Come costruire un piano di progetto? i nostri consigli

Poiché ogni gestione di progetto richiede di partire da una base solida e sapere in quale direzione si sta andando, è essenziale stabilire in anticipo un  piano di progetto.

Ma come?

In un contesto competitivo in cui le aziende devono lavorare su progetti sempre più complessi e innovativi, come potete assicurarvi di prendere in considerazione tutti gli elementi essenziali per la loro condotta di successo? E' possibile considerare con precisione tutti i compiti da svolgere, le scadenze da rispettare e le risorse da assegnare?

La risposta è sì.

Tuttavia, per raggiungere questo obiettivo, la corretta pianificazione di un progetto richiede il monitoraggio di una metodologia precisa e strutturata.

In questo articolo spieghiamo come pianificare le fasi di un progetto per arrivare ad un risultato finale vincente. E poiché questa attività richiede l'esecuzione di una serie di compiti piuttosto complessi, vi presentiamo anche una selezione di software di supporto e un modello Excel del diagramma di Gantt.

Ma prima di andare oltre, torniamo più in dettaglio sulla definizione e sui benefici di pianificare un progetto.

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Che cos'è un piano di progetto?

Il ciclo di vita di un progetto comprende una serie di fasi. Tuttavia, prima di poter iniziare a lavorare al progetto stesso, è necessario immergersi nella fase essenziale del processo di pianificazione del progetto.

La pianificazione di un progetto consiste in:

• identificare i diversi compiti che lo compongono
• dare la priorità a questi compiti
• definire la loro durata e scadenza
• individuare i costi e le risorse umane necessarie per la realizzazione del progetto
• pianificare tutti i passi in modo chiaro

Questo lavoro preparatorio richiede un alto grado di precisione, ma ci sono molti vantaggi per il project manager.

Quali sono i vantaggi di un piano di progetto?

Di solito si presenta come una tabella o un grafico per essere più visuale, un piano di progetto include i dati essenziali. Fornendo ai team una visione d'insieme, permette loro di:

• strutturare le idee in anticipo. In effetti, la pianificazione richiede una serie di domande da porre. Quali compiti sono veramente essenziali per la realizzazione del progetto? Quali sono superflui? Quali sono le risorse da ricercare? Quale dovrà essere il risultato finale? Pianificare un progetto significa organizzare le vostre idee.
• monitorare accuratamente lo stato di avanzamento del progetto. Sulla base di un calendario di progetto, è possibile identificare nel corso del progetto quali obiettivi sono stati raggiunti o meno e reagire di conseguenza. Inoltre, è meglio anticipare l'impatto dei problemi sull'intero ciclo di vita del progetto.
• promuovere la comunicazione e il lavoro collaborativo. Tutti gli attori del progetto hanno la possibilità di fare riferimento al programma per gestire le loro attività quotidiane. Inoltre, possono identificare più facilmente il loro posto nel progetto, la gerarchia dei compiti e quindi l'impatto del loro lavoro.
• allocare le risorse giuste. Includendo fattori quali la durata di ciascun compito o possibili sovrapposizioni tra di essi, la pianificazione consente di realizzare i progetti in modo più realistico, evitando così inutili fonti di stress.

© Shutterstock

Quali sono le fasi di pianificazione di un progetto?

Ora che abbiamo visto tutti gli aspetti della pianificazione di un progetto, esaminiamo  le fasi del suo sviluppo.

Comprendere l'obiettivo e le condizioni del progetto

La comprensione dell'obiettivo del progetto rimane la base. Questa riflessione preliminare riduce al minimo il rischio, lungo il percorso, di rendersi conto di aver preso la direzione sbagliata.

Prima di qualsiasi pianificazione, abbiate le idee chiare in merito:

• ai diversi prodotti, risultati attesi e scadenze
• requisiti di tempo
• del budget a vostra disposizione

Ciò detto, possiamo fare il passo successivo.

Definire i diversi compiti che costituiscono il progetto

Il successo del progetto dipende in larga misura da questa fase cruciale.

💡 Il metodo che potrebbe aiutarvi:

Per definire con precisione i diversi compiti che compongono il vostro progetto, e assicurarvi di non dimenticarne nessuno, utilizzate il metodo WBS (Work Breakdown Structure).

Consiste nell'identificare i risultati più importanti e poi dividerli in sottoinsiemi. Ognuno di questi sottoinsiemi viene poi suddiviso, per definire i compiti o task.

Il metodo WBS in dettaglio:

Programmazione delle attività

Una volta che tutti i vostri compiti sono stati identificati, è il momento di collegarli tra loro, in modo che possano essere ordinati . Questo si chiama pianificazione dei compiti.

In ogni sequenza di attività c'è un compito iniziale ed uno finale, tutte le task in mezzo sono collegate da una sequenza logica. Questi collegamenti sono divisi in quattro tipi:

• Collegamenti da fine a inizio: l'attività B non può essere avviata fino al completamento dell'attività A.
• Collegamenti da fine a fine: l'attività B non può essere completata fino al completamento dell'attività A. Tuttavia, non è obbligatorio attendere il completamento di A per l'inizio di B.
• Collegamenti dall'inizio a inizio: l'attività B non può essere avviata fino all'avvio dell'attività A. D'altra parte, non è obbligatorio iniziare B contemporaneamente ad A.
• Collegamenti da inizio a fine: l'attività B non può essere completata fino a quando l'attività A non è stata avviata.

Si noti che il project manager può pianificare diversi scenari per la pianificazione delle attività. Pertanto, a seconda dello stato di avanzamento del progetto e delle difficoltà incontrate, è ancora possibile utilizzare un altro piano.

💡La metodogia :

La programmazione delle attività, in particolare nei progetti complessi, viene spesso effettuata utilizzando il diagramma PERT.

Generalmente utilizzato in parallelo al diagramma di Gantt, la sua costruzione rivela le connessioni e le interdipendenze tra le attività, così come il loro tempo di esecuzione.

In pratica, un compito è rappresentato da una freccia circondata da due nodi che materializzano i passi. Ogni passo ha una data prima e una data ultima.

Il metodo del diagramma PERT in dettaglio:

© R. Martelli

Stimare la durata di ogni compito e progetto

Con questo passo decisivo, si ottiene una corretta visione d'insieme della durata complessiva del progetto.

Tuttavia, richiede il coinvolgimento di tutti i giocatori: ognuno è meglio in grado di fornire una stima corretta del tempo necessario per completare i compiti che li riguardano.

Inoltre, tenete sempre conto dei diversi vincoli temporali per ottimizzare la vostra pianificazione. Ad esempio, alcuni compiti, per motivi legali, devono assolutamente essere completati entro una data specifica.

💡La metodologia :

Mentre il diagramma PERT visto sopra aiuta a determinare le date di inizio e fine per ogni attività, il Critical Path Method permette di stimare l'intera durata del progetto.

Infatti, abbiamo visto col diagramma PERT come calcolare il margine totale di ogni attività (cioè la differenza tra la prima e l'ultima data). Ma se un margine è pari a 0, allora il compito in questione è sul Critical Path del progetto .

In altre parole, la sequenza dei compiti sul percorso critico non dovrebbe essere ritardata.

Il Critical Path Method in dettaglio :

Allocazione delle risorse per le varie task

La domanda qui è "chi fa cosa?".

A tal fine, definire il tempo di lavoro che ogni attore del progetto (compresi i fornitori di servizi esterni) può dedicare all'esecuzione dei compiti, tenendo conto di tutti i vincoli: festività, giorni festivi, tempo dedicato ad altri compiti, ecc.

Organizzazione di un calendario

Una volta che i passi precedenti sono stati completati, tutto quello che devi fare è costruire il tuo calendario.

💡La metodologia :

Grazie al diagramma PERT, ora potete costruire un diagramma di Gantt.

Questo rappresenta in una tabella i diversi compiti di un progetto con barre orizzontali, delimitate da un inizio e una fine. Offre quindi una visualizzazione chiara e rapida dello stato di avanzamento del progetto.

Il diagramma di Gantt è anche un buon strumento su cui visualizzare le pietre miliari (o milestones), cioè i punti chiave di arresto del ciclo di vita del progetto (fine di una fase, evento importante come il lancio di un prodotto, il bilancio, ecc.) Attenzione, una volta superata una pietra miliare, non si può più tornare indietro.

Infine, si noti che per i piccoli progetti, per i quali si beneficia di una facile gestione del tempo, è consuetudine utilizzare direttamente il grafico di Gantt senza passare attraverso il grafico PERT.

Quali sono gli strumenti per pianificare il proprio progetto + modello Excel

WBS, Gantt... Inutile dire che un foglio di carta o una lavagna bianca non basterà per redigere un piano di progetto leggibile e preciso. Ecco perché vi presentiamo alcuni strumenti essenziali. Il primo a cui possiamo pensare è Excel. Con un semplice foglio di calcolo potrete disegnare un diagramma di Gantt base. Ecco il nostro modello in Excel gratis per voi:

Download diagramma di Gantt

In ogni caso Excel mostra i suoi limiti nei progetti più complessi a causa della facilità con cui si possono fare errori. Ecco chè vi presentiamo oggi dei software di project management più adatti.

Software di gestione del progetto

Perché utilizzare un software di gestione del progetto per creare il vostro piano di progetto?

• Tengono conto dei numerosi parametri del progetto e facilitano la realizzazione delle fasi precedentemente sviluppate;
• Sono versatili, e permettono inoltre di garantire il follow-up post-pianificazione e di reagire più facilmente in caso di problemi;
• Facilitano gli scambi e la comunicazione tra gli attori del progetto.

Ma quale soluzione scegliere in relazione alle vostre esigenze? Concentratevi su alcuni prodotti software collaudati.

Monday.com

Monday.com è un software di project management che si è guadagnato fama mondiale e la fiducia di alcuni dei più importanti brand sul mercato. Non sarete voi ad adattarvi alla piattaforma, ma essa che si adatta a voi attraverso i differenti modelli che mette a disposizione. Grazie a questo strumento sarete in grado di "pianificare, monitorare e collaborare" senza stress.

Tra le sue funzionalità troviamo:

• Time tracking
• Diverse possibilità di visualizzazione
• Dashboards

Trello

Trello si posiziona come uno dei principali software gratuiti di project management in termini di rappresentazione visiva. Per questa facilità di interazione è uno degli strumenti preferiti da studenti e professionisti per gestire le proprie attività.

Grazie a trello sarete in grado di:

• Avere visualizzazione in modalità Kanban
• Creare Diagrammi di Gantt
• Gestire le vostre task

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Grazie al piano di progetto, niente più spiacevoli sorprese!

Come avrete capito, la pianificazione di un progetto comporta la presa in considerazione di molte variabili. Dovete quindi assicurarvi di applicare rigorosamente la metodologia di gestione del progetto richiesta.

Vi consigliamo quindi di utilizzare un software che vi possa accompagnare in modo intelligente nei vostri processi, evitando così i problemi di scadenze, risorse e budget a volte difficili da anticipare.

Inoltre, questi pacchetti software vanno oltre un semplice strumento di pianificazione delle attività, includendo la gestione del progetto nel suo complesso: gestione del ciclo di vita del progetto fino al suo completamento, tracciamento dei KPI, scambi collaborativi, condivisione dei documenti, ecc.

Grazie a loro, niente più spiacevoli sorprese per il project manager e per tutti gli attori della società in generale.

E voi? quali metodologie e software utilizzate? raccontateci la vostra esperienza!!!