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Software di Gestione documenti (DMS)

Dalla loro creazione alla distruzione, voi potreste perdere traccia dei vostri documento con i software collaborativi. I Document Management Systems (DMS) all’interno dell’impresa vi aiuteranno a: 

Gestione documenti (DMS) : categorie associate

La nostra selezione di 97 software di gestione documenti (dms)

Clustdoc

Gestione documenti ottimizzata per aziende moderne

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4.5
Sulla base di +200 recensioni
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Gestione dei dati aziendali in un unico luogo. Funzionalità di collaborazione e monitoraggio delle attività.

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Con Clust |, è possibile creare team di lavoro, assegnare compiti e tenere traccia delle attività svolte. La piattaforma offre un'ampia gamma di strumenti di collaborazione, come la condivisione di file e la messaggistica istantanea. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, Clust | è facile da usare anche per i principianti.

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Welyb

Gestione contabile efficiente per PMI

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Gestisci facilmente i tuoi documenti con questo software di gestione documentale. Organizza, condividi e collabora con facilità.

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Il software di gestione documentale ti consente di archiviare e cercare documenti in modo intuitivo, di stabilire autorizzazioni di accesso e di collaborare in tempo reale su documenti condivisi.

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Dokmee

Soluzione di gestione dei contenuti elettronici (ECM)

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5.0
Sulla base di 1 recensioni
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Gestisci i tuoi documenti in modo efficiente con un software di gestione documentale. Organizza, archivia e condividi facilmente i tuoi file.

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Dokmee è un software di gestione documentale che ti aiuta a organizzare i tuoi documenti in modo semplice ed efficace. Puoi creare cartelle, etichettare i documenti, assegnare permessi di accesso e molto altro ancora. Dokmee ti aiuta a risparmiare tempo e a evitare errori nella gestione dei tuoi documenti.

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Logiciel Open Bee™

Gestione Documentale Avanzata per Aziende Moderne

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Gestisci i tuoi documenti in modo efficiente con il software di gestione documentale. Organizza, archivia e condividi i tuoi documenti in modo sicuro e veloce.

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Il software di gestione documentale ti consente di avere un controllo completo sui tuoi documenti. Puoi individuare facilmente i documenti necessari, condividere i documenti con i membri del team e tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti. Inoltre, il software ti consente di risparmiare tempo e ridurre i costi di archiviazione cartacea.

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Youdoc

Gestione documentale avanzata per aziende moderne

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5.0
Sulla base di 2 recensioni
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Gestisci facilmente i tuoi documenti con questo software di gestione documentale. Ottimizza il tuo flusso di lavoro ed elimina il disordine con facilità.

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Con questa soluzione SaaS, puoi organizzare, archiviare e condividere documenti in modo efficace. Grazie alle funzionalità di ricerca avanzata e alle opzioni di collaborazione, la gestione dei tuoi documenti sarà facile come non mai.

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Mycellia

Gestione del Tempo per Team Creativi

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Soluzione ideale per la gestione dei documenti, offre archiviazione sicura, ricerca avanzata e collaborazione in tempo reale.

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Mycellia è una soluzione completa per la gestione dei documenti, progettata per ottimizzare il flusso di lavoro aziendale. Offre archiviazione sicura e accesso centralizzato ai documenti, insieme a potenti strumenti di ricerca avanzata che agevolano il reperimento delle informazioni. Inoltre, supporta la collaborazione in tempo reale tra team e dipartimenti, migliorando l'efficienza e la produttività. La piattaforma garantisce anche la conformità alle normative sulla protezione dei dati.

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ftopia

Eccellenza nella Gestione Documentale Collaborativa

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4.6
Sulla base di 64 recensioni
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Versione a pagamento da 2,50 € /mese

Gestisci facilmente i tuoi documenti con un software di gestione documentale intuitivo e sicuro.

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Ftopia è uno strumento SaaS che ti permette di archiviare, condividere e collaborare sui tuoi documenti in modo sicuro e semplice. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, potrai facilmente organizzare i tuoi file e condividerli con i tuoi colleghi o clienti.

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Kimios DMS

Gestione Documenti Agile e Collaborativa

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Gestione documentale avanzata con funzionalità di archiviazione, indicizzazione, condivisione e collaborazione sicura per migliorare l'efficienza aziendale.

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Kimios DMS offre una gestione documentale completa, consentendo agli utenti di archiviare i file in modo sicuro e di accedervi facilmente tramite un sistema di indicizzazione. La piattaforma facilita la condivisione dei documenti tra membri del team, promuovendo la collaborazione su progetti e attività. Inoltre, garantisce la conformità normativa attraverso controlli di accesso e audit trail, essenziali per mantenere la sicurezza delle informazioni aziendali.

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GlobalSearch

Software per la gestione di documenti

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Gestisci facilmente i tuoi documenti con questo software di gestione documentale. Ottimizza la ricerca con la scansione OCR e la ricerca full-text.

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Con questo software, puoi organizzare i documenti in modo efficace grazie alla gestione dei metadati e alla possibilità di creare flussi di lavoro personalizzati. Inoltre, la funzione di accesso remoto ti consente di accedere ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.

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iChannel

Gestione Documentale Efficiente Intelligente

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Gestione documentale efficace con caricamento facile, ricerca avanzata e collaborazione in tempo reale tra team. Sicurezza e accessibilità garantite.

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iChannel offre una gestione documentale efficiente, ideale per le aziende che cercano di ottimizzare i propri flussi di lavoro. Con un sistema di caricamento semplice, gli utenti possono archiviare documenti rapidamente. La funzionalità di ricerca avanzata consente di trovare informazioni critiche in pochi istanti, mentre la collaborazione in tempo reale migliora la comunicazione tra i membri del team. Inoltre, la sicurezza dei dati è una priorità fondamentale, garantendo accesso controllato e protezione delle informazioni sensibili.

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iDocuments

Automatizza la gestione documentale aziendale

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5.0
Sulla base di 2 recensioni
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Una soluzione completa per la gestione dei documenti con funzionalità di archiviazione, condivisione sicura e accessibile da qualsiasi dispositivo.

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iDocuments offre una piattaforma intuitiva per la gestione efficiente dei documenti aziendali. Le sue principali funzionalità includono l'archiviazione centralizzata, che consente di organizzare e ritrovare facilmente i file, insieme a opzioni di condivisione sicura per migliorare la collaborazione tra team. Inoltre, l'accessibilità da più dispositivi garantisce che gli utenti possano gestire i documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

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Jogobu Document Management

Gestione Documenti Efficiente e Personalizzabile

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4.5
Sulla base di 15 recensioni
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Sistema completo per la gestione dei documenti, offre archiviazione sicura, ricerca avanzata e condivisione semplificata delle informazioni.

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Jogobu Document Management è una soluzione efficiente per la gestione dei documenti. Consente archiviazione sicura e accesso veloce alle informazioni, supportando la ricerca avanzata per trovare rapidamente i file desiderati. La condivisione dei documenti è facilitata, rendendo semplice collaborare con i membri del team. Inoltre, il sistema garantisce la conformità alle normative di sicurezza e privacy, permettendo alle organizzazioni di gestire i propri dati in modo responsabile ed efficace.

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LogicalDOC

Software di gestione documentale

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4.5
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Gestione documentale facile e veloce con funzionalità avanzate come ricerca intelligente e condivisione sicura dei file.

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Con LogicalDOC, potrai gestire i tuoi documenti in modo efficiente grazie alla possibilità di organizzare i file in cartelle e sottocartelle, di creare tag personalizzati e di assegnare permessi di accesso ai vari utenti. Inoltre, la piattaforma offre anche la possibilità di integrarsi con altri software e di personalizzare l'interfaccia grafica.

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Xambox

Soluzione avanzata per la gestione documentale

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Gestione centralizzata dei documenti, ricerca avanzata, collaborazioni in tempo reale e archiviazione sicura per ottimizzare l'efficienza operativa.

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Xambox offre una gestione centralizzata dei documenti, facilitando la ricerca attraverso strumenti avanzati. Consente collaborazioni in tempo reale, migliorando la comunicazione tra i membri del team. Inoltre, garantisce un'archiviazione sicura per proteggere i dati sensibili. Questo strumento è ideale per le aziende che desiderano aumentare l'efficienza operativa e ottimizzare i flussi di lavoro nella gestione dei documenti.

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OpenKM

Gestione Documentale Avanzata per le Aziende Moderne

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4.8
Sulla base di 53 recensioni
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Software per gestione documenti che semplifica la gestione dei file e la collaborazione tra i membri del team.

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Grazie alla sua interfaccia intuitiva, la soluzione permette di organizzare facilmente i documenti in cartelle, assegnare permessi di accesso e monitorare le modifiche apportate ai file. Inoltre, la funzionalità di condivisione dei documenti consente di lavorare in modo collaborativo, migliorando l'efficienza del team.

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Capture ontheGo

Soluzione Avanzata di Automazione Documentale

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Soluzione intuitiva per la gestione dei documenti, permette l'archiviazione, la ricerca avanzata e la condivisione sicura dei file.

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Capture ontheGo è una piattaforma versatile per la gestione dei documenti, che offre funzioni come l'archiviazione centralizzata, la ricerca avanzata, e opzioni di condivisione sicura. Ideale per team che necessitano di accedere rapidamente ai propri file in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, facilita anche il monitoraggio delle versioni dei documenti e garantisce un alto livello di sicurezza con crittografia. Un'opzione efficace per migliorare l'efficienza operativa.

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PrintEco

Ottimizzazione Stampe per Riduzione Costi e Sprechi

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Soluzione di gestione documentale che ottimizza la stampa, riduce i costi e migliora l'efficienza del flusso di lavoro. Include strumenti per analisi e monitoraggio.

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PrintEco è una soluzione avanzata per la gestione dei documenti, progettata per ottimizzare il processo di stampa e ridurre i costi operativi. Offre strumenti per monitorare e analizzare l'uso della carta e della stampa, fornendo report dettagliati che consentono un miglioramento continuo dell'efficienza. Inoltre, facilita la gestione dei flussi di lavoro, migliorando la collaborazione tra i team e contribuendo a un ambiente di lavoro più sostenibile.

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Google Docs

Collaborazione in Tempo Reale per la Vostra Scrittura

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4.8
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Software per la gestione di documenti online. Collaborazione in tempo reale, accesso da qualsiasi dispositivo e condivisione facilitata.

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Con Google Docs, puoi creare, modificare e condividere documenti con altri utenti in tempo reale. Grazie alla piattaforma web-based, è possibile accedere ai propri file ovunque ci si trovi e in qualunque momento, anche offline. Inoltre, la condivisione dei documenti è resa semplice grazie alla possibilità di invitare altri utenti tramite email o link.

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ZeDOC Net Solution

Soluzione innovative per la gestione documentale

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Gestisci documenti in modo efficiente. Archivia, organizza e condividi i tuoi file con facilità grazie a questo software di gestione documentale.

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ZeDOC Net Solution ti permette di creare un database di documenti facilmente accessibile e condivisibile. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, potrai organizzare i tuoi file in modo efficace e condividerli con i tuoi collaboratori. Il software offre anche funzionalità avanzate come la ricerca full-text e la gestione dei permessi di accesso.

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R2 Docuo

Soluzione Avanzata per la Gestione Documentale Aziendale

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4.5
Sulla base di 61 recensioni
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Gestisci, organizza e condividi facilmente i tuoi documenti con questo software di gestione documentale.

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R2 Docuo è un software che ti permette di archiviare e condividere documenti in modo sicuro e semplice, con funzionalità di ricerca avanzata e personalizzazione dei permessi di accesso. Con R2 Docuo, puoi anche automatizzare i processi di gestione documentale e monitorare le attività degli utenti.

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Gestione documenti (DMS) software: guida all'acquisto

Cos’è un software DMS?

Definizione

I Document Management System (o DMS) sono applicazioni web che vi permettono di archiviare tutti i documenti dell’impresa (fatture, buste paghe, ordini, documenti tecnici, mail, video ed ecc) all’interno di un cloud che consenta l’accesso per eventuali modifiche e consultazioni
I software DMS più popolari : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Come funzionano?

I software DMS centralizzano e organizzano i vostri documenti digitali. Proposti in SaaS, i vostri collaboratori si connettono allo strumento da un browser web (PC, Smartphone o tablet) : 

  • Per consultare i documenti o chiedere il diritto di accesso
  • Per modificare i documenti
  • Per la condivisione
  • Per arricchire i database
  • Per eliminare degli elementi

L’admin può gestire i diritti di accesso dei collaboratori allo strumento e ai documenti: sola lettura, modifiche, condivisione, accesso negato.
L’offerta dell’editor include generalmente uno spazio di archiviazione cloud. Tuttavia, si può interfacciare con il vostro sistema di archiviazione.

Quali sono le principali funzionalità di un software DMS?

La digitalizzazione dei documenti

Innanzitutto, importate tutti i documenti della vostra impresa: 

  • Fate upload dei documenti digitalizzati attraverso un semplice drag and drop all’interno di una cartella o sottocartella
  • Utilizzate la tecnologia OCR e fotografate i cartacei dallo smartphone
  • Sincronizzate il software alla mail

Per semplificare l’archiviazione dei documenti cartacei, potete collegare il software al vostro scanner, fotocopiatrice o copiatrice digitale.
Il programma prende in carico::

  • Tutti vostri documenti: amministrativi, contratti, buste paghe, ordini, fatture fornitori e clienti ed ecc
  • Tutti i formati: PDF, Word, Excel, Powerpoint, Image, video, Google Doc, Sharepoint ed ecc

Per archiviare correttamente i vostri documenti,  dovete strutturare i documenti secondo una concatenazione logica (autore, progetto, equipe, funzione ed ecc) e riordinare i documenti all’interno delle diverse cartelle e sotto-cartelle. Allo stesso modo, potrete trovarli  inserendo le parole chiave nel motore di ricerca dello strumento.Lo strumento informatico riconosce i documenti con formato simile e li indicizza automaticamente. Per esempio, le fatture sono tutte raccolte nella cartella “fatture”.

La gestione dei documenti nel software

Le funzioni seguenti sono alla base della gestione DMS: 

  • Consultazione documenti
  • Gestione dei contenuti all’interno dell’impresa
  • Modifiche simultanee e condivise
  • Condivisione nominativa o di gruppo
  • Salvataggio dei dati e cronologia delle modifiche
  • Aggiunta di commenti e tag

Certi documenti hanno bisogno di utilizzare i motori di workflow per gestire domande e diritti. Per esempio: 

  • Una domanda di consultazione o download di un documento sensibile
  • Una domanda di condivisione di un documento con una persona interna o esterna (cliente, partner) 
  • Una modifica che necessita approvazione a monte:  nomi, cancellazione, archiviazione elettronica ed ecc
  • ecc.

L’amministratore del documento o dell’applicazione è automaticamente notificato della domanda e può accettarla o respingerla. Un documento condiviso notifica via mail gli interessati. Uno troppo voluminoso può essere inviato per mail attraverso un link scaricabile.


Lo spazio di lavoro collaborativo

Certe soluzioni DMS includono un portale collaborativo per progetti sul quale il gruppo può:

  • Condividere documenti (intranet o extranet)
  • Discussioni su chat e realizzare sondaggi
  • Utilizzare task management
  • Ricevere notifiche
  • Consultare l’agenda dell’equipe o di un membro

Con la funzione di sincronizzazione del programma, voi avrete a disposizione sul vostro desktop una cartella che indica tutti gli elementi del vostro drive. Potrete consultare i documenti e  modificarli se ne avrete diritto. I documenti modificati localmente sono automaticamente caricati e sia nel software DMS che nella mail professionale dei dipendenti interessati.
In modalità offline, si sincronizzerà automaticamente una volta ristabilita la connessione.

Uno strumento di cyber sicurezza 

Gli editor delle soluzioni CMS propongono differenti livelli di sicurezza per garantire l’integrità dei dati:

  • Cifrature con certificati SSL
  • Cloud security in datacenter protetti
  • Autenticazione multi-fattore e multi-periferica (NFC, IP, orarie, biometriche, QR Code ed ecc)

Certe soluzioni integrano le funzionalità chiave delle casseforti digitali altre della firma elettronica o dell’archiviazione digitale con valore legale.

Chi utilizza uno strumento DMS?

Dematerializzare i documenti è una tendenza attuale che rende i documenti accessibili e condivisibili. Una micro impresa o PMI si può accontentare di una cartella su disco rigido, una suite office e una protezione dall’esterno. Un ufficio commercialista, una collettività locale, una grande impresa ed ecc hanno tutto l’interesse di installare una soluzione DMS per gestire le conoscenze.
Queste soluzioni sono solitamente installate dal reparto sistemi informativi e utilizzare per differenti servizi come la gestione dei contratti, migliorare l’esperienza e il rapporto col cliente ed ecc.

Perchè utilizzare i sistemi DMS in azienda?

La dematerializzazione dei documenti permette di gestire il ciclo di vita di tutti i documenti eliminando l’archiviazione cartacea laboriosa. Tuttavia, presenta dei limiti.

Vantaggi

  • Mai più supporto cartacei, i documenti sono classificati online e facilmente accessibili
  • Facilita la gestione di progetti collaborativi tra i membri di un team
  • Risparmio di tempo e guadagno in produttività
  • Protezione contro il furto di dati e la falsificazione
  • Soluzione di cloud computing
  • Compatibile con tutti i sistemi ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, ecc.)e tutti gli elementi del sistema informativo (CRM, CMS,Social network aziendale, CAD,ecc.)

Svantaggi

  • In caso di malfunzionamenti rischiate di perdere tutto se non avete precedentemente provveduto ad un backup esterno
  • Utilizzare il cloud del fornitore può essere rischioso se interrompe la sua attività
  • Prima di sviluppare un sistema DMS, bisogna assicurarsi una clausola di reversibilità dei dati in caso di interruzione contrattuale
  • Rischi di problemi di sincronizzazione se due individue modificano il documento in contemporanea

Per più dettagli consultate la nostra guida sul DMS

Soluzioni complementari ai DMS

Software di Gestione documenti (DMS): FAQ

Come funziona un software di gestione documentale?

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Un software di gestione documentale consente di organizzare, archiviare e condividere documenti digitali in modo efficace. I documenti vengono caricati nel sistema e indicizzati per facilitare la ricerca. Il software può anche gestire i permessi di accesso dei singoli utenti e tracciare le modifiche apportate ai documenti.

Quali sono le caratteristiche da cercare quando si cerca un software di gestione documentale?

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Una buona soluzione di gestione documentale dovrebbe offrire funzionalità come la ricerca avanzata, la gestione dei permessi di accesso, l'integrazione con altri software, la possibilità di automatizzare i processi di approvazione e la gestione dei flussi di lavoro.

Quali sono i vantaggi della gestione documentale per la mia azienda?

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La gestione documentale aiuta a ridurre la carta, migliorare l'organizzazione e la produttività, aumentare la sicurezza dei dati, semplificare la conformità normativa e ridurre i costi di archiviazione e gestione dei documenti.

Quali sono le migliori opzioni di software di gestione documentale?

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Alcune delle migliori opzioni di software di gestione documentale includono Microsoft SharePoint, DocuWare, Alfresco, M-Files e OpenText.

Quali sono le alternative gratuite al software di gestione documentale che posso provare?

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Alcune alternative gratuite al software di gestione documentale includono Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zoho Docs e OpenKM. Tuttavia, questi potrebbero non offrire tutte le funzionalità di una soluzione di gestione documentale completa.