Conformità al RGPD: come proteggere i dati personali della vostra azienda?
Dati personali, norme europee, consenso esplicito... Tanto da far venire i sudori freddi a chi considera le norme giuridiche un enigma indecifrabile 📚🤔.
Niente panico: ecco i nostri consigli per aiutarvi a diventare conformi al RGPD. Spoiler: la conformità non è un peso, ma una vera e propria leva per la crescita!
Fase 1: Tenere un registro di elaborazione dati conforme al RGPD.
Il registro del trattamento dei dati è un documento progettato per analizzare e registrare i dati personali all'interno dell'azienda, compresi quelli in possesso dei responsabili e degli incaricati del trattamento.
In questo modo è possibile identificare chi ha accesso ai dati e per quali scopi.
Raccogliere i dettagli di ogni attività di trattamento conforme al RGPD
I dati raccolti in questo registro si concentrano in particolare su :
- lo scopo di ogni attività di trattamento
- le categorie di dati personali trattati
- i destinatari dei dati
- i trasferimenti di dati al di fuori dell'UE
- le misure di sicurezza adottate.
☝️ Si noti che il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) richiede che questo registro sia tenuto aggiornato e reso disponibile alle autorità. Il suo formato deve essere comprensibile e facilmente accessibile in caso di richiesta di consultazione.
Informazioni obbligatorie da inserire nel registro
Il registro RGPD Compliant contiene informazioni dettagliate su ogni attività di trattamento dei dati personali svolta dall'azienda. Secondo la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), deve includere :
- i dati di contatto del responsabile del trattamento dei dati (RT) e quelli del responsabile della protezione dei dati (DPO) se l'azienda nomina un DPO;
- una descrizione precisa e dettagliata dei motivi per cui si trattano i dati;
- le categorie di dati personali trattati
- le categorie di soggetti interessati dal trattamento
- i destinatari o le categorie di destinatari dei dati;
- eventuali trasferimenti di dati verso paesi terzie le garanzie che regolano tali trasferimenti;
- la durata della conservazione dei dati, in conformità ai requisiti normativi;
- i processi tecnici e organizzativi messi in atto per garantire la sicurezza e limitare i rischi di violazione delle libertà fondamentali.
💡 È bene sapere che i modelli di registro delle attività sono disponibili presso la CNIL, le Camere di Commercio e Industria (CCI) e il portale governativo France Num. È inoltre possibile utilizzare strumenti specializzati.
Ad esempio, con Witik, una piattaforma di conformità al RGPD, è possibile creare in pochi clic registri personalizzati in base alle proprie esigenze specifiche, utilizzando un database progettato e sviluppato da uno studio legale esperto. Inoltre, il software vi supporta in altri aspetti della vostra conformità al RGPD: esecuzione di audit, gestione dei consensi, sicurezza dei dati, ecc.
Fase 2: Ordinamento e categorizzazione dei dati personali per garantire la conformità al RGPD
Il RGPD richiede trasparenza e conformità nel trattamento dei dati personali. A tal fine, è necessario identificare tutte le attività di trattamento, quindi ordinarle e categorizzarle.
Da un lato, si garantisce la conformità al RGPD e si riduce il rischio di confusione durante le ispezioni della CNIL o di altre autorità competenti. Dall'altro, migliorate la raccolta, l'uso, la conservazione e la protezione dei dati personali degli utenti.
I diversi tipi di dati sensibili
Il RGPD distingue tra dati personali ordinari e dati sensibili. I dati sensibili comprendono informazioni relative a:
- salute
- origine etnica
- opinioni politiche
- convinzioni religiose
- orientamento sessuale ;
- e altri aspetti della vita privata dell'individuo.
Il GDPR vieta il trattamento di tali dati a meno che non sia giustificato da una base giuridica specifica, come il consenso esplicito dell 'interessato o qualora sia necessario per proteggere i suoi interessi vitali.
Prima di trattare i dati sensibili, è necessario ottenere il consenso degli utenti e adottare misure di sicurezza aggiuntive per garantire la loro protezione.
Metodi di selezione e conservazione dei dati conformi al RGPD
Per aiutare le aziende, il portale France Num propone un modello di classificazione basato sul livello di sensibilità dei dati:
- Livello 1: dati non particolarmente sensibili. Ad esempio, i dati di contatto delle aziende;
- Livello 2: dati che presentano un rischio moderato per la sicurezza. Ad esempio, i dati delle transazioni (numero d'ordine, importo, data, ecc.);
- Livello 3: dati sensibili che presentano un rischio elevato per le persone interessate. Ad esempio, dati finanziari come i numeri delle carte di credito.
Più alto è il livello, maggiore è la cura e la protezione richiesta.
È inoltre indispensabile stabilire periodi di conservazione appropriati per ogni tipo di dati, a seconda del tempo necessario per raggiungere lo scopo iniziale per cui sono stati raccolti. Una volta trascorso questo periodo, i dati devono essere cancellati in modo sicuro.
Fase 3: Garantire e facilitare l'esercizio dei diritti degli utenti
La conformità della vostra azienda al RGPD significa rispettare i diritti individuali sui dati personali.
I diritti individuali al centro della conformità al RGPD
Gli utenti hanno il diritto di richiedere l'accesso, la rettifica, la cancellazione e la portabilità dei propri dati personali. Possono inoltre opporsi o limitare il trattamento dei loro dati.
Quali sono i principali diritti individuali?
- Il diritto di accesso significa che gli utenti possono chiedere all'azienda i dati personali in suo possesso. Se tali dati sono errati o imprecisi, l'utente può chiederne la rettifica o l'aggiornamento.
- Il diritto alla cancellazione dei dati personali consente all'utente di chiedere all'azienda di cancellarli in determinate circostanze, ad esempio quando sono inaccurati, non necessari o quando l'utente ritira il consenso.
- Il diritto alla portabilità dei dati dà agli utenti il diritto di trasferire i propri dati personali da un'azienda a un'altra.
L'elenco completo dei diritti è disponibile sul sito web della CNIL.
Avete un massimo di 30 giorni per rispondere alle richieste degli utenti.
Implementare procedure chiare
Per consentire agli utenti di esercitare i loro diritti sui dati personali, dovete :
- garantire l' autenticità della richiesta e la riservatezza delle informazioni fornite;
- mettere in atto processi rapidi per rispondere alle richieste di esercizio dei diritti.
Per aiutare le aziende in questo processo, la CNIL offre una guida completa in 4 fasi per comprendere meglio le specificità dei diritti delle persone. Le raccomandazioni includono
- la creazione di tabelle di monitoraggio delle richieste
- sviluppare processi di controllo e convalida delle richieste
- la formazione dei dipendenti per una migliore comprensione delle richieste.
Fase 4: proteggere i dati e prevenire i rischi
La sicurezza dei dati personali è un requisito fondamentale per ottenere lo status di RGPD Compliant. Garantendo un'adeguata protezione dei dati, le aziende riducono al minimo i rischi di violazione dei diritti e delle libertà delle persone interessate.
Obblighi di sicurezza previsti dal RGPD
La conformità al RGPD comporta l'implementazione di misure di sicurezza adeguate per garantire la protezione dei dati personali.
Dovete quindi:
- Identificare i rischi per i dati;
- Garantire l'integrità e la qualità dei dati personali durante tutto il loro trattamento (controlli regolari, audit di sicurezza, ecc.);
- Preparare piani di risposta agli incidenti (meccanismi di rilevamento delle intrusioni, ecc.);
- Garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati personali, utilizzando meccanismi di autenticazione forti (password forti, sistemi biometrici, dati crittografati, ecc;)
- Segnalare immediatamente qualsiasi incidente alla CNIL.
☝️ Ricordate che il mancato rispetto dei regolamenti del RGPD è sinonimo di multe (molto) salate, che possono arrivare fino al 4% del fatturato annuo di un'azienda o a 20 milioni di euro, se superiore.
Le sanzioni variano a seconda della gravità dell'infrazione e vanno dall'ammonimento al risarcimento delle persone interessate, alla sospensione o alla revoca della licenza di esercizio, alle ingiunzioni di cessare il trattamento dei dati in questione, ecc.
Le migliori pratiche per la sicurezza dei dati
Ecco alcune delle migliori pratiche per diventare conformi al RGPD:
- Effettuare una valutazione dei rischi per determinare le vulnerabilità del sistema e il potenziale impatto in caso di incidente di sicurezza;
- Nominare un Responsabile della Protezione dei Dati, responsabile della gestione dei dati personali e della conformità al RGPD;
- Implementare politiche di riservatezza che indichino le modalità di gestione, trattamento e conservazione dei dati personali;
- sensibilizzare i dipendenti sulle migliori pratiche e sulle norme in materia di privacy;
- Verificare che le politiche e le procedure aziendali siano conformi alle norme del RGPD (in particolare attraverso audit di conformità);
- Monitorare gli account degli utenti potenzialmente a rischio, come quelli che hanno accesso ai dati personali critici dell'azienda, e mettere in atto misure di protezione aggiuntive (controllo degli accessi, crittografia dei dati, ecc.);
- eseguire regolarmente il backup di tutti i dati personali per garantire che le informazioni non vadano perse.
In caso di violazione effettiva o sospetta, potrebbe essere richiesto di informare le autorità competenti e gli utenti potenzialmente interessati entro 72 ore.
I punti chiave per diventare conformi al RGPD
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) impone standard severi sulla protezione della privacy e dei dati personali. In questo senso, essere conformi al RGPD implica trasparenza, responsabilità e continuità nella protezione dei dati.
Anche se possono sembrare restrittive, le misure di protezione dei dati migliorano la qualità dell' esperienza degli utenti e garantiscono la protezione della loro privacy.
Il software di conformità al RGPD può rendere tutto ciò più semplice. Vi permette di proteggere i dati personali dei vostri clienti lavorando in un ambiente sicuro.
Articolo tradotto dal francese