Le 6 fasi dell'audit Qualiopi, il passo essenziale verso l'eccellenza!
Siete un ente di formazione che vuole accedere a fondi pubblici? Se è così, non potete sottrarvi all' audit Qualiopi, che è un prerequisito per ottenere la famosa certificazione Qualiopi.
Ma questa valutazione può spaventare, soprattutto se non la si conosce bene. Uno dei modi migliori per prepararsi? Sapere esattamente cosa comporta.
Questo è l'argomento di questo articolo, oltre ad alcuni preziosi consigli che vi aiuteranno a prepararvi al meglio.
Che cos'è un audit Qualiopi?
Dal 1° gennaio 2022, per tutti i fornitori di iniziative di sviluppo delle competenze è obbligatorio ottenere la certificazione Qualiopi se vogliono beneficiare di fondi pubblici e mutualizzati. Questo obbligo si applica a diversi tipi di azioni:
- formazione
- apprendistato
- valutazione delle competenze
- validazione dell'esperienza acquisita.
Ma per ottenere il prezioso sesamo, è necessario superare il test di audit ✅.
Questa verifica, effettuata da un organismo di certificazione accreditato o autorizzato dal Cofrac (Comitato francese di accreditamento):
- prevede l' esame di una serie di documenti e prove;
- con l'obiettivo di verificare il rispetto di tutti gli indicatori Qualiopi, in conformità al Référentiel National de Qualité (RNQ).
💡 Nota bene: esistono due tipi di audit Qualiopi:
- l' audit Qualiopi iniziale, indispensabile per ricevere il certificato;
- l' audit di sorveglianza Qualiopi, che si svolge tra il 14° e il 22° mese successivo e ha lo scopo di garantire la continuità della conformità.
Come funziona l'audit Qualiopi iniziale? Le 6 fasi
Fase 1: preparazione del dossier e programmazione dell'audit
Innanzitutto, come ente di formazione, dovete scegliere il vostro auditor tra gli organismi accreditati da Cofrac e concordare con lui la data dell'audit.
In attesa del grande giorno, dovete prepararvi al meglio e raccogliere tutte le prove di cui il valutatore ha bisogno per certificare la vostra conformità agli standard nazionali di qualità.
Dovete anche sapere che spesso l'auditor preferisce ricevere determinati documenti prima dell'incontro. In questo modo, ha un'idea più precisa di chi avrà di fronte. In genere si tratta di elementi quali :
- la prova dell'esistenza legale dell'attività del professionista,
- una descrizione della formazione fornita
- la più recente relazione educativa e finanziaria o altro documento contabile.
A proposito, quanto costa un audit Qualiopi?
La cattiva notizia è che dovrete mettere mano al portafoglio!
Il prezzo varia in base a diversi fattori, come le dimensioni dell'organizzazione formativa, la sua complessità e soprattutto la durata dell'audit. A titolo di esempio, esistono audit iniziali che costano circa 1.000 euro e audit di sorveglianza che costano circa 500 euro.
Fase 2: la riunione di apertura
La giornata di audit inizia con una riunione di apertura tra tutte le parti interessate, per ricordare la posta in gioco e spiegare la metodologia utilizzata.
Questa riunione è anche l'occasione per chiarire eventuali dubbi sull'audit. Dopo tutto, è meglio stabilire un clima di fiducia tra l'auditor e l'auditee, nonostante il contesto formale.
Fase 3: esame dei documenti
Segue l'esame della documentazione fornita dall'ente di formazione.
A tal fine, l'auditor prende a campione il fascicolo o i fascicoli forniti, quindi utilizza questa evidenza per verificare che i processi corrispondano ai criteri di qualità del quadro di riferimento nazionale. In altre parole, l'obiettivo è garantire che si offra il livello previsto per ogni indicatore Qualiopi.
💡 Buono a sapersi: come promemoria, la certificazione Qualiopi si basa su criteri, che descrivono i requisiti generali della RNQ, e su indicatori che specificano gli elementi concreti e misurabili necessari per valutare la conformità. Tali criteri e indicatori riguardano aspetti quali l'ingegneria della formazione, le risorse didattiche, la qualità dell'insegnamento, la soddisfazione dei discenti, ecc.
Fase 4: interviste e osservazioni
Gli audit Qualiopi prevedono anche colloqui tra gli enti di formazione e l'esaminatore.
Tuttavia, per ottenere una panoramica più obiettiva, l'auditor può avere bisogno di :
- condurre interviste con altri membri del personale, come i formatori o il team amministrativo;
- osservare le sessioni di formazione in azione per valutare la qualità pedagogica e l'applicazione delle procedure.
💡 Nota: per ogni documento o elemento osservato, l'auditor specifica se esso è:
- conforme
- punto di forza,
- elemento conforme da monitorare,
- non conforme (maggiore o minore).
Fase 5: la riunione di chiusura
Infine, una volta studiati e discussi tutti i documenti, l'esaminatore redige la sua griglia di audit Qualiopi in cui riassume le sue conclusioni.
La giornata si conclude con una riunione di chiusura, durante la quale l'auditor vi informa dei risultati. L'auditor spiegherà anche le procedure e i passi da seguire per correggere eventuali punti di non conformità.
Fase 6: Gestione delle non conformità
Sono state individuate delle non conformità durante l'audit iniziale? Avete da 3 a 6 mesi di tempo, a seconda della loro natura, per implementare le azioni correttive necessarie e fornire all'auditor la prova di questi miglioramenti.
E se tutto va bene, evviva! Finalmente riceverete la tanto attesa certificazione 🥳!
Come funziona l'audit di sorveglianza Qualiopi?
Avete ottenuto la certificazione Qualiopi? Congratulazioni, ma... non avete ancora sentito parlare di questo audit!
E per una buona ragione: per mantenere il vostro certificato dovete programmare un audit di sorveglianza, tra il 14° e il 22° mese successivo.
Spesso effettuato a distanza, l'audit ha lo scopo di verificare che l'ente di formazione continui a rispettare i criteri degli Standard Nazionali di Qualità e mantenga i propri impegni.
Si concentra quindi su :
- Modifiche. Devono essere segnalati tutti i cambiamenti o i nuovi elementi (ad esempio nella natura delle attività svolte) che non sono stati verificati in precedenza;
- la revisione delle azioni correttive. Per questo motivo l'auditor presta particolare attenzione ai precedenti punti di non conformità. A volte si tratta anche di effettuare alcuni controlli a seguito di reclami ricevuti da Certifopac, o di verificare il corretto utilizzo del logo Qualiopi sui vari mezzi di comunicazione del fornitore di servizi.
💡 Attenzione: il ciclo Qualiopi non finisce qui! Infatti, la certificazione non è definitiva, ed è indispensabile effettuare un audit di rinnovo Qualiopi dopo 3 anni, a sua volta seguito da un audit di sorveglianza, e così via... 😵💫
Come ci si prepara a un audit Qualiopi?
Uno dei modi migliori per avere successo nell'audit Qualiopi? Prepararsi adeguatamente.
Innanzitutto, è necessario comprendere appieno cosa comportano i criteri dello Standard Nazionale di Qualità e gli indicatori specifici del proprio settore di attività. Vi consigliamo di consultare la Guida governativa alla lettura degli standard nazionali di qualità, che fornisce alcuni dettagli sulle procedure di audit.
Vi raccomandiamo inoltre di raccogliere con il massimo rigore tutti i documenti pertinenti: procedure, sussidi didattici, valutazioni della soddisfazione dei discenti, ecc.
Infine, assicuratevi che tutta l'organizzazione sia informata dell'imminente audit e, se necessario, istruite il personale sui requisiti di qualità.
💡 Buono a sapersi: potete farvi aiutare da specialisti! Un esempio è e-parcours, un pacchetto software sviluppato da Axess per assistere le organizzazioni di formazione nella gestione quotidiana delle loro attività (catalogo della formazione, gestione finanziaria, amministrativa e commerciale, ecc.) La soluzione soddisfa i 7 criteri e i 32 indicatori stabiliti per aiutarvi nell'approccio Qualiopi. Axess è inoltre in grado, attraverso un'offerta dedicata, di supportarvi nell'ottenimento e nel mantenimento della certificazione (analisi dei vostri processi, piano di azione correttivo, ecc.)
L'audit Qualiopi in breve!
Sulla carta, l'audit Qualiopi può spaventare. E a ragione: i vostri metodi e processi vengono esaminati nei minimi dettagli 😱 ! Più precisamente, durante la giornata, l'auditor esamina i vostri documenti e parla con le varie parti interessate, in modo da individuare eventuali punti di non conformità agli standard di qualità nazionali. Spetta poi a voi prendere le necessarie misure correttive.
Ma con una preparazione adeguata, e anche con il supporto di un fornitore di servizi specializzato, l'audit Qualiopi diventa un gioco da ragazzi. Ed è meglio prendere le misure necessarie per padroneggiare questo esercizio, poiché si ripeterà con gli audit di sorveglianza e di rinnovo 😉 .
Articolo tradotto dal francese