Definizione e vantaggi di EDI, electronic data interchange (scambio elettronico di dati)

Nell'era senza carta, l' EDI è un'iniziativa che standardizza, automatizza e facilita gli scambi B2B digitali.

Velocità di elaborazione delle informazioni, tracciabilità, affidabilità, sicurezza dei dati e riduzione dei costi sono solo alcune delle sfide che possono essere affrontate con scambi senza carta.

Particolarmente vantaggiosi nei settori industriale, logistico e commerciale, i messaggi elettronici standardizzati vengono trasmessi da computer a computer, facilitando l'elaborazione di diversi documenti aziendali.

Ma cos'è esattamente l'EDI? Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di una piattaforma EDI nella logistica o nel commercio? E come funziona il flusso EDI?

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Che cos'è l'EDI?

EDI: definizione

L' Electronic Data Interchange è lo scambio automatico di informazioni tra due macchine, utilizzando messaggi standardizzati.

EDI: come funziona?

L'EDI è una soluzione digitale per lo scambio di documenti in formato elettronico standard tra partner (clienti, fornitori, commercialisti, autorità pubbliche, banche), evitando così l'invio di documenti per posta, e-mail o fax.

Questi documenti possono essere :

• commerciali (ordini, fatture, bolle di consegna, avvisi di spedizione, preventivi, richieste di prestito, ecc,)
• amministrativi e contabili (dichiarazioni dei redditi, DAS2, ecc.).

Le informazioni raccolte vengono interpretate e integrate direttamente nei sistemi informativi, per un'elaborazione immediata senza intervento umano.

Manutan riassume l'EDI in questo breve video:

Che cos'è un messaggio standardizzato o normalizzato?

I messaggi standardizzati sono codificati in termini di sintassi e vocabolario.

Ad esempio, una data viene sempre scritta come GGMMAA, per evitare errori e omissioni e per consentire ai computer di leggerla e interpretarla utilizzando un linguaggio comune.

Le informazioni vengono raccolte e tradotte in elementi di dati, quali :

• ID mittente (identità),
• ID destinatario
• l'indirizzo
• la natura del documento (fattura, preventivo, ecc.),
• il numero del documento
• la data
• riferimento al prodotto
• quantità
• il prezzo unitario,
• il Paese (un codice dedicato),
• il tipo di partner (fornitore o cliente, un altro codice),
• la chiave di controllo (come nei codici a barre), ecc.

Ecco la traduzione di un ordine di acquisto in formato EDI, secondo lo standard EDIFACT:

Ogni settore ha la propria organizzazione di standardizzazione e normalizzazione, ad esempio ODETTE per il settore automobilistico europeo e GS1 per il settore della vendita al dettaglio.

Quali sono gli standard EDI?

I dati sono strutturati in base a standard tecnici.

EDIFACT è uno dei più noti standard delle Nazioni Unite.

Descrive le procedure tecniche per l'interscambio elettronico di dati nei settori dell'amministrazione, del commercio e dei trasporti, nonché nell'industria farmaceutica.

Esiste anche RailML, basato su XML (Extensible Markup Language), che consente lo scambio di dati nel settore ferroviario, e lo standard ODETTE EDI, sviluppato per l'industria automobilistica tedesca ma distribuito ad altri produttori europei.

Quali sono i protocolli utilizzati nell'EDI?

Innanzitutto, l'utilizzo dell'EDI richiede una serie di requisiti. Sia il mittente che il destinatario devono utilizzare :

• lo stesso linguaggio standard (o standard EDI),
• un software EDI per leggerlo
• un sistema di comunicazione sicuro adatto ai requisiti EDI specifici.

I computer sono collegati o :

• tramite collegamenti dedicati: due computer o sistemi si collegano senza intermediari tramite Internet, utilizzando protocolli sicuri;
• tramite una VAN (Value Added Network): la rete di terzi gestisce la trasmissione dei dati e garantisce, tra l'altro, l' autenticazione del mittente e la validità del messaggio.

Esistono diversi protocolli di trasmissione EDI su Internet, tra cui :

• SFTP (Secure File Transfer Protocol),
• SOAP (Simple Object Access Protocol),
• protocollo Applicability Statement 2 (AS2), basato su HTTPS, ecc.

EDI: vantaggi e obiettivi

L'EDI offre una serie di vantaggi, rispondendo agli obiettivi di competitività, produttività e redditività delle imprese:

• risparmi finanziari: la dematerializzazione degli scambi riduce i costi di stampa, invio e archiviazione dei documenti, nonché le risorse umane necessarie per elaborarli;

Secondo GS1, i supermercati risparmiano 775 milioni di euro ogni anno grazie all'EDI.

• risparmio di tempo, in particolare nell' elaborazione degli ordini;
• elaborazione istantanea, automatizzata e rapida degli scambi commerciali;
• affidabilità dei dati, garantita da una rigorosa standardizzazione e formattazione, da protocolli sicuri, dalla raccolta automatizzata dei dati e dal fatto che non è necessario reinserire i dati;
• meno controversie: meno errori, meno omissioni e tempi di elaborazione e consegna più brevi;
• visibilità in tempo reale delle transazioni, dall'ordine all'incasso, e miglioramento del flusso di cassa (order-to-cash).

L'EDI è vantaggioso sia per le piccole che per le grandi organizzazioni, mettendole sullo stesso piano nella gestione commerciale.

Perché utilizzare il software EDI?

Secondo IBM, le aziende dovranno gestire un numero esponenziale di :

• formati di documenti
• opzioni di trasmissione.

Oggi, un produttore internazionale scambia regolarmente più di cinquanta tipi di documenti diversi con quasi 2.000 partner.

Il software EDI facilita tutti questi scambi e consente :

• la gestione di tutti i tipi di formato, vale a dire tutte le varianti dello standard EDI, nonché i file proprietari come XML, CSV, ecc,
• il supporto di tutti i protocolli di comunicazione più comuni
• l' instradamento centralizzato e sicuro dei messaggi, ecc.

Collegata al vostro sistema ERP, la piattaforma EDI migliora notevolmente la vostra gestione commerciale e logistica.

Scegliete quindi :

• un ERP che offre un proprio modulo EDI, come Hélios, dedicato all'industria aeronautica,
• un ERP che può interfacciarsi con un modulo EDI di terze parti.

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L'EDI è uno strumento di scambio di documenti essenziale per le transazioni B2B.

E ha un futuro brillante davanti a sé! Con le tecnologie dell'Internet of Things (sensori), la blockchain e l'intelligenza artificiale, IBM prevede che l'EDI si adatterà a nuove esigenze, per una tracciabilità sempre più efficace, una comunicazione in tempo reale e la prevenzione dei rischi.