Software di Archiviazione digitale

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Cos’è un software di archiviazione elettronica?

Definizione

Il software di archiviazione digitale è una soluzione software che ha lo scopo di scansionare i documenti per dematerializzare le informazioni e archiviarle in maniera intelligente. Oltre alla funzione di cassaforte digitale, è un utile strumento di ricerca che garantisce l’integrità dei documenti. 
Offrendo un incredibile risparmio di tempo, questi strumenti sono formidabili alleati per ritrovare rapidamente qualcosa di archiviato:

• La gestione dei documenti verrà fatta secondo regole scelte da voi. Può essere visto solo dalle persone a cui verrà condiviso attraverso password;
• Ma più il rischio di perdere gli archivi per inondazioni o altri danni causati dall’acqua. Ogni documento è dematerializzato e può essere duplicato su altri supporti (DVD, CD, USB).

Come funziona?

I software di archiviazione risolvono il problema della gestione documentale e dematerializzazione dei documenti amministrativi. Attraverso di ciò voi potrete efficacemente adempiere ai vincoli legali di tracciabilità e conservazione dati. 
Un’applicazione vi aiuterà nella gestione dei dati:

• Accesso facilitato: ricerca e consultazione secondo diversi criteri: parola chiave, data di modifica
• Consultazione libera: selezione del mezzo di comunicazione (fisica, fax o via elettronica) e del ritardo
• Interfaccia sicura: Accesso via https, gestione utenti, tracciabilità delle comunicazioni, reintegrazione degli archivi con il ripristino dei contenuti originali.

Avrete allora una cassaforte elettronica conforme legali per la vostra impresa.

Quali sono le principali funzionalità di un software archiviazione dati?

Selezionate i software di archiviazione più adatti ai vostri bisogni e verificate la presenza delle seguenti funzionalità:

• La gestione di tutti i documenti: contratti, fatture, note, contatti , database clienti, contabilità, stock, tracce audio, video, foto, mail ed ecc.
• Importazione ed esportazione degli archivi in diversi formati (PDF, Excel ed etc)
• Messa in sicurezza dei dati e accesso limitato (workflow di autenticazione) tramite l’attribuzione di diritti e password;
• Condivisione di documenti a terzi: clienti, fornitori, partner
• Ricerca precisa in funzione di certe specificità o nel sottoinsieme dei dati;
• Archiviazione dei documenti con metadati;
• Trasferimento a distanza di certi documenti attraverso una piattaforma a distanza e domanda di autorizzazione che potrete approvare o respingere;
• Un processo professionale che risponde alle limitazioni del vostro campo professionale;
• La definizione del ciclo di vita e della durata di conservazione dei documenti configurabile secondo norme ;
• La gestione di documenti invalidi ;
• La consultazione simultanea di più documenti archiviati;
• La possibilità di commentare gli archivi e sfruttarli per un lavoro collaborativo;
• Il recupero di documenti eliminati per errore;
• Il mark temporale dei documenti al fine di controllare consultazioni e modifiche effettuate;
• Possibilità di analizzare il tasso di consultazione degli archivi;
• Integrazione con la posta elettronica (Gmail, Outlook, ecc.) per l’archivio mail

Chi utilizza un software di archiviazione digitale?

Esistono numerose soluzioni software di archiviazione legale e gestionale documentale. Alcuni programmi sono adatti a settori precisi come sanità, industria e banche. La tendenza alla dematerializzazione rende l’utilizzo di questi strumenti indispensabile per tutti gli organismi: pubblici e privati.

Perchè utilizzare un software di archiviazione dei documenti nell’impresa ?

Le tecniche approssimative di archiviazione non permettono di riutilizzare i documenti e rischiano di relegare nell’oblio documenti importanti per l’impresa. L’archiviazione digitale ha valore legale al fine della dematerializzazione. Talvolta però presenta inconvenienti.

Vantaggi

La gestione degli archivi deve essere precisa e permettere di ritrovare rapidamente fatture fornitori, mail importanti o preventivi. Il software di archiviazione digitale assicura:  

• Un evidente risparmio di tempo: piuttosto che diventare pazzi tra scatoloni e documenti cartacei, lanciate la vostra ricerca velocemente da un motore di navigazione. Mai più ritardi nella ricerca! in pochi secondi avrete accesso alle informazioni cercate.
• Trasferimento ed esportazione facile dei documenti: inviate rapidamente i vostri documenti in formato sicuro e non modificabile.
• Garanzia di autenticità: la tracciabilità della numerazione dei vostri documenti e delle modifiche effettuate.
• Il criptaggio delle informazioni: Come fare con le informazioni che devono essere tenute segrete? nessun problema, il software risponde ai vostri bisogni di discrezione.
• Spazio archivio ridotto: immaginate il guadagno in termini di spazio dematerializzando i documenti, ora saranno conservati su un server o un altro dispositivo di archiviazione digitale.
• Il rispetto del ciclo di vita e della standardizzazione dei documenti in funzione dei ritardi legati alla conservazione degli archivi.
• La tutela dai tipi rischi dell’archivio fisico

Svantaggi

• Bisogna trovare una soluzione alternativa di protezione e di backup nel caso di malfunzionamenti dell’archivio digitale. 
• Senza connessione non si può accedere ai documenti.
• I prodotti di archiviazione gratuita gestiscono solamente la compressione.

Software di archiviazione digitale in SaaS o interni?

Spetta a voi scegliere il formato del vostro software di archiviazione! in SaaS (software as a service) o interno, ogni soluzione ha i suoi pro e i suoi contro.
Quella del SaaS è una soluzione pratica se dovete lavorare in collaborazione e a distanza. In più, i software sono aggiornati automaticamente senza nessun vostro sforzo. Allo stesso tempo, beneficerete  delle ultime versione messe sul mercato e su misura. Per ottenere questo tipo di servizio dovrete sottoscrivere un abbonamento con un editore di software. 
Dall’altro lato, le soluzioni software interne offrono una sicurezza maggiore per le vostre informazioni dato che esse non sono archiviate online ma direttamente sul vostro server informatico. 
Al fine di trovare la migliore soluzione software, provate le differenti opzioni prima di lanciarvi nell’investimento! Alcuni editori offrono un periodo di prova. Comparate le soluzioni di archiviazione e scegliete quella che vi conviene di più!
Selezioni, dematerializzazione dei documenti, gestione del ciclo di vita degli archivi, trovate tutti i nostri consigli nelle nostre guide sull’archivio documenti.

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