5 consigli per gestire il vostro parco veicoli... senza commettere errori!
La gestione di un parco veicoli è fondamentale per il buon funzionamento di un'azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni.
In base alle esigenze del personale e dei dipendenti, il responsabile del parco veicoli deve essere in grado di ottimizzare i costi, gestire lo stoccaggio e l'assegnazione dei veicoli, avere una panoramica precisa della flotta e assicurarsi che funzioni senza intoppi.
Gestire efficacemente una flotta non è un compito facile.
Seguite la nostra guida per capire tutti i dettagli di questa attività e distinguervi dalla concorrenza!
Che cos'è una flotta di veicoli?
Definizione di flotta di veicoli
Un parco veicoli è l'insieme dei veicoli appartenenti a un' azienda, utilizzati per l'organizzazione dei dipendenti e il regolare svolgimento delle attività.
Esistono diversi tipi di veicoli, come ad esempio :
- auto aziendali
- auto di servizio
- autocarri
- veicoli utilitari
- veicoli a due ruote.
In breve, tutti i veicoli necessari per i viaggi di lavoro dei dipendenti o per aiutare la vostra organizzazione a svolgere le proprie missioni.
Responsabilità del gestore del parco veicoli
Delegare la responsabilità del parco veicoli a un fleet manager può essere utile quando le dimensioni dell'azienda lo richiedono.
Il loro ruolo? Migliorare la produttività dell'azienda organizzando il parco veicoli, compresa la manutenzione, la stipula di contratti, l'ottimizzazione delle risorse e persino la gestione degli autisti.
In breve, le sue attività principali possono essere riassunte come segue
- gestione amministrativa
- gestione finanziaria
- gestione dei veicoli
- gestione dei conducenti.
Le sfide di una gestione ottimale del parco veicoli
Per organizzare il vostro parco veicoli nel modo più efficace possibile, risparmiando così denaro e migliorando la produttività della vostra azienda, dovete stabilire una strategia per ottimizzare i costi di trasporto della vostra azienda.
È necessario prestare particolare attenzione
- alla sicurezza dei vostri dipendenti, applicando rigorose norme di legge;
- al rispetto dell 'ambiente, con vincoli all'emissione di gas inquinanti;
- riduzione dei costi a breve, medio e lungo termine.
Detto questo, ecco i nostri 5 consigli per migliorare la gestione del vostro parco veicoli.
Suggerimento 1: Adattare il parco veicoli alle vostre esigenze
Innanzitutto, è fondamentale determinare la natura del vostro parco veicoli. Potete scegliere tra una flotta interna o esterna.
La prima opzione consiste nel gestire autonomamente il parco veicoli. Questo metodo è generalmente utilizzato quando l'azienda è di piccole dimensioni, con pochi veicoli all'interno dell'organizzazione.
Un fornitore di servizi esterno è più consigliabile se l'azienda inizia a crescere in termini di dipendenti e fatturato (e quindi di budget aggiuntivo dedicato), o se il numero di veicoli è destinato ad aumentare.
È inoltre necessario scegliere il tipo di finanziamento più adatto alle esigenze dell'azienda.
Esistono 5 diversi tipi di finanziamento per veicoli:
- leasing a breve termine
- leasing a medio termine
- leasing a lungo termine
- leasing con opzione di acquisto
- acquisto.
💡 Attenzione: scegliete la marca, il modello e l'equipaggiamento dei vostri veicoli in base al vostro car charter o car policy, ovvero la car policy che l'amministratore delegato, le risorse umane e gli altri dipartimenti hanno scelto per regolare l'uso dei veicoli.
Suggerimento 2: manutenzione dei veicoli
È necessario provvedere alla manutenzione dei veicoli per rispettare i requisiti di legge, per garantire ai dipendenti veicoli performanti e per evitare rotture.
Alcune procedure sono obbligatorie, come il controllo tecnico:
- ogni anno o ogni due anni,
- oppure ogni 15.000 km per le auto a benzina e fino a 20.000 km per le diesel.
Si raccomanda inoltre di controllare regolarmente
- il cambio dell'olio
- la manutenzione
- pneumatici.
Suggerimento 3: Educare i conducenti
I costi di manutenzione e di carburante rappresentano una parte significativa del costo di un parco veicoli.
Adottando i giusti comportamenti, i vostri dipendenti possono ridurre il numero di incidenti e il consumo di carburante grazie a una guida eco-responsabile, oltre a ridurre l'usura dei loro veicoli.
Pianificate una riunione di prevenzione con i vostri dipendenti prima di permettere loro di utilizzare i veicoli. In particolare, potete presentare i metodi di guida che consentono di risparmiare carburante, come la riduzione della velocità o l'anticipazione della frenata.
Suggerimento 4: gestire rapidamente i sinistri
L' assicurazione per i vostri veicoli è obbligatoria, che li guidiate o meno. Potete essere esentati da un coefficiente di riduzione/bonus stipulando un contratto dedicato (contratto di assicurazione della flotta) o dall'obbligo di pagare una franchigia.
L'assicurazione flotta copre tutti i vostri veicoli con un unico contratto e, a seconda delle trattative, potete ottenere una serie di vantaggi.
In caso di incidente, informate immediatamente la vostra compagnia di assicurazione, in modo da essere risarciti il più rapidamente possibile. Se avete preso le misure necessarie, potrete persino prendere in prestito un veicolo sostitutivo.
Suggerimento 5: Scegliete gli strumenti giusti per la gestione della flotta
Per risparmiare tempo e aumentare la produttività, affidatevi agli strumenti giusti .
Tra questi, i sistemi GPS integrati direttamente nei veicoli o nel software di monitoraggio della flotta, in modo che i vostri dipendenti possano limitare o ottimizzare i tempi di viaggio. La geolocalizzazione è anche un modo efficace per registrare e analizzare i percorsi e monitorare il comportamento dei vostri dipendenti al volante. Grazie a questi strumenti, potrete ottenere informazioni utili e precise per orientare le vostre decisioni e definire la strategia migliore.
🛠️ Esempio di software:
Reveal, di Verizon Connect, è un software di geolocalizzazione che consente di visualizzare in tempo reale la posizione dei veicoli su una mappa, in modo da ottimizzare i percorsi e monitorare le attività. Grazie a cruscotti personalizzabili, è possibile analizzare le tendenze per migliorare le prestazioni e ridurre i costi. Infine, l'assistente audio Eco-Buzzer fornisce ai conducenti un supporto in tempo reale per adottare abitudini di guida più sicure ed efficienti dal punto di vista energetico.
Siete pronti ad adottare queste best practice e a mantenere la vostra flotta sulla strada giusta?
Articolo tradotto dal francese