Come ottimizzare la gestione del ristorante
La gestione di un ristorante non è troppo dissimile da qualsiasi altro tipo di attività. Sebbene la ristorazione presenti le sue specificità, alla base del successo sta una gestione complessiva impeccabile.
Questo è tanto più vero per gli esercizi di ristorazione, sottoposti quotidianamente a un numero elevato di complicazioni di difficile gestione: eventi imprevisti, gestione delle scorte, stagionalità, alto turnover del personale, ecc.
Come se non bastasse, i clienti dei ristoranti sono particolarmente esigenti. L’esperienza dev’essere impeccabile sotto tutti gli aspetti: qualità, tempo di attesa, servizio.
Dalla contabilità alla gestione dell'inventario, dalla gestione del personale alle relazioni con i clienti, diversi pacchetti software possono semplificarvi la vita.
Vediamo insieme quali sono le regole per una gestione ottimale di un ristorante, e quali soluzioni possono accompagnarvi quotidianamente.
Le basi per una gestione impeccabile
Che si tratti di una trattoria, un catering una pizzeria, un bar, una gelateria o un ristorante tradizionale, quale che sia il numero di posti a sedere, occorre una gestione rigorosa. Ecco alcuni aspetti da considerare per gestire l’attività di ristorazione al meglio.
La qualità dell’offerta
Per il cliente, ogni uscita al ristorante è prima di tutto un’esperienza. Egli si aspetta soddisfazione in termini di:
- cibo di qualità, fresco e del posto (ove possibile);
- un ambiente e un’atmosfera piacevole;
- un servizio di livello da parte del personale;
- un'igiene impeccabile (sia dei locali che da parte del personale).
💡 Proporre un menù semplice e con un numero di scelte limitato può essere una mossa vincente: oltre a rassicurare il consumatore sulla freschezza dei prodotti, con gli allergeni esposti chiaramente, si facilita la gestione del magazzino e la preparazione in cucina!
Un’amministrazione e una contabilità meticolose
Oltre alle regole base valide per tutti i negozi, le attività ristorative presentano diverse specificità in ambito contabile e amministrativo:
- È necessario disporre delle licenze e dei permessi commerciali necessari ( ad esempio, la licenza UTF per la vendita e la somministrazione di alcolici);
- la gestione dei margini di guadagno dev’essere rigorosa;
☝️ Mediamente, le materie prime incidono sui costi per il 25-30%. Ecco perché occorre negoziare accordi vantaggiosi con i fornitori.
Fonte: lanuovaristorazione.it
- diversi tassi di IVA da applicare: 4 %, 10 % e 22 % a seconda del tipo di prodotti (bevande, alimenti, ecc.);
- le numerose modalità di pagamento: buoni pasto, carte di credito, contanti, pagamento con smartphone, ecc;
- i prezzi proposti (in grado di garantire un ritorno e far tornare i clienti);
☝️ Il controllo dei costi è fondamentale: tra stipendi, materie prime e costi fissi, trovare il giusto equilibrio è determinante.
È più che consigliato controllare quotidianamente la contabilità per monitorare il margine lordo, i costi e tenere tutto sotto controllo. Questo vi fornisce un'idea sullo stato di salute del vostro stabilimento e degli eventuali adeguamenti da apportare.
La gestione delle scorte
Si tratta di una delle principali preoccupazioni dei manager, strettamente legata alla gestione finanziaria sopra citata.
Occorrono al contempo:
- dei fornitori affidabili, che diano importanza alla qualità degli alimenti, ma anche ai tempi di consegna e alle relazioni con i clienti;
- una revisione dell’inventario regolare (di norma mensile) per ottimizzare i rifornimenti e raggiungere i margini di profitto.
Una gestione impeccabile delle scorte, in particolare anticipando gli ordini e monitorando l’andamento nel tempo, impedisce:
- problemi di scarsità (che vi fanno perdere alcune vendite),
- problemi di spreco.
☝️ Un consiglio: controllate scrupolosamente le consegne, le dimenticanze sono sempre dietro l’angolo.
Le risorse umane
È questo un altro aspetto di difficile gestione. Lavoratori a tempo indeterminato, stagionali, ecc. Occorre una notevole capacità previsionale per avere a disposizione sempre il giusto livello di personale, così da sfruttare al massimo i picchi di attività e risparmiare in bassa stagione.
Come ottimizzare la gestione del ristorante?
Dopo aver visto le basi, vi proponiamo ora qualche suggerimento utile per ottimizzare la gestione dei vostri bar, ristoranti, ecc.
Un’analisi vendite meticolosa e regolare
L’analisi permette di avere una stima del flusso di cassa nel tempo. Il monitoraggio, per mezzo di dashboard e indicatori di performance (KPI), permette di migliorare la competitività e la fidelizzazione dei clienti.
Qualche esempio di KPI rilevante:
- le offerte con il miglior margine,
- il grado di popolarità delle proposte nel menù,
- i giorni/mesi/periodi più redditizi, ecc.
L’utilizzo dei software più adatti
Siete alla ricerca di un software per la gestione ristorante/pizzeria gratuito? Badate bene, le soluzioni free hanno sempre qualche limite “nascosto”: nella durata, nel numero di incassi possibili, di connessioni simultanee o in termini di assistenza clienti.
I software specializzati nella ristorazione sono oggi sempre più completi e affidabili. Per scegliere la soluzione giusta per voi, verificate quali sono le funzionalità di cui avete più bisogno.
Eccone alcune:
- gestione scorte e inventario prodotti,
- gestione cassa,
- contabilità,
- fatturazione,
- gestione programmi fedeltà,
- prenotazioni online,
- ordini al tavoli e online,
- creazione base clienti,
- analisi vendite prodotti,
- monitoraggio del fatturato in tempo reale, ecc.
Zmenù è una soluzione flessibile e modulare progettata da Zucchetti, garanzia di qualità e affidabilità.
Comanda facile è un’applicazione intuitiva ed ergonomica, che offre soluzioni avanzate per il monitoraggio della contabilità.
L’efficienza nella gestione della ristorazione
Come ben sapete, non si può essere in 2 luoghi allo stesso tempo! Per questo motivo, è importante circondarsi di un personale competente, e dotarsi degli strumenti giusti.
Così facendo, potete focalizzarvi sui compiti a più alto valore aggiunto: gestire i vari team, mantenere i rapporti con fornitori e clienti, pensare alla strategia futura, comunicare, ecc.
Un software gestionale all’avanguardia, riduce i rischi di burn-out aumenta la produttività e contribuisce a migliorare la brand image e la motivazione dei team. Perché non sfruttare tutti questi vantaggi?
E voi, quali sono le vostre esperienze con i software per la ristorazione?