Gestione negozio (POS) software: guida all'acquisto
Cos’è un software POS?
Definizione
Il software POS è una soluzione che permette di installare un registratore di cassa su computer o direttamente su schermo touch ( tablet, smartphone o terminale del punto vendita). Questi strumenti di gestione sono totalmente pensati per facilitare i compiti quotidiani dei cassieri e favorire una buona gestione del cliente. Inoltre, offre anche aspetti di un software di fatturazione e contabilità. Questo software è un pilastro fondamentale per la gestione di magazzino.
Come funziona ?
Il software di registrazione di cassa touch o indipendente vi permette di registrare tutte le vostre transazioni. Step per step vi guiderà in:
- Creare il vostro catalogo di prodotti ;
- Scannerizzare i vostri codici a barre o inserire i prodotti acquistati;
- Incassare dai clienti;
- Stampare lo scontrino, creare un preventivo o una fattura.
Il registratore di cassa online riduce i rischi di errore e invia immediatamente le cifre sull’interfaccia dell’impresa. Il vostro lavoro diventa più semplice e potete concentrarvi su altre parti del vostro lavoro.
Quali sono le principali funzionalità di un POS?
Le numerose funzionalità di un software POS variano da una soluzione informatica ad un’altra . Scegli un software che comprenda:
- La vendita al bancone con cassa automatica (Pc o touch), uno sviluppo attento per permettere di verificare un prezzo o cercare un riferimento, le prenotazione di un prodotto, gestione di ordini e avvisi.
- Un collegamento con lo store online e la gestione automatica del magazzino.
- La gestione del fondo cassa con la differenziazione per venditore e blocco automatico dello schermo.
- La fidelizzazione grazie ai profili clienti, con offerte promozionali e la personalizzazione dei messaggi.
- Interoperabilità con il lettore codice a barre.
- Fatturazione automatica: stampa degli scontrini e possibilità di realizzare fatture di acconto
- Il sistema di incasso: la gestion di cassa, l'apertura del suo cassetto e la gestione dei pagamenti con carta
- La possibilità di avere un dispositivo mobile come registratore di cassa (es iPad o tablet)
- La possibilità di collegare il vostro dispositivo POS con gli strumenti informatici contabili.
- Il volume di vendite per ciascun articolo.
- Un modulo specifico per l'e-commerce con un database unico e la gestione degli articoli per taglia, colore o materiale e la cassa online
- La gestione del magazzino su più sedi per garantire migliori trasferimenti.
- Il recupero dei dati in modo da sfruttarli su altri software commerciali, amministrativi o contabili.
Al posto moltiplicare i supporti, scegliete un software POS che centralizzi le vostre informazioni e vi offra la possibilità di otterere una visione precisa delle vostre cifre, delle vendite, dei margini e carrello medio su un pannello di controllo intuitivo
Chi utilizza i software POS?
Commercianti al dettaglio, parrucchieri, saloni di bellezza,minimarket, negozi bio, fiorai, tintorie o ancora per la gestione vendite di vari negozi con necessità in termini di gestione commerciale, valutazione del magazzino e soluzioni informatiche per la cassa.
Anche il settore della ristorazione (bar, ristoranti, panetterie, pasticcerie ed ecc) è interessato ai software per punti vendita.
All'interno dell'attività commerciale, il POS è uno strumento universale utilizzato da tutti (capi, commessi, camerieri) per registrare le transazioni.
I dirigenti o altro tipo di responsabile li utilizzano per analizzare le attività e registrare le scritture contabili nel software.
Perchè utilizzare un software POS nella propria attività?
Questo software di gestione commerciale è indispensabile. Non moltiplicando il numero di supporti o di soluzioni di gestione di cassa si riducono gli errori. Tuttavia, presenta qualche difetto.
Vantaggi
- Centralizzate le informazioni in un database aggiornato
- Contabilità semplificata e visione più chiara delle cifre giornaliere, settimanali e mensili
- Una buona visuale degli articoli più venduti e di quelli meno
- Gestione magazzino ottimizzata
- Sicurezza della cassa touch con un codice
- Guadagno in tempo con la fattura automatica
- Incasso più rapido con i registratori di cassa
- Tutte le transazioni sono conservate e archiviate. Ciò riduce il rischio di frode e permette di avere i giustificativi in caso di controllo fiscale.
Svantaggi
- Il costo di un software dissuade i piccoli commerciani e le micro imprese che continuano a preferire le casse tradizionali
- Per le strutture più importanti il software non si sostituisce all'utilizzo di un ERP o di un CRM più completo
- Non esiste uno strumento universale ma delle soluzioni adattabili: ristoranti, parrucchieri ed ecc; volete rischiare di dover investire in più software per attività diversificate?
Software gratuito o a pagamento?
È importante non trascurare le differenti funzionalità del software POS. Forse è più interessante prevedere un budget per l'acquisto di una soluzione di gestione cassa performante piuttosto che economizzare ma perdere di efficacia.
A seconda del vostro settore potreste aver dei bisogni specifici che possono limitare le offerte compatibili. Nella ristorazione, per esempio, la cassa dovrà essere in grado di gestire in contemporanea i ticket restaurants, le consegne a domicilio, le differenti aliquote IVA, il menu o la carta fedeltà.
Non esitate a testare le differenti opzioni software per il registratore di cassa. La maggiorparte dei produttori offre varietà e allo stesso tempo la possibilità di testare il prodotto per un lasso di tempo ridotto. Esistono offerte in abbonamento per un software POS in SaaS esternalizzando i dati, con la possibilità di supporto telefonico e gli ultimi aggiornamenti automaticamente installati. Quella SaaS è una soluzione evolutiva che vi assicura una forte competitività. State bene attenti a scegliere l'editor per il software perchè non è lui quello che rischia di chiudere i battenti!
Valutate i bisogni della vostra attività e prendetevi il tempo di confrontare le differenti soluzioni di gestione disponibili prima di scegliere.
Un ultimo consiglio nella scelta del POS
Verificate che il software sia certificato AFNOR e che l'editore si metta in regola in caso di cambiamenti nella regolamentazione.
