Cassaforte digitale software: guida all'acquisto
Che cos'è un software di cassaforte digitale?
Definizione
Un software di sicurezza digitale online è uno strumento automatizzato che integra varie funzioni, tra cui l'archiviazione di dati importanti come documenti domestici o altro ancora. La sicurezza dei file è garantita da password, come con una vera cassaforte. Alcuni di questi documenti possono essere messi a disposizione di terzi di fiducia, a discrezione del custode.
Come funziona?
In pratica, il software funge da cassaforte per l'archiviazione di documenti di ogni tipo: fatture, licenze, documenti d'identità, ecc. Queste cartelle verranno salvate in uno spazio di archiviazione quasi illimitato, che consentirà all'utente di classificare tutte le cartelle riservate che desidera tenere al sicuro, senza doverle ordinare manualmente.
Questo servizio online fornisce l'accesso gratuito a tutti i documenti memorizzati in cloud. Il software assicura la centralizzazione della posta in un unico archivio sicuro in modo che l'utente possa accedere a tutti i suoi file da qualsiasi terminale. Nella maggior parte dei casi è necessaria una connessione internet.
Quali sono le caratteristiche principali di una cassaforte digitale SaaS?
Le funzionalità di una cassaforte digitali sono differenti a seconda della software house. Tuttavia, alcuni di essi sono essenziali:
Recupero dei documenti
Una volta configurata la cassaforte digitale, recupera automaticamente tutti i documenti da conservare. Può trattarsi di fatture come di documenti amministrativi inviati per posta. Tutti questi dati vengono poi memorizzati in uno spazio online.
Tracciabilità delle attività
L'uso di una cassaforte digitale consente di identificare quando e da chi è stato archiviato un documento. Si tratta di una caratteristica essenziale per evitare controversie tra i membri. Questo tipo di software consente la tracciabilità di tutte le azioni eseguite sull'archivio: aggiunte, cancellazioni, modifiche, ecc. A tal fine, per ogni operazione viene utilizzata una firma elettronica.
Protezione dei documenti
Una cassaforte digitale è uno strumento progettato per proteggere qualsiasi tipo di file. Permette all'utente di avere una password su ogni documento o su una cartella specifica, a seconda delle proprie esigenze. Questa password viene utilizzata come chiave per impedire o autorizzare la lettura dei file.
Chi usa una cassaforte digitale?
La dematerializzazione e la trasformazione digitale riguarda tutte le aziende. Una cassaforte digitale è quindi particolarmente adatta per imprenditori e manager di una grande azienda come una banca.
Questo tipo di strumento è destinato anche a privati e aziende alla ricerca di una soluzione per archiviare in sicurezza i propri file digitali. Si tratta di uno strumento progettato per rendere pratica la gestione elettronica dei documenti.
Perché utilizzare una cassaforte digitale nella vostra azienda?
Vantaggi
- Previene la perdita di documenti in caso di incidenti: furto, incendio, hacking del computer, ecc.
- Esenta l'utente da problemi di archiviazione di documenti e file in scatole e altri spazi fisici di archiviazione.
- Facilita la ricerca dei file inserendo una parola chiave nel motore di ricerca interno.
- Il software garantisce la sicurezza dei dati
Svantaggi
- Sebbene alcuni software siano offerti gratuitamente, è raro che soddisfino le aspettative dell'azienda. In questo caso, dovranno pagare un supplemento per ricevere i servizi richiesti.
Come scegliere una cassaforte digitale?
- Affidabilità del software: l'archiviazione dei dati richiede un elevato livello di sicurezza, a seconda delle dimensioni dei file. Sarebbe meglio scegliere un software che offra servizi che soddisfino le esigenze dell'azienda o della persona che vuole proteggere i propri file.
- Archiviazione di documenti: questo tipo di software viene utilizzato per fornire uno spazio di archiviazione quasi illimitato e uno strumento che faciliterà la ricerca dei dati archiviati. La capacità di stoccaggio è quindi un criterio da prendere in considerazione. Lo stesso vale per la classificazione dei documenti, che deve essere metodica e comprensibile.
- L'affidabilità del fornitore di servizi: trattandosi di una cassaforte, è importante sapere a cosa è esposta l'azienda, in questo caso a chi affida i propri documenti. Dove sono ospitati i dati? Esiste una garanzia che questi dati siano reversibili? Sarà inoltre necessario garantire che il fornitore di servizi di archiviazione disponga di una licenza valida.
- Costo: le esigenze di un individuo non sono simili a quelle di una grande azienda. La scelta del software dipenderà quindi dalle esigenze e dalle esigenze dell'utente. Più efficiente è il software, più costoso sarà. Alcuni modelli possono anche essere personalizzati, il che ha un enorme impatto sul prezzo.
L'ultima tendenza: la cassaforte digitale per buste paga
La comparsa della busta paga elettronica ha visto l'arrivo di nuove soluzioni informatiche volte a semplificarne la distribuzione e l'archiviazione: le casseforti digitali.
Interoperabile con il software payroll e HRIS, la busta paga digitale recupera le buste paga mensili per tutti i dipendenti:
- Le archivia in uno spazio sicuro
- Le distribuisce automaticamente a tutti i dipendenti via e-mail
