L'ufficio flessibile facilita il rientro dei dipendenti in ufficio
Da alcuni mesi il mondo del lavoro è in piena evoluzione. Le aziende si trovano ad affrontare nuove sfide, con una maggiore attenzione al benessere e alla sicurezza dei dipendenti.
Ancora relativamente poco sviluppato in Francia prima del 2020, l' home office è entrato chiaramente a far parte della nostra vita quotidiana dall'inizio della crisi sanitaria. Anche i dirigenti hanno cambiato il loro modo di gestire, diventando più flessibili e più attenti alle esigenze dei loro collaboratori. Questo si riflette anche in una maggiore flessibilità degli edifici stessi.
Per ottimizzare l'uso dello spazio di lavoro e migliorare l'esperienza dei dipendenti, molte grandi aziende si stanno orientando verso un'organizzazione più flessibile, nota come flex office. Anche se questa esigenza era già presente prima del 2020, la crisi ha accelerato notevolmente questo cambiamento, che ora è una priorità per molte aziende.
Che cos'è un ufficio flessibile?
L'ufficio flessibile è l' assenza di un ufficio dedicato sul posto di lavoro. Così, ogni mattina, i dipendenti iniziano la loro giornata lavorativa nello spazio più adatto ai loro compiti per la giornata. Questo potrebbe essere :
- nei locali dell'azienda
- in un luogo terzo, come uno spazio di coworking,
- oppure a casa, in un ufficio domestico.
Il flex office è un modo flessibile di organizzare il lavoro per eccellenza, con molti vantaggi sia per i manager che per i dipendenti. Si basa su un elemento fondamentale: le esigenze dei dipendenti.
I dipendenti possono avere esigenze diverse in termini di luogo di lavoro, a seconda delle loro missioni, dei loro orari e della loro vita personale.
L' aspetto personale è tenuto in grande considerazione nelle aziende che attuano l'ufficio flessibile. I dipendenti possono godere di un migliore equilibrio tra la loro vita professionale e quella personale. Questo equilibrio è molto importante in termini di benessere sul lavoro. Di conseguenza, i dipendenti sono :
- si sentono più soddisfatti
- più coinvolti
- e più efficaci nel loro lavoro.
Questo è l'obiettivo di ogni manager: rendere i dipendenti felici sul lavoro massimizzando la loro efficienza. Per raggiungere questo obiettivo, l'ufficio flessibile è l'organizzazione ideale.
Un ambiente di lavoro ibrido per adattarsi alle esigenze dei dipendenti
Come abbiamo visto in precedenza, il flex office offre ai dipendenti un ambiente di lavoro ibrido che si adatta perfettamente alle loro esigenze. Possono lavorare regolarmente in sede, da casa, nell'home office o in spazi di coworking, per ottenere il miglior equilibrio possibile tra lavoro e vita privata.
Un home office più accessibile
Con un' organizzazione flessibile del lavoro, l'home office è facile da organizzare ed è a portata di mano dei dipendenti. A seconda dei termini e delle condizioni definiti dalla direzione, possono facilmente scegliere di lavorare da casa uno o più giorni alla settimana.
Un dipendente che lavora da casa è generalmente più efficiente nel suo lavoro. Secondo le statistiche dell'Institut Sapiens, la diffusione del telelavoro ha aumentato la produttività dei dipendenti del 22% entro il 2020. Naturalmente, ciò richiede la creazione di un ambiente adatto, privo di potenziali distrazioni. Con questa atmosfera favorevole al lavoro, i dipendenti vedranno aumentare la loro produttività.
L'alternativa del coworking
Il concetto di spazi di coworking è nato dall'esigenza di lavoratori autonomi e imprenditori di lavorare insieme in uno spazio stimolante e amichevole, senza competizione o gerarchia. Lavorare da soli non è più sinonimo di solitudine e isolamento.
In un'organizzazione di uffici flessibili, gli spazi di coworking sono un'ottima alternativa all'ufficio a casa. Questo modo di lavorare permette di cambiare ambiente, di scoprirne uno nuovo, diverso dal solito ufficio e che, in generale, favorisce la produttività.
Il coworking va di pari passo con lo spirito collaborativo e sociale: ci sono scambi continui tra persone di età, esperienza e background diversi. Lavorare in uno spazio di coworking significa anche aumentare le possibilità di sviluppare la propria rete, conoscere futuri partner e, chissà, potenziali clienti.
Gestire i flussi interni con l'ufficio flessibile
L' ufficio flessibile è un modo molto efficace per limitare i rischi per la salute in ufficio. Oggi esistono molte tecniche all'interno delle organizzazioni flessibili. A lungo termine, l'attuazione di queste misure per gestire i flussi in entrata potrebbe significare un ritorno in ufficio più rapido e più facile.
Limitare l'accesso all'ufficio per un rientro graduale
Probabilmente non ci saranno miracoli: il rientro in ufficio sarà un processo graduale. La prima cosa da fare per gestire il flusso di persone negli edifici è stabilire dei limiti.
Nelle grandi aziende può valere la pena di limitare l'accesso a certi piani, imponendo proporzioni massime per rispettare il più possibile le distanze sociali. Ad esempio, molte aziende impongono un tasso di occupazione massimo del 40% per piano.
Nel caso di spazi di lavoro condivisi, è possibile chiudere una postazione di lavoro in due e mantenere così uno spazio per limitare il contatto tra i dipendenti.
Durante il blocco iniziale, molte persone si sono sentite isolate e non sufficientemente supportate durante il telelavoro. Questa organizzazione flessibile permette di gestire questa esclusione, aiutando i dipendenti a tornare gradualmente in ufficio e mantenendo così un legame sociale.
Una visione globale dell'occupazione dei vostri edifici
È un dato di fatto che l'ufficio flessibile ottimizza l'uso dello spazio di lavoro. Come per ogni cambiamento strategico all'interno di un'azienda, è fondamentale misurarne l'impatto.
Nell'ambito di una precisa gestione dei flussi, è anche essenziale stabilire dei limiti in termini di occupazione, che dovranno poi essere analizzati. Il flex office deve quindi essere misurato, per evitare, ad esempio, che tutti i dipendenti entrino in ufficio nello stesso giorno.
Anche se questa situazione sembra improbabile, è possibile e deve essere gestita. La visibilità globale di tutte le prenotazioni e le dichiarazioni dell'home office è quindi necessaria per gestire facilmente i flussi.
Facilitare la collaborazione tra i team
Anche se molti dipendenti lavorano a distanza, è molto importante mantenere un legame sociale tra tutti.
Questo può essere ottenuto attraverso :
- essere presenti in sede uno o due giorni alla settimana,
- o fornendo l' accesso a spazi di coworking e altri luoghi terzi.
In questo modo, i dipendenti possono lavorare lontano dalla sede dell'azienda in condizioni ideali, sicure e produttive.
I dipendenti sono l'essenza stessa di un'azienda e garantire il loro benessere e la loro realizzazione è di fondamentale importanza, soprattutto in questi tempi difficili.
Come si allestisce un ufficio flessibile?
La creazione di un ufficio flessibile richiede una serie di prerequisiti. Per essere efficace, l'organizzazione deve essere preparata in anticipo. Questo vale sia per i locali dell'azienda che per i suoi dipendenti.
Passi da compiere
Il primo passo consiste nell' adattare in modo sottile i locali in modo che siano perfettamente adatti al passaggio a un ufficio flessibile. Ricordate di prevedere :
- sale riunioni sufficienti,
- cabine telefoniche per le riunioni
- spazi creativi,
- o spazi aperti.
La diversità degli spazi sarà il punto di forza del vostro edificio!
È importante anche educare i dipendenti. Molti di loro hanno le proprie abitudini e apprezzano il fatto di avere il proprio spazio personale. Per questo è importante essere gentili con loro, spiegando concretamente le ragioni del passaggio a un ufficio flessibile e soprattutto tenendo conto dei loro commenti.
Infine, il passaggio a un ufficio flessibile sarà più efficace e rapido se si utilizza uno strumento specifico. Il supporto di un professionista è il modo migliore per garantire il successo del passaggio. Noi di MOFFI stiamo aiutando più di 40 aziende a introdurre il lavoro in ufficio flessibile nei loro edifici.
Con quali strumenti?
MOFFI è uno strumento completo per l'ufficio flessibile. Consentiamo alle aziende di gestire e ottimizzare facilmente i propri spazi di lavoro.
Utilizzando la nostra soluzione web e mobile, i dipendenti possono :
- prenotare in modo semplice e veloce un posto in uno spazio di lavoro condiviso o una sala riunioni nel proprio edificio,
- prenotare facilmente un giorno di lavoro da casa.
Le aziende possono gestire facilmente i flussi di lavoro interni e migliorare l'esperienza dei dipendenti in sede o fuori sede.
Facile da usare, la nostra soluzione può essere sincronizzata con un'ampia gamma di strumenti, per un'esperienza sempre più completa. Oggi è possibile collegare MOFFI a Slack, Google Workspace, Teams, Office 360 e a tutti gli altri strumenti preferiti. Questi strumenti digitali sono entrati a far parte della nostra vita quotidiana e ci permettono di comunicare facilmente con tutti i nostri colleghi. In un'ottica di flessibilità, integrarli con MOFFI è un modo estremamente utile per centralizzare tutte le comunicazioni.
Le organizzazioni lavorative cambiano continuamente, e non c'è fine in vista! Le aziende si trovano ad affrontare nuove problematiche che mettono in discussione il principio stesso dell'ufficio individuale. L'ufficio flessibile è il futuro del lavoro? Solo il tempo potrà dirlo, ma noi di MOFFI... ne siamo convinti.
Abbiamo fondato MOFFI nel 2015 con mio fratello, che è anche mio socio. Il nostro desiderio era quello di rendere gli spazi di lavoro accessibili a tutti i dipendenti, ovunque e soprattutto sempre. Così abbiamo creato MOFFI, contrazione di Mobile Office, per facilitare l'accesso a 4 tipi di location:
- L'edificio aziendale (ufficio, spazio condiviso, sala riunioni)
- Le filiali e le consociate dell'azienda
- L'ufficio di casa e le assenze
- Spazi di terzi (coworking, hotel, business center)
Articolo tradotto dal francese