6 fasi per preparare una risposta a un bando di gara
Molte aziende si chiedono come preparare al meglio la risposta a un bando di gara per aggiudicarsi ulteriori affari e aumentare così il proprio fatturato.
Ma attenzione: questa procedura richiede un particolare rigore e il rispetto di alcuni vincoli di legge. Infatti, dal 1° ottobre 2018, la dematerializzazione degli appalti pubblici è diventata obbligatoria nella maggior parte dei casi e spesso comporta l'utilizzo della firma elettronica.
D'altra parte, è un esercizio che richiede una certa abilità per riuscire a mettere insieme un dossier di candidatura e un dossier di gara che siano completi e vendibili.
Come rispondere efficacemente a un bando di gara pubblico o privato? Quali sono le diverse fasi da seguire per farlo correttamente?
Fase 1: trovare i bandi di gara
Il primo passo è trovare i bandi di gara, o più precisamente gli Avvisi di Appello alla Concorrenza (AAC) pubblicati da committenti pubblici o privati.
Per trovare i bandi giusti, si consiglia di registrarsi su siti web specializzati. Per gli appalti pubblici, esistono piattaforme come :
- BOAMP, ovvero Bulletin officiel des marchés publics,
- la GUUE, ovvero la Gazzetta ufficiale dell'Unione europea,
- PLACE, la piattaforma per gli appalti pubblici francesi.
Esistono anche giornali specializzati (journaux d'annonces légales, o JAL).
💡 Suggerimento: affinate la ricerca per trovare l' appalto pubblico più adatto a voi! Su BOAMP, ad esempio, potete selezionare criteri specifici e impostare un sistema di allerta per ricevere i bandi di gara più rilevanti in base alle vostre competenze e capacità:
- parole presenti nel bando
- parole descrittive,
- area geografica,
- soglie di mercato, ecc.
Esistono anche piattaforme online per rispondere a bandi di gara privati. Un esempio è MarchésOnline.com, che dispone di un sistema di selezione per individuare i progetti di lavori privati.
💡 Buono a sapersi: gli appalti pubblici negoziati sotto i 25.000 euro non devono necessariamente essere pubblicizzati o messi a gara. Se non volete perdere nessuna opportunità, vi suggeriamo di farvi conoscere dai servizi decisionali, come i municipi o le comunità di comuni. In questo modo, potranno pensare alla vostra azienda in caso di necessità.
Fase 2: scaricare i documenti di gara
Il Dossier de Consultation des Entreprises (o DCE), che si applica agli appalti pubblici, viene messo a disposizione degli operatori economici dall'amministrazione o dall'ente appaltante.
In genere può essere consultato a partire dall'annuncio pubblicitario e contiene tutte le informazioni necessarie per capire cosa si aspetta il committente, sia dal punto di vista amministrativo che tecnico.
Contiene anche una serie di documenti che possono essere scaricati. Anche se questi possono variare da un fascicolo all'altro, nella maggior parte dei casi comprendono :
- le regole di consultazione (RC): integrano l'AAC e stabiliscono le regole per la consultazione dei candidati;
- l'Atto di impegno (Æ): è un documento che l'operatore economico deve firmare per dimostrare che accetta le clausole dei documenti o delle parti dell'appalto pubblico;
- lo schema delle clausole amministrative specifiche (CCAP): contiene le varie disposizioni amministrative specifiche di questo appalto pubblico ed è composto da varie clausole quali:
- l'elenco dei documenti contrattuali,
- lottizzazione
- le clausole ambientali
- i termini e le condizioni di pagamento, ecc;
- il capitolato tecnico speciale (CCTP): fornisce i dettagli dei requisiti per l'esecuzione del servizio. Può essere suddiviso in lotti se la consultazione è soggetta a lottizzazione;
- la ripartizione del prezzo totale e fisso (DPGF): questo documento dettaglia la ripartizione del prezzo nel caso di un contratto a prezzi fissi;
- la tabella dei prezzi unitari (BPU): questo documento viene utilizzato nel caso di un appalto pubblico basato su prezzi unitari. Esso elenca i prodotti o gli elementi del lavoro, specificando il prezzo unitario per ciascuno di essi.
- La Ripartizione Stimata della Quantità (EQB): sempre nel contesto di appalti pubblici con prezzi unitari, questo documento può essere definito come una simulazione (che tiene conto della somma delle quantità stimate dai prezzi unitari) per confrontare i prezzi.
Fase 3: analizzare il Dossier di consultazione delle imprese (documenti di gara)
Una volta che si dispone di tutti questi documenti, è necessario analizzare in dettaglio il Dossier di consultazione delle imprese.
Questa fase è fondamentale. Solo così potrete decidere se è giusto o meno rispondere a questo bando di gara.
Si tratta di un lavoro che richiede molto tempo, per cui sarebbe un peccato spendere risorse ed energie se l'operazione non sembra vantaggiosa per la vostra azienda (un contratto non abbastanza costoso in relazione alle trasferte, per esempio).
D'altra parte, questa analisi serve a studiare il capitolato e tutti gli elementi da fornire per rispondere correttamente al bando di gara e non correre il rischio di veder respinta la propria candidatura.
In particolare, si tratta di studiare le capacità richieste (organico, fatturato, qualifiche, ecc.) e i criteri di selezione.
Vi consigliamo inoltre di prestare molta attenzione alle scadenze per la presentazione delle domande, per assicurarvi il tempo necessario a mettere insieme un dossier solido, conforme e orientato alla vendita.
Fase 4: redigere la risposta al bando di gara - dossier di candidatura e dossier di offerta
Ora che avete in mente tutte le informazioni e i vincoli, è il momento di redigere la risposta al bando di gara.
Questa si compone di due elementi: il dossier di candidatura e il dossier di gara.
Il dossier di candidatura
Con questo dossier garantite all'acquirente di soddisfare tutti i criteri previsti, in termini finanziari, economici, tecnici e professionali.
Innanzitutto, comprende una dichiarazione sull'onore del candidato (articoli da R2143-1 a R2143-4 del CCP) che attesta che non si trova in nessuna delle situazioni che gli vietano di partecipare agli appalti pubblici.
Il fascicolo contiene poi qualsiasi altro documento che consenta di valutare le capacità finanziarie, tecniche e professionali dell'operatore economico. Le informazioni da fornire devono essere incluse in un elenco stabilito per regolamento. Queste includono, ad esempio
- Per la valutazione della capacità economica e finanziaria
- bilanci o estratti di bilanci degli ultimi 3 anni,
- fatturato degli ultimi 3 esercizi,
- estratti bancari, ecc.
- Per la valutazione della capacità tecnica e professionale:
- referenze per lavori svolti negli ultimi 5 anni,
- titoli accademici o professionali,
- dettagli sugli strumenti che verranno utilizzati per l'esecuzione del contratto, ecc.
Il dossier di gara
Il capitolato d'oneri è il documento di maggiore interesse per l'acquirente. Deve quindi essere redatto con cura e adattato alle informazioni contenute nel CCTP.
In altre parole, questa è la fase in cui ci si "vende" veramente.
Il dossier di gara comprende :
- Un'offerta economica, comprensiva di tutti i documenti relativi ai prezzi (DPGF, BPU, DQE, ecc.).
☝️ Ricordate che è molto probabile che l'acquirente privilegi una proposta economicamente vantaggiosa! - Un'offerta tecnica. È il momento in cui si illustrano all'acquirente i mezzi e le metodologie utilizzate per raggiungere l'obiettivo definito nel progetto.
Per questo motivo consiste principalmente in un brief tecnico.
☝️ Il brief tecnico è uno degli elementi più importanti di una risposta a un bando di gara. Con questo documento dimostrate i vostri punti di forza e le risorse impiegate per soddisfare l'acquirente. Vi consigliamo quindi di scriverlo con cura e di personalizzarlo per ogni offerta, soprattutto perché può distinguervi da alcuni concorrenti più interessanti in termini di prezzo.
Nota bene: per risparmiare tempo e facilitare la risposta alle gare d'appalto, alcuni esperti consigliano di redigere un dossier di candidatura standard, che può essere modificato per riflettere gli elementi specifici di ogni offerta (soprattutto per il brief tecnico).
Fase 5: inviare la risposta al bando di gara
Una volta completato il dossier di candidatura, inviatelo al committente entro la scadenza indicata nell'annuncio.
Nota bene: dal 1° ottobre 2018, per le gare d'appalto di valore pari o superiore a 25.000 euro, la procedura avviene tramite risposta dematerializzata. Questa soglia è stata innalzata a 40.000 euro nel gennaio 2020.
Come si risponde a un bando di gara dematerializzato?
In questo caso, i documenti di gara vengono inviati tramite una piattaforma elettronica specializzata, nota come profilo di committente. Il suo indirizzo è generalmente indicato sul bando di gara.
💡 Buono a sapersi: si consiglia di inviare anche una copia di riserva (su carta, chiavetta USB, ecc.), entro lo stesso termine.), entro gli stessi termini della versione online, per sopperire a eventuali malfunzionamenti (virus informatici, ad esempio) che impedirebbero all'acquirente di accedere alla vostra domanda.
Infine, va notato che la questione delle firme elettroniche viene regolarmente sollevata in questo contesto. Anche se non è un requisito normativo, viene spesso richiesta dall'acquirente per firmare i documenti del fascicolo di risposta. Inoltre, diventa obbligatoria non appena viene presentata l' offerta finale.
Da qui l'importanza di dotarsi di una soluzione di firma elettronica, come quella offerta da Lex Persona. Con una di queste soluzioni, potete installare un software di firma elettronica sulla vostra postazione di lavoro, collegarlo al vostro certificato personale e quindi firmare i vostri documenti in modo semplice e pienamente conforme.
Fase 6: Imparare dai propri insuccessi
La vostra domanda è stata presentata... ma purtroppo la vostra offerta è stata rifiutata. Ma il vostro lavoro non si ferma qui!
Se l'operatore economico lo richiede, l'acquirente deve essere in grado di fornirgli i motivi del rifiuto, nonché le caratteristiche e i vantaggi della proposta selezionata.
In questo modo, potrete individuare le vostre aree di miglioramento (prezzi inadeguati, brief tecnico che non vende abbastanza, ecc.), in modo da migliorare le vostre future risposte alle gare d'appalto. Dopotutto, aggiudicarsi un appalto non è facile. È con l' esperienza che riuscirete a individuare le offerte più adatte, a mettere insieme offerte più curate e pertinenti... e a far decollare la vostra crescita!
Articolo tradotto dal francese