In che modo il telelavoro ha democratizzato il decentramento della gestione degli acquisti aziendali?

La crisi economica e sanitaria ha costretto le aziende a mettere in discussione il proprio modello organizzativo.

La diffusione del telelavoro nelle aziende di servizi ha evidenziato la necessità di processi e strumenti efficaci per consentire ai dipendenti di rimanere produttivi e di avere accesso a tutte le informazioni di cui hanno bisogno, nonostante la distanza. Le abitudini e le routine dei team finanziari e operativi sono state riviste per evitare attriti e frustrazioni.

In un simile contesto, come gestire al meglio le spese aziendali? Come dare autonomia ai team operativi pur mantenendo il controllo sui loro acquisti? Come tenere traccia di chi spende cosa e recuperare tutte le ricevute di pagamento?

Condividerò con voi alcune delle tendenze che ho osservato nelle mie discussioni con i team finanziari, i fondatori di aziende e i nostri clienti.

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Digitalizzazione e automazione del processo di acquisto

In questi tempi di grande incertezza, la gestione della liquidità è fondamentale ("cash is king"). Infatti, secondo uno studio di PWC, nel 2021 sarà la priorità numero 2 per i CFO, seconda solo alla gestione delle performance.

La chiave per controllare il flusso di cassa è avere un quadro molto chiaro di quanto denaro entra ed esce. Anche se l'attività commerciale è generalmente rallentata, le aziende hanno continuato a fare acquisti.E non è sempre stato facile per loro avere una visibilità in tempo reale di ciò che stavano spendendo. I team di marketing hanno continuato a fare pubblicità online, gli sviluppatori hanno continuato a utilizzare i loro strumenti software e, in generale, tutti i dipendenti dovevano attrezzarsi per lavorare efficacemente da casa.

Abbiamo quindi dovuto adattarci e ripensare il processo di gestione degli acquisti a distanza per evitare ritardi o potenziali violazioni della sicurezza. È proprio qui che entra in gioco la digitalizzazione degli strumenti e dei processi!

Per gli acquisti online, era impensabile trasmettere i dati della carta bancaria dell'azienda per telefono o, peggio ancora, per e-mail. Ma questo non significava poter bloccare tutte le spese dei dipendenti. Alcune aziende hanno quindi deciso di implementare Spendesk a questo punto per snellire e digitalizzare il processo di convalida e pagamento: i team operativi inseriscono le loro esigenze in Spendesk e presentano una richiesta di acquisto, il reparto finanziario o il responsabile di reparto la convalida, il dipendente ha accesso a un metodo di pagamento sicuro e monouso e il reparto finanziario visualizza i pagamenti in tempo reale.

In pratica, quando si "dematerializza" (o si digitalizza) il processo di gestione degli acquisti, si passa da un formato fisico (ad esempio, note spese cartacee, una carta fisica passata di mano in mano, ricevute archiviate in schedari, ecc.) o ibrido (e-mail combinata con una carta fisica ed Excel) a un formato totalmente digitale (note spese dematerializzate, carte virtuali e archiviazione digitale delle ricevute archiviate in schedari, ecc.)) o dal formato ibrido (e-mail combinata con una carta fisica ed Excel) a un formato totalmente digitale (nota spese dematerializzata, carte virtuali e archiviazione digitale delle ricevute).

Il passo successivo è l'automazione del processo di acquisto. Si tratta di creare regole intelligenti tra le diverse fasi del processo, o di automatizzare l'input manuale per eliminare le azioni che richiedono molto tempo e con scarso valore aggiunto (come l'inserimento di voci contabili o la convalida manuale delle spese via e-mail).

Ma attenzione: non si può ottenere l'automazione senza prima digitalizzare!

Se guardiamo più specificamente alla gestione degli acquisti aziendali, è possibile dematerializzare le note spese, digitalizzare la convalida e il monitoraggio delle fatture dei fornitori, archiviare digitalmente le ricevute di pagamento e persino generare carte di pagamento virtuali.

Niente di tutto questo è realmente nuovo. Ciò che è nuovo è la capacità di automatizzare l'intero processo di acquisto, integrando tutte le fasi del processo (dalla convalida alla contabilizzazione), per tutti i tipi di spesa, in un'unica soluzione.

In termini pratici, digitalizzare e automatizzare l'intero processo di acquisto significa:

• Creare politiche di spesa e regole di convalida direttamente collegate ai metodi di pagamento e alla vostra interfaccia di gestione, in modo da avere un controllo senza lavoro manuale;
• automatizzare la raccolta delle ricevute di pagamento e la riconciliazione contabile;
• Arricchire i dati di pagamento in tempo reale (dati analitici, dati dei fornitori, dati del team, ecc;)
• Raccogliere tutte le fatture dei fornitori da pagare e automatizzare il monitoraggio del calendario dei pagamenti;
• automatizzare le registrazioni contabili utilizzando regole predefinite, ecc.

Ciò significa che non dovrete più preoccuparvi di un gran numero di attività. Non dovrete più andare a caccia di ricevute quando chiudete la contabilità o aspettare che i vostri dipendenti presentino le loro note spese alla fine del mese. Si risparmia tempo e si riduce il rischio di errori insito nell'elaborazione manuale.

La dematerializzazione e l'automazione consentono alle aziende di risparmiare davvero. Semplicemente perché il tempo dedicato alle attività che richiedono tempo si riduce per tutti i team. Il ROI (Return On Investment) è il risultato del tempo risparmiato e dei risparmi ottenuti (IVA non recuperata in passato, gestione delle spese non ottimale, frodi interne o esterne, ecc.)

Oltre al risparmio di tempo, l'automazione vi toglie un grosso peso mentale.

Digitalizzazione e automazione della contabilità

Oggi le aziende possono automatizzare molte attività contabili grazie a software sempre più intuitivi. La gestione delle note spese, l'elaborazione delle fatture dei fornitori, la riconciliazione e il monitoraggio dei conti bancari... sono tutte attività che richiedono tempo, ma necessarie. I contabili e i responsabili finanziari, spesso oberati di lavoro, possono ora dedicare più tempo alle decisioni strategiche che all'inserimento dei dati.

In un'ottica di efficienza, è fondamentale dotarsi degli strumenti giusti per gestire ogni fase del processo di gestione contabile degli acquisti professionali.

In concreto:

• Controllo degli acquisti, con una politica di spesa chiara, budget definiti a monte e una modalità intelligente di convalida delle richieste e di protezione dalle frodi.
• Pagamenti, con accesso a metodi di pagamento sicuri, facile raccolta delle fatture dei fornitori e possibilità di rimborsare le note spese in pochi clic.
• Contabilità, con una facile raccolta delle ricevute, la riconciliazione dei pagamenti, il monitoraggio della cronologia delle transazioni e l'assegnazione dei codici contabili.

La digitalizzazione e l'automazione di queste fasi consentono un risparmio di tempo (generazione automatica di voci, utilizzo dei dati presenti nelle fatture, preparazione delle dichiarazioni IVA) e l' affidabilità dei dati con un rischio minimo di errore umano.

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Digitalizzazione e automazione del reporting finanziario

L'integrazione automatica delle spese nel software di contabilità, la categorizzazione dei pagamenti e la centralizzazione di tutti i dati finanziari facilitano la costruzione di audit strutturati e rigorosi.

In particolare, questi dati aiutano a migliorare le prestazioni dell'azienda, a monitorare in tempo reale le variazioni delle performance, ad anticipare i cambiamenti del ciclo di vendita e della crescita e adattare le strategie di acquisto alle nuove realtà del mercato.

Il reporting di business intelligence non è mai stato così semplice, consentendo ai CFO di costruire una visione del futuro della propria azienda e di diventare un partner strategico.

Il CFO e il suo team sono ora considerati i veri partner commerciali dell'azienda.Un buon partner deve avere la massima visibilità sullo stato di salute dell'azienda per poter prendere le decisioni giuste e consigliare i suoi interlocutori.

Per farlo, ha bisogno di due cose:

• Assicurarsi che i dati con cui lavora siano accurati.
• Avere abbastanza tempo da dedicare all'analisi di questi dati.

E, ancora una volta, è qui che entra in gioco l'automazione!

Automatizzando la rendicontazione finanziaria, potete affidare tutte le attività più lunghe e meno remunerative a un pacchetto software dedicato e più affidabile, risparmiando tempo. Questo report centralizzerà, elaborerà e formatterà tutti i dati chiave della vostra azienda. Potrete anche distribuirlo più facilmente a tutti i vostri dipendenti.

In conclusione, direi che il telelavoro incoraggia le nostre organizzazioni a basarsi su processi e strumenti validi che consentano a ogni dipendente di essere autonomo nel proprio lavoro. Far vivere con serenità un'organizzazione decentrata è un vantaggio importante in termini di performance e attrattività.

Questo è ciò in cui crediamo in Spendesk, ed è così che supportiamo i nostri clienti, ogni giorno.

Se desiderate saperne di più sulla nostra soluzione, contattate il nostro team. Saremo lieti di rispondere a tutte le vostre domande!