Telelavoro: cosa dice la legge sulla sorveglianza dei dipendenti e sul contratto di lavoro?
Con la crisi sanitaria di Covid-19, la Francia ha visto un boom senza precedenti di telelavoro nel 2020.
Secondo l'INSEE, quasi l'81% dei dirigenti ha telelavorato nel 2020, rispetto ad appena il 45,5% nello stesso periodo del 2019. È molto probabile che questa tendenza continui negli anni a venire, poiché i dipendenti sembrano apprezzare questa pratica, a patto che non sia più forzata e generalizzata, ovviamente.
L' uso massiccio del telelavoro sta sconvolgendo i confini già porosi tra vita privata e professionale, costringendo le aziende a rivedere le proprie pratiche manageriali e ad adattare l'organizzazione del lavoro.
Per i datori di lavoro, la questione cruciale di come controllare e monitorare i dipendenti che lavorano a distanza è stata sollevata da diversi mesi. Vediamo le migliori pratiche e gli strumenti da adottare, in particolare la matrice HR, e quali riflessi adottare.
In che misura il telelavoro influisce sul contratto di lavoro?
Il quadro giuridico del telelavoro è piuttosto limitato, in contrasto con la consueta passione per la legislazione in Francia.
In realtà le disposizioni che regolano questa pratica sono piuttosto scarse:
- tre articoli del Codice del lavoro in tutto (da L. 1222-9 a L. 1222-11),
- un Accordo nazionale interprofessionale esteso del 19 luglio 2005,
- e una versione rinnovata di questo accordo, firmata il 26 novembre 2020, che è in fase di estensione.
Alcuni contratti collettivi contengono disposizioni specifiche sul telelavoro, ma in genere sono piuttosto sommarie e rappresentano principalmente una manifestazione di buone prassi che incoraggia ma non è vincolante.
Le aziende più grandi hanno preso in mano la questione negoziando accordi aziendali e impegnandosi a rispettare condizioni specifiche per l'introduzione del telelavoro. Per le aziende più piccole, invece, il telelavoro rimane una pratica "amichevole" che dovrà essere "professionalizzata" in futuro.
Allo stato attuale della legge, il telelavoro può essere introdotto tramite :
- un accordo aziendale
- una carta redatta unilateralmente dal datore di lavoro,
- o da un semplice accordo con il dipendente, formalizzato con qualsiasi mezzo.
Quando il telelavoro si estende al di là di qualche dipendente isolato, si raccomanda di utilizzare lo statuto o l'accordo aziendale per specificare i termini e le condizioni: condizioni per il passaggio al telelavoro, criteri di ammissibilità dei dipendenti, reversibilità della misura, frequenza, copertura delle spese, strumenti messi a disposizione, ecc.
Questo documento non avrà effetti immediati sui contratti di lavoro, ma servirà come accordo quadro.
Per formalizzare l'accordo tra il dipendente e il datore di lavoro è necessario un documento scritto individuale. Nella maggior parte dei casi, verrà firmata una clausola aggiuntiva in cui il dipendente si impegna a rispettare l'accordo quadro.
Questa clausola modificherà il contratto di lavoro in modo marginale, interessando essenzialmente il luogo di lavoro. Per il resto, il telelavoro non modifica giuridicamente il rapporto di lavoro. Il rapporto di subordinazione tra datore di lavoro e dipendente rimane invariato, così come il potere di direzione del datore di lavoro, che continua ad essere applicato.
L'unico obbligo aggiuntivo è che il datore di lavoro deve organizzare un incontro annuale con il telelavoratore per discutere del suo carico di lavoro e delle condizioni di lavoro.
Le norme sull'orario di lavoro dei dipendenti rimangono invariate: i telelavoratori sono soggetti a periodi di riposo e a un orario massimo di lavoro, oltre che alle consuete regole sul conteggio degli straordinari. Il loro carico di lavoro deve essere equivalente a quello di un dipendente in carne e ossa.
Tuttavia, questo quadro normativo lascia aperte alcune questioni legate al fatto che i dipendenti lavorano da casa. Le regole per il calcolo dell'orario di lavoro sono più difficili da applicare al di fuori dei locali dell'azienda e il datore di lavoro deve trovare metodi di controllo adeguati. Allo stesso modo, sarà più difficile valutare il carico di lavoro e verificare i periodi di riposo obbligatori.
Telelavoro e monitoraggio dei dipendenti: come deve essere organizzato il monitoraggio da un punto di vista operativo?
Anche in caso di telelavoro, il datore di lavoro continua a monitorare l'esecuzione del lavoro e può sanzionare i dipendenti che non lo fanno. Tuttavia, se da un lato il telelavoro si presta particolarmente bene al monitoraggio dei dati dei dipendenti, permettendo di quantificare la loro attività (analisi dei tempi di connessione, delle webcam, della presenza dei dipendenti sulle varie applicazioni condivise, ecc.
Diritti e obblighi del datore di lavoro
Il monitoraggio dei dipendenti in telelavoro è soggetto agli stessi requisiti di qualsiasi sistema di monitoraggio messo in atto dal datore di lavoro per i dipendenti in carne e ossa (ad esempio, orologio, telecamera di sorveglianza, ecc.).
Il datore di lavoro deve quindi rispettare i due principi generali seguenti:
Nessuna invasione della privacy sproporzionata rispetto all'obiettivo perseguito.
Le restrizioni alle libertà individuali legate all'installazione di un sistema di monitoraggio devono essere proporzionate all'obiettivo perseguito.
Il numero, l'ubicazione, l'orientamento, i periodi di funzionamento e la natura dei compiti svolti dalle persone monitorate sono tutti indicatori che permettono di valutare la proporzionalità del sistema di monitoraggio messo in atto.
La sorveglianza costante o continua di un dipendente in telelavoro è considerata eccessiva. Se esiste un'alternativa meno invasiva, il datore di lavoro deve preferirla.
Allo stesso modo, il monitoraggio deve essere limitato alla postazione di lavoro del dipendente e non può estendersi alle aree di pausa o di riposo.
Rispetto dell'obbligo di lealtà e buona fede nei confronti dei dipendenti.
I dipendenti in telelavoro devono essere informati dei sistemi di monitoraggio prima della loro attuazione.
Le informazioni fornite ai dipendenti devono essere precise e complete e devono riguardare in particolare:
- l'esistenza del sistema
- le finalità perseguite
- l'identità del titolare del trattamento
- la durata della conservazione dei dati,
- il diritto dei dipendenti di opporsi per motivi legittimi e il diritto di accesso e rettifica,
- la possibilità di presentare un reclamo alla CNIL.
In caso contrario, il datore di lavoro potrebbe essere ritenuto responsabile (con il pagamento dei danni) e le prove così ottenute sarebbero inopponibili al dipendente. Il Cnil può anche effettuare un' ispezione, che potrebbe comportare sanzioni pecuniarie.
Infine, il datore di lavoro dovrà consultare il CSE, se esiste, prima di attuare il controllo, e rispettare il RGPD quando tratta i dati derivanti dalla sorveglianza dei dipendenti.
Diritti e obblighi del telelavoratore
Finché il rapporto di subordinazione non viene intaccato dal telelavoro, il dipendente deve:
- svolgere i compiti richiesti dal datore di lavoro
- rispettare l'orario di lavoro stabilito
- essere disponibile a rispondere alle richieste di lavoro da casa.
L 'orario di lavoro è lo stesso di una giornata in ufficio. I telelavoratori non hanno automaticamente diritto a un orario di lavoro flessibile solo perché lavorano da casa.
Se esiste un accordo o una carta aziendale sul telelavoro, questi documenti devono prevedere delle fasce orarie di contatto durante le quali i dipendenti devono rimanere contattabili (anche in assenza di tali accordi quadro, è comunque consigliabile definire tali fasce orarie).
Al di fuori di queste fasce orarie, i dipendenti sono liberi di organizzare il proprio orario di lavoro come desiderano, rispettando i periodi di riposo e il normale orario di lavoro. Possono quindi decidere di
- iniziare la giornata prima
- finire più tardi
- o suddividerla, purché rimangano disponibili nelle fasce orarie di riferimento.
Sebbene sia consuetudine che ai dipendenti sia concessa una certa flessibilità nel telelavoro, il datore di lavoro ha il diritto di essere più flessibile.Sebbene sia consuetudine che ai dipendenti sia concessa una certa flessibilità nel telelavoro, il datore di lavoro ha il diritto di adottare una linea più rigida e può imporre il rispetto rigoroso del normale orario di lavoro senza flessibilità (in particolare definendo fasce orarie di contatto che coincidono completamente con il normale orario di lavoro).
Esiste un limite, tuttavia, per i dipendenti con orario di lavoro fisso, che devono mantenere l'autonomia nell'organizzazione del proprio lavoro, altrimenti la validità dell'orario fisso può essere messa in discussione. Per questi dipendenti, le fasce orarie di contatto devono essere ridotte al minimo indispensabile e devono rispondere alle esigenze organizzative del reparto (ad esempio, la necessità per i team di programmare le riunioni in fasce orarie comuni).
I dipendenti in telelavoro devono avere il diritto di disconnettersi alle stesse condizioni dei loro colleghi in presenza. Ogni dipendente ha il diritto di non essere connesso a uno strumento digitale professionale al di fuori dell'orario di lavoro.
Che i dipendenti lavorino nei locali dell'azienda o da casa, è difficile garantire che questo diritto sia effettivo.
L'opzione migliore è quella di stabilire una fascia oraria in cui il dipendente non è tenuto a rispondere alle richieste legate al lavoro (ad esempio, dalle 21.00 alle 7.00).
Il dipendente in telelavoro potrà quindi organizzare liberamente il proprio lavoro al di fuori delle fasce orarie di contatto e di disconnessione.
Strumenti virtuosi di monitoraggio dei telelavoratori per prevenire gli abusi
Non c'è limite alla creatività dei datori di lavoro quando si tratta di monitorare i dipendenti, e i tribunali hanno dovuto vietare espressamente alcune pratiche, stabilendo così un quadro di riferimento e limitando gli abusi.
Ad esempio, è stato stabilito che la condivisione permanente dello schermo o il monitoraggio continuo audio/video dei dipendenti in telelavoro sono vietati.
Anche l 'uso di keylogger, software intelligenti che registrano ogni azione eseguita su una postazione di lavoro, dovrebbe essere escluso. Lo stesso vale per il tracking del computer, che tiene traccia di tutti i dati (ad esempio, documenti consultati, siti web visitati, tempi di connessione).
Allo stesso modo, non è possibile richiedere che il dipendente in telelavoro compia regolarmente azioni che dimostrino la sua presenza alla postazione di lavoro (ad esempio, monitorando il numero di clic al minuto o scattando fotografie a intervalli regolari).
In pratica, per essere efficace, il telelavoro deve basarsi in gran parte su un clima di fiducia. Il datore di lavoro può quindi accontentarsi di un sistema di autodichiarazione in cui il dipendente registra le sue ore di lavoro giornaliere.
Per un monitoraggio più accurato, esistono sistemi di timbratura elettronica che consentono ai dipendenti mobili di registrare le proprie ore di lavoro online.
Per un telelavoro di successo, è consigliabile adattare i metodi di gestione.
Ad esempio, è possibile optare per una gestione per obiettivi piuttosto che per un rigido monitoraggio delle ore di presenza. In questo caso, il datore di lavoro potrebbe richiedere un rapporto di attività giornaliero per monitorare il raggiungimento degli obiettivi fissati per il dipendente in un determinato periodo.
Articolo tradotto dal francese