DPO, un ruolo chiave nella protezione dei dati personali
Chi è il DPO? Dietro l'acronimo Data Protection Officer si nasconde una persona con un ruolo centrale nella protezione dei dati. In quanto garante della conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati ( GDPR ), è responsabile della sua corretta applicazione.
Responsabile della protezione dei dati personali e del monitoraggio informatico all'interno della propria organizzazione, il DPO è un lavoro dalle molteplici sfaccettature. Quali sono le responsabilità di questo profilo 2.0, con competenze sia legali che informatiche?
Per saperne di più, scoprite come viene definito, qual è il suo ruolo, come svolge le sue mansioni e qual è la formazione disponibile per diventare questo "campione dei dati"!
Il DPO: definizione
Cosa sono i DPO?
I DPO (Data Protection Officer) o DPD (Délégués à la protection des données) sono persone nominate all'interno di un' azienda o di un ente pubblico per garantire la conformità dei dati in loro possesso.un ente pubblico per garantire che il trattamento dei dati personali sia conforme al Regolamento europeo sulla protezione dei dati, in vigore dal maggio 2018.
La nomina di questo "super responsabile" del trattamento dei dati è una delle principali misure previste dal Regolamento, rivolta alle organizzazioni le cui attività incidono sulla protezione dei dati personali.
Il DPO è il successore del Correspondant Informatiques et Libertés (CIL), le cui competenze sono state ampliate (in particolare in termini di valutazione dei rischi). In qualità di punto di contatto della CNIL, il DPO è coinvolto in tutte le questioni relative alla protezione dei dati personali e ha il ruolo di facilitare la conformità delle attività dell'organizzazione in questo settore.
Chi può essere il DPO?
A seconda delle attività e dell'organizzazione interna dell'organizzazione, il DPO può essere :
- un membro dell'organizzazione di cui è consulente (ad esempio, un dipendente dell'azienda);
- una persona nominata per conto di più organizzazioni: la sua posizione viene messa in comune per diverse strutture;
- un consulente esterno o un esperto legale.
ℹ️ Il ricorso a uno di questi fornitori di servizi è un'alternativa interessante, ma non è indispensabile se la posizione può essere ricoperta internamente da un dipendente con le qualifiche richieste.
Tutto dipende dalle dimensioni e dall'organizzazione della vostra organizzazione, dal carico di lavoro delle risorse coinvolte o dalla decisione di assumere direttamente la persona competente.
In ogni caso, il DPO deve disporre delle risorse necessarie per svolgere i propri compiti in modo adeguato e indipendente.
Il DPO: obbligatorio o no?
La nomina di un responsabile della protezione dei dati da parte del titolare del trattamento e dei suoi incaricati è obbligatoria a determinate condizioni, specificate nell'articolo 37 del Regolamento, quando :
- il trattamento è effettuato da un' autorità o da un organismo pubblico;
- le attività dell'organizzazione comportano un monitoraggio regolare e sistematico delle persone su larga scala;
- le attività dell'organizzazione comportano il trattamento su larga scala di dati sensibili (ad esempio, dati relativi alla salute, alla religione, alla vita politica o all'appartenenza sindacale di una persona).
L'azienda o l'organizzazione deve nominare il responsabile della protezione dei dati, ma ciò non deve necessariamente avvenire per iscritto. In compenso, l'autorità di controllo deve essere informata e deve avere facile accesso ai dati di contatto della persona nominata.
Nel caso in cui il responsabile del trattamento soddisfi tutti i criteri per la designazione obbligatoria, l'incaricato del trattamento non è obbligato a nominare un DPO, e viceversa.
Qual è il ruolo del DPO?
Il DPO è la persona di riferimento per la protezione dei dati: garantisce che le attività dell'organizzazione siano conformi al RGPD e riceve tutte le richieste relative direttamente o indirettamente alla protezione dei dati.
I suoi ruoli principali all'interno dell'azienda o dell'organizzazione in cui è stato nominato sono i seguenti:
- trasmettere tutte le informazioni sul trattamento dei dati personali a tutti i team;
- verificare il rispetto delle normative europee e della legge francese sulla protezione dei dati;
- fornire consulenza all'organizzazione sulla valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e monitorarne l'attuazione;
- fungere da punto di contatto per tutti gli interessati (dipendenti, clienti, partner, ecc.) in caso di domande;
- collaborare con un'autorità di controllo nazionale, come la CNIL.
Il DPO nella vita quotidiana
I suoi compiti sono riportati
- nella descrizione delle mansioni del DPO o nella lettera di incarico standard messa a disposizione delle aziende sul sito web dell' AFCDP (Associazione Francese per i Dati Personali),
- nelle linee guida pubblicate dal G29, il gruppo delle autorità di controllo europee.
Compiti tipici
Il DPO svolge funzioni trasversali all'interno dell'azienda, combinando comunicazione, diplomazia e gestione dei progetti. Le sue attività ruotano attorno a tre compiti principali:
✔︎ Informazione e comunicazione
- comunicare internamente il suo ruolo e il suo status;
- monitorare le tematiche relative ai dati personali (legali, tecniche, settoriali, ecc.) e alla sicurezza dei sistemi informativi;
- sensibilizzare i responsabili del trattamento, la direzione e i dipendenti;
- organizzare corsi di formazione, a seconda dei dipartimenti interessati;
- redigere la documentazione.
✔︎ Mappatura dei processi
- Mappatura delle operazioni di trattamento;
- valutare i rischi;
- istituire il registro;
- organizzare le procedure interne.
✔︎ Conformità
- coordinare la conformità delle operazioni di trattamento esistenti;
- monitorare l'implementazione o gestire tutte le azioni coinvolte nella valutazione del grado di conformità del trattamento dei dati personali;
- condurre audit per individuare eventuali casi di non conformità;
- verificare la conformità al quadro giuridico e l'applicazione delle migliori prassi in materia di protezione dei dati personali;
- avvertire dei rischi di violazione dei dati.
☝️ Va notato che i DPO spesso svolgono le loro funzioni a tempo parziale (solo il 54,8% è a tempo pieno, mezzo tempo o più).
Cassetta degli attrezzi del DPO
Risorse e documentazione online:
- Il Regolamento generale sulla protezione dei dati,
- Schede pratiche del CNIL,
- Tutto quello che c'è da sapere sull'AIPD.
Software per aiutare il DPO nei suoi compiti:
- Adequacy,
- DPO.run,
- RGPD Manager.
Come diventare Data Protection Officer?
DPO: formazione
Questa funzione aziendale chiave, per quanto recente, può essere considerata un lavoro a sé stante , come ritiene l'89% dei DPO.
I DPO possono provenire da diversi background tecnici, legali e di gestione del rischio. Si tratta principalmente di specialisti informatici (34,9%) o di esperti legali (31,1%), con una diversità di altri profili (34%) (secondo uno studio di AFPA per il Ministero del Lavoro francese).
Per poter svolgere le loro funzioni, i DPO devono avere una conoscenza specialistica della legge sulla protezione dei dati personali, oltre a una solida base di informatica.
Va da sé che il DPO deve avere una conoscenza approfondita dell'organizzazione in cui lavora e delle sue procedure interne, in relazione ai vari dipartimenti coinvolti: marketing, risorse umane, prodotto, legale, commerciale, ecc.
Gli aspiranti DPO possono partecipare a una serie di corsi di formazione, tra cui :
- un Master specializzato, come quello offerto dall'ISEP Management and Protection of Personal Data, il primo corso lungo di formazione per DPO in Europa,
- una certificazione basata sugli standard CNIL,
- una formazione riconosciuta in Trattamento dei dati e libertà civili o RGPD,
- formazione specifica per l'industria o il settore.
Il sito web dell'AFCPD fornisce un elenco più esaustivo dei corsi di diploma che portano a questa professione. Si noti che il Ministero del Lavoro sta ancora lavorando per professionalizzare questa funzione.
DPO: retribuzione
Trattandosi di una professione ancora nuova, i livelli retributivi sono relativamente variabili. Secondo l'AFCDP, lo stipendio mensile lordo è compreso tra 2.500 e 4.000 euro. Questo ovviamente varia in base alle dimensioni dell'azienda, alle responsabilità affidate e al grado di rischio.
Al servizio della vostra sicurezza informatica
Sebbene alcune aziende siano obbligate a nominare un responsabile della protezione dei dati, è anche possibile farlo volontariamente, anche se non sono soddisfatti i criteri per la nomina obbligatoria. I vantaggi di questa scelta sono molteplici:
- Garantite la sicurezza giuridica delle vostre attività e riducete il rischio di controversie contrattuali, legali o amministrative.
- Rafforzate la sicurezza informatica e prendete decisioni strategiche migliori, consolidando le vostre procedure interne di protezione dei dati.
- Potete rassicurare i vostri clienti, partner, fornitori e altri stakeholder sul fatto che state gestendo i dati in modo responsabile.
Ricordate che il RPD è prima di tutto un coordinatore interno e un collegamento esterno con l'autorità di controllo e gli interessati, e non è responsabile della conformità al RGPD al posto e al posto del responsabile del trattamento o dell'incaricato del trattamento. Il suo ruolo è principalmente strategico.
Avete scelto il vostro responsabile della protezione dei dati?
Articolo tradotto dal francese