Monitoraggio delle attività: quando la gestione delle ore di lavoro del team diventa un gioco da ragazzi
Se siete ancora un po' all'oscuro del monitoraggio delle attività, non lo sarete più quando avrete finito di leggere questo articolo.
Il processo delle risorse umane noto come gestione del tempo vi permette semplicemente di tenere traccia dei vostri progetti e delle attività dei vostri dipendenti.
Che cos'è il monitoraggio delle attività e come si fa a impostarlo nella vostra organizzazione? Ve lo spieghiamo noi, con in più un modello di timesheet Excel da scaricare.
Che cos'è il monitoraggio delle attività?
Il monitoraggio delle attività consiste nel tenere traccia delle presenze e delle assenze dei vostri dipendenti su base giornaliera, tenendo conto di tutti i possibili scenari:
- straordinari
- lavoro notturno
- orari di lavoro scaglionati
- viaggi di lavoro, ecc.
È possibile definire una serie di indicatori personalizzabili:
- per progetto
- per reparto
- per attività
- per cliente, ecc.
In questo modo si ottengono diversi filtri per analizzare l'attività dell'azienda.
È inoltre possibile definire le unità di tempo come si desidera: giorno, ora, minuto, ecc. La frequenza del monitoraggio, ad esempio settimanale o mensile, è a vostra discrezione.
Perché monitorare le attività?
Perché implementare uno strumento di gestione del tempo nella vostra azienda?
- Potete controllare i costi grazie al monitoraggio analitico del tempo impiegato.
- Ottenete una maggiore visibilità sulle vostre attività.
- È possibile calcolare più facilmente le ore di lavoro, anche su base temporanea.
- Potete adattare la distribuzione degli incarichi in base al tempo impiegato.
- Potete gestire le risorse del progetto in modo più efficace.
- Avete uno strumento di supporto per la gestione delle risorse umane e finanziarie, grazie alla tracciabilità e allo storico delle ore, in modo da poter aggiornare le buste paga o il saldo delle ferie, ad esempio.
☝️ In breve, il monitoraggio delle attività offre vantaggi sia per i dipendenti che per i collaboratori:
- per i dipendenti, che possono avere un quadro più chiaro delle loro ore di straordinario, delle ore da recuperare, ecc. e comunicarle in modo trasparente ai loro manager e alle Risorse Umane;
- per le Risorse Umane, che possono tenere sotto controllo gli orari di lavoro dei dipendenti e garantire il rispetto delle norme sull'orario di lavoro;
- per l'azienda, che può gestire meglio budget e risorse.
Come monitorare la propria attività? Regole e fasi
Fase 1: definire le esigenze
Ogni organizzazione ha le sue caratteristiche specifiche. Ad esempio, in alcune organizzazioni i dipendenti svolgono parte del loro lavoro da casa.
Il processo di monitoraggio delle attività deve quindi tenere conto di :
- il modo in cui è organizzata l'azienda,
- le norme sull 'orario di lavoro
- le esigenze dei dipendenti.
Fase 2: scegliere lo strumento giusto
Molte aziende utilizzano fogli di calcolo Excel per monitorare le proprie attività. Ma, come vedremo più avanti, questo non è necessariamente lo strumento più pratico.
In ogni caso, optate per una soluzione adatta al vostro budget e che rispetti le seguenti regole: semplicità e conformità.
La rilevazione delle presenze consente inoltre di gestire in modo più efficace l'orario di lavoro dei dipendenti.
Fase 3: Sostenere i dipendenti
Qualunque sia il metodo scelto, è necessario fornire ai dipendenti il miglior supporto possibile per l'impostazione e l'implementazione di questo approccio al monitoraggio dell'orario di lavoro.
Le nuove regole devono essere comprese appieno per essere adottate dai team. Inoltre, a volte è utile una formazione sull'uso degli strumenti.
Fase 4: convalidare e analizzare i dati
Ecco fatto, i vostri dipendenti hanno inserito le loro ore di lavoro.
Il passo successivo è quello di farle convalidare dai loro responsabili, quindi esportare i dati, che saranno utilizzati, tra l'altro, per :
- preparare le buste paga,
- fatturare ai clienti
- redigere rapporti per la gestione delle attività e del budget dell'azienda.
Tabella di monitoraggio delle attività in Excel da scaricare
Volete tenere traccia delle ore dei vostri dipendenti e gestire il tempo e le attività dei vostri team in un foglio Excel? Appvizer vi permette di scaricare gratuitamente questo modello!
Quali strumenti utilizzare per monitorare le attività?
Perché scegliere una vera soluzione di monitoraggio delle attività?
Gli aspetti legati al monitoraggio delle attività sono molteplici:
- ridurre il tempo speso in attività a basso valore aggiunto
- semplificazione del processo
- migliorare la visibilità dell'avanzamento del progetto,
- affidabilità e sicurezza dei dati,
- riduzione del rischio di errori.
Purtroppo Excel mostra rapidamente i suoi limiti su questi punti.
In confronto, un software specializzato nella gestione del tempo vi offrirà una serie di vantaggi:
- Automatizza i processi e riduce l'onere amministrativo del personale.
- Risparmiate tempo.
- Si rinuncia a ripetuti scambi di file.
- Proteggete i vostri dati.
- Ottenete visibilità sulla vostra attività grazie ai report.
- Gestite la vostra attività in tempo reale.
Selezione di software per la gestione del tempo di lavoro
Per aiutarvi nella scelta, ecco una selezione di 11 software di gestione del tempo 👉
- Apidae è un HRIS intuitivo e scalabile che offre a VSE e PMI una visione globale dell'attività e delle ore di lavoro dei loro team. I team possono facilmente inserire le ore lavorate giorno per giorno, creando una visione a 360° delle attività quotidiane. In questo modo si ottimizza la programmazione e l'organizzazione dei team all'interno dell'organizzazione.
- Beebole è uno strumento progettato per monitorare il tempo dei team, con la semplicità di un foglio di calcolo di Excel, oltre all'automazione e alla creazione di report. È flessibile e può essere adattato a qualsiasi dimensione di organizzazione. I suoi punti di forza? Rapida curva di apprendimento, personalizzazione avanzata dell'interfaccia e un team di supporto sempre a disposizione in caso di problemi.
- Elite Paie-RH è un HRIS completo: include, ad esempio, la gestione degli orari, delle paghe e delle spese. È personalizzabile al 100%, in modo da poterlo adattare a tutte le vostre attività. È quindi possibile gestire tutti i diversi modi in cui il tempo viene organizzato, oltre ad assegnare il tempo per progetto. Infine, sono disponibili numerosi report per il monitoraggio del tempo.
- Traxxeo, la soluzione per le squadre sul campo, digitalizza la gestione delle squadre sul campo in settori come l'edilizia, le infrastrutture e l'ingegneria. La sua applicazione mobile per la rilevazione delle presenze è semplice e facilmente adottabile dalle squadre. Le informazioni confluiscono direttamente in una piattaforma di monitoraggio, dove i responsabili delle risorse umane gestiscono rapidamente eventuali anomalie grazie a un sistema di allerta. Il reparto finanziario è più reattivo grazie alla tracciabilità delle ore per attività. La piattaforma può essere utilizzata anche per programmare i lavoratori e gestire le assenze.
- Eurécia Time Tracking è uno dei moduli della suite software pubblicata da Eurécia HRIS. Dal lato dei dipendenti, questa soluzione semplifica la registrazione o la compilazione dei fogli di presenza online, in completa autonomia. Il personale HR può monitorare il proprio tempo tenendo traccia delle ore lavorate, degli orari di arrivo e di partenza e così via. Per i manager, la soluzione prevede un processo di convalida dei fogli di presenza. I report e il monitoraggio analitico consentono di vedere quanto tempo è stato impiegato per periodo, per progetto, per cliente, ecc.
- Factorial Gestion des Absences è uno strumento HRIS completo. Offre un modulo dedicato al monitoraggio delle attività, con un sistema di registrazione delle ore, un cruscotto intelligente, la gestione degli orari, ecc. Questo software offre ai dipendenti una maggiore autonomia e alla direzione un maggiore controllo, oltre a una maggiore trasparenza e flessibilità negli scambi.
- idylis.com è un pacchetto software dedicato alla gestione di VSE e PMI nei settori del commercio e dei servizi. Oltre a gestire la contabilità e le attività di vendita, incorpora funzioni di gestione del tempo basate su progetti, per un maggiore controllo sull' allocazione delle risorse e quindi sulla loro redditività. La parte migliore? I vostri dati sono ospitati e protetti su server in Francia.
- JourOff è uno spazio di lavoro collaborativo in cui i dipendenti possono coordinare il loro lavoro. È particolarmente adatto ai team che lavorano in modalità progetto e che seguono il metodo Kanban. Per quanto riguarda la gestione del tempo, JourOff offre due approcci: quello standard (ogni dipendente inserisce il proprio tempo) e quello intuitivo, in cui i dati vengono generati automaticamente dalla soluzione a partire dal sistema di agenda condivisa, dallo strumento di gestione dei progetti, dallo strumento di pianificazione e così via.
- Con Kizeo Forms è possibile creare moduli di timesheet personalizzati per soddisfare le specifiche esigenze aziendali. Personalizzabile, il software è particolarmente adatto al monitoraggio dei cantieri e delle operazioni sul campo. Per quanto riguarda l'utente, i dati possono essere inseriti ovunque ci si trovi, esportati e analizzati direttamente nel sistema per un monitoraggio in tempo reale.
- monday.com HR è uno strumento HRIS che aiuta i responsabili delle risorse umane a migliorare i loro processi. È una piattaforma all-in-one facile da imparare e da usare, con una serie di funzioni completamente personalizzabili. Per quanto riguarda il monitoraggio delle attività, è possibile migliorare le prestazioni con cruscotti visivi e gestire efficacemente la presenza e l'assenza dei dipendenti: straordinari, viaggi, lavoro notturno, ecc.
- Teamleader è un CRM pensato per le aziende e le PMI. Snellisce i processi e aiuta a incrementare la produttività. Grazie all'ampia gamma di funzioni, il software è facile da usare e non richiede installazione. È possibile tenere traccia delle ore di lavoro di ogni dipendente, impostare scadenze per ogni progetto e aggiungere compiti raggruppandoli sulla piattaforma. L'interfaccia è inoltre personalizzabile e moderna, per una maggiore visibilità.
Tenere traccia della propria attività
La gestione del tempo è un aspetto fondamentale nel mondo degli affari, perché influisce sulla gestione dei progetti aziendali, sulla gestione delle risorse umane e sulla gestione commerciale.
Un software dedicato diventa un vero e proprio strumento decisionale: vi offre flessibilità e capacità di reazione a breve e medio termine. Avete scelto il vostro?
Articolo tradotto dal francese