Comprendere il personale e la necessità di digitalizzarlo

Il personale è la linfa vitale delle società di servizi e consulenze digitali.

Riuscire a reperire rapidamente le competenze di cui un'azienda ha bisogno è una sfida costante che si è acuita con la crisi del settore del covid, con una tendenza alla diminuzione del numero di incarichi disponibili in un mercato già stretto e competitivo.

Quindi, se volete comprendere appieno la definizione di staffing, nonché le varie questioni e i problemi che le aziende devono affrontare, leggete questo articolo senza ulteriori indugi. Vi spieghiamo anche l' importanza di passare al digitale e di utilizzare il giusto strumento di staffing.

Iniziamo!

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Che cos'è lo staffing? Definizione

Lo staffing può essere definito come l'azione di assegnare a un progetto una persona con le competenze necessarie per svolgere una o più azioni del progetto.

È un processo che sta alla base dell'attività delle società di servizi, che si occupano di trovare i profili migliori per i progetti dei clienti che non hanno a disposizione le competenze adeguate. Queste società sono generalmente :

• società di consulenza
• ESN,
• studi di progettazione
• società di ingegneria
• e agenzie di lavoro temporaneo.

In genere è gestito da direttori di agenzia, manager o responsabili del personale. In alcuni casi, ai consulenti viene data piena comunicazione dei posti vacanti, in modo che possano occuparsi del proprio personale.

Le sfide dello staffing

La sfida principale per queste società di servizi è riuscire ad aggiudicarsi i contratti per garantire la redditività dell'attività. A tal fine, la gestione del personale è essenziale.

È necessario trovare il miglior equilibrio possibile tra:

• ✅ le esigenze del cliente, che vuole ottenere la perla rara nel più breve tempo possibile per completare un determinato progetto,
• ✅ le proprie esigenze di redditività, cercando di ottenere il miglior tasso di occupazione del team (TACE) e di aggiudicarsi nuovi contratti,
• ✅ e, idealmente, soddisfare le aspirazioni professionali dei consulenti affidando loro incarichi che corrispondano alle loro aspettative.

Inoltre, devono tenere conto dei vincoli del cliente, rispettando :

• il suo budget
• e i suoi vincoli temporali (date di inizio e fine dell'incarico).

Problemi di personale

Le società di servizi il cui core business è la selezione del personale sono generalmente ben attrezzate per gestire i processi amministrativi:

• un CRM per tenere traccia dei propri clienti e per cercare nuovi clienti,
• un HRIS per gestire le risorse umane
• un ERP per la fatturazione, la registrazione delle ore, ecc.

Ma quando si tratta di gestire il personale, molti di loro si accontentano di usare file Excel, di redigere a mano le schede dei requisiti e di aumentare il numero di riunioni con gli altri manager.

Ma ci sono molti più problemi di quanto si possa pensare, che rendono la gestione efficace del personale un compito complesso.

Ecco un elenco non esaustivo, ma comunque completo, delle difficoltà incontrate:

• nessuna panoramica delle competenze disponibili,
• destreggiarsi tra diversi software e file Excel,
• mancanza di reattività, che può portare alla mancata realizzazione di opportunità
• perdite di redditività dovute a consulenti intercontrattuali o a stime errate della redditività di un progetto,
• insoddisfazione del cliente dovuta a una cattiva esperienza con un profilo proposto,
• turnover dovuto a consulenti insoddisfatti degli incarichi affidati, perché non soddisfano le loro aspettative,
• indicatori di previsione fissi inaffidabili che possono portare a decisioni errate,
• errori umani (anomalie di pianificazione, cancellazione di dati, errori di calcolo, ecc,)
• mancanza di visibilità sui mesi successivi, che rende impossibile una pianificazione anticipata.

Digitalizzare l'azienda e ottimizzarla con uno strumento per il personale

La selezione del personale è un processo complesso e la forte concorrenza impone ai manager di prendere decisioni molto rapidamente, senza disporre di tutte le informazioni necessarie per svolgere il lavoro in modo adeguato. È qui che entrano in gioco i vantaggi della digitalizzazione dell'azienda con uno strumento di staffing ad alte prestazioni.

Perché usare un software per il personale piuttosto che un file Excel? 6 buoni motivi per passare al digitale:

• ✅ guadagnare velocità grazie all'automazione dei processi, in particolare proponendo corrispondenze pertinenti che tengono conto di decine di criteri;
• ✅ prendere decisioni migliori, più precise e più rapide grazie a cruscotti intelligenti e visivi per il monitoraggio di indicatori chiave aggiornati in tempo reale (TACE, tasso di disponibilità, ecc.);
• ✅ eliminare gli errori umani (conflitti di programmazione, cancellazione accidentale di dati, ecc;)
• ✅ aumentare il valore e l'affidabilità dei dati grazie alla loro centralizzazione, completezza, aggiornamento in tempo reale e maggiore protezione rispetto a un file Excel;
• ✅ massimizzare la soddisfazione dei vostri clienti e consulenti ottimizzando l'attività complessiva;
• ✅ la gestione del personale a distanza è più che essenziale in un'epoca in cui il telelavoro si sta diffondendo e le possibili limitazioni non devono minacciare la vostra attività.

Esistono diverse soluzioni sul mercato che vi permetteranno di sfruttare questi vantaggi. Facciamo un esempio per illustrare le caratteristiche e i vantaggi del software di staffing.

Whoz è una delle poche soluzioni sul mercato che consente di ottimizzare il personale. Grazie al suo motore di intelligenza artificiale, la soluzione Whoz consente alle società di consulenza, alle società di ingegneria e alle ESN di controllare il proprio core business e di massimizzare i risultati (margine, TACE, fatturato), in particolare :

• fornendo una visibilità a 360° delle competenze disponibili sia internamente che esternamente (partner di fiducia, freelance, ecc.), in modo che i team possano rispondere più rapidamente alle esigenze dei clienti,

• proponendo rapidamente le migliori opzioni di staffing tenendo conto di tutti i dati esistenti e aggiornati (competenze, disponibilità, tariffa giornaliera, anzianità, richieste di incarico, ecc,)

• prepararsi al futuro con cruscotti di previsione che proiettano i margini, i tassi di attività (TACE) e il fatturato nelle settimane e nei mesi a venire, tenendo conto delle assegnazioni e del fabbisogno di personale per le operazioni e le opportunità.

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Avete pensato alla soddisfazione dei dipendenti?

Come abbiamo visto, fornire ai vostri clienti le migliori competenze possibili è una sfida importante. Dotandovi di uno strumento specializzato per la selezione del personale, avrete tutte le possibilità di farlo meglio del vostro concorrente e di aggiudicarvi tutti i contratti!

Ma fate attenzione a non dare la priorità alla soddisfazione dei vostri clienti a scapito del rispetto dei desideri di carriera dei vostri dipendenti. Non dimenticate che sono le vostre risorse più preziose.

Tenere conto del loro punto di vista può rivelarsi vantaggioso a lungo termine e consentirvi di mantenere e sviluppare le loro competenze.