart. Così, vi accompagna passo a passo fino alla fine del progetto.

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Cosa viene dopo il metodo WBS?

Il metodo WBS appare, alla fine, come il passo essenziale all'inizio di ogni progetto.

Tuttavia, nonostante i numerosi vantaggi che offre, non è di per sé l'unico supporto su cui il project manager deve fare affidamento, soprattutto per il raggiungimento di importanti risultati. Questo metodo non consente, ad esempio, di identificare con precisione il tempo da dedicare al completamento di ogni compito. Né definisce il loro ordine di esecuzione. Questo è il motivo per cui questo metodo viene sempre utilizzato prima dell'uso di altri strumenti come i grafici PERT e Gantt.

Pertanto, si consiglia l'uso di un software. Offre al project manager sia la flessibilità e l'agilità necessarie per argomenti complessi, ma anche l'opportunità di affrontare le fasi successive alla WBS nel follow-up del progetto.