Come si diventa un'organizzazione di formazione?
Come si costituisce e si registra la propria organizzazione di formazione? Come si diventa formatori indipendenti? Qualche anno fa era molto facile ottenere un numero di formazione.
Sembra che le autorità pubbliche abbiano voluto "fare pulizia" ed eliminare i ciarlatani che abusavano del sistema di finanziamento della formazione, una manna finanziaria che doveva essere facile da raggiungere per alcune persone senza scrupoli.
La professione di formatore è ora disciplinata da regole più severe: d'ora in poi tutte le attività di formazione dovranno essere erogate da un ente di formazione, cioè da una società con numero di registrazione aziendale, sia che il formatore sia un libero professionista, un imprenditore autonomo, un dipendente o il fondatore di una società che eroga formazione professionale.
In breve:
Come Hélène Desliens ha creato la sua organizzazione di formazione
appvizer ha intervistato Hélène Desliens, cofondatrice di Experteez, un'organizzazione che offre formazione digitale (design thinking, gestione dei dati, marketing digitale, e-commerce, ecc.)
Rispondendo alle nostre domande, Hélène ci spiega come ha creato la sua organizzazione di formazione. La sua esperienza è accompagnata da alcuni consigli e spunti molto utili per i nuovi arrivati.
Come si diventa un'organizzazione di formazione?
Questa è una domanda importante! Essere un ente di formazione non è una cosa banale. Avete una responsabilità molto importante nei confronti dei discenti (e delle aziende).
Quando le persone impegnano il loro tempo e il loro budget per migliorare le proprie competenze, non si può certo deluderle e trasmettere loro conoscenze che non possono o non sono in grado di applicare.
Non abbiamo il diritto di sbagliare, perché non ce l'ha nemmeno il discente.
Dobbiamo capire l'esigenza, individuare come soddisfarla, attuarla e, infine, verificarla per poter correggere o migliorare il nostro know-how in futuro.
Una volta capito questo, le procedure amministrative, che possono sembrare macchinose, hanno perfettamente senso.
Quali sono i passi da compiere?
Il primo passo è contattare la DIRRECTE (Direzione per le imprese, la concorrenza, il consumo, il lavoro e l'occupazione).
Qui si presenta una domanda per ottenere un numero di dichiarazione di attività formativa entro un massimo di 3 mesi dal primo evento formativo.
L'organizzazione deve fornire una serie di documenti amministrativi (CERFA, Kbis, ecc.) e i dettagli del primo corso di formazione. Lo statuto dell'azienda può essere dedicato alla formazione o avere un'altra attività principale.
È l'azienda che riceve un numero di dichiarazione, non il formatore nello specifico.
Questo numero è obbligatorio e deve essere sempre seguito dalla dicitura "Registrato con numero".
Il numero di registrazione significa che l'organizzazione è approvata dallo Stato?
No. Questa registrazione "non implica l'approvazione dello Stato" (articolo L.6352-12 del Codice del lavoro). Ma questo può creare una certa confusione nella mente dei discenti: si tratta di un'autorizzazione, di un'approvazione?
In realtà, non si tratta affatto di un numero che certifica la qualità dell'organizzazione formativa, né tanto meno dei corsi che eroga. Inoltre, nella stragrande maggioranza dei casi, l'approvazione governativa non esiste davvero. È una dichiarazione di attività.
Inoltre, per mantenere questo numero, l'organizzazione deve redigere ogni anno una relazione educativa e finanziaria .
Devono dimostrare di aver effettivamente svolto attività di formazione, quale percentuale del loro fatturato rappresenta, ecc.
In breve, come avrete capito, queste procedure amministrative non sono molto complicate, ma non le si affronta per niente, né ci si improvvisa organizzatori di formazione.
Quali sono gli obblighi della vostra azienda?
Per gestire i corsi di formazione è sufficiente un numero di registrazione (ad eccezione di alcuni settori, come quello medico, che hanno obblighi specifici).
Il finanziamento, invece, è una questione diversa. È necessario innanzitutto identificare lo status dei discenti. Sono privati? In cerca di lavoro? Un dipendente di un'azienda? Organizzerete corsi di formazione "in azienda" o "interaziendali".
Più precisamente, offrirete un corso, indicando l'argomento e la data, e lascerete che siano i partecipanti a iscriversi e a finanziare il corso (inter), oppure vi rivolgerete a un'azienda che vuole formare tutto o parte del suo personale (intra)?
In-house, si fa BtoC, in-house, BtoB. Con tutte le conseguenze che ciò comporta.
Ciò che è comune e obbligatorio, tuttavia, sono i termini e le condizioni del corso di formazione:
- creare un syllabus per il corso di formazione (un piano dettagliato, per così dire), che includa l'obiettivo, l'elenco delle principali competenze da acquisire, i prerequisiti (esperienza, qualifiche o livello minimo richiesto per seguire il corso), la durata del corso in ore, le modalità di svolgimento e il luogo in cui si svolgerà;
- consegnare un opuscolo introduttivo e un regolamento interno (o utilizzare il regolamento aziendale se il corso si svolge nei locali dell'azienda);
- far firmare ogni discente* per ogni mezza giornata;
- inviare al termine del corso un certificato di formazione che attesti la frequenza e le competenze acquisite.
*Il foglio di presenza, noto come "feuille d'émargement", è un obbligo legale: sia il discente che il formatore devono firmarlo. Questo documento costituisce una prova legale ai sensi del Codice del Lavoro.
Come si ottiene il finanziamento della formazione?
Se un OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) fornisce un finanziamento, ci sono alcuni passaggi aggiuntivi.
Innanzitutto, l 'ente di formazione deve essere accreditato (dagli OPCA) su DATADOCK, una piattaforma comune che qualifica gli enti di formazione in base a criteri qualitativi. In questo caso, il discente deve compilare un dossier prima del corso di formazione.
Dall'ultima riforma del 2014, ci sono stati molti cambiamenti in questo settore, sia per quanto riguarda le modalità e gli importi raccolti, sia per quanto riguarda i finanziamenti. Attualmente è in corso una nuova riforma.
Quali sono i criteri di ammissibilità di un corso al CPF?
Affinché un corso sia ammissibile al CPF (Conto Formazione Personale) e possa essere finanziato in questo quadro, deve portare a una qualifica, un diploma o un certificato:
- La qualifica corrisponde alle specificità di ciascun settore (edilizia e ingegneria civile, medicina, ecc.);
- Qualificare significa ottenere un diploma RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) alla fine del corso (cosa che raramente accade con i corsi brevi);
- E la certificazione... qui le procedure amministrative diventano molto più complesse. Vi lascio approfondire l'argomento, ma per lo meno sappiate che qualsiasi ente di formazione può gestire un corso già inserito nel CPF se soddisfa uno dei 3 criteri precedenti, anche se è un altro ente ad aver preso le misure necessarie. Ma solo quell'organizzazione può certificare il corso. Altrimenti, niente CPF.
Infine, un organismo di formazione può ottenere un marchio di "qualità", ad esempio dall'OPQF (Office Professionnel de Qualification des Organismes de Formation).
Questo non è un obbligo, o almeno non lo è al momento.
In conclusione, ricordate che da un lato ci sono gli obblighi aziendali; prima della formazione dovete spiegare cosa verrà appreso e certificarlo. Logico.
In secondo luogo, dovete essere considerati un'organizzazione (il che significa che dovete avere un numero di dichiarazione di attività), in modo che i corsi di formazione che erogate siano inclusi nel piano di formazione aziendale e, in alcuni casi, parzialmente coperti dall'OPCA.
Infine, affinché un corso sia ammissibile al CPF, deve portare a una qualifica o a una certificazione.
Devo fare una formazione per essere un formatore?
Non è necessario avere un diploma di formatore per gestire un corso di formazione.
D'altra parte, i questionari sulla soddisfazione dei discenti vi permetteranno di valutare rapidamente le capacità di insegnamento dei vostri formatori, se avete commesso un errore nel reclutamento!
Saper trasmettere conoscenze, know-how o abilità interpersonali è una vera e propria abilità. E si può imparare.
Noi di Experteez siamo convinti che i metodi di insegnamento si possano imparare, ma che sia soprattutto una questione di atteggiamento (già) giusto.
Sapersi esprimere in modo chiaro, essere dinamici quando si parla ed essere gentili con i discenti sono alla base dei nostri criteri di selezione - oltre a quelli commerciali, naturalmente.
Se un candidato formatore non possiede già queste competenze, non lo assumiamo. D'altra parte, lavoriamo con i nostri formatori sui metodi di insegnamento e incoraggiamo lo scambio di buone pratiche tra loro e con noi.
Come è organizzato Experteez?
Quando abbiamo creato Experteez, siamo partiti da due constatazioni: da un lato, la gestione e l'implementazione di una "trasformazione digitale" richiedeva ai team di sviluppare le proprie competenze (cultura, abilità, metodi), dall'altro, l'offerta formativa era spesso troppo teorica e non promuoveva sufficientemente l'appropriazione delle competenze.
Abbiamo quindi deciso di aiutare le organizzazioni ad acquisire le competenze e i metodi necessari per il successo della loro "trasformazione digitale", grazie a soluzioni di formazione su misura, co-costruite e guidate da esperti di "business" e incentrate sull'applicazione pratica.
Experteez si fonda su tre principi chiave: i nostri corsi di formazione sono tutti su misura e specifici per il contesto (100% in azienda); riuniamo più di 60 esperti del settore che collaborano con noi per co-costruire corsi di accelerazione e workshop in risposta alle esigenze espresse dalle nostre aziende clienti; e incoraggiamo fortemente i workshop collaborativi per mettere in pratica le competenze che insegniamo.
Ci assumiamo il ruolo di organizzazione della formazione: procedure commerciali e amministrative, qualità dell'apprendimento e metodi di insegnamento.
I nostri formatori esperti gestiscono i corsi di formazione. È una bella dinamica.
Utilizzate un software per gestire la vostra organizzazione?
Siamo organizzati in 4 divisioni. La prima si occupa della strategia e dello sviluppo di Experteez, la seconda delle vendite, la terza del reclutamento, della gestione e della formazione dei nostri formatori esperti e la quarta dell'amministrazione.
Non abbiamo ancora bisogno di un software importante per la sezione dedicata alle registrazioni e agli orari dei corsi di formazione, poiché non organizziamo corsi di formazione interaziendali.
Se l'avessimo fatto, sarebbe stata senza dubbio una delle nostre priorità quando abbiamo creato la nostra azienda!
Quali sono i problemi che un software può aiutarvi a risolvere?
È vero, tuttavia, che la creazione dei vari certificati di formazione e la preparazione del materiale didattico possono richiedere molto tempo.
Tutte le attività che possono essere automatizzate e per le quali non forniamo un reale valore aggiunto sono o saranno gestite da strumenti o fornitori di servizi. Siamo all'inizio di una meravigliosa avventura.
Trasmettere informazioni è senza dubbio una delle funzioni più emozionanti e gratificanti. Noi di Experteez continueremo a sviluppare la nostra offerta in modo da rimanere rilevanti e vicini sia ai discenti che ai formatori esperti.
Un software per la gestione di un centro di formazione
Hélène Desliens ha richiamato la nostra attenzione su due fattori che rendono necessario l'utilizzo di un software dedicato, in quanto estremamente dispendioso in termini di tempo:
- nel caso di attività formative interaziendali, l'uso di un software è essenziale per gestire al meglio tutti i calendari di formazione, gli orari dei formatori, le iscrizioni, le procedure e i documenti correlati,
- Quanto più grande è la vostra organizzazione, tanto più lunghe sono le procedure amministrative che dovete affrontare, senza un reale valore aggiunto per la vostra attività.
Qui vi presentiamo soluzioni adatte alle diverse esigenze e dimensioni delle organizzazioni, per risolvere tutti i problemi inerenti a un centro di formazione.
Queoval Formation semplifica le procedure amministrative
Queoval Formation è un pacchetto software SaaS che soddisfa tutte le esigenze di un'organizzazione di formazione.
Gli EPS e le PMI apprezzano l'aspetto SaaS: il pacchetto software di gestione viene utilizzato online, offrendo tutti i vantaggi delle funzionalità collaborative.
La formazione del Queoval semplifica le procedure amministrative per le VSE e le PMI coinvolte nella formazione.
I punti di forza del software risiedono nella combinazione intelligente di un ERP (Enterprise Resource Planning) e di uno strumento CRM (Customer Relationship Management): in altre parole, la soluzione consente agli utenti di gestire tutti gli aspetti della gestione dei progetti, dell'amministrazione e delle relazioni con i clienti all'interno della stessa interfaccia.
- tutti gli utenti, il personale e i formatori hanno accesso a uno spazio di lavoro collaborativo online dove le informazioni vengono aggiornate in tempo reale: tutti hanno accesso alle stesse informazioni;
- assegnate i compiti in base alle vostre risorse: sono integrati nei programmi di formazione che, insieme alle agende, sono condivisi da tutto il team (sincronizzazione possibile con gli strumenti di Google o Outlook);
- è possibile integrare il database dei documenti per scambiare, condividere e archiviare documenti importanti come fogli di presenza, accordi, certificati, ecc;
- le funzioni CRM coprono i punti chiave della relazione con il cliente, ossia la generazione di preventivi, fatture e prospezioni via e-mail; - è possibile monitorare in tempo reale l'andamento delle attività di formazione e di vendita;
- il sistema consente di calcolare facilmente i bilanci didattici e finanziari.
Il sistema fornisce anche una notevole assistenza per la redazione dei documenti ANDPC: è possibile generare automaticamente documenti amministrativi come lettere di iscrizione al programma, fogli di presenza, contratti di formazione professionale, certificati DPC, ecc.
Un vantaggio innegabile per i Centri di formazione certificati dall'ANDPC (Agence Nationale de Développement Professionnel Continu):
La soluzione Queoval beneficia ora delle 400 linee guida per il 2016-2018. Questo aggiornamento consente di inserire l'orientamento nazionale delle sessioni di formazione, il numero di partecipanti ADELLI/RPPS e di generare alcuni documenti legati a questi standard.
AppliRH: una suite software per esigenze su larga scala
AppliRH è una suite software per la gestione delle risorse umane pensata per i centri di formazione di tipo ETI (fino a 5.000 dipendenti) e/o per i responsabili delle risorse umane che devono gestire un gran numero di piani di formazione.
AppliRH combina 2 aspetti della formazione professionale da utilizzare in base alle proprie esigenze:
- la soluzione CentreRH, per semplificare la gestione di un'organizzazione di formazione,
- la soluzione FormationRH, per la gestione dei piani di formazione.
La suite di software AppliRH elimina la gestione amministrativa lenta e macchinosa che può essere un peso per le aziende di formazione e gli istituti scolastici.
Concentratevi sui vantaggi di CentreRH
Concentratevi sulla qualità della vostra formazione, non sulla quantità. Il software vi permette di risparmiare tempo e aumentare la produttività, facilitando tutti gli aspetti apparentemente laboriosi della gestione di un centro:
- una gestione amministrativa più semplice, che comprende accordi, inviti, fogli di presenza, certificati, ecc,
- gestione commerciale e finanziaria, compresa la fatturazione a più soggetti,
- gestione logistica, compresa la disponibilità di formatori, sale, attrezzature, ecc,
- gestione centralizzata e condivisa dei documenti con oltre 100 modelli preconfigurati (certificati, accordi, ecc.),
- stampa semplificata dei documenti obbligatori, come il Rapporto educativo e finanziario.
Il portale web facilita la comunicazione con tutti i vostri contatti: apprendisti, clienti, formatori e amministratori.
- fa il punto sulle esigenze espresse,
- realizza simulazioni,
- gestisce orari, disponibilità di sale, formatori, ecc,
- Riceve avvisi (configurati a monte) per anticipare le esigenze e le disponibilità,
- tiene traccia dei costi e delle sessioni di formazione in modo preciso e in tempo reale,
- integra la gestione dei file OPCA nello strumento, ecc.
Elenco delle organizzazioni di formazione presso gli enti finanziatori
I finanziatori della formazione sono responsabili del monitoraggio e del controllo della qualità delle organizzazioni di formazione.
È quindi nel vostro interesse ottenere la famosa certificazione Data Dock!
Il video qui sotto spiega perché:
Articolo tradotto dal francese