Gestione aziendale: Excel e Word appartengono al passato, utilizzate strumenti dedicati e più efficienti!

Come tutti (purtroppo) sappiamo, Excel e Word sono onnipresenti nella gestione delle aziende francesi e mondiali! Quasi il 70% delle organizzazioni utilizza questi due programmi per la gestione amministrativa, commerciale e delle risorse umane. Questi strumenti di gestione aziendale risalgono agli anni '80 e, sebbene siano flessibili e ancora molto utilizzati nelle aziende, presentano gravi limiti.

In questo articolo vedremo perché l'utilizzo di strumenti dedicati può rendere la vostra azienda più produttiva e di successo.

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Perché Word ed Excel non sono più adatti:

Le 2 frasi che sicuramente avrete sentito o detto: "Per le mie esigenze, va bene" o "Sono troppo piccolo". Per molte aziende, Word ed Excel sono due strumenti essenziali.

E per una buona ragione:

• Grande flessibilità, che consente di adattarli a un'ampia gamma di settori aziendali.
• Semplicità e velocità per compiti specifici (produzione di un preventivo, una semplice tabella di previsione con regole di calcolo).
• Automazione di alcune attività che richiedono molto tempo.

Ma perché smettere di usare Excel e Word per gestire la vostra azienda? Considerati i punti precedenti, la domanda è legittima! Dipenderà dalla vostra organizzazione e dal modo in cui operate quotidianamente, ma i limiti diventeranno più chiari man mano che la vostra azienda cresce.

I limiti di questi strumenti

Word, Excel: dov'è il valore aggiunto?

Parliamo dell'anticipazione, che è il primo limite! Avete i vostri file Excel con i vostri clienti, le vostre cifre, le vostre previsioni, le vostre belle tabelle... Ma cosa ne fate? Cosa vi danno in termini di gestione e strategia, a parte le informazioni in un determinato momento? Il valore aggiunto è nullo! Dopo molte ore di smistamento, elaborazione e fusione di celle, i file non vi permettono di prendere decisioni a lungo termine. Sono dati informativi.

Facciamo un esempio concreto: un rappresentante deve redigere il suo bilancio mensile. Deve elencare le aziende con cui è in contatto in 1 file Excel, e anche ciò che ha fatturato tramite un altro file e la sua fattura in Word, e creare il collegamento. Inserire tutto in un file Excel, creare regole di calcolo, redigere le tabelle e sperare di non aver commesso errori nell'inserimento dei dati...

Come si vede, la maggior parte del tempo è dedicata all'inserimento e all'elaborazione dei dati. Poi devono fare tutte le analisi. Voi o il vostro personale di vendita dedicate più tempo a questi compiti che alla vostra attività: trovare nuove fonti di reddito!

Errare è umano!

Commettiamo più errori di quanti ne vogliamo ammettere. Non è possibile eliminarli, ma è possibile ridurli drasticamente evitando Excel e Word nella gestione della vostra attività.

Gli errori di calcolo e di cella sono comuni! Possono farvi perdere rapidamente denaro o addirittura portarvi al fallimento a causa di una cattiva gestione e previsione. Quando si redigono le tabelle di previsione, un errore può verificarsi molto rapidamente. Può distorcere le vostre previsioni e farvi prendere decisioni sbagliate.

Se ne parla meno, ma anche le frodi e i comportamenti scorretti di alcune persone possono alterare i vostri documenti. È già successo nelle aziende. Dipendenti malintenzionati hanno deliberatamente modificato i file o, peggio ancora, li hanno cancellati. Senza tracciabilità, è impossibile sapere chi c'è dietro tutto questo. E soprattutto non c'è modo di fare il backup dei dati se non l'ultima volta che si è fatto il backup del file.

Centralizzazione e condivisione delle informazioni: una leva di sviluppo essenziale per la vostra azienda

Gestire la propria attività da documenti Excel e Word è estremamente rischioso, richiede tempo e fatica! Inoltre, come potete tenere traccia delle relazioni con i vostri clienti?

Dove si trovano oggi le informazioni sul vostro portafoglio clienti? Uno degli errori di gestione più comuni è che tutti conservino le informazioni sui propri clienti e che ognuno sia responsabile dei propri dati. Questo tipo di organizzazione viene spesso naturale, soprattutto quando ognuno è responsabile di un particolare settore (geografico o commerciale).

Ma cosa succede quando un dipendente è in vacanza? Quando si trasferisce in un'altra posizione, all'interno dell'azienda o altrove? Quando ognuno conserva i propri dati, questi non vengono condivisi e vengono organizzati e programmati in modo diverso.

Di conseguenza, qualsiasi cambiamento nell'organizzazione aziendale si scontra con un ostacolo estremamente significativo, poiché ognuno ha il "suo" modo di lavorare e di organizzarsi. Se c'è bisogno di una sostituzione, una tantum o a lungo termine, è nell'interesse del dipendente "sostituito" essere presente per passare i file.

Inoltre, lavorare su un progetto comune senza commettere errori non è un'impresa da poco: le e-mail vengono passate avanti e indietro, ma se se ne perde una, non si è più in sintonia con il cliente.

E questo solo per quanto riguarda il reparto vendite, ma che dire del resto: il cliente ha una causa in corso con il servizio post-vendita? Ci deve dei soldi o ha una nota di credito in sospeso?

E in caso di dolo, un'intera sezione della storia dell'azienda potrebbe scomparire. Le fatture rimarranno, ma le fondamenta su cui è stato costruito il rapporto con il cliente andranno semplicemente perse.

Per non parlare dell'eventuale vendita dell'azienda, quando la strutturazione delle informazioni sui clienti giocherà un ruolo importante nella sua valutazione...

Migrare a un semplice strumento francese?

Siamo onesti. All'inizio della nostra avventura imprenditoriale, anche noi abbiamo attraversato la fase "Word, Excel".

Come abbiamo visto in precedenza, si tratta di 2 strumenti che possono aiutarvi in punti specifici. Ma non per la gestione quotidiana della vostra attività. L'obsolescenza programmata di questo metodo si farà presto sentire.

L'utilizzo di uno strumento CRM + ERP online francese vi permetterà di sostenere la crescita della vostra azienda in modo affidabile, sicuro e scalabile. Avete certamente le vostre abitudini, ma il tempo e l'energia che sprecate utilizzando Excel e Word per gestire la vostra attività è dannoso.

Ecco perché abbiamo sviluppato Axonaut! Combinare la potenza del CRM + ERP con una tecnologia moderna e scalabile. Ogni imprenditore deve poter accedere a tutti i dati aziendali in qualsiasi momento.

I vantaggi del CRM + ERP SaaS

Prima di tutto, chiariamo le basi:

• L'obiettivo di un CRM (Customer Relationship Management) è quello di centralizzare e gestire in modo più efficace il rapporto tra l'azienda e i clienti potenziali. In genere si tratta di una suite di strumenti per lo scambio, l'acquisizione, l'elaborazione e l'analisi dei dati dei clienti. L'obiettivo è quello di conoscere meglio i vostri clienti, in modo da poter offrire loro i prodotti e i servizi giusti.
• Un ERP (Enterprise Resource Planning) o pacchetto di software gestionale integrato è definito più dal Back Office. In altre parole, gli strumenti che consentono di monitorare la gestione dell'azienda: fatturazione, magazzino, risorse umane e gestione dei progetti.

Facile e veloce da installare e configurare

Uno dei primi timori delle aziende che desiderano acquistare un software online è la migrazione dei dati, l'installazione, la formazione, ecc.

Con un solo clic è possibile testare gratuitamente una soluzione. Ciò significa che avete bisogno di meno risorse umane. Questo significa che potete pianificare il futuro più facilmente. Inoltre, la maggior parte delle soluzioni offre formazione, webinar e assistenza telefonica.

Modello SaaS: libertà e sicurezza

Il software fisico non vi permette di :

• usufruire del software e dei dati ovunque e in qualsiasi momento,
• ottenere aggiornamenti e upgrade.

Nell'era digitale, la mobilità è essenziale. Quindi l'accesso ai dati deve essere facile e veloce. Con un software CRM + ERP online, potete trovare tutte le informazioni necessarie sui vostri clienti potenziali: e-mail, numeri di telefono, contatti, ecc. Prima di un appuntamento, potete visualizzare le ultime discussioni con il vostro cliente sul vostro smartphone/tablet, ad esempio.

Uno strumento online vi darà anche accesso immediato a tutte le ultime notizie sul vostro cliente. Niente più aggiornamenti intempestivi e interminabili. Inoltre, la sicurezza dei dati è garantita da molteplici back-up.

Centralizzazione e condivisione delle informazioni

L'utilizzo di uno strumento SaaS consente a tutto il team di accedere alle informazioni necessarie. Ciò migliorerà la qualità della comunicazione interna e degli scambi.

Inoltre, la doppia registrazione ridondante sarà un ricordo del passato. Tutte le fonti di errore quotidiane tra i reparti e le persone, dovute a informazioni errate e vecchie, saranno notevolmente ridotte.

La condivisione delle informazioni sarà molto più semplice. Ogni dipendente avrà uno spazio utente (potete anche scegliere i diritti di accesso) e disporrà di informazioni complete e aggiornate. Avrete anche la funzionalità di "tracciabilità". In qualsiasi momento, potrete vedere chi ha fatto cosa (creato, modificato o cancellato informazioni).

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Conclusioni

Con i nostri clienti incontriamo quotidianamente tutte queste limitazioni nell'uso di Excel e Word. Il loro feedback ci aiuta a capire le esigenze degli imprenditori, in modo da poter offrire uno strumento semplice e completo.

Consigliamo quindi alle aziende di migrare verso soluzioni CRM + ERP online. Gli strumenti disponibili sul mercato vi permetteranno di risparmiare tempo nella gestione quotidiana della vostra azienda.

L'obiettivo è quello di permettervi di concentrarvi su ciò che è veramente importante: la vostra attività, il vostro fatturato!