Perché un HRIS? I vantaggi in 9 punti chiave
I vantaggi di un HRIS sono numerosi e si possono riscontrare sia a livello operativo (gestione amministrativa in particolare) sia a livello strategico (sviluppo dei talenti, ad esempio). Secondo Eurécia, infatti, un software di questo tipo può rendere la gestione delle risorse umane fino al 35% più efficiente! E la buona notizia è che questo strumento è vantaggioso sia per i dipartimenti HR che per i decisori e i dipendenti.
Perché utilizzare un HRIS? Questo articolo fornisce una spiegazione dettagliata dei suoi vari vantaggi, basata su 9 punti chiave.
HRIS: definizione
Un HRIS (Human Resources Management Information System) è definito come un software composto da un insieme di moduli. Il suo scopo è automatizzare i processi legati alla gestione delle risorse umane.
Comprende un'ampia gamma di funzioni, come ad esempio
- gestione delle assenze e delle ferie
- gestione delle assunzioni
- gestione delle paghe
- gestione dei talenti
- monitoraggio degli indicatori HR, ecc.
Vantaggio n. 1: risparmio di tempo e produttività
Ulule ha ridotto di tre volte il tempo necessario per elaborare le proprie note spese e ha risparmiato ½ giorno al mese sulla gestione delle ferie.
Source : Lucca
Il principale vantaggio del software HRIS consiste nel :
- la centralizzazione dei dati
- l' automazione dei compiti
- e l'implementazione di flussi di lavoro.
Di conseguenza, i team HR riducono il tempo dedicato alla gestione amministrativa manuale (elaborazione delle assenze, convalida delle richieste dei dipendenti, invio delle buste paga, ecc.) Allo stesso tempo, si evitano gli errori associati all'inserimento manuale dei dati, ad esempio su un file Excel.
☝️ L'implementazione di un HRIS significa che i dipartimenti HR hanno più spazio per concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto, come :
- gestione delle competenze
- lo sviluppo del capitale umano
- o il miglioramento del benessere sul posto di lavoro.
Vantaggio n. 2: risparmio sui costi
Grazie al tempo risparmiato, le aziende possono risparmiare sui costi di gestione amministrativa e di assunzione, ad esempio.
Inoltre, la digitalizzazione dei processi HR riduce i costi materiali. Non è più necessario stampare le buste paga: vengono scansionate direttamente nel software. L'archiviazione dei documenti in una cassaforte digitale consente di risparmiare spazio in azienda.
☝️ Anche l'utilizzo di meno carta fa parte di un approccio eco-responsabile. Un HRIS supporta quindi la politica di CSR (Corporate Social Responsibility) dell'organizzazione, contribuendo a promuovere un'immagine positiva.
Vantaggio n. 3: flusso di informazioni scorrevole
Un sistema HRIS è vantaggioso per tutti i dipendenti. Ad esempio, i dipendenti possono richiedere le ferie o consultare le buste paga con pochi clic.
L'uso di un'applicazione software facilita quindi la comunicazione e la circolazione delle informazioni tra i vari reparti.
Vantaggio n. 4: migliore visibilità dei dati
Centralizzando tutti i dati HR in un'unica soluzione, la direzione ha una visione chiara, in tempo reale, di una grande quantità di informazioni relative alle prestazioni dei dipendenti.
In quanto vero e proprio strumento di gestione, l'HRIS consente di prendere decisioni strategiche.
☝️ In particolare, questo software è in grado di generare report e cruscotti HR (tassi di assenteismo, turnover del personale, performance individuali, ecc.), utili per identificare potenziali problemi.
Vantaggio n. 5: accessibilità e mobilità
La maggior parte dei sistemi HRIS è disponibile in modalità SaaS (software as a service). Di conseguenza, rimangono accessibili e i dati possono essere consultati ovunque e in qualsiasi momento.
☝️ Questo vantaggio è particolarmente prezioso in un contesto in cui i direttori del personale e i dipendenti sono sempre più incoraggiati a lavorare da casa.
Vantaggio n. 6: miglioramento del follow-up dei dipendenti
I processi HR non si limitano alle attività amministrative: comprendono anche la gestione del capitale umano, una componente essenziale delle prestazioni di un'azienda.
Per rispondere a questa sfida, il software HRIS fornisce un migliore supporto ai dipendenti. In particolare, supporta i manager nel :
- monitorare i progressi dei dipendenti e il raggiungimento dei loro obiettivi
- valutare le loro competenze
- gestire le richieste di formazione
- migliorare la comunicazione.
☝️ La gestione e il processo decisionale sono più semplici e giustificati, perché basati su dati concreti e affidabili.
Vantaggio n. 7: ottimizzare l'esperienza dei dipendenti
Se un migliore monitoraggio dei dipendenti è positivo per la gestione, lo è anche per i dipendenti. La soluzione HRIS li supporta dal momento dell'assunzione e dell' inserimento in azienda.
Il software li aiuta anche a svilupparsi (in termini di lavoro svolto, competenze, ecc.) attraverso i moduli di gestione dei talenti.
Infine, i dipendenti guadagnano in autonomia e produttività: possono gestire facilmente e rapidamente le loro richieste amministrative o preparare le loro revisioni mensili o annuali.
☝️ Un'esperienza ottimizzata per i dipendenti significa un tasso di fidelizzazione più elevato. Un HRIS aiuta quindi a trattenere i talenti all'interno dell'azienda, una sfida importante vista la crescente volatilità della forza lavoro.
Vantaggio n. 8: interoperabilità e modularità
Di norma, i sistemi HRIS si interfacciano con altre soluzioni presenti sul mercato. Ad esempio, i dati relativi alle note spese possono essere esportati nel software di contabilità per facilitarne l'elaborazione... con un notevole risparmio di tempo!
In secondo luogo, la modularità dei sistemi HRIS consente ai dipartimenti delle risorse umane di scegliere i componenti del software di cui hanno bisogno. In questo modo, possono "costruire" lo strumento più adatto alle loro reali esigenze.
☝️ Il software modulare cresce con la vostra azienda. Ad esempio, se oggi la vostra azienda ha solo 10 dipendenti... come sarà tra due anni?
Vantaggio n. 9: Conformità ai vincoli legali
I sistemi HRIS possono essere configurati per aiutare le aziende a rispettare diversi vincoli legali:
- timbratura di entrata e uscita dall'orario di lavoro,
- requisiti specifici per le buste paga,
- RGPD e protezione dei dati del personale, ecc.
Inoltre, grazie alla scalabilità offerta dalla maggior parte delle soluzioni, è possibile adattarsi facilmente a ogni nuova norma, evitando di incorrere in insidie che potrebbero essere dannose per l'azienda.
☝️ Molti editori di software HRIS monitorano regolarmente l'ambiente normativo per garantire che la legislazione vigente sia incorporata nelle loro soluzioni.
Qual è il software HRIS giusto per la vostra azienda?
Siete convinti dei vantaggi di un HRIS e volete trovare il vostro futuro software? La buona notizia è che esistono diversi tipi di soluzioni sul mercato.
Sta a voi studiare le diverse opzioni disponibili, in base a criteri definiti in precedenza:
- Di quali funzionalità ho bisogno?
- Quale grado di scalabilità e personalizzazione è necessario?
- Quale budget posso stanziare per ottenere il miglior ROI?
- Quale assistenza e formazione posso aspettarmi? E così via.
Per esempio, potreste prendere in considerazione il sistema HRIS Eurecia, che ha il vantaggio di essere molto completo (copre tutti i processi HR!), modulare e scalabile. Composto da 6 moduli disponibili "à la carte", consente alle aziende di ogni dimensione e settore di costruire una soluzione software che si adatti perfettamente alle loro esigenze e al loro budget. Inoltre, con Eurécia, beneficiate del supporto di esperti disponibili a risolvere i vostri problemi e ad aiutarvi a sfruttare al meglio la soluzione .
💡 Scoprite come redigere le specifiche per inquadrare il progetto di implementazione della vostra futura soluzione, nonché esempi di HRIS.
E gli svantaggi di un HRIS?
Nell'era della trasformazione digitale, i sistemi informativi per la gestione delle risorse umane sono un alleato importante per le aziende.
Ma quali sono i rischi di un HRIS? Alcuni punteranno il dito contro la scomparsa della soggettività a favore di dati oggettivi.
Sebbene ciò possa essere positivo in molte circostanze, dobbiamo tenere presente che il software non potrà mai sostituire l'elemento umano. La percezione che un manager ha delle qualità e delle competenze di un dipendente, i sentimenti di un selezionatore nei confronti di un candidato... le risorse umane sono anche intelligenza emotiva. Il sistema HRIS fornisce un supporto... e non da ultimo!