Dematerializzazione documenti cartacei: pro e contro

La dematerializzazione dei documenti presenta vantaggi e svantaggi. L'implementazione di una soluzione di gestione elettronica dei documenti (DMS) migliora i processi di lavoro nelle aziende e supporta una politica "paperless".

Tuttavia, come possiamo ridurre i rischi per la sicurezza dei dati? Come garantire il valore legale di una firma digitale di un contratto?

Per capire meglio il desktop publishing, le sue sfide e l'impatto di questa trasformazione digitale sull'azienda, ecco cosa dovete sapere:

I 5 vantaggi

Il processo di dematerializzazione dei documenti originali cartacei comporta anche una dematerializzazione dei processi di lavoro. Il concetto di intelligenza economica assume quindi tutto il suo significato: i dipendenti guadagnano in reattività e produttività.

Uno zoom sui vantaggi della dematerializzazione dei documenti.

N° 1: risparmio di spazio grazie alla memorizzazione digitale

La digitalizzazione dei documenti offre un notevole vantaggio logistico. Le decine, se non addirittura centinaia di metri quadrati necessari per archiviare i documenti cartacei e le fatture dei fornitori stanno scomparendo.

La memorizzazione e la gestione elettronica del formato digitale dei documenti informatici su CD, poi su chiavetta USB e ora sui server consente di risparmiare spazio.

Le aziende che in passato dovevano affittare spazio di archiviazione per conservare i loro documenti in formato cartaceo ora risparmiano molto.

N° 2: Accessibilità dei dati

Uno dei maggiori vantaggi della dematerializzazione sul posto di lavoro è la possibilità di condividere file istantaneamente in tutto il mondo utilizzando Internet.

Un gruppo di lavoro può quindi svolgere attività coordinate, anche se distanti tra loro. I documenti di lavoro, i documenti contabili e le fatture sono disponibili online.

Ciò consente a clienti, fornitori, contabili e contabili di evitare viaggi frequenti e di risparmiare sui relativi costi.

Un'altra possibilità è quella di lavorare da casa, o di telelavorare, per offrire comfort al personale. La reattività dell'azienda è aumentata e tutti risparmiano molto tempo.

N° 3: la tracciabilità informatizzata dei documenti

L'intelligenza di un sistema di gestione elettronica dei documenti è che aumenta la produttività dei dipendenti. Ogni informazione è accessibile in tempo reale: questo è uno dei tanti vantaggi della gestione documentale digitale.

La trasmissione delle informazioni non è più un problema: il personale non perde più tempo a cercare i dati di cui ha bisogno. Sa dove trovare le informazioni: un software DMS offre la possibilità di memorizzare e classificare i documenti in base a diverse categorie e ai propri parametri di classificazione. La ricerca diventa fluida e intuitiva.

Il sistema consente inoltre di ridurre i tempi di elaborazione di un file tra i reparti marketing e vendite o per la contabilità attraverso la fatturazione elettronica, ad esempio.

La dematerializzazione accelera quindi un insieme di attività coordinate, garantendo al contempo la tracciabilità dei documenti: la cronologia permette di sapere chi ha compiuto un'azione A in un dato momento T.

N° 4: un archivio digitale con valore giuridico

La dematerializzazione dei documenti contabili facilita l'elaborazione della contabilità a distanza. Una soluzione completa consente di archiviare i documenti acquisiti come file digitali per l'archiviazione della contabilità.

Tuttavia, sono necessari alcuni strumenti professionali:

• un archivio gitale per proteggere i dati conferendo loro valore legale,
• una soluzione per la firma elettronica dei documenti e l'autenticazione dell'identità del firmatario.

I vantaggi della dematerializzazione contabile sono molteplici: risparmio di tempo, produttività, spazio grazie alla memorizzazione e archiviazione dematerializzata, accelerazione dei processi di elaborazione.

N° 5: un approccio ecologico

Da un punto di vista ecologico, i vantaggi della dematerializzazione in azienda possono essere visti in diversi modi.

La gestione dei documenti attraverso mezzi informatici consente di ridurre l'impronta ecologica in modo efficiente, consumando meno risorse e risparmiando tonnellate di carta.

Ridurre il numero di stampe di documenti e il consumo di cartucce d'inchiostro significa agire per proteggere l'ambiente.

Tutti gli operatori economici dovrebbero inoltre considerare la possibilità di riciclare i documenti cartacei destinati allo smaltimento, ad esempio utilizzando pagine posteriori non stampate, ad esempio come taccuino

I 5 svantaggi

La dematerializzazione di fatture e documenti presenta alcuni svantaggi e rischi se ci si dimentica di considerare tutte le problematiche legate alla dematerializzazione. Alcune sono semplici barriere psicologiche che possono essere rimosse e per quanto riguarda i rischi più concreti c'è il modo di tutelarsi. Vediamo come.

N° 1: investimento finanziario

Il primo degli svantaggi della dematerializzazione e digitalizzazione:  l'investimento. Il passaggio dalla gestione dei documenti cartacei a quella elettronica comporta costi tecnici, di manutenzione, di hosting, ecc.

È necessaria un'analisi tecnica dei mezzi. Un progetto di dematerializzazione deve tenere conto del controllo della rete informatica per collegare le applicazioni aziendali utilizzate internamente.

È inoltre necessario fissare un obiettivo di efficienza e quantificarlo per migliorare la qualità, i tempi di consegna (ecc.) e anticipare le esigenze di archiviazione elettronica di ogni dipendente.

Tutti questi elementi devono far parte di una strategia di trasformazione digitale i cui benefici andranno a beneficio della crescita dell'intera azienda nel lungo periodo.

I dati sono il bene più prezioso dell'azienda: investire o morire è la domanda da porsi se l'investimento finanziario è un qualsiasi tipo di barriera per voi.

N° 2: resistenza al cambiamento

Immaginate un gruppo di dipendenti abituati ad elaborare le informazioni su carta, utilizzando gli stessi metodi per 10 anni per loro i documenti digitali sono un incubo.

Queste persone possono esprimere una certa resistenza al cambiamento, per paura dell'ignoto o per ignoranza delle nuove tecnologie.

Per evitare che prendano la dematerializzazione come un vincolo imposto arbitrariamente è necessario fornire il giusto supporto.

L'informatizzazione dell'azienda e la creazione di nuove procedure di lavoro devono essere accompagnate da una formazione in loco. Il responsabile delle Risorse Umane può utilizzare un piano di formazione per mettere in pratica queste nuove pratiche ed estenderle a tutte le attività aziendali.

L'utente deve avere il tempo di adattarsi per comprendere questo nuovo ambiente di lavoro, le sue condizioni e le regole d'uso.

L'approccio migliore è quello pedagogico: è necessario spiegare a tappe come il DMS è utile, lo aiuterà a fare il suo lavoro e ad essere più efficiente. Attraverso la consulenza imparerà ad elaborare le informazioni in modo più rapido e flessibile.

N° 3: Sicurezza e integrità dei dati

La dematerializzazione dei documenti amministrativi e il trattamento dei dati sensibili, come i dati personali raccolti, sollevano la questione della sicurezza delle informazioni archiviate.

Il GDPR impone un sistema di archiviazione dei dati in maniera anonima e con un livello estremamente alto di riservatezza e protezione dei dati trattati. È importante, quindi, ricorrere a soluzioni di mercato che garantiscano la protezione delle informazioni, materializzate da molti file che circolano all'interno e talvolta all'esterno dell'azienda.

Inoltre, è necessario proteggere tutti gli accessi e garantire una corretta gestione dei diritti degli utenti per proteggersi da hacker, frodi e attacchi che possono corrompere l'integrità dei dati con un solo clic.

N° 4: la perdita di documenti

Questo è un problema importante: la questione si ripropone sempre in un contesto di dematerializzazione dei documenti.

Una soluzione che consente il backup automatico delle informazioni risolve il problema per agevolare la conservazione digitale. Una formazione di qualità consentirà inoltre all'intera organizzazione di adottare le buone pratiche all'interno dell'organizzazione.

N° 5: il valore legale di una firma digitale

Tra i limiti della dematerializzazione dei documenti espressi da alcuni manager: il valore legale di una firma elettronica. Questa preoccupazione è legittima quando un importante contratto viene firmato elettronicamente.

Per essere sicuri del valore legale di una firma elettronica, è necessario utilizzare una terza parte di fiducia. Si tratta di un'autorità di certificazione certificata dallo Stato, che soddisfi tutte le condizioni e le norme di sicurezza europee più severe.

Una soluzione come Yousign è quindi raccomandata per firmare un contratto o un documento per via elettronica:

• lo strumento rilascia un certificato unico di firma elettronica che certifica l'identità del firmatario
• l'utente dispone di una cassaforte digitale integrata nella soluzione per memorizzare i propri documenti con valore probatorio
• l'indicazione dell'ora delle firme e dei documenti consente di certificare la data e l'ora di edizione

Il valore legale dei documenti firmati elettronicamente è quindi indiscutibile

I requisiti di sicurezza sono molto elevati:

• la soluzione Yousign è certificata eIDAS ed ETSI, due certificati di conformità che attestano un elevato livello di sicurezza a livello europeo e internazionale,
• Yousign è anche nell'elenco AINSSI dei fornitori di servizi di fiducia raccomandati dal governo francese,
• la soluzione è francese e ospita i dati in Francia, nel pieno rispetto degli obblighi della DGMP.

È certamente per queste molteplici qualità che le aziende e le organizzazioni come Konbini, AON, Allianz, Viessmann e molti altri utilizzano Yousign per firmare elettronicamente contratti HR o documenti finanziari accelerando la loro trasformazione digitale.