Digitalizzazione dei dati: definizione, fasi e vantaggi per le aziende
Che cos'è la digitalizzazione dei dati? È il primo processo della trasformazione digitale della vostra azienda. La vostra azienda utilizza un software di digitalizzazione per estrarre e catturare i dati, quindi li invia automaticamente alle vostre applicazioni aziendali per l'utilizzo diretto. Questi dati vengono inoltre classificati e archiviati secondo le vostre regole in una soluzione EDM (electronic document management) per un'archiviazione strutturata dei vostri file.
Il vantaggio principale: migliore elaborazione delle informazioni e accessibilità in tempo reale. La sfida principale: rimanere in corsa in un mercato sempre più digitale, dove tutto si velocizza. Per migliorare la qualità dei servizi pubblici in Francia, il governo stesso li sta digitalizzando.
appvizer vi illustra le basi dell'acquisizione elettronica dei dati:
Capire la digitalizzazione dei dati
Che cos'è la digitalizzazione dei documenti? Mentre i privati possono scannerizzare un documento o un'immagine e riutilizzarla così com'è, è nell'interesse dei professionisti guardare alla scansione dei documenti dal punto di vista dei dati. Ecco alcune spiegazioni.
Scansione di documenti: definizione
La digitalizzazione di un documento tramite un software specializzato si riferisce a :
- l'azione di copiare e convertire un intero documento dal formato cartaceo al formato di file digitalizzato, detto digitale, che può essere utilizzato su un computer o su Internet;
- l'azione di catturare i dati da un documento, sia in formato cartaceo che digitale, estrarli secondo le proprie regole e inviarli ad applicazioni di terze parti su Internet o sul computer dell'utente per poterli utilizzare;
- l'azione di riconoscimento e classificazione dei documenti digitalizzati secondo i propri criteri di archiviazione in un database di documenti online per la conservazione e l'archiviazione legale.
Nota: nella maggior parte dei casi, le informazioni digitalizzate sono testi e immagini. In alcuni settori, i dati digitalizzati possono essere suoni, audio o video, immagini in movimento con una traccia audio.
Il diagramma seguente spiega come funziona la digitalizzazione dei documenti e come vengono utilizzati i dati:
Dematerializzazione: definizione
La dematerializzazione si riferisce alla digitalizzazione dei processi e dei metodi di lavoro all'interno di un'azienda. In altre parole, i dipendenti non maneggiano più (o maneggiano sempre meno) carta e utilizzano invece software e internet per elaborare i dati in modo più efficiente.
Ecco alcuni esempi concreti di dematerializzazione di successo nelle aziende:
- i dipendenti utilizzano documenti digitali da cui possono estrarre parte dei dati per svolgere un compito specifico;
- un sistema di gestione dei contenuti centralizza tutti i documenti digitali dell'azienda in modo ordinato, in modo che ogni area aziendale possa trovare facilmente i documenti di cui ha bisogno;
- ogni esperto aziendale utilizza i documenti o parte dei dati importando le informazioni in un software per svolgere i propri compiti;
- l'elaborazione e l'utilizzo delle informazioni e dei documenti sono semplificati;
- i dipendenti migliorano i loro flussi di lavoro, risparmiano tempo e sono più efficienti;
- l'azienda nel suo complesso vede aumentare la propria produttività;
- l'azienda risparmia anche spazio di archiviazione fisico, precedentemente dedicato all'archiviazione di documenti cartacei.
L'acquisizione e l'estrazione dei dati al centro della digitalizzazione
La digitalizzazione dei documenti consente di dematerializzare i processi e di accelerare l'elaborazione delle informazioni. Il rapporto con i dati sta cambiando completamente l'ordine prestabilito: i dati vengono acquisiti, estratti, inviati al software prescelto e utilizzati in tempo reale.
La digitalizzazione dei documenti e l'acquisizione dei dati consentono la dematerializzazione, ma non sono le uniche componenti.
La digitalizzazione automatizzata permette oggi di :
- ripristinare la qualità dei dati in modo identico, eliminando gli errori causati dall'inserimento manuale,
- sfruttare i dati come mai prima d'ora e migliorare gli scambi interni ed esterni.
Le 5 fasi della scansione dei documenti
Per spiegare le 5 fasi della scansione dei documenti, prendiamo l'esempio del software di scansione e acquisizione dati IRISPowerscanTM 10 nel video seguente:
Vediamo in dettaglio le 5 fasi della scansione dei documenti:
Fase 1: scansione dei documenti e importazione dei dati
Il software esegue la scansione e l'importazione di documenti da ogni tipo di fonte: formato cartaceo, importazione da documenti archiviati nel Cloud, da e-mail, da diversi scanner o anche da dispositivi multifunzione.
La soluzione riconosce ed elabora tutti i tipi di file (JPEG, TIFF, DOC, PDF, PNG, BMP, ecc.) e tutti i tipi di documenti (fatture, carte d'identità, patenti, ordini, bolle di consegna, contratti, ecc.)
Fase 2: pre-elaborazione e classificazione
La soluzione rende il documento più leggibile grazie a più di 20 tecniche di miglioramento dell'immagine (deparasitizzazione, rimozione dei bordi neri, autorotazione, ecc.)
Quindi classifica automaticamente il documento in base a regole e criteri personalizzati, utilizzando tecnologie integrate come il riconoscimento dei caratteri, il riconoscimento dei codici a barre, il riconoscimento delle zone OCR, ecc. ....
Il software utilizza anche il riconoscimento automatico dei documenti standard (ARD) per classificare CV, passaporti, fatture, bolle di consegna, ecc.
Fase 3: indicizzazione intelligente dei dati
Lo strumento riconosce i campi e le zone di ricerca, il tipo di dati e le espressioni regolari come il nome della società, il numero di fattura, il numero IBAN, il numero SIRET o il logo.
Rileva i dati da indicizzare ed estrarre.
Fase 4: controllo e gestione delle ambiguità
Il software controlla automaticamente le corrispondenze e rileva le anomalie chiedendone la verifica.
Se viene rilevato un errore, il manager può essere immediatamente avvisato via e-mail per correggerlo in un secondo momento o immediatamente.
Fase 5: Esportazione in applicazioni aziendali
Il software di scansione ed estrazione dei dati consente di esportare il documento nel formato desiderato (PDF, PDF ipercompresso, TIFF, JPG, DOCX, XLSX, ....) e di inviarlo alla soluzione di archiviazione o di gestione dei documenti (Google Drive, Therefore, Dropbox, Dokmee, SharePoint, ecc.).
I dati rilevanti di una fattura di un fornitore, ad esempio, possono anche essere inviati automaticamente al software di contabilità o ERP per automatizzare o pre-assegnare le voci, oppure ad altri software aziendali per un'ulteriore elaborazione.
Il vantaggio dei dati digitali: il quadro completo
L'utilizzo di software di scansione come IRISPowerscanTM 10, Kofax Capture o CaptureOnTouch Pro per acquisire dati da una varietà di documenti offre molti vantaggi alle aziende di tutti i settori.
Il primo vantaggio dei dati digitali per le aziende è la dematerializzazione delle fatture:
- Non è più necessario codificare manualmente ogni fattura: il processo è automatizzato. Il software di scansione riconosce ed estrae autonomamente le informazioni rilevanti.
- In questo modo è possibile registrare ogni fattura nella contabilità non appena i dati sono stati acquisiti. Le informazioni vengono utilizzate per arricchire le voci contabili secondo le regole stabilite.
- La fattura viene poi esportata in formato PDF, ad esempio per l'archiviazione, un formato arricchito di metadati che vi consentirà di ritrovare il documento in caso di necessità.
- In questo modo risparmiate il 50% dei costi di elaborazione e avete più tempo per gestire la vostra attività.
Ecco un esempio di scansione di una fattura in Kofax Capture (versione mobile) nell'immagine sottostante: i dati vengono riconosciuti ed estratti automaticamente.
La tabella seguente illustra i vari vantaggi dei dati digitali a seconda del settore di attività:
| Benefici | Tipo di azienda e settore |
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Conclusione: 5 motivi per utilizzare un software di scansione
Ci sono 5 motivi principali per cui le aziende utilizzano un software di scansione:
- Automatizzano le attività amministrative e risparmiano tempo.
- Evitano gli errori causati dall'inserimento manuale dei dati.
- Possono continuare a lavorare mentre la soluzione è in esecuzione in background (a seconda del software).
- Possono utilizzare i dati nelle loro applicazioni aziendali.
- Possono archiviare e recuperare facilmente i documenti.
Articolo tradotto dal francese