Il Sistema Kanban: una guida pratica per Project Manager!

Colonne colorate e post-it colorati. Vi suona familiare? Se avete mai sentito il termine Kanban, potete certamente immaginarlo nella sua rappresentazione visiva: una Kanban board che si basa su un sistema di etichette che indicano il lavoro da fare, in corso o completato.

Sebbene il sistema Kanban sia stato ispirato dall'industria automobilistica giapponese in particolare da Toyota e originariamente utilizzato e legato al mondo della produzione Just In Time per evitare ogni spreco. Oggi si adatta molto bene a qualsiasi agile sviluppo di progetti agili.

Allora, cos'è la metodologia Kanban e come vi permette di ottimizzare la gestione dei vostri progetti se associato ad una logica lean? Diamo uno sguardo concreto ai suoi principi e a come applicarlo ai vostri progetti!

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Perché scegliere il sistema Kanban? Vantaggi e svantaggi

Vantaggi

• metodo facile da implementare e comprendere
• economico fa mettere in atto
• ottimizza i tempi di produzione e i costi di stoccaggio
• chiarezza e sistema logico
• trasparenza del processo
• anticipazione dei blocchi
• adatto a tutte le organizzazioni di team e a una varietà di situazioni
• limitazione del multitasking
• processo di miglioramento continuo

Svantaggi

• Il metodo non si applica se la domanda è troppo irregolare; in tal caso sarebbe troppo complesso gestire correttamente la produzione.
• Un errore nel sistema può causare l'arresto della linea di un processo produttivo e rallentare l'attività.
• Questo metodo non può essere applicato a tutti i settori.
• Se i suoi principi non vengono compresi e integrati dai team, la metodologia perde la sua utilità.

ℹ️ Nota: ad eccezione dell'ultimo, questi inconvenienti non si applicano al campo dell’informatica.

Capire il metodo nella pratica: principi e funzionamento

A cosa serve il kanban?

I compiti sono rappresentati da etichette o cartellini colorati (di solito post-it o cartelloni). Ogni compito è rappresentato da un'etichetta. I compiti vengono poi categorizzati e posizionati sulla kanban board nella colonna corrispondente al loro stato, ad esempio :

• da studiare
• da fare
• work in progress (WIP)
• da convalidare o testare
• finito

💡 Il vostro kanban board dovrebbe contenere il numero di colonne che meglio si adatta alla vostra organizzazione. Vi raccomandiamo di tenerne almeno tre: Da fare, in corso e completato.

Una volta iniziato il vostro progetto, avete diviso i compiti, e quindi le etichette, per membro del team; tutte le etichette sono nella prima colonna "Da fare". Con il progredire del progetto, la scheda kanban riflette visivamente il completamento dei compiti: l'etichetta si sposta da colonna a colonna fino a raggiungere la colonna "Completato".

Come funziona il sistema kanban?

• visualizzazione del flusso di lavoro, in fasi, in un sistema accessibile a tutto il team,
• chiarezza e leggibilità dei compiti,
• semplificazione dei processi di produzione o di sviluppo,
• segmentazione dei progetti in compiti attuabili e la limitazione dei lavori in corso: un nuovo compito può essere avviato dal team solo se gli altri in corso sono stati completati,
• concentrazione degli sforzi (e costi associati) sulla produzione di un prodotto o servizio che soddisfi una domanda specifica, con un'attenzione alla qualità piuttosto che alla quantità

Come implementare il metodo Kanban in 5 fasi?

Fase 1: Identificare il progetto a cui applicare il metodo Kanban

Per iniziare, iniziate a identificare il processo o i processi che volete migliorare. Il Kanban non ha lo scopo di sostituirli, ma di portare fluidità promuovendo la comunicazione in tempo reale e la collaborazione tra i membri del team. Prendiamo qui l'esempio di uno sviluppo software.

💡 Il sistema Kanban non si presta a tutti i progetti. Se un processo non ha un flusso di lavoro di attività, allora questo metodo non è il più rilevante.

Fase 2: Modellare il processo

• Identificare le parti interessate e i ruoli e le responsabilità di ciascuno, compreso il project manager e il suo team di progetto responsabile della creazione dei deliverable.
• Aggiungete quindi i richiedenti e indicate con precisione i tipi di richieste che emettono (ad esempio, preventivi, specifiche, ecc.).
• Definire una mappatura globale del processo e di ciascuna delle sue fasi, compreso il metodo da seguire quando i compiti cambiano manager.
• Chiarite il vostro flusso di lavoro kanban:
  • È sufficiente un flusso di lavoro "Da fare - in corso - completato"?
  • È necessario aggiungere altri passaggi?
  • Il nostro consiglio ✅: Sentitevi liberi di rinominare ogni fase del flusso di lavoro con nomi che si adattano al vostro business.
• Elencare i compiti da svolgere.
• Dividere i flussi di lavoro in colonne, che corrispondono ai passi principali (suggerimento: iniziare con il vostro deliverable e lavorare a ritroso attraverso i passi fino all'inizio).

Fase 3: costruire la tavola kanban

• Su una bacheca sul muro o su un semplice foglio di carta, disegnare le colonne.
• Quali contenuti devono essere menzionati sulle vostre etichette o carte?
  • La User Story di riferimento (o l'articolo ordinato come parte di una produzione di beni),
  • il valore degli Stati Uniti,
  • complessità,
  • la descrizione dei compiti da svolgere,
  • criteri di accettazione.

Esempio di etichetta kanban :

In qualità di... [Utente interessato],
Voglio... [descrizione funzionalità],
Per... [bisogno, beneficio].

💡 Il vostro kanban board ora evidenzia visivamente tutti i compiti da svolgere, perché e per quale scopo.

Fase 4: Monitorare l'avanzamento del progetto

Si avvia il progetto e si avvia il flusso di lavoro: con il metodo agile, visto in precedenza, si è definita la durata di uno sprint (una settimana, due settimane, un mese) per lavorare in modalità iterativa.

Ogni sprint inizia con un programma di attività :

• rivedere i compiti da svolgere,
• aiutarsi con degli strumenti scrum
• stimare il tempo necessario per ogni compito,
• dare priorità ai compiti,
• dividere i compiti all'interno della squadra,
• creare un'etichetta per ogni compito,
• inserire le etichette nella relativa colonna della scheda :
  • il compito deve essere completato durante questo sprint: inserirlo nella colonna To Do;
  • il compito non ha priorità e sarà svolto in un secondo tempo: inserirlo, ad esempio, in una colonna Backlog.

Man mano che le attività procedono, aggiornate la vostra tavola kanban e spostate le etichette da una colonna all'altra fino a raggiungere la colonna To Do.

ℹ️ Il metodo kanban è sia incrementale (lavoro a passi) che iterativo (lavoro a cicli). Assicura cambiamenti continui ed evolutivi.

Fase 5: Migliorare la collaborazione con uno strumento dedicato

Affinché tutte le parti interessate possano seguire l'andamento della produzione (sviluppo del software o gestione della produzione e dell'inventario), il lavoro collaborativo deve essere la norma. Questo vale ancora di più per i team dispersi, per il telelavoro o per il lavoro su siti diversi.

❓ Come si controlla il metodo Kanban in questo caso, quando non tutti hanno accesso alla tabella per visualizzare i compiti?

✅ Un software SaaS, disponibile online, permette a tutti gli attori di un progetto di visualizzare la scheda Kanban e condividere informazioni sul progetto, anche a distanza. Questi strumenti Kanban online permettono di :

• più istantaneità,
• Integrate la vostra gestione quotidiana del kanban con indicatori e notifiche,
• per diventare più reattivi e agire rapidamente quando il vostro team ne ha bisogno.

Alcuni esempi di tabelle kanban online:

• monday.com: una soluzione visiva e intuitiva per la gestione dei compiti con una visione Kanban chiara e personalizzabile che pone la collaborazione al centro del suo funzionamento;
• Trello: uno strumento di gestione dei compiti intuitivo e gratuito, progettato come una scheda Kanban virtuale, molto facile da usare con il drag and drop;
• Wrike: una vista Kanban dedicata molto completa e uno spazio online ergonomico che si integra nel vostro ambiente IT grazie ai suoi numerosi connettori.

👉 Uno strumento online può completare la vostra scheda kanban a parete, senza doverla necessariamente sostituire.

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Metodologia Kanban: molto più che semplici etichette

Se il metodo kanban consente una rappresentazione visiva dei compiti per mezzo di etichette su un tavolo, non si limita a questo.

• Porta flessibilità ai vostri progetti: non appena è necessario un cambiamento, Kanban può adattarsi in qualsiasi momento alle nuove esigenze.
• La distribuzione dei ruoli è variabile e si adatta alle esigenze dell'organizzazione (ad eccezione di alcuni ruoli come il product manager o il proprietario del prodotto).
• Si basa sulla collaborazione e sulla comunicazione interna, due componenti essenziali per una gestione di successo del progetto.

Avete già testato il metodo Kanban? Se sì, come lo applicate e come vi aiuta a migliorare la gestione dei vostri progetti?