Metodo pomodoro: creare il tempo è possibile?

Avere "troppo da fare", "essere sovraccaricati" o "non avere mai abbastanza tempo"... Lo avete mai sentito prima d'ora? Non è raro sul lavoro voler prolungare le giornate, troppo corte per fare tutto, con la volontà di fare di più.

In questo articolo, vedremo che la  produttività è il risultato di una buona gestione del tempo a disposizione. Tra le varie metodologie esistenti, abbiamo scelto la tecnica del Pomodoro, per gestire in modo efficiente il tempo segmentando il lavoro in cicli di due ore e  brevi pause. Scoprite ora la sua realizzazione concreta e i suoi numerosi vantaggi!

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Il metodo Pomodoro: gestione del tempo e gestione degli intervalli di tempo

Originariamente: un timer da cucina

L'italiano Francesco Cirillo è il progettista di questo metodo di time management ( letteralmente la tecnica del pomodoro, titolo del suo libro e ora marchio registrato). Negli anni '80, quando era studente, si rese conto che era meglio rimanere concentrato su delle attività semplici, piuttosto che cercare di svolgere più compiti in parallelo.

Per cronometrare il suo tempo, ha usato un timer a forma di pomodoro, che ha dato il suo nome al concetto . In pratica, questo consiste nel suddividere ogni giorno le attività da svolgere in cicli (ogni pomodoro o ciclo dura 25 minuti), con pause di 5 minuti tra di loro. 

Il principio fondamentale di questo metodo è la segmentazione dei compiti in pomodori, che rappresentano ore di lavoro intenso e di durata limitata. Questo significa dividere i grandi progetti in piccoli compiti e realizzarli senza interruzioni, per controllare il proprio tempo e ridurre le distrazioni.

Per raggiungere questo obiettivo è necessaria una grande autodisciplina: bisogna essere motivati! Ma non c'è bisogno di stressarsi: tutti i pensieri deleteri possono essere annotati appena si manifestano e per liberare la mente e raggiungere una migliore concentrazione.

Separare il pensare dall'agire per agire più velocemente e pensare meglio

Originale in inglese : « Separate thinking and execution to execute faster and think better. » — Sol Tanguay, Imarklab

Il metodo pomodoro per passare all'azione step by step

Vediamo ora i passi da seguire per l'implementazione tecnica di questo metodo. È sufficiente un minimo di attrezzatura: una matita e un foglio di carta, o per gli amanti del digitale  un computer e un foglio di calcolo, per esempio.

© Pomodoro technique, 2015 Elvindantes.com

Passo 1: Scegliere un'attività

Utilizzate la vostra lista di attività per la giornata e definite i vostri pomodori. Si tratta di pianificare il numero di pomodori necessari per ogni compito. Sta a voi valutare il tempo dedicato alle vostre attività con la pratica!

Ad esempio: diapositive di presentazione PowerPoint = 3 pomodori; competitive intelligence = 2 pomodori, ecc.

Passo 2: Impostare il cronometro a 25 minuti

Per 25 minuti, tutta la vostra attenzione sarà concentrata sul vostro pomodoro. Il timer può essere meccanico, come quelli usati per cucinare, o virtuale, con molte opzioni disponibili sul web, come vedremo più avanti.

Passo 3: Procedere con il compito

Cominciate a lavorare. L'idea è quella di concentrarsi su un solo e medesimo compito per il tempo a disposizione, per essere efficaci senza essere distratti.

Passo 4: Interrompere il lavoro

Questo significa fermarsi non appena il timer suona, anche se non si ha finito. E' possibile utilizzare più pomodori per lo stesso compito.

Passo 5: Prendete nota dei vostri progressi

Prendere appunti sia per monitorare l'avanzamento dell'attività corrente, ma anche per fare il punto della situazione su ogni ciclo di lavoro e in generale nel corso della giornata.

💡La buona idea: prendere appunti è anche una buona idea per liberare la mente da tutti i pensieri che si sono verificati durante il lavoro. Gli elementi che avete notato possono essere ripresi durante le pause.

Passo 6: Prendetevi una pausa di 5 minuti

Prendetevi una pausa per staccarvi dallo schermo, prendete un tè, fate movimento o qualsiasi altra attività che tenga i vostri pensieri lontani dal compito. Just relax!

Passo 7: Ritorno al lavoro

Ripetere i passi dall'inizio per completare un nuovo periodo di 25 minuti. 

Passo 8: Dopo 4 pomodori, fare una pausa più lunga.

Dopo 4 periodi di lavoro, prendetevi una pausa di circa 15-30 minuti a seconda delle vostre esigenze e dedicatela a compiti più leggeri che richiedono meno sforzo intellettuale.

Passo 9: Ripetere un ciclo di lavoro

Continuare iniziando un nuovo ciclo di lavoro di 4 pomodori (blocchi di 25 minuti) intervallati da piccole pause. Lavorate con questa dinamica fino ad ottenere la giusta quantità di lavoro per la vostra giornata.

I vantaggi di Pomodoro

I profili interessati

Questo metodo è particolarmente adatto alle persone che si riconoscono in uno o più dei seguenti casi:

• si ha difficoltà a concentrarsi a lungo sullo stesso compito  
• si è facilmente soggetti a sollecitazioni esterne
• si ha la tendenza a procrastinare (cioè a rinviare a domani o più tardi ciò che può essere elaborato lo stesso giorno)
• spesso si ha la sensazione che il carico di lavoro pianificato per un giorno non sia stato completato

Intensità ed efficienza: la ricetta del successo

Questa tecnica ha molti vantaggi, e ne raccoglierete i benefici con diligenza. E' strutturato intorno ai seguenti pilastri: disciplina, compiti molto semplici e concentrazione.

Disciplina vs. dissipazione

L'autoregolazione è al centro del suo funzionamento: imponendo vincoli, ci spinge a rompere con cattive abitudini improduttive. La sua efficacia dipenderà quindi in parte dalla nostra ferma determinazione a realizzare un cambiamento significativo e duraturo nel nostro modo di lavorare.

Compito singolo vs. multitasking

Il metodo ci suggerisce di affrontare un solo compito alla volta. L'ideale è suddividerlo in sotto attività, e di evitare il multi-tasking , il peggior nemico della produttività.

Concentrazione vs. distrazione

Infine, ci porta a lavorare senza interruzioni: mobilitate il 100% della vostra attenzione al progresso del compito scelto. Inoltre, favorisce l'alternanza tra periodi di alta concentrazione e brevi pause regolari, essenziali per scaricare la pressione e consentire una migliore concentrazione in seguito.

☝ Consiglio: per adattare al meglio questo metodo alle proprie abitudini di lavoro, annotate i progressi e i problemi come ad esempio le interruzioni (telefono, colleghi, riduzione della motivazione).

Passiamo alla pratica pratica: strumenti per aiutarvi

Ci sono applicazioni su Mac e Chrome, come Pomotodo, disponibile in versione web e su Android, iOS, macOS e Google Chrome (estensione). Con la sua interfaccia minimalista, Pomotodo presenta sia un elenco delle attività che un sistema di timer. Le statistiche sono disponibili per visualizzare il numero di attività eseguite e la loro storia.

Ci sono una moltitudine di opzioni, tra cui:

• Clear Focus (disponibile su Google Play)
• Scheduler (disponibile su Android)
• Pomodoro Focus Timer (disponibile su iPhone, iPad e iPod touch)
• PomodoneApp (disponibile su Mac, Windows, Linux, Web App)
• Focus Booster (disponibile su Web, Windows, MacOS, iOS, Android)
• FocusList (disponibile su iPhone, Apple Watch e Mac)
• e molti altri

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Pronti per iniziare?

Per migliorare l'efficacia personale, è nell'interesse di tutti essere proattivi e scegliere il metodo di lavoro più adatto a loro, al fine di ottenere risultati positivi. Infine, dopo le difficoltà dell'inizio, vedrete volentieri i primi guadagni di produttività e le nuove buone abitudini saranno presto messe in atto. Ora avete tutte le chiavi in mano per adottare la tecnica del Pomodoro, basta provarla!