Valutazione del personale: Manuale di sopravvivenza per HR

La valutazione del personale è un’attività HR spesso considerata insidiosa dai responsabili delle risorse umane: richiede tempo, dedizione e preparazione.

Inoltre, rappresenta talvolta una fonte di stress notevole per i dipendenti oggetto di valutazione.

Ma quali sono le sfide legate alla valutazione del personale? Come trasformare questo processo in una leva per lo sviluppo professionale? Come redigere una scheda di valutazione del personale?

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Vediamolo insieme.

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Che cos’è la valutazione del personale?

Il processo di valutazione del personale è uno strumento di Human Resource Management (HRM) che permette di seguire lo sviluppo professionale dei dipendenti di un’organizzazione.

Coinvolge i dipendenti, i dirigenti e i servizi HR.

La valutazione consiste, nella maggior parte delle aziende, in un colloquio annuale di valutazione, con la compilazione di una scheda o di un questionario valutativo.

Gestione dei talenti, sviluppo delle competenze, monitoraggio delle prestazioni e gestione della formazione sono tutti ambiti coinvolti nella valutazione dei dipendenti.

Perché è importante valutare i propri collaboratori?

Il processo di gestione delle prestazioni permette di soddisfare molteplici obiettivi:

• per ciascun dipendente, questo colloquio rappresenta l’occasione per stilare un bilancio sull’anno passato e fissare gli obiettivi per l’anno a venire. Si tratta, inoltre, di un momento di scambio tra manager e dipendente, con quest’ultimo che puo fare presente le sue richieste formative volte a sviluppare nuove competenze.

• La valutazione è, per il manager, l’occasione per valutare la performance dei dipendenti: il colloquio valutativo serve anche ad accrescere l’engagement dei collaboratori e a consolidare la loro adesione al progetto aziendale.

• Per il servizio Risorse Umane, la valutazione del personale permette:
  • di individuare e proporre formazioni mirate a seconda di ogni profilo,
  • di individuare e premiare i migliori talenti,
  • di individuare e trattare le richieste di mobilità,
  • di eseguire dei piani di formazione e di carriera adatti;
  • di interagire con i collaboratori aziendali.

Le 3P della valutazione del personale

Posizione 

Per quanto stiano nascendo sempre di più aziende con una minore rigidità gerarchica, una struttura organizzativa resta sempre presente, che sia in maniera esplicita o implicita. Tutto questo insieme di relazioni e attività che regolano l'organizzazione aziendale si definiscono attraverso degli organigrammi aziendali.

Acquista quindi importanza saper prendere in conto la posizione durante il processo di valutazione con domande come:

• Descrivere la propria posizione
• Quali sono state le evoluzioni le tempo
• Quali competenze sono necessarie

Prestazione

Prestazione. Sembra quasi scontato parlarne. Non è solo importante per poter capire se una persona raggiunge i propri obiettivi e lavora con una certa etica e professionalità. Serve anche, e soprattutto, a rendere partecipe la persona del suo contributo per il raggiungimento degli obiettivi generali. Bisogna però stare attenti a rendere questa valutazione omogenea e utilizzare criteri oggettivi. Può essere interessante, inoltre, confrontare autovalutazione del candidato con il parere dell'esaminatore.

Potenziale

Questa è una componente fondamentale. Rappresenta tutte le capacità inespresse che l'individuo potrebbe mettere in luce in una certa posizione o sotto certe condizioni. Si tratta di valutazioni che di solito sono fatte da aziende che comprendono il valore dell'employee retention e che quindi vedono la relazione con i dipendenti in un'ottica a medio lungo termine. Si tratta di saper riconoscere delle capacità, magari non direttamente legati alla posizione corrente, e  saper vedere dei percorsi di evoluzione per questa persona. 

Come procedere con la valutazione del personale?

Metodi di valutazione del personale

Esistono diversi metodi per la valutazione del personale:

• la valutazione individuale: il manager prepara una scheda valutativa e la presenta durante il colloquio. Il dipendente fornisce quindi il suo punto di vista;
• l’autovalutazione o la co-valutazione: il manager e il dipendente compilano entrambi una scheda, per poi discuterne congiuntamente durante il colloquio;
• la valutazione a 360°: i dipendenti, manager compresi, sono sottoposti a una valutazione da parte dei loro colleghi, ma anche da parte di figure terze (clienti, partner, fornitori, ecc.)

Suggerimenti per valutare il personale

Per una valutazione delle prestazioni ottimale, vi suggeriamo qualche buona pratica da seguire:

• Valutate costantemente: formate i manager che devono sostenere i colloqui, prevedete dei momenti di scambio regolari tra manager e team, giudicate le ambizioni di ciascun collaboratore per offrire loro il miglior percorso in seno alla vostra azienda.
• Anticipate: pianificate i colloqui con largo anticipo e approfittatene per personalizzarli al massimo. Individuate i buoni risultati e le aree di miglioramento.
• Non trascurate l’autovalutazione: il dipendente fa il punto sui suoi risultati ed offre un punto di vista critico sul suo lavoro. Si tratta di un’ottima base per gestire il colloquio.
• Ascoltate: il dipendente deve poter portare le proprie istanze dinanzi ai suoi responsabili e alle risorse umane. Ascoltate e lasciate loro spazio per esprimersi...per mantenere alta la motivazione nell’azienda.
• Comunicate/ date un feedback: è fondamentale che tutte le parti interessate conoscano e comprendano i pro e i contro della valutazione. Il ruolo delle risorse umane è spiegare il processo per creare un clima di fiducia e di scambio.
• Scrivete un rapporto: Al termine della valutazione, considerate la possibilità di scrivere un rapporto dettagliato ed esauriente. Ciò faciliterà il follow-up dei vostri dipendenti e le fasi che seguiranno (richieste di formazione, mobilità, colloqui supplementari, ecc.).

Coinvolgete i dipendenti per valutarli al meglio

Gli obiettivi aziendali non possono che beneficiare di un sistema di valutazione improntato su un alto grado di coinvolgimento dei dipendenti. Soddisfare le aspettative dei collaboratori, e offrire loro una formazione adeguata per crescere professionalmente, migliora le prestazioni di tutta la squadra. Così, la gestione aziendale risulta rafforzata.

I software per il processo di valutazione

Esistono diverse soluzioni software che permettono di automatizzare e ottimizzare la gestione delle prestazioni.

🛠️ Performance management permette la creazione di schede su misura.

🛠️ J-Pers è una soluzione completa che permette di gestire tutto il processo HR.

🛠️ Original Skills è una piattaforma dotata di una tecnologia in grado di rilevare dati da CV e profili social.

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Ottimizzate il processo di valutazione

I processi HR sono in costante evoluzione, e la gestione delle prestazioni non fa eccezione. Oggi, i responsabili delle risorse umane dispongono di strumenti performanti in grado di facilitare l’organizzazione di un processo ottimale.

Tuttavia, aldilà del software, è fondamentale che le aziende adottino dei comportamenti organizzativi al passo coi tempi.

E voi, siete pronti a mettere in pratica i nostri suggerimenti?