Che cos'è l'automazione robotica dei processi? Definizione e vantaggi della RPA
Secondo McKinsey, la RPA (Robotic Process Automation) e l'integrazione dei robot sono destinate a crescere fortemente da qui al 2025. Con la trasformazione digitale, le aziende hanno ora l'opportunità di automatizzare alcuni processi aziendali utilizzando la tecnologia. Il risparmio di tempo e la riduzione degli errori sono solo due degli evidenti vantaggi.
Quali sono gli obiettivi della RPA, come funziona, i suoi vantaggi e svantaggi? Ecco cosa esploreremo in questo articolo. 👇
Che cos'è la RPA?
RPA: significato
RPA è l'acronimo di Robotic Process Automation. Di cosa si tratta esattamente?
Definizione di RPA, automazione robotica dei processi
La RPA è l' automazione dei processi aziendali. Si tratta di utilizzare le capacità di calcolo di una macchina per :
- osservare
- analizzare
- sezionare
- classificare,
- categorizzare,
- e riprodurre le azioni umane.
Naturalmente, questo lavoro e queste analisi possono essere svolte da un'altra mente umana: quella di un programmatore, per esempio. Questa è stata la norma per molti anni.
La RPA spiegata nel video :
Per i CIO, l'utilizzo della RPA non è semplicemente una questione di produttività o di prestazioni, ma anche di governance IT in senso lato.
Tipi di RPA
La RPA tradizionale può essere suddivisa in due tipi: automazione assistita e automazione non assistita.
Automazione assistita
L'automazione assistita è il primo livello di automazione. I robot software funzionano come assistenti virtuali, automatizzando parzialmente attività ripetitive a basso valore aggiunto. Attivati da un umano, eseguono compiti in tempo reale su un computer. Questo tipo di RPA è utilizzato principalmente per i processi di front-office.
RPA non presidiata (automazione non presidiata)
L'automazione non presidiata consente di automatizzare completamente un'attività senza l'intervento umano. In questo modo si libera personale per attività a maggior valore aggiunto. I robot eseguono le istruzioni secondo regole predefinite senza supervisione. Se un robot incontra un'istruzione sconosciuta, sospende la sua attività fino all'intervento di un dipendente. Questo tipo di RPA è utilizzato principalmente per le attività di back office.
RPA a basso codice
Le soluzioni RPA a basso codice utilizzano pochissima codifica informatica. Le piattaforme Low Code offrono un'interfaccia utente grafica, facilitando la creazione di database affidabili e riducendo il rischio di errore associato alla codifica manuale.
Low Code consente agli utenti di sviluppare le proprie applicazioni senza l'aiuto di sviluppatori esperti, democratizzando l'automazione dei processi. È particolarmente adatto all'elaborazione di dati non strutturati e si integra facilmente con i sistemi esistenti, evitando la necessità di aggiornamenti complessi o la creazione di nuove strutture.
La RPA combinata con il Low Code offre una soluzione di automazione più completa con robot software più autonomi. Tuttavia, richiede una governance adeguata per un'implementazione efficace all'interno dell'organizzazione.
RPA cognitivo
La RPA cognitiva combina la RPA tradizionale con l' intelligenza artificiale (AI) e le tecnologie di apprendimento automatico. È in grado di elaborare dati strutturati, riconoscere immagini (OCR), comprendere il riconoscimento vocale ed elaborare il linguaggio naturale (NLP).
Grazie all'intelligenza artificiale, la RPA cognitiva consente l'automazione intelligente dei processi, nota con l'acronimo IPA (Intelligent Process Automation). Questa tecnologia rappresenta il livello più avanzato di automazione dei processi.
Applicazioni RPA
6 settori aziendali che possono beneficiare della RPA
- Risorse umane: ad esempio, per l'aggiornamento dei database dei dipendenti o per le comunicazioni automatizzate sulle assunzioni,
- sanità: per la gestione delle cartelle cliniche dei pazienti o la fatturazione, ad esempio,
- commercio al dettaglio e logistica: ad esempio, per la supply chain e l'elaborazione degli ordini,
- contabilità: ad esempio, per la rendicontazione finanziaria automatizzata,
- servizio clienti: ad esempio, per risposte automatiche ai clienti o per la verifica dei documenti.
- Anche la finanza e la contabilità sono settori tipici in cui la RPA può portare grande efficienza, grazie alla natura normalizzata, ripetitiva e standardizzata di alcune attività.
Anche il servizio clienti ne trarrà beneficio, così come il marketing in una certa misura, per automatizzare le risposte o le campagne e-mail (marketing automation).
Un esempio concreto
Anche prima dell' automazione programmata come la RPA, che richiede un lavoro di codifica e programmazione in senso stretto, esistevano altri metodi più semplici ma efficaci.
Pochi lo ricorderanno, ma alcuni software potenti e complessi, come gli strumenti di elaborazione delle immagini come Photoshop, hanno permesso quasi da subito di automatizzare alcune combinazioni di attività, anche complesse. Bastava attivare una modalità di "registrazione" per eseguire questa combinazione una sola volta, e poi era possibile riprodurre questo script tutte le volte che si voleva.
L'RPA è il culmine di questo approccio. Invece di ricorrere a una mente umana per eseguire questo smistamento e questa registrazione, ora utilizziamo l'intelligenza artificiale. Con notevoli vantaggi.
I 6 principali vantaggi della RPA per le aziende
L' automazione robotica dei processi rimane fondamentalmente legata all'idea di produrre di più e meglio con meno risorse. Non c'è spazio per l'autocompiacimento.
In questo senso, è molto efficace e il primo beneficio che un'azienda o un'organizzazione può trarne è in termini di ROI e produttività.
Tuttavia, l'utilizzo di questa tecnologia comporta anche vantaggi correlati:
- La RPA può migliorare le condizioni di lavoro o il carico di lavoro dei dipendenti trasferendo alla tecnologia alcuni compiti noiosi o ripetitivi;
- conseguenza diretta: contribuisce al benessere dei dipendenti e dell'azienda;
- Può anche ridurre il tasso di errore, migliorando così l'affidabilità e aumentando la soddisfazione dei clienti;
- la soddisfazione del cliente migliorerà anche grazie all'ottenimento di risposte più pertinenti in tempi più rapidi;
- la RPA consente di garantire una maggiore conformità agli standard e alle normative, se si considera che l'intelligenza artificiale è più affidabile di quella umana;
- la RPA è concepibile anche senza l'utilizzo dell'IA, il che la rende una tecnologia che molte aziende possono utilizzare nella pratica.
Come funziona la RPA?
Laddove una precedente programmazione umana o una registrazione di tipo script consentivano di riprodurre in modo identico un compito immutabile e ben definito, la RPA aggiunge una dimensione in più.
In primo luogo, l'intelligenza artificiale può assumere il compito di analizzare le azioni umane, osservando direttamente le persone che svolgono tali compiti. I dipendenti continueranno a svolgere le loro attività abituali, utilizzando strumenti e interfacce tradizionali. Ma i dati relativi a queste azioni saranno memorizzati e analizzati, in modo da poterli riprodurre se necessario.
A questo punto è possibile fare un ulteriore passo avanti in termini di ottimizzazione. Se in questa fase entriamo in gioco con l'intelligenza artificiale e ci affidiamo a questa tecnologia per tutto l'utilizzo della RPA, sarà possibile ottimizzare le azioni risultanti in base al contesto.
Non proponiamo più una risposta precisa legata a una richiesta o a un'azione specifica. Offriamo invece una risposta adattiva che sia coerente con la richiesta o l'azione.
Software per l'automazione IT
Gli attuali strumenti e sistemi di automazione IT consentono di alleggerire il carico di lavoro dei team e di risparmiare tempo grazie alla RPA.
I leader attuali delle soluzioni RPA sono pochi e comprendono UiPath, BluePrism e AutomationAnywhere.
Per quanto riguarda l'automazione dei processi, anche il software BPM si sta rivelando un valido supporto per le PMI e le grandi aziende.
La realtà della RPA
I limiti della RPA sono essenzialmente quelli dell' intelligenza artificiale. Rimane illusorio, e forse anche rischioso, tentare di automatizzare alcuni processi al 100%, senza l'intervento umano.
Ad esempio, nel caso di un servizio clienti, supportato da un chatbot, è possibile gestire fino all'80% delle richieste utilizzando la tecnologia RPA. Ma sarà necessario mantenere un canale di interazione umana al 100% per gestire il restante 20%, i casi più complessi o meno frequenti.
Se ci atteniamo a un processo RPA in senso stretto, cioè senza alcun ricorso all'intelligenza artificiale, questa tecnologia deve essere considerata come un 'assistenza, un aumento delle capacità di un operatore. Tuttavia, è importante garantire che la mano umana ritorni a finalizzare e/o convalidare i compiti.
I sistemi automatizzati sviluppati dagli editori di RPA possono ora analizzare l'attività effettiva dell'utente. Si tratta del cosiddetto "process mining", che consiste nell'ottimizzare il lavoro di un dipendente misurando il tempo trascorso su determinate applicazioni, il numero di clic e fornendo la risposta adeguata.
Ora tocca a voi... e ai vostri robot! 😉
Articolo tradotto dal francese