Controllate l'orario dei vostri dipendenti con questi 3 metodi di registrazione delle presenze e delle uscite
Come funziona la gestione dell'orario di lavoro dei dipendenti?
Le aziende hanno tutto da guadagnare da una buona gestione dell'orario di lavoro: garantisce un migliore monitoraggio delle ore lavorate, che facilita alcune operazioni come l'ottimizzazione degli orari.
Ma soprattutto è un obbligo di legge che deve essere rispettato!
Cosa prevede esattamente la legge in questo ambito? Quali sono i sistemi e gli strumenti da mettere in atto per registrare le presenze e le uscite dei dipendenti in modo efficiente? Dovete usare un software, un orologio o entrambi?
Ecco i dettagli.
Quando si deve timbrare il cartellino al lavoro? Obblighi legali
Obblighi legali per i datori di lavoro
La registrazione delle ore è obbligatoria per tutti i datori di lavoro coperti dal Codice del Lavoro. Essa consente di registrare con precisione :
- l'orario di lavoro dei dipendenti, in conformità con le condizioni iniziali del loro contratto,
- le assenze
- gli arrivi in ritardo
- le ferie
- le ore di straordinario o le ore aggiuntive in caso di contratto part-time.
Grazie a questo monitoraggio, l'azienda è quindi in grado di giustificare i periodi lavorati dai dipendenti in caso di ispezione da parte dell'URSSAF o dell'Ispettorato del Lavoro, che generalmente avviene per verificare :
- il rispetto dell' orario massimo di lavoro
- il pagamento degli straordinari
- il corretto calcolo dei giorni di RTT, ecc.
☝️ Attenzione: se le ore di lavoro dei dipendenti non vengono conteggiate, il datore di lavoro è passibile di multe fino a :
- 750 euro per una persona fisica,
- 3750 euro per le persone giuridiche.
Obblighi legali per i dipendenti
Mentre i datori di lavoro hanno l'obbligo di timbrare il cartellino, i dipendenti devono attenersi a qualsiasi sistema di conteggio delle ore stabilito dalla loro azienda (ad esempio, firmare all'orologio quando arrivano al lavoro al mattino). Se il dipendente dimentica, rifiuta o imbroglia, il datore di lavoro ha il diritto di punirlo o addirittura di licenziarlo.
Inoltre, se il dipendente timbra il cartellino prima dell'orario inizialmente stabilito nel suo contratto, questa azione non avrà alcuna conseguenza sul suo orario di lavoro. D'altro canto, se il dipendente timbra il cartellino dopo l'orario stabilito nel contratto, ciò comporterà una perdita di tempo di lavoro effettivo.
☝️ Si noti che i dipendenti possono opporsi alla registrazione delle ore di lavoro solo se il sistema scelto si rivela sproporzionato rispetto alla semplice necessità di monitorare l'orario di lavoro. A titolo di esempio, gli orologi biometrici, che utilizzano dati personali (fotografie dei dipendenti), sono riservati a usi e contesti molto specifici (aree pericolose, attività nucleari, ecc.).
Chi è interessato dalla registrazione del personale?
Tutti i dipendenti sono interessati, indipendentemente
- dal tipo di orario di lavoro (turni notturni, part-time, orari scaglionati, ecc.),
- il sistema adottato. In altre parole, anche il personale dirigente che lavora a giornata fissa è soggetto a queste regole. L'unica differenza è che il numero di giorni lavorati viene conteggiato in base ai termini dell' accordo a tariffa fissa.
☝️ Esistono tuttavia due eccezioni a questo obbligo di timbrare il personale in entrata e in uscita: i settori dell' agricoltura e dei trasporti, che sono soggetti a normative proprie (Code rural e Code des transports).
Tuttavia, le ore vengono conteggiate in modo diverso a seconda del tipo di orario:
- nel caso di orari di lavoro collettivi: è sufficiente affiggere questi orari collettivi;
- per le ore di lavoro individuali: il datore di lavoro redige un prospetto giornaliero individuale e un riepilogo settimanale. L'inosservanza di tale obbligo può comportare una multa fino a 3.750 euro per ogni dipendente interessato.
I vantaggi della timbratura in entrata e in uscita
Sebbene la registrazione dell'orario di lavoro sia un obbligo di legge, questa pratica presenta altri vantaggi.
- Per il datore di lavoro:
- È più facile tenere traccia degli orari di lavoro del team, in modo da poterli ottimizzare e gestire gli orari in modo più efficace;
- dati affidabili in caso di controversia con un dipendente.
- Per i dipendenti:
- Gli straordinari vengono calcolati nel modo più accurato possibile;
- tutti i dipendenti sono in condizioni di parità per quanto riguarda l'orario di lavoro.
Come si tiene traccia delle ore lavorate? Obblighi legali
Non ci sono obblighi legali per quanto riguarda il metodo scelto per la registrazione delle ore di lavoro dei dipendenti. Questo è lasciato alla discrezione del datore di lavoro.
Tuttavia, quando il sistema utilizzato consente di determinare l'identità e l'orario di arrivo dei dipendenti, è necessario rispettare alcune regole:
- deve essere tenuto un registro del trattamento dei dati
- consultazione degli organi di rappresentanza del personale.
Se l'azienda non rispetta queste regole, i registri degli orari prodotti non possono essere presentati in tribunale, ad esempio in caso di licenziamento.
Inoltre, il datore di lavoro ha il diritto di chiedere ai dipendenti di registrare personalmente alcune o tutte le ore di lavoro. Se si rifiutano di farlo, possono essere adottate sanzioni nei loro confronti.
💡 Buono a sapersi: i dati relativi alle timbrature di entrata e uscita dei dipendenti devono essere conservati per un minimo di 5 anni. Queste informazioni devono essere disponibili per il dipendente su richiesta, o per qualsiasi ente pubblico in caso di ispezione.
Quale sistema di registrazione delle ore devo scegliere?
Registrare le ore "a mano
È perfettamente possibile tenere traccia delle ore di lavoro "a mano":
- registrando le ore lavorate in Excel,
- compilare un registro delle entrate e delle uscite giornaliere,
- tenere un riepilogo delle ore lavorate, ecc.
💡 Per aiutarvi a tenere traccia delle ore dei vostri dipendenti, Appvizer vi fornisce una tabella di monitoraggio delle attività in formato Excel, che potete scaricare gratuitamente.
☝️ Sebbene la timbratura manuale sia ancora il sistema utilizzato dalla maggior parte delle aziende (perché è il più economico), bisogna tenere presente che spesso richiede molto tempo ed è fonte di errori.
Utilizzo di un orologio a tempo manuale, o badgeuse
Con l' orologio marcatempo manuale, i dipendenti dichiarano le loro ore automaticamente, ad esempio firmando all'inizio della giornata lavorativa o del turno.
Questo sistema riduce il rischio di errori e consente di raccogliere i dati in modo rapido e preciso per inserirli in un'applicazione software per l'elaborazione (calcolo di assenze, permessi, riduzione dell'orario di lavoro, ecc.)
Utilizzo di un software per la rilevazione delle presenze
La maggior parte dei software per la gestione del tempo di lavoro dispone di funzioni di rilevazione delle presenze. Le aziende utilizzano sempre più spesso questi strumenti perché :
- sono più facili da utilizzare rispetto a un orologio e sono più adatti a determinate professioni (ad esempio, il lavoro d'ufficio),
- possono essere utilizzati in mobilità, ad esempio per il personale di vendita sul campo,
- consentono la gestione automatica dei dati per l'elaborazione delle risorse umane.
Ad esempio :
- Combo (ex Snapshift) è un orologio connesso che consente di monitorare in diretta gli orari di arrivo e partenza dei dipendenti, misurando al contempo il tempo di presenza. Semplice, efficiente e intuitivo, è direttamente collegato a un modulo di pianificazione del personale e di preparazione delle buste paga, per cui non è necessario inserire due volte i dati e controllarli ogni settimana!
- Eurécia Time Tracking, un modulo del sistema HRIS all-in-one Eurécia, consente ai vostri dipendenti di timbrare il cartellino e l'uscita utilizzando un orologio virtuale. Tutti i dati sulle presenze sono centralizzati nello strumento per semplificare il monitoraggio in tempo reale delle presenze, in modo da poter reagire più rapidamente in caso di imprevisti (assenze, ritardi, ecc.). Queste informazioni vengono utilizzate anche per automatizzare i successivi calcoli delle retribuzioni.
- Factorial Gestion du Temps, il software di gestione delle presenze per le PMI e le aziende in crescita, dispone di un moderno sistema di rilevazione digitale delle presenze: tutto ciò che i dipendenti devono fare è scansionare un codice QR dal proprio cellulare. Grazie alla geolocalizzazione, è possibile verificare se l'orologio viene utilizzato da un luogo diverso dall'ufficio. Tutti i dati vengono poi centralizzati nello strumento per facilitare il controllo e il monitoraggio delle ore di lavoro.
- MOZAIK Clean è stato sviluppato per gestire e monitorare i cantieri di pulizia. Utilizzando la loro applicazione mobile e/o un box fisso o mobile, gli operatori possono facilmente registrare le loro ore di lavoro quando sono in loco presso i clienti.
- Traxxeo è una piattaforma di gestione delle risorse mobili con esperienza nel settore dell'edilizia e dei mestieri affini. Le sue caratteristiche includono un' applicazione per la registrazione delle ore di lavoro in cantiere che rende facile e veloce l'inserimento delle ore di lavoro, senza rischio di errori. I dati vengono trasmessi in tempo reale e possono essere integrati nel software HR per semplificare l'elaborazione delle buste paga e la gestione delle assenze.
- UKG offre sia soluzioni per la gestione amministrativa delle risorse umane che per la gestione del tempo e del lavoro. Grazie all'editore, la registrazione delle presenze è semplificata: può essere effettuata direttamente su uno smartphone o tramite un terminale di rilevazione presenze, online o offline. Inoltre, l'approvazione e la produzione dei fogli di presenza sono automatizzate. Ciò consente di risparmiare tempo alle risorse umane e di rimanere in linea con le normative vigenti.
- ZEUS si posiziona come soluzione completa e ricca di funzionalità per la gestione delle presenze e delle attività. Offre una gamma di dispositivi per automatizzare la registrazione delle presenze e delle uscite (lettori di badge e applicazioni mobili), rendendo più semplice e flessibile la registrazione delle ore di lavoro. Tutti i dati raccolti sono centralizzati nello strumento per ottimizzare le operazioni, in particolare la preparazione delle buste paga.
In definitiva, anche se la registrazione dell'orario rimane obbligatoria, ci sono diversi modi per farlo. I datori di lavoro hanno quindi molte opzioni per monitorare e comunicare le ore di lavoro, utilizzando un sistema adatto alla loro organizzazione e al tipo di attività svolta.
Articolo tradotto dal francese