Organizzatore eventi: chi si nasconde dietro questo ruolo?

Sebbene la figura professionale di organizzatore di eventi si possa trovare sotto vari nomi (event manager, organizzatore di feste, wedding planner, event planner, ecc.), le missioni e soprattutto le qualità strategiche e operative richieste rimangono le stesse.

Vero e proprio "direttore d'orchestra", l'organizzatore di eventi progetta, gestisce e promuove il progetto di un evento per conto di un cliente presso un pubblico target.

È questa pluralità di missioni che rende la professione sempre più attraente per molti studenti o professionisti in cerca di riqualificazione o sviluppo.

Attratti dalla professione di event manager? Scoprite quali corsi di formazione vi permetteranno di accedere a questa carriera, oltre alle competenze richieste, attraverso una descrizione completa del lavoro.

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Quali sono le missioni dell'organizzatore dell'evento?

Le attività che un organizzatore di eventi deve essere in grado di svolgere sono diverse e cambiano a seconda del tipo di evento.

Ad esempio, un wedding planner non si troverà ad affrontare gli stessi vincoli di un organizzatore di un evento sportivo o professionale.

Tuttavia, la funzione essenziale di un organizzatore di eventi è incentrata sulle seguenti missioni:

☑️ Rispondere a bandi di gara nel settore degli eventi e scrivere proposte commerciali.

☑️ Riflettere sul concetto di evento (gala, fiera, concerto, team building, ecc.) tenendo conto degli obiettivi, del budget e dei vincoli del datore di lavoro.

☑️ Mantenere una comunicazione permanente con il cliente in modo da soddisfare sempre le sue aspettative e le sue preoccupazioni.

☑️ Gestire l'intera organizzazione logistica dell'evento:

• trovare il luogo,
• scegliere un servizio di catering,
• definire diverse animazioni e interventi, ecc.

☑️ Selezionare i fornitori di servizi, e i relatori presenti all'evento.

☑️ Assicurare la conformità normativa dei vari contratti e sistemi.

☑️ Assicurare il follow-up del budget e la gestione amministrativa dell'evento.

☑️ Coordinare tutti i giocatori coinvolti nell'evento, cioè :

• la squadra,
• fornitori di servizi esterni (ristoratori, fotografi, musicisti, responsabili del suono, hostess e hostess, ecc,)
• i vari relatori e presentatori.

☑️ Stabilire una strategia di comunicazione e promozione prima, durante e dopo l'evento, al fine di promuoverlo al pubblico.

☑️ Sfruttare gli strumenti tecnologici e i social network per migliorare la strategia di comunicazione di cui sopra.

☑️ Misurare il successo dei suoi obiettivi e la soddisfazione del cliente e, se necessario, riorientare la sua strategia e i suoi metodi di lavoro.

☑️ Istituire un monitoraggio permanente del settore eventi per essere sempre al passo con le ultime innovazioni e tendenze.

© Pixabay/rcokting

Come diventare organizzatore di eventi?

Il percorso formativo più comunemente raccomandato per diventare organizzatore di eventi è:

• corso di laurea in comunicazione e marketing, relazioni internazionali
• un master in comunicazione e marketing di eventi. Quest'ultimo offre il vantaggio di un più facile accesso alla posizione di project manager di eventi, senza dover passare per la casella assistente.
• formazioni professionali in event management

☝️ Come per molte professioni, l'esperienza nel settore è di primaria importanza. Così, alcune persone sono state promosse a posizioni di organizzatore di eventi senza necessariamente avere i suddetti diplomi.

Quali sono gli sbocchi professionali di un Event Planner?

☑️ Agenzia di eventi, agenzia di comunicazione o agenzia pubblicitaria. Questo ambiente di lavoro è particolarmente apprezzato da chi desidera variare le proprie missioni e scoprire nuovi settori. Questo tipo di struttura permette, ad esempio, di lavorare un giorno per una comunità di comuni, un altro per un grande marchio di prêt-à-porter.

☑️ Azienda e enti pubblici. Alcune grandi aziende, o quelle che concentrano parte della loro strategia sugli eventi, possono avere un proprio organizzatore di eventi integrato nel reparto comunicazione. In questa configurazione, l'organizzatore di eventi ha l'opportunità di acquisire solide competenze nel suo settore.

☑️ Libero professionista o aprire un’azienda in proprio. Aprire un’agenzia è rischioso e anche se ovviamente vi porterebbe a maggiore flessibilità è consigliabile di avere dell’esperienza pregressa. Dal lato del cliente, l'utilizzo di un freelance permette di beneficiare di una maggiore flessibilità e, in generale, di tariffe più vantaggiose.

Quali sono le competenze di un organizzatore di eventi?

• capacità di pianificazione e gestione di un progetto
• gestione di un budget
• tecniche di vendita
• capacità di negoziazione
• la padronanza delle nuove tecnologie
• comunicazione e marketing
• la pratica di almeno una lingua straniera, specialmente l'inglese
• capacità di gestire un team di persone
• flessibilità in termini di orari e spostamenti

Quali sono le soft skills di un organizzatore di eventi?

• disponibilità (l'organizzatore dell'evento lavora in un'ampia gamma di ore e non conta le sue ore)
• resistenza allo stress e problem solving (in un evento non tutto va come pianificato, essere in grado di gestire lo stress è necessario)
• versatilità
• organizzazione
• creatività e senso estetico
• adattabilità
• capacità di lavorare in squadra
• diplomazia
• capacità relazionali per sviluppare un’importante rete di contatti
• capacità di ascolto

Quali sono le prospettive di carriera di un organizzatore di eventi?

Non esiste un percorso professionale fisso per gli organizzatori di eventi, dato che il campo delle loro missioni e del loro know-how è così ampia.

Tuttavia, è possibile evolvere in questa professione e nelle proprie competenze in modi diversi:

• Lavorando per eventi sempre più prestigiosi, o per conto di noti artisti o spettacoli/festival.
  • Specializzandosi in alcuni tipi di eventi (industria della moda e dei beni di lusso, matrimoni, fiere, ecc.)
  • Aprendo una propria agenzia di eventi.

Qual è lo stipendio di un organizzatore di eventi?

Gli stipendi degli organizzatori di eventi sono molto variegati e dipendono, naturalmente, molto dall'esperienza e dal tipo di struttura per la quale l'organizzatore di eventi opera.

Tuttavia, ecco un'idea della sua remunerazione:

per un profilo junior 👉 circa 33.500€ l’anno

per un profilo senior 👉 fino a 61800 € l’anno.

Fonte: Event report

La cassetta degli attrezzi dell'organizzatore di eventi

Scoprite un elenco non esaustivo degli strumenti che supportano quotidianamente l'organizzatore dell'evento nell'esecuzione dei suoi compiti.

Software di project management

🛠️ Trello o Asana per esempio.

Software per eventi

🛠️ Konfeo o Sharevent per esempio.

Software per l'invio di e-mail

🛠️ Sendblaster o MailChimp per esempio.

Software di gestione dei social network

🛠️ Buffer o HootSuite per esempio.

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Organizzatore di eventi: un lavoro in continuo cambiamento

Ora avete afferrato i pro e i contro del lavoro dell'organizzatore dell'evento... ma sarebbe un errore pensare che sia una professione non soggetta a mutamenti!

Non dimentichiamo, infatti, che attrarre a tutti i costi un pubblico sempre più esigente è uno degli obiettivi principali della professione. E questo è possibile solo se l'organizzatore dell'evento rimane al passo con le tendenze e gli sviluppi tecnologici che possono colpire il pubblico target. Per questo motivo il monitoraggio fa parte del suo lavoro quotidiano.

Personalizzazione, immersione (in particolare con la realtà aumentata), eco-responsabilità, collaborazione... sono tutte strade da esplorare, che annunciano promesse e sfide per gli organizzatori di eventi.