4 strategie e 6 fasi per un rollout IT senza problemi

Esigenze aziendali in costante evoluzione, innovazioni tecnologiche... ogni azienda deve prima o poi implementare nuovi sistemi o applicazioni nel proprio ambiente IT.

Ma quando ciò accade, la sfida consiste nel garantire che il processo si svolga senza intoppi, in modo da non interrompere l'attività e incoraggiare gli utenti ad adottare la nuova tecnologia.

Come si fa, quindi, a fare un roll-out IT corretto? Partendo dai nostri consigli in questo articolo 😉.

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Che cos'è il deployment IT?

Per cominciare, diamo una rapida occhiata alla definizione di implementazione IT.

Questa espressione si riferisce semplicemente al processo di implementazione e messa in servizio di software, sistemi operativi o altre tecnologie IT all'interno di un'organizzazione.

Si compone di diverse fasi, che devono essere perfettamente coordinate per garantire il successo del progetto senza impattare sulle operazioni commerciali o addirittura portare l'azienda a un punto morto:

• pianificazione;
• installazione e configurazione
• test e convalida
• formazione e supporto;
• follow-up.

Nota bene: la distribuzione IT comporta anche altre azioni relative alle vostre applicazioni, come l' aggiornamento, l'applicazione di patch di sicurezza o l'introduzione di miglioramenti funzionali.

Le diverse strategie di implementazione dell'IT

Esistono diversi tipi di implementazione dell'IT, ognuno con i propri vantaggi e svantaggi.

Ecco i più noti 👉.

Implementazione IT di base

È l'implementazione IT più semplice da realizzare, in quanto viene eseguita sull'intero ambiente di produzione, in un'unica operazione.

👍 Vantaggi : semplicità e velocità di implementazione, ma anche uniformità perché tutti gli utenti hanno accesso alla stessa versione del software (il che facilita il lavoro dell'assistenza!).

Svantaggi : rischi maggiori, poiché il controllo sul processo è minore.

Implementazione informatica progressiva

Come suggerisce il nome, si tratta di installare gradualmente la nuova tecnologia, sostituendo la vecchia.

👍 Vantaggio : rischi limitati grazie all'introduzione graduale, che consente di rilevare e correggere le anomalie man mano che si verificano.

Svantaggio: il software di base non viene conservato in caso di problemi.

Implementazione dell'IT blu-verde

Questa strategia prevede l'esistenza di due ambienti di produzione identici, uno attivo (blu) e l'altro inattivo (verde).

La nuova versione del software viene quindi distribuita nell'ambiente inattivo, prima che il traffico dall'ambiente attivo venga trasferito ad esso una volta che tutto è stato testato e convalidato.

👍 Vantaggio: in caso di malfunzionamento, è possibile tornare alla vecchia versione.

Svantaggio: sono necessarie risorse aggiuntive per mantenere due ambienti di produzione.

Implementazione canaria

In questo scenario, l'implementazione viene effettuata in piccoli lotti, con l'obiettivo di testare la nuova applicazione su un gruppo ristretto di utenti, in condizioni reali.

Una parte del traffico viene quindi indirizzata verso questa nuova versione (il "canarino " 🐥 ), mentre il resto continua a transitare attraverso la tecnologia iniziale.

👍 Vantaggi: individuazione più rapida di potenziali difficoltà utilizzando un ambiente di produzione reale.

Svantaggi: gestione parallela di più versioni, complessa e impegnativa.

Esempio di piano di implementazione IT in 6 fasi

Fase 1: scegliere il metodo di implementazione

Per definire il quadro di riferimento della vostra implementazione IT, iniziate a scegliere il metodo più adatto tra quelli che abbiamo appena presentato.

Per farlo, ponetevi una serie di domande:

• Quali sono gli obiettivi di questo progetto?
• Quali sono le dimensioni e la complessità della mia infrastruttura IT?
• Quali rischi potenziali potrebbe correre la mia azienda?
• Quale strategia sembra più adatta alle mie esigenze in termini di velocità, flessibilità e controllo?
• Qual è l'esperienza passata della mia organizzazione con ciascun metodo di implementazione? ecc.

Fase 2: pianificare l'implementazione

Una volta stabilito quale metodo utilizzare, è necessario gettare le basi del progetto. In altre parole, è il momento di pianificare.

Più concretamente, si tratta di determinare :

• gli obiettivi da raggiungere e gli indicatori di performance associati;
• le fasi principali da seguire (con le scadenze da rispettare), suddivise in compiti da svolgere;
• le risorse da mobilitare per svolgere questi compiti.

Nota: per "risorse " intendiamo, tra l'altro, le "risorse umane ". Come per ogni progetto, vi consigliamo di mettere insieme un team perfettamente complementare con tutte le competenze necessarie. Competenze tecniche, naturalmente, ma anche competenze commerciali! Quest'ultimo punto implica una stretta collaborazione con i responsabili dei vari reparti, che sono nella posizione migliore per comprendere i problemi degli utenti finali.

Fase 3: Installazione e configurazione della nuova soluzione

Questa fase inizia con l'effettiva messa in funzione del software o dei sistemi sui server o sulle postazioni di lavoro designate. Il tutto secondo la metodologia scelta.

Poi, una volta installato tutto, si passa alla fase di configurazione. L'obiettivo? Assicurarsi che il nuovo strumento corrisponda perfettamente a :

• alle esigenze dell'utente (interfaccia, flussi di lavoro, integrazione con altre applicazioni, ecc;
• alle esigenze dell' organizzazione in termini di sicurezza, prestazioni, monitoraggio, ecc.

☝️ Non dimenticatevi di informare i vostri dipendenti quando andate in funzione, perché a volte questo può avere un impatto sulla continuità operativa!

Fase 4: Eseguire test durante tutto il processo

Non si tratta di una fase a sé stante, ma è importante effettuare vari test nel corso del progetto. In questo modo, si garantisce la stabilità e le prestazioni dell'implementazione informatica nel sistema informativo.

All'inizio del processo è necessario creare un ambiente di prova in cui il team IT verifichi che tutto si svolga secondo i piani.

☝️ Questo lavoro di controllo prevede anche che gli utenti finali provino la soluzione per confermare che è in linea con le loro aspettative.

Fase 5: formazione del personale

Una volta che il software è stato distribuito e convalidato dagli utenti finali, in genere seguono sessioni di formazione. E a ragione, il nuovo strumento implementato nell'organizzazione può causare un grande sconvolgimento nei dipendenti, a maggior ragione se non hanno familiarità con l'informatica.

💡 Buono a sapersi: per far sì che i vostri team siano più rapidamente coinvolti nel cambiamento, vi consigliamo di utilizzare piattaforme specializzate nell' adozione digitale.

È il caso di K-NOW di Knowmore, che funziona come un GPS applicativo. Con le sue guide interattive, accompagna gli utenti passo dopo passo attraverso la nuova applicazione. Un editor rende molto semplice la creazione dei contenuti didattici, adattandoli alle caratteristiche dell'organizzazione e al profilo del dipendente. In definitiva, l'assimilazione è rapida e fluida. I dipendenti diventano autonomi nell'uso delle applicazioni aziendali, senza bisogno di una formazione approfondita o di ricorrere all'assistenza informatica.

Fase 6: monitorare le prestazioni dell'implementazione

Una volta che tutto è pronto e gli utenti sono operativi... non riposate sugli allori!

È necessario monitorare regolarmente l'implementazione dell'IT per :

• proteggere l'azienda da eventuali problemi tecnici o bug inaspettati;
• applicare le patch necessarie, se necessario.

💡 Buono a sapersi: vi consigliamo di istituire un servizio di assistenza in modo che i tecnici possano aiutare gli utenti nell'utilizzo quotidiano della nuova tecnologia.

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In conclusione, quali sono i vantaggi di un piano di roll-out IT?

Tutto questo può sembrare molto impegnativo, ma un progetto di roll-out richiede assolutamente un piano ben studiato. Grazie a una buona organizzazione, è possibile :

• ridurre il rischio di guasti o malfunzionamenti durante la manovra ;
• mantenere la disponibilità dei servizi, riducendo così l'impatto dell'implementazione sulle attività aziendali;
• migliorare l'efficienza dell'implementazione, risparmiando tempo e risorse;
• ottenere un maggiore controllo sui costi, evitando errori e altri ritardi che pesano sul budget;
• dimostrare agilità ed essere in grado di adattarsi più facilmente a circostanze impreviste.

Naturalmente, come per ogni progetto, non trascurate la dimensione umana! Una buona comunicazione, sia all'interno del team IT che con gli altri membri dell'azienda, rimane essenziale per garantire il buon funzionamento del roll-out IT. Per non parlare del fatto che promuove la necessaria adesione al cambiamento da parte dei dipendenti.