Sulla strada dell'ottimizzazione della gestione dei trasporti grazie all'IT TMS

Che cos'è un TMS?

Il termine "Transportation Management System " indica un software progettato per gestire il trasporto delle merci. In un ecosistema economico globalizzato ed esigente, dove le sfide legate alla logistica si moltiplicano, è facile capire perché questo tipo di sistema sia di crescente interesse per le aziende che cercano di migliorare l'efficienza.

Il TMS è giusto per voi?

Definizione, vantaggi, caratteristiche... oggi ci concentriamo su questo magico strumento che trasformerà la vostra supply chain in un vero e proprio motore di valore 🤩 .

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Che cos'è un TMS computerizzato?

Software TMS: definizione

TMS, acronimo di Transportation Management System (Sistema di Gestione dei Trasporti), definisce un tipo di software che supporta le aziende nell' organizzazione della loro logistica, ovvero la movimentazione delle merci in entrata e in uscita.

In sostanza, aiuta a pianificare, ottimizzare e monitorare le operazioni di trasporto.

Esistono due categorie di TMS:

• TMS per spedizionieri: in questo caso, il trasporto non è il core business dell'azienda, anche se deve spedire e/o ricevere grandi quantità di prodotti. Pertanto, utilizza lo strumento per migliorare i propri processi logistici;
• TMS carrier: si tratta di organizzazioni più focalizzate sul trasporto (autotrasporti, società di consegna, ecc.), che forniscono ad altri professionisti servizi in questo settore.

💡 Il TMS informatico può essere integrato in modo più globale in una piattaforma di gestione della catena logistica.

Come funziona il TMS?

Ovviamente, ogni soluzione contiene le proprie funzioni, adattate al proprio target.

Tuttavia, si può dire che il funzionamento complessivo di un TMS è il seguente:

• Raccolta di informazioni: il software inizia raccogliendo tutti i dati chiave, come gli ordini dei clienti, le scorte disponibili, la posizione dei magazzini, le informazioni sui vettori disponibili e così via.
  
  
• Pianificazione delle modalità di spedizione e dei percorsi: sulla base di questi dati, il TMS seleziona la modalità di trasporto più adatta e traccia i percorsi, tenendo conto di fattori quali la distanza, la durata stimata del viaggio, i costi di trasporto e i vincoli normativi.
  
  
• Assegnazione dei veicoli: assegna i veicoli e gli autisti appropriati in base ai criteri di cui sopra.
  
  
• Monitoraggio in tempo reale : i sistemi GPS integrati nei TMS consentono di monitorare in tempo reale l'andamento dei trasporti. Di conseguenza, le aziende sono in grado di reagire rapidamente in caso di problemi.
  
  
• Gestione dei documenti: la maggior parte dei sistemi di gestione dei trasporti gestisce la documentazione associata alle spedizioni, in particolare le bolle di consegna.

Perché utilizzare un TMS? I 4 vantaggi principali

#1 Maggiore efficienza

La gestione dei trasporti è spesso un compito complesso, soprattutto in un'economia globalizzata. Per non parlare del fatto che i consumatori sono sempre più esigenti per quanto riguarda i tempi di ricezione degli ordini.

Un TMS computerizzato snellisce l'intero processo per migliorare l'efficienza e la soddisfazione dei clienti.

Inoltre, questo guadagno di efficienza (ottimizzazione dei percorsi, ad esempio) ha un impatto positivo sui costi 🤑 !

# 2 Maggiore visibilità

Quando la catena di approvvigionamento è complessa, manca anche la visibilità per coordinare le operazioni e individuare le anomalie il prima possibile.

Grazie al software TMS, sarete consapevoli in tempo reale di ciò che sta accadendo con il vostro trasporto merci (tracciando le spedizioni, i percorsi, individuando eventuali ritardi, ecc.

#3 Migliore processo decisionale

Un altro grande vantaggio dei TMS è che aiutano le aziende a partecipare a un processo di miglioramento continuo.

Infatti, questi software includono generalmente strumenti analitici progettati per misurare le prestazioni e identificare le tendenze.

In altre parole, grazie ai sistemi di gestione dei trasporti, si dispone di informazioni affidabili con cui ottimizzare le procedure.

#4 Conformità alle normative vigenti

Infine, ma non meno importante, l'IT TMS facilita il rispetto delle varie normative, integrando i numerosi vincoli legati al trasporto, come quelli relativi agli orari dei conducenti.

Il software facilita anche il rispetto delle politiche commerciali dell'azienda, tenendo conto delle regole di prezzo, di consegna e di elaborazione degli ordini.

In breve, grazie al Transport Management System, è possibile evitare costosi errori!

Chi utilizza i TMS computerizzati?

I TMS computerizzati sono utilizzati dalle aziende che devono ricevere e spedire merci su base regolare.

Ne sono un esempio :

• produttori e aziende industriali
• distributori e rivenditori
• aziende di e-commerce
• aziende di trasporto
• fornitori di servizi logistici.

☝️ Anche le piccole organizzazioni utilizzano ora i TMS! Grazie allo sviluppo di un'offerta più accessibile basata sul cloud, anche loro possono beneficiare dei numerosi vantaggi promessi da queste piattaforme.

Funzionalità chiave dei TMS

Come abbiamo visto, le funzionalità dei TMS variano da una soluzione all'altra. Ma ecco le principali 👉.

Pianificazione del trasporto

Innanzitutto, un TMS è molto utile per pianificare la spedizione delle merci.

A tal fine, è sufficiente selezionare il vettore più adatto tra i vari, tenendo conto di vari criteri:

• costi
• tempi di consegna
• percorsi
• qualità del servizio
• vincoli normativi
• sicurezza, ecc.

Tracciamento in tempo reale

Con la funzione di tracciamento GPS, potete tenere sotto controllo in tempo reale la posizione dei vostri veicoli, la loro velocità, le soste e gli eventuali ritardi.

In breve, avrete una visibilità completa dell 'andamento delle vostre spedizioni.

Gestione del carico

Un'altra funzionalità chiave del TMS è l' ottimizzazione del carico dei veicoli.

Più precisamente, il software massimizza la loro capacità rispettando i limiti di peso e volume. In particolare, tiene conto delle dimensioni e delle caratteristiche delle merci da trasportare.

Gestione degli ordini

Il TMS può anche gestire l'intero processo dell'ordine, dalla raccolta alla preparazione della spedizione, con l'obiettivo di ridurre i costi di trasporto.

Documentazione e fatturazione

La maggior parte dei sistemi di gestione dei trasporti è in grado di generare automaticamente documenti, come bolle di consegna e fatture, sulla base dei dati di ogni spedizione.

Cruscotti e analisi

Infine, non dimentichiamo che il TMS non è solo un semplice strumento di gestione: è anche un potente strumento strategico!

Ecco perché spesso include dashboard e altri report che forniscono una panoramica completa delle prestazioni della supply chain.

In questo modo è possibile individuare eventuali carenze e quindi i processi da migliorare (ricordate che il TMS vi aiuta a far parte di un processo di miglioramento continuo!)

Come si sceglie il software TMS?

I TMS possono esistere da soli o sotto forma di modulo integrato in un pacchetto software più globale, in particolare ERP (Enterprise Resource Planning) e WMS (Warehouse Management System).

In tutti i casi, è necessario osservare una serie di criteri per la scelta dello strumento più appropriato.

Vediamo più da vicino le domande che dovete porvi 👉.

Di cosa avete veramente bisogno?

Come abbiamo visto, i TMS offrono una copertura funzionale piuttosto varia.

È quindi importante identificare in anticipo le procedure che si desidera automatizzare, in modo da stilare un elenco di tutte le funzioni essenziali.

☝️ Potete anche optare per una soluzione sviluppata appositamente per la vostra attività. Ad esempio, se operate nel settore farmaceutico o alimentare, il vostro TMS deve tenere conto dei vincoli della catena del freddo.

Cloud o non cloud?

Come per qualsiasi software, è necessario chiedersi se il TMS debba essere ospitato nel cloud o on-premise.

Si noti, tuttavia, che la prima opzione promette indubbi vantaggi:

• costi inferiori per l'implementazione e l'hosting dello strumento;
• implementazione molto più rapida del software all'interno dell'organizzazione;
• nessun aggiornamento da effettuare autonomamente;
• un sistema di fatturazione, spesso sotto forma di abbonamento mensile, che è flessibile e si adatta al vostro sviluppo.

☝️ Tuttavia, alcune aziende preferiscono il sistema on-premise. Questo perché garantisce un maggiore controllo sul sistema (compresi sicurezza e aggiornamenti) e flessibilità nell'allineare il TMS alle esigenze specifiche.

Altri criteri da tenere in considerazione

• La qualità del supporto dell'editore, sia al momento dell'implementazione della piattaforma sia durante il suo utilizzo, soprattutto in caso di problemi;
• ✅ L'integrazione del TMS con altri software (ad esempio, l'ERP), per garantire un flusso di dati fluido;
• ✅ La facilità d'uso, conditio sine qua non per l'adozione da parte degli utenti;
• ✅ La scalabilità della soluzione, in modo che possa continuare a gestire efficacemente la vostra attività anche in caso di forte crescita;
• ✅ Il ritorno sull'investimento promesso dal TMS. Il TMS deve essere il più redditizio e a valore aggiunto possibile!

👉 Esempio di TMS per i trasporti:

Esistono molti TMS sul mercato e, osservando tutti i criteri sopra esposti, troverete sicuramente quello che fa per voi.

Un esempio è Shiptify, una soluzione di gestione dei trasporti e delle banchine rivolta alle PMI e ai grandi gruppi. Shiptify è una soluzione completa che riunisce tutte le funzioni che ci si aspetta da un buon TMS: Semplice da implementare e da utilizzare quotidianamente, si spinge oltre integrando servizi di gestione delle banchine e di programmazione degli appuntamenti in magazzino.

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TMS IT: in poche parole!

Nel corso degli anni, il TMS IT è diventato essenziale per qualsiasi azienda che voglia ottimizzare la gestione dei trasporti, indipendentemente dal settore di attività. Grazie a questo tipo di sistema, i professionisti sono in grado di migliorare l'efficienza delle loro operazioni, migliorando al contempo la soddisfazione dei clienti e riducendo i costi!

Sebbene questi pacchetti software offrano un' ampia gamma di funzioni, dalla pianificazione dei trasporti alla gestione dei carichi, fino ai cruscotti e alle analisi, ogni organizzazione deve trovare la soluzione più adatta a sé. Per farlo, deve sondare le proprie esigenze in anticipo, al fine di trovare il TMS che la condurrà, a tutta velocità, sull'autostrada del successo 🛣️.