Gestione hotel software: guida all'acquisto
Cos’è un software per la gestione alberghiera?
Definizione
La categoria di software per la gestione alberghiera riguarda tutte le soluzioni informatiche che permettono di gestire i differenti aspetti di uno stabile alberghiero: gestione delle prenotazioni, fatture, contabilità, personale, gestione commerciale, gestione magazzino, gestione di cassa ed ecc.
Come funziona?
Due tipi di software: I PMS e gli ERP.
Il PMS alberghiero è conosciuto per gestire tutte le attività connesse alla gestione delle prenotazioni:
- Il motore di prenotazione ;
- I prodotti: camere e servizi associati;;
- Le promozioni ;
- Le prenotazioni online;
- La soddisfazione del cliente;
- Ecc.
Offre la possibilità di accedere ai dati clienti online e tramite un’interfaccia semplice e intuitiva.
In quanto all’ERP, dispone di una struttura modulare per gestire gli altri elementi relativi alle gestione di una struttura alberghiera:
- Contabilità ;
- Gestione risorse umane;
- Acquisti e magazzino ;
- Gestione amministrativa ;
- Registrazioni di cassa;
- Ecc.
Grazie alla sua struttura modulare l’ERP si adatta tanto ai bisogni degli alberghi indipendenti tanto a quelli delle grandi catene. Ognuno sviluppa i moduli necessari e da lì può aumentarli in qualsiasi momento.
Proposto in SaaS, l’editor di software per la gestione software include l’archiviazione dei dati all’interno di un archivio cloud.
Quali sono le principali funzionalità di un software per la gestione alberghiera?
La creazione di un catalogo e la commercializzazione delle sue offerte
Ogni hotel è dotato di peculiarità. Certi dispongono di una grande varietà di camere, altri di una gamma di servizi addizionali. I software di gestione alberghiera vi permettono di definire e categorizzare le vostre offerte e associarvi un prezzo prima di caricarlo sui vostri strumenti di prenotazione (siti Web e social network) e che lo trasmettiate alle OTA (Booking, Expedia, Airbnb, TripAdvisor ed ecc) e altri canali di distribuzione attraverso il vostro channel manager. Alcuni editor includono anche un CMS per creare un proprio sito Web di prenotazione e di inserirvi un booking engine.
I software di gestione alberghiera gestiscono sia lo yield management che la modulazione del prezzo secondo il vostro tasso di occupazione e attraverso l’analisi del settore alberghiero.
La gestione delle prenotazioni
Per prenotare, qualsiasi utente visualizza le finestre di disponibilità e i prezzi associati sul motore di prenotazione. Ogni prenotazione (individuale o di gruppo) registrata ,attiva un workflow di convalida che si conclude con il pagamento dell’utente e la fatturazione automatica.
Il vostro PMS è automaticamente aggiornato e voi visualizzerete la prenotazione sul vostro planning.
Le prenotazioni possono anche essere registrate manualmente dal vostro concierge.
La relazione col cliente
Col vostro software alberghiero, avrete a disposizione un back office per migliorare la relazione col cliente:
Gestire arrivi e partenze ;
Accedere alla cartella cliente (CRM) e realizzare campagne di emailing;
Creare dei questionari di ricerca e soddisfazione e diffonderli al database clienti.
Comunicare in tempo reale coi clienti attraverso SMS o chat (Messenger o Whatsapp).
Gestire le notifiche online, valutare la soddisfazione, individuare i punti in cui poter migliorare l’esperienza del cliente e migliorare e web reputation dei concorrenti. Alcuni software offrono un servizio di e-concierge per tenere i clienti informati delle novità e delle attività da fare sul posto.
L’azienda
Sul pannello di controllo del software di gestione alberghiera, visualizzate in tempo reale gli indicatori chiave di performance della vostra struttura: tasso di riempimento, calendario, cifre economiche ed ecc.
A ciò si aggiungono l’accesso ai moduli del vostro ERP per gestire la vostra organizzazione:
- Personale: planning, task, paghe, congedi ed ecc.
- Contabilità: inserimento automatico delle scritture contabili, riconciliazione bancaria, stato finanziario ed ecc;
- La cassa ;
- I budget ;
- Ordini e magazzino merci ;
- Supporto tecnico e manutenzione preventiva delle attrezzature.
Chi utilizza un software di gestione alberghiera
Fatturando secondo il numero di stanze da gestire, queste soluzioni sono solitamente gratuite per i piccoli hotel con meno di 5 camere. Perciò questi software sono accessibili a tutti gli attori nel turismo: hotels, motels, catene alberghiere, résidences , camere in affitto,Alberghi, locande, centri vacanze, ecc.
Queste soluzioni di gestione si adattano ai bisogni di tutti gli operatori alberghieri: concierges, réceptionnistes, manager Hr, dirigenti ed ecc..
Perchè utilizzare un software per la gestione alberghiera della propria struttura?
All’interno di un contesto di turismo digitale, un programma gestionale fa parte degli elementi di cui avrete bisogno per gestire efficacemente lo stabile.
Vantaggi
- Strumenti di gestione completi che centralizzano tutti gli elementi alla base della gestione alberghiera in una soluzione digitale online;
- Gestione semplificata delle offerte: una promozione creata viene automaticamente diffusa sulle piattaforme di prenotazione online;
- Risparmio di tempo: una prenotazione online è automaticamente registrata all’interno del planning e attiva automaticamente l’invio di una fattura ad un cliente. Non vi dovrete più occupare di queste cose manualmente;
- Guadagnerete in vicinanza al cliente e potrete comunicare con lui in tempo reale;
- Le offerte degli editori di software rendono questi strumenti accessibili gratuitamente ai più piccoli attori del settore.
- Dei moduli complementari permettono a ogni software di addattarsi ai bisogni quello della ristorazione che necessita una cassa tattile per gestire i suoi prodotti, ad esempio.
Svantaggi
Non esistono sistemi di gestione tutto incluso. A seconda della vostra scelta iniziale, investirete in un PMS, un software commerciale, un POS ed ecc.
L’interoperabilità del software con gli altri tool interni può rivelarsi problematica;
Una soluzione unica di gestione può limitare gli utenti
Soluzioni complementari
