Adottate un ERP per rendere efficienti le risorse umane!
Siete un responsabile delle risorse umane e volete semplificare le vostre attività quotidiane? È possibile, grazie a un software specializzato come l'ERP. Facile da usare e diabolicamente efficiente, non potrete più farne a meno!
In questo articolo vi spieghiamo tutto quello che c'è da sapere sull'argomento! 👇
Che cos'è un HRIS?
L 'ERP, o Enterprise Resource Planning, è un sistema informatico che consente a qualsiasi azienda di gestire e monitorare i propri dati e tutti i propri servizi in tempo reale. Questa soluzione per le risorse umane fa parte del Sistema Informativo delle Risorse Umane ( HRIS ), fondendo la gestione delle risorse umane (HRM) con le tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT). 🤓
Automazione dei compiti
Organizzare i flussi di informazioni
La gestione delle risorse umane dà origine a numerosi flussi di informazioni. L'obiettivo è quello di :
- facilitare il flusso di informazioni tra i responsabili dei reparti, la gestione delle risorse umane e i dipendenti
- archiviare i dati: colloqui annuali passati, promemoria, ecc. Le informazioni si accumulano e devono essere strutturate in modo da poter essere archiviate e facilmente recuperate, ecc.
Semplificare i processi interni
La gestione delle assenze e la convalida dei permessi o della riduzione dell'orario di lavoro possono richiedere molto tempo. I dipendenti presentano le richieste al proprio manager, che le convalida e le inoltra al reparto Risorse Umane, che a sua volta le convalida e invia la conferma al responsabile del reparto e al dipendente. Il software Zéphir mira a ottimizzare questi processi grazie a un' interfaccia di scambio comune. I dipendenti, i dirigenti e le Risorse Umane hanno a disposizione lo stesso strumento per progettare e presentare le loro scelte. Le informazioni vengono trasmesse in tempo reale e per via elettronica. Risparmio di tempo e di energia da parte di tutti.
Semplificare le attività ricorrenti
Per quanto riguarda il reparto risorse umane, prima di convalidare la richiesta è necessario verificare una serie di punti: la quota di CP (permessi retribuiti) fruita e i CP fruiti e futuri. Una volta approvata, la richiesta deve essere addebitata alla busta paga successiva e la quota residua di PC deve essere diminuita. I software HR fanno tutto questo automaticamente. Inoltre, tengono conto di caratteristiche specifiche come gli abbonamenti ai trasporti o i buoni pasto. Un modo efficace per ridurre il rischio di dimenticanze e risparmiare tempo. 🤩
Garantire la conformità al quadro normativo
Aggiornamenti
Una soluzione software specializzata può fungere da salvaguardia quando si tratta di obblighi legali. La vostra azienda deve assicurarsi di essere conforme sia al diritto del lavoro che al contratto collettivo del settore. Lo strumento vi aiuta a individuare le disposizioni da applicare. Soprattutto perché questi quadri sono destinati ad evolversi, come il "compte pénibilité", diventato obbligatorio all'inizio dell'anno, e il CPF (Compte Personnel de Formation), che ha recentemente sostituito il DIF (Droit Individuel à la Formation).
I vantaggi del SaaS
Per essere sicuri di essere al passo con questi cambiamenti, gli strumenti SaaS hanno il vantaggio di essere aggiornati in remoto e in modo continuo. Con una versione full-web, l'editore è in grado di aggiornare lo strumento senza dover intervenire in azienda per aggiornarlo in loco. Questa facilità di implementazione per l' aggiornamento dello strumento è un vero vantaggio per le vostre procedure interne.
HRIS per un migliore monitoraggio dei dipendenti
Personalizzare il monitoraggio
Tutti gli eventi della vita professionale di un dipendente sono conservati nello strumento:
- la sezione di sviluppo della carriera: per pianificare e monitorare i corsi di formazione completati, richiesti o in corso, i colloqui annuali e i relativi rapporti;
- la sezione GPEC (gestione prospettica dell'occupazione e delle competenze): assunzioni, periodi di prova, diplomi, ecc;
- la sezione sociale, compreso l'aspetto sanitario: appuntamenti di medicina del lavoro, visite mediche.
Condividere le informazioni
Archiviare i dati in questo modo è utile per il reparto Risorse umane, ma è anche una buona idea metterli a disposizione dei dipendenti. Ad esempio, quando si prepara un colloquio di valutazione annuale, le Risorse Umane possono mettere a disposizione del manager e del dipendente interessato i verbali dei colloqui precedenti. Anche dal punto di vista organizzativo, lo strumento facilita la pianificazione inviando promemoria alle parti interessate in anticipo rispetto alla data stabilita.
Parlare con i dipendenti
Il modulo HRIS, se integrato nell'ERP globale dell'azienda, può assumere la forma di un portale informatico. Ogni dipendente accede al proprio strumento di lavoro attraverso una home page. L'azienda può utilizzare questo spazio per trasmettere informazioni al proprio personale. Se le vacanze si avvicinano, ad esempio con la chiusura dell'azienda in agosto, il portale può essere utilizzato per ricordarlo a tutti. È un modo semplice ed efficace per assicurarsi che tutti abbiano ricevuto le informazioni.
HRIS come strumento strategico
Gestire i progetti in modo più efficace
L'HRIS ottimizza la gestione dei progetti. Una richiesta di congedo convalidata su Syrhalogic, ad esempio, può apparire direttamente nell'agenda condivisa del team di progetto associato. Ciò significa che i dipendenti ricevono le informazioni il prima possibile, in modo da potersi pianificare di conseguenza. Il project manager, invece, ha una migliore visibilità delle risorse assegnate. Le soluzioni ERP come IOvision producono dashboard per il monitoraggio del tempo trascorso a livello di team, centro di profitto o azienda nel suo complesso.
Arricchire l'analisi
Il sistema HRIS porta l'analisi ancora più in là. I filtri per anzianità, età, sesso, contratto, posizione gerarchica o coefficiente salariale sono metriche utili per attuare la strategia aziendale in materia di risorse umane.
Scegliere lo strumento
Esistono due opzioni per la gestione delle risorse umane:
- HRIS dedicato: si tratta di applicazioni dedicate che coprono tutte le funzioni specifiche dell'amministrazione e della gestione del personale.
- Moduli HR da implementare attraverso il vostro ERP, che la maggior parte dei pacchetti ERP offre. Il modulo è già completamente integrato nella soluzione ERP, come nel caso di IOvision. Oppure può essere indipendente, come una sorta di estensione complementare, come Syrhalogic: il modulo HR nell'ERP Fitnet Manager.
In breve
Un'azienda, anche di piccole dimensioni, si trova rapidamente ad avere molti aspetti HR da gestire. Un sistema informativo performante è essenziale e la sua interoperabilità con l' ERP globale dell'azienda è un elemento chiave per il buon funzionamento dei processi interni.
Articolo tradotto dal francese