CRM Excel, una risorsa per aumentare le vendite (+ modello)

CRM Excel o CRM software?

Se vi state ponendo questa domanda, probabilmente siete già consapevoli degli innumerevoli vantaggi che una strategia di vendita ben affinata, e di conseguenza un sistema CRM, può apportare alla vostra azienda.

Ma per raggiungere il livello di prestazioni desiderato è necessario utilizzare una soluzione efficace e adatta alle vostre ambizioni.

Ciò solleva una serie di domande, soprattutto se si utilizza già Excel quotidianamente. È sufficiente un file Excel per seguire i clienti? E come si imposta la gestione del prospecting con il famoso foglio di calcolo? Oppure è più appropriato un software CRM?

Fate la scelta giusta e incrementate le vostre vendite trovando lo strumento CRM più adatto a voi leggendo questo articolo.

Vedere tutti i software CRM

Definizione di Excel CRM

Iniziamo definendo il CRM stesso.

Per Customer Relationship Management si intendono tutte le tecniche utilizzate per mettere in atto una strategia di costruzione di relazioni con i clienti o con i potenziali clienti.

Uno strumento CRM è quindi caratterizzato come lo strumento informatico che consente di attuare questa strategia, razionalizzando i processi.

A tal fine, il sistema CRM deve essere in grado, come minimo, di

• registrare tutti i dati relativi alla prospezione e alla gestione dei clienti;
• fornire visibilità di tutte le interazioni con clienti e prospect.

In questo senso, Excel CRM è uno degli strumenti che possono essere utilizzati per svolgere queste operazioni, fornendo una visione a 360° delle opportunità di business.

Modello gratuito di Excel CRM

Per aiutarvi a costruire il vostro CRM Excel, ecco un modello gratuito da scaricare.

Sta a voi aggiungervi e svilupparlo in base alle vostre esigenze.

Come si crea e si utilizza un CRM in Excel?

☝️ Va notato che quanto stiamo per descrivere vale anche per l'uso di Google Sheet. Sebbene lo strumento della suite di Google non sia completo come Excel, ha il pregio di essere gratuito e di consentire allo stesso tempo di lavorare in modo collaborativo.

Definire gli obiettivi

Esistono tante forme di CRM quante sono le aziende.

Per questo motivo è necessario stabilire in anticipo quali sono gli obiettivi del vostro CRM Excel e quali dati volete registrare in esso.

Ad esempio, se il vostro obiettivo è quello di fidelizzare i clienti, potrebbe essere utile inserire le date di nascita dei vostri clienti, in modo da poter offrire loro uno sconto in occasione del loro compleanno.

Costruire la tabella

Costruite le vostre tabelle in base agli elementi identificati sopra.

Il tipo di informazioni da registrare determina lo scopo delle colonne della tabella principale: 1 colonna = 1 tipo di informazioni.

Pertanto, includete colonne relative all' identità dei vostri contatti: titolo, dati di contatto, ecc.

E non dimenticate tutti i dati relativi alle azioni intraprese. Per questo motivo la vostra tabella dovrebbe menzionare le vostre attività, le vostre opportunità di business e lo stato dei vostri prospect e/o clienti:

• primo contatto ;
• primo follow-up ;
• secondo follow-up ;
• quantità di acquisti ;
• abbandono, ecc.

Anche in questo caso, tutto dipende dai vostri obiettivi.

In breve, non tralasciate nessuna informazione utile per la gestione delle relazioni con i clienti.

👉 Esempio di modello CRM in Excel:

Completare il CRM

Una volta definiti i campi e costruita la tabella, è il momento di completarla.

Con un foglio di calcolo, però, non si ha molta scelta: si procede "a mano". Questo è uno dei principali svantaggi dei fogli di calcolo, ma ci torneremo più avanti.

La compilazione della tabella rimane un compito costante: l'efficacia del vostro CRM Excel dipende dall'aggiornamento regolare dei dati e dall'aggiunta di colonne non appena si individuano informazioni utili che possono essere sfruttate per attivare ulteriori opportunità di business.

Sfruttare i dati

Infine, fate un uso oculato dei vostri dati.

Utilizzando le funzioni di ordinamento di Excel, ad esempio, potete vedere a colpo d'occhio quali informazioni sono utili per la vostra strategia di relazione con i clienti. Età, luogo, sesso, canale di acquisizione, comportamento d'acquisto... sono tutti criteri di segmentazione da considerare per evitare di diluire le azioni di vendita e ridurne l'impatto.

L'obiettivo? Trasmettere sempre il messaggio giusto al target giusto.

Sentendosi al centro delle vostre azioni e sperimentando i vostri sforzi di personalizzazione, i clienti saranno più ricettivi alle vostre offerte. È questo il senso di una strategia e quindi di uno strumento di CRM.

Vantaggi e limiti di un CRM basato su Excel

Quali sono i vantaggi di creare un CRM in Excel?

Excel, soprattutto se siete agli inizi, è un ottimo alleato per la creazione del vostro strumento.

Ecco una sintesi delle sue principali qualità:

• il software è familiare a tutti e viene utilizzato dalla maggior parte delle organizzazioni;
• è abbastanza facile da usare e, se necessario, sono disponibili numerosi tutorial;
• consente di raggruppare e registrare le informazioni in modo personalizzato e coerente;
• è spesso considerato uno strumento CRM "gratuito", in quanto si utilizza già il foglio di calcolo (o si può ricorrere a Google Sheet se non lo si utilizza).

E gli svantaggi?

Vantaggi sì, ma anche svantaggi!

Ecco le principali limitazioni che incontrerete se utilizzate un foglio di calcolo come Excel come CRM:

• la mancanza di collaborazione, in quanto è impossibile lavorare contemporaneamente sullo stesso documento;
• la mancanza di automazione nei processi di CRM (come la registrazione dei dati), che rende il lavoro molto lungo e aumenta il rischio di errori;
• l' assenza di alcune funzioni tradizionalmente presenti nei software CRM, come la possibilità di aggiungere allegati, l' automazione del marketing, l'analisi approfondita, ecc;
• una minore sicurezza, poiché il backup del lavoro viene effettuato localmente.

☝️ In sintesi, nelle fasi iniziali della vostra attività, Excel è un ottimo alleato per familiarizzare con il CRM. Il foglio di calcolo è facilmente accessibile e, inoltre, esistono numerosi tutorial e corsi di formazione online che vi aiuteranno a familiarizzare con esso se siete agli inizi.

Tuttavia, quando l'azienda cresce, è meglio considerare l'opzione del software CRM!

Quali sono le alternative a Excel CRM?

Come avrete capito, è nel vostro interesse rivolgervi a una soluzione CRM dedicata se volete beneficiare di alcuni vantaggi:

• Hosting, spesso in modalità SaaS, per una maggiore collaborazione e la possibilità di lavorare in mobilità;
• la possibilità di aggiornare lo strumento in base alla crescita dell'azienda;
• risparmio di tempo grazie all'automazione di molte attività;
• software generalmente semplice, intuitivo ed ergonomico;
• funzionalità aggiuntive che aiutano a strutturare le attività e a sfruttare ulteriori opportunità di business (dashboard, reportistica, gestione delle opportunità, gestione dei progetti, ecc.)

🛠️ Esempi di software CRM:

• Salesforce Starter è lo strumento all-in-one che riunisce le principali funzionalità del gigante Salesforce, per le aziende, le PMI e le startup che vogliono iniziare a digitalizzare i propri processi. Copre il marketing, la gestione delle vendite, il servizio clienti e, naturalmente, il CRM. Potrete beneficiare di una gestione centralizzata dei contatti e dei clienti (informazioni chiave, cronologia degli scambi, ecc.) e di un monitoraggio delle opportunità di vendita attraverso una chiara pipeline. Molte attività amministrative e strategiche, come la generazione di preventivi e report, sono automatizzate.
  
  
• Sellsy CRM è una soluzione completa efocalizzata sulle vendite che vi aiuterà a incrementare le vostre vendite . Destinata principalmente alle PMI, offre una visibilità totale delle vendite e delle opportunità commerciali, grazie a una visualizzazione intuitiva della pipeline. È inoltre possibile sfruttare gli strumenti di tracking e scoring per analizzare e valutare il comportamento dei potenziali acquirenti sul vostro sito. Infine, Sellsy offre report sulle attività per valutare le prestazioni dei vostri team e identificare le aree di miglioramento.

Vedere tutti i software CRM

Excel CRM o software CRM: sostenete la crescita della vostra attività!

CRM Excel o CRM software... alla fine, tutto dipende dal livello di maturità della vostra azienda e dalle vostre ambizioni.

Ma una cosa è certa: quando la vostra base di clienti cresce, iniziate presto a sentirvi stretti da Excel. Di conseguenza, sempre più aziende integrano una soluzione CRM nei loro processi aziendali.

Tuttavia, all'inizio l'utilizzo di uno strumento del genere può spaventare: troppo costoso, troppo complesso, team restii a cambiare le proprie abitudini, ecc.

Tuttavia, tutte queste riserve vengono rapidamente fugate, perché esiste un software CRM adatto a tutti i budget, progetti e tipi di aziende o settori commerciali.

Non vi resta che trovare il vostro... e iniziare a incrementare le vostre vendite!