Telelavoro: definiamo questa nuova organizzazione del lavoro

Telelavoro ormai è una parola sulla bocca di tutti. Tutti ne parlano, ma sapete esattamente di cosa si tratta?

Il telelavoro, infatti, può essere un concetto abbastanza nell'ambito del lavoro collaborativo e, quindi, indefinito. Vale la pena, dunque, cercare di fare un po’ di chiarezza a questo proposito.

Seppure non sia una novità appena introdotta nell’organizzazione del lavoro, il telelavoro ha vissuto un boom negli ultimi anni, che ha raggiunto il suo culmine nel 2020. Oggigiorno il telelavoro è, ormai, una pratica comune.

Ma qual è la definizione di telelavoro? Chi ha diritto a beneficiare di questa pratica e quali sono i vantaggi e gli svantaggi legati a questa modalità organizzativa? Cerchiamo di rispondere insieme alle seguenti domande.

Vedere tutti i software Risorse umane (HR)

Il telelavoro: cos’è e come funziona

Assimilabile al concetto di Remote Working, il telelavoro è una modalità di svolgimento dell’attività lavorativa per via telematica, ovvero da remoto. Secondo l’Implementation of the European Framework Agreement on Telework del 28 giugno del 2006, il telelavoro può essere definito come:

“Una forma di organizzazione e/o di svolgimento del lavoro che si avvale delle tecnologie dell’informazione nell’ambito di un contratto o di un rapporto di lavoro, in cui l’attività lavorativa, che potrebbe essere svolta nei locali dell’impresa, viene regolarmente svolta al di fuori dei locali della stessa.”

In altre parole, il telelavoro costituisce qualsiasi forma di organizzazione del lavoro in cui esso è svolto da un dipendente al di fuori di questi locali aziendali su base regolare e, normalmente, volontaria. Il telelavoro si svolge utilizzando le tecnologie di informazione e di comunicazione nel quadro di un contratto di lavoro o di una clausola aggiuntiva a quest’ultimo. 

Il telelavoro è, quindi, una pratica che prevede che, di fatto, un dipendente lavori in un luogo diverso dai locali dell'azienda. Il telelavoro deve essere concordato tra un'azienda e il dipendente. Infatti, si basa sulla redazione di un previo accordo tra le parti coinvolte.

Normalmente, la pratica del telelavoro è reversibile, ovvero può sempre essere revocato in caso di espressa volontà di una delle parti. Il telelavoro, poi, non implica modifiche nella natura dell’attività lavorativa in atto, né comporta un’alterazione della retribuzione.

Nella prassi, il telelavoro è applicato nelle aziende in alternanza al lavoro presenziale. È usanza comune, infatti, che vengano fissati dei giorni da svolgersi alternativamente in sede e in telelavoro.

Normativa a cui attenersi in caso di telelavoro

In caso di applicazione del telelavoro, la normativa da prendere come riferimento è lo Statuto dei Lavoratori, indipendentemente dal tipo di contratto vigente tra le parti e della sede dell’attività lavorativa. Tuttavia, per trovare una regolamentazione precisa, bisogna fare riferimento alla Legge 877 del 1973.

In essa viene espresso un parere riguardo:

• Alla privacy e alla sicurezza dei dati → Per quel che riguarda il trattamento e la salvaguardia dei dati aziendali, così come i controlli minimi della postazione lavorativa si fa riferimento alla norma ISO/IEC 27001.
• Alle responsabilità del datore di lavoro in materia di sicurezza sul lavoro e salute dei dipendenti → A questo proposito sono valide le stesse norme applicate alla sede di lavoro originaria.

  Infatti, in questo caso si applicano le direttive fornite dal Decreto Legislativo 66/2003. Ciò significa che, anche per i telelavoratori, è valida la copertura per gli infortuni INAIL. A questo ente devono, tra l’altro, essere fornite indicazioni precise sul luogo e sugli orari di lavoro e sulle fasce di reperibilità.

👀 Nel caso di postazioni lavorative che prevedano l’uso costante di strumenti informatici e telematici, i datori di lavoro devono farsi carico di ponderare i rischi legati a problemi di vista e di affaticamento sia fisico che mentale. A questo riguardo, la normativa di riferimento è costituita dalle Direttive 89/391/CEE e 90/270/CEE.

Normativa relativa al telelavoro nel settore pubblico vs. nel settore privato

Settore pubblico

Il telelavoro nella Pubblica Amministrazione italiana è regolato dall’accordo dell’8 giugno del 2011 e, in particolare, dall’articolo 191/1998 della cosiddetta Legge Bassanini ter. Inoltre, alla sua regolamentazione interviene anche il più recente articolo 6 del D.P.R. dell’8 marzo 1999 n. 70 e dalla Deliberazione AIPA n. 16 del 2001.

Settore privato

In verità, non esiste una normativa vera e propria che regoli l’utilizzo del telelavoro nel settore privato. In quest’ambito si fa riferimento principalmente all’Accordo Interconfederale del 9 giugno 2004.

Questo accordo, tuttavia, fornisce regole generali, mentre lascia ad ogni settore la responsabilità di introdurre norme più dettagliate.

Caratteristiche del telelavoro

Il telelavoro è un concetto relativamente recente ed in continua evoluzione. Il suo sviluppo, infatti, è fortemente legato all’avanzamento delle tecnologie.

L'implementazione del telelavoro in azienda si fa sia attraverso :

• O un accordo aziendale;
• O una clausola aggiuntiva al contratto di lavoro.

Il telelavoro può assumere diverse forme. Esso può, infatti, essere svolto:

• Full remote, cioè al 100% da remoto;
• A giorni alterni;
• Flessibilmente, ovvero con periodi alterni di telelavoro a tempo pieno o parziale, con periodi in presenza fisica nei locali aziendali.

👆 Attenzione! Il telelavoro si distingue dal lavoro in trasferta. Quest’ultimo, infatti, si riferisce al lavoro svolto fuori dall'azienda a fini di contatto con clienti, o ai fini di consulenza, ecc.

Recente applicazione del telelavoro: lo Smart Working

Telelavoro vs. Smart Working

Il telelavoro viene spesso confuso con lo Smart Working. Infatti, questi due concetti possono sembrare equivalenti e le due espressioni sinonime. Tuttavia, esistono delle differenze tra le due nozioni, seppur si tratti sempre di forme di lavoro da remoto o lavoro a distanza.

Infatti, lo Smart Working è una pratica lavorativa che non limita il lavoratore a luoghi fisici fissi e ad un orario di lavoro determinato. Al contrario, il dipendente in telelavoro non gode di tutte queste libertà per quel che riguarda l’autodeterminazione del proprio lavoro.

L’attività lavorativa in telelavoro dovrà, infatti, essere svolta da una postazione fissa, ovvero da un luogo specifico, dichiarato e accordato con il datore di lavoro. Essa dovrà, poi, essere eseguita durante un lasso di tempo stabilito antecedentemente e invariabile a se stesso.

In questo senso, si può dire che il telelavoro è una pratica più vincolante e meno flessibile dello Smart Working. Inoltre, esso implica meno dose di responsabilità e di autogestione. Come detto, le due pratiche finiscono per coincidere nell’immaginario comune e, spesso, i due concetti sono considerati sinonimi.

Questo da una parte perché il telelavoro può assumere connotati più flessibili e meno stringenti in base al tipo di azienda in cui è applicato. Inoltre, esso può variare fisionomia in base al tipo di accordo che è stato concluso con l’azienda.

D’altra parte, però, bisogna considerare anche che spesso non c’è consapevolezza sulla differenza esistente tra i concetti di telelavoro e Smart Working. Semplicemente, nell’ultimo periodo, l’ultima dizione risulta la prediletta e, dunque, essa viene utilizzata per definire praticamente ogni tipo di attività lavorativa svolta da remoto.

Infatti, al giorno d’oggi, si parla prevalentemente di Smart Working, mentre poco accenno viene fatto al telelavoro. In verità, però, spesso, quando oggi si accenna allo Smart Working, si intende definire pratiche di telelavoro e lavoro Smart insieme. Quello a cui si intende fare riferimento è, in definitiva, semplicemente il lavoro da remoto.

Inquadriamo lo Smart Working

L’attività lavorativa svolta da remoto, sia essa in modalità Smart o in telelavoro, è diventata una prassi comune in quasi ogni azienda.

Come il telelavoro, lo Smart Working o lavoro agile è una pratica già applicata da qualche anno ed è andato integrandosi nelle aziende a mano a mano che le nuove tecnologie si sono sviluppate.

La legislazione concernente lo Smart Working è molto più recente rispetto a quella riguardante il telelavoro.

Lo Smart Working attualmente è regolato dalla Legge sul Lavoro Agile, ovvero la Legge n. 81 (in particolare dagli articoli 18 – 24) del 22 maggio 2017. Quest’ultima ha posto le basi legali per la sua applicazione ed ha reso il lavoro agile una pratica riconosciuta in ambito lavorativo.

A partire dal febbraio 2020, la modalità di lavoro da remoto è diventata quasi un must per le aziende di ogni tipo. Vista l’attualità stringente del Remote Working in senso lato, è bene approfondire un po’ le specificazioni giuridiche attive per regolamentare la pratica del lavoro agile.

Come detto, la norma di riferimento a questo riguardo rimane la Legge sul Lavoro Agile sopra nominata. Questa si compone di 26 articoli ed è organizzata in 3 capi, dei quali, di particolare rilevanza per l’inquadramento dello Smart Working, risulta il secondo.

1. Capo I: tutela del lavoro autonomo (articoli 1-17);
2. Capo II: lavoro agile (articoli 18-24);
3. Capo III: disposizioni finali (articoli 25-26).

Capo II della Legge sul Lavoro Agile del 2017

Il Capo II della Legge sul Lavoro Agile del 2017 si compone di 7 articoli: dal 18 al 24.

L’articolo 18 propone una definizione di lavoro agile, mentre l’articolo 19 si occupa di esplicitare in che forma si può o deve sviluppare e in che modo è possibile regredire dallo Smart Working.

Secondo l’articolo 19 della Legge n. 81, il lavoro agile si basa su un accordo individuale stretto antecedentemente tra le parti coinvolte, ovvero il datore di lavoro e il dipendente. L’accordo deve essere sviluppato rispettando determinati criteri, quali:

• Stesura unicamente per iscritto.
• Indicazione della tempistica prevista per la sua applicazione: tempo determinato o indeterminato.

  ☝ A seconda del tipo di accordo varrà un termine temporale diverso per il recesso.

• Esplicitazione delle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa, anche facendo riferimento agli strumenti da utilizzare o utilizzabili dal lavoratore ed, anche, al grado di esercizio del potere da parte del datore di lavoro.

  ☝ La definizione del potere di controllo del datore di lavoro trova spazio nell’articolo 21. Qui viene esplicitato che l’esercizio del potere da parte del datore di lavoro è limitato al monitoraggio dell’adempimento degli obiettivi preventivamente concordati con il dipendente.

• Informazioni per assicurare la corretta disconnessione del lavoratore dalle tecnologie utilizzate durante l’orario lavorativo.

• Definizione dei tempi di lavoro e di riposo del dipendente.

Nell’accordo occorre, inoltre, indicare:

• I giorni in cui è necessaria la presenza e i giorni in cui è concessa l’applicazione della modalità Smart all’attività lavorativa.
• Eventuale scadenza di lavoro agile in giorni alterni, variabili o fissi.
• Il numero di giorni, di ore, di mesi o, eventualmente, di anni (durata) dell’applicazione dello Smart Working.
• L’organizzazione della giornata lavorativa.
• Le fasce orarie di reperibilità da rispettare.

☝A parte situazioni di eccezione come quella in atto a partire dal febbraio 2020, è possibile che venga negato dal datore di lavoro o che venga rifiutato dal dipendente il ricorso allo Smart Working. In generale, infatti, il lavoro agile è una modalità lavorativa opzionale, di imposizione flessibile e di recesso non complicato.

Il rifiuto della modalità di lavoro agile da parte del datore di lavoro o del lavoratore non è consentito, però, in situazioni di emergenza sanitaria e/o sociale. In questo caso, qualora un effettivo rifiuto dovesse essere espresso, esso dovrà anche essere supportato da adeguate motivazioni, quali:

• Mancanza di strumenti tecnici necessari per lo svolgimento del lavoro in modalità Smart;
• Insufficiente autonomia del lavoratore.

Abbiamo antecedentemente accennato alla normativa riguardante la tutela del lavoratore in materia di telelavoro. Per quel che riguarda lo Smart Working, l’egual trattamento economico e normativo dei dipendenti Smart e non è definito dall’articolo 20 della Legge sul Lavoro Agile. In aggiunta a ciò, l’articolo 20 specifica anche che deve essere garantito il diritto dei lavoratori all’apprendimento continuo anche in caso di attività lavorativa svolta da remoto.

In generale, comunque, la sicurezza e la salute dei lavoratori sul lavoro sono oggetto anche degli articoli 22 e 23. In essi viene espresso che il datore di lavoro deve farsi carico di adottare misure preventive al fine di far fronte ai rischi connessi allo svolgimento dell’attività lavorativa in una sede diversa dai locali aziendali. In questo contesto di rilievo è la stipulazione di un’assicurazione sanitaria obbligatoria per gli infortuni sul lavoro e/o per le malattie professionali.

Chi ha diritto al telelavoro?

Il telelavoro è una pratica professionale svolgibile da qualsiasi lavoratore le cui mansioni possano essere svolte in questa modalità grazie all’utilizzo di nuove tecnologie, il tutto senza ostacolare il normale funzionamento dell'azienda.

Generalmente il telelavoro si adatta molto bene ai lavori del settore dei servizi altamente digitalizzati, sia nel settore privato che in quello pubblico. Sviluppatori, redattori web, marketing digitale, UX designer, grafici, contabili, traduttori lavoratori nelle risorse umane, ecc. sono tutte professioni altamente interessate dall’applicazione del telelavoro.

Oltre alla natura “telelavorabile” del lavoro, è anche essenziale che l'azienda sia d'accordo, e che entrambe le parti siano d'accordo sui termini e le condizioni. Tuttavia, se il datore di lavoro rifiuta, è necessario che egli abbia una buona ragione.

💡Salvo circostanze eccezionali, non è consigliabile offrire il telelavoro per i contratti di stage o di apprendistato, perché ostacola la possibilità di scoprire il funzionamento globale di un'azienda.

Telelavoro: vantaggi e svantaggi

Ecco alcuni dei ✅ vantaggi e alcuni ❌ svantaggi del telelavoro per datori di lavoro e dipendenti.

✅ Vantaggi per i datori di lavoro

Il datore di lavoro può giovare dall’applicazione della pratica del telelavoro perché, tramite di esso, questi può:

• Risparmiare denaro passando al desk sharing o all'ufficio flessibile.

  Secondo uno studio di Telework Research Network, il ricorso al telelavoro ha consentito una diminuzione dei costi sugli spazi fisici (uffici, manutenzioni, ecc.) del 30%, determinando un risparmio di circa 10.000 euro. Secondo le stime di Variazioni, poi, è possibile quantificare un’ulteriore cifra risparmiata di 500 euro per lavoratore tra indennità e buoni pasto.

• Rimuovere i vincoli nel reclutamento del personale, soprattutto legati a limitazioni di tipo geografico.

  Con il telelavoro, infatti, è possibile provvedere all’assunzione di profili professionali da diverse regioni o paesi. Più facile risulta anche il reclutamento di lavoratori disabili, che possono, tramite questa pratica, offrire comodamente le loro prestazioni da casa.

• Aumentare la produttività, dato che studi riportano che, secondo i telelavoratori, essi sarebbero più produttivi che in azienda.
• Ridurre l'assenteismo e il ritardo.

✅ Vantaggi per i dipendenti

Dal punto di vista del dipendente, il telelavoro risulta un modo pratico per ottimizzare l'employer brand. Infatti, il telelavoro è una pratica attraverso cui il lavoratore può dar prova di affidabilità e, dunque, aumentare il grado di fiducia e attrattiva dei datore di lavoro nei suoi confronti. Questo vale in generale, ma soprattutto per le giovani generazioni.

Il telelavoro, in generale, costituisce per il dipendente:

• Un risparmio di tempo e di denaro dovuto all'eliminazione degli spostamenti da e verso la sede di lavoro.
• Flessibilità nella scelta della postazione di lavoro alternativa. Se il contesto sanitario e l'azienda lo permettono, è possibile anche lavorare da un luogo diverso da casa, purché questo sia dichiarato e accordato con il datore di lavoro.
• Un aiuto per favorire il miglioramento della concentrazione. Infatti, il fatto di non essere in un open-space a volte rumoroso, può essere di grande beneficio per lo stimolo della concentrazione.
• Una riduzione dello stress e della fatica, principalmente a causa dell'eliminazione del pendolarismo. Il fatto di non essere tenuti a sottoporsi a continui spostamenti e, dunque, a perdite di tempo, consente spesso di giovare maggiormente di ore supplementari di sonno. Inoltre, a volte, anche il distanziamento da un ambiente di lavoro stressante può contribuire ad aumentare il grado di benessere personale del dipendente.
• Un’autonomia nell'organizzazione e nella gestione del proprio lavoro, cosa che permette un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Dunque, generalmente, il telelavoro comporta per il dipendente un accrescimento del benessere personale. Esso, infatti, fornisce migliori condizioni lavorative ed aumenta l’equilibrio tra vita professionale e personale.

💡 A un livello più ampio, il telelavoro aiuta addirittura a rivitalizzare il territorio: esso consente di ridurre l'impronta di carbonio e ad alleggerire il traffico stradale.

❌ Svantaggi per i datori di lavoro

Per l'azienda, il telelavoro può comportare spesso degli svantaggi e, anche, determinati rischi. Il telelavoro può, infatti, determinare:

• Un aumento dei rischi nel campo della sicurezza informatica.
• Una mancanza di visibilità e di controllo che può portare ad abusi della libertà individuale a discapito dello svolgimento del lavoro e, dunque, alla necessità di una maggiore sorveglianza.
• Difficoltà di comunicazione con i dipendenti.
• Investimenti a volte significativi per l’approvvigionamento di strumenti.

❌ Svantaggi per i dipendenti

Anche per i dipendenti il telelavoro può dimostrarsi una pratica limitante e/o sfavorevole. Infatti, può capitare che:

• Le postazioni di lavoro siano mal adattate e che questo incida sulla salute.
• L’ambiente di lavoro non favorisca la concentrazione (presenza di animali, della famiglia, ecc.).
• Emerga il rischio di isolamento e mancanza di contatti umani.
• Avvenga un assottigliamento del confine tra vita professionale e privata, qualora il telelavoro si svolga da casa.

💥 Questi ultimi due aspetti sono molto importanti nel dibattito attuale sul telelavoro. Infatti, le moderne discussioni che concernono l’applicazione del lavoro agile si concentrano soprattutto sull’impatto psicologico che il telelavoro può avere sui dipendenti.

Animale sociale, l’uomo, infatti, può risentire molto della mancanza di relazioni interpersonali coi colleghi. Al tempo stesso, egli può anche essere vittima più facilmente di stacanovismo e finire per non riuscire davvero a “staccare” dal lavoro, qualora egli lavori da casa.

Per questo motivo, è importante che i datori di lavoro si prodighino per incentivare la comunicazione e il mantenimento dei contatti tra i membri del team. I datori di lavoro devono anche assicurarsi che gli orari di lavoro siano definiti e che non si ecceda troppo nel lavorare fuori orario.

💡 Il telelavoro non è né una pratica di per sé completamente vantaggiosa o svantaggiosa. Saranno, infatti, le condizioni di attuazione e di organizzazione del telelavoro in ogni singola azienda che favoriranno la determinazione di vantaggi o di svantaggi.

Il telelavoro, dunque, non crea problemi di per sé, ma mette in evidenza tutte le disfunzioni già presenti in sede d’ufficio. La distanza, infatti, è una rivelazione e una conferma, piuttosto, della forza o della fragilità di un’azienda.

Vedere tutti i software Risorse umane (HR)

Come fare per organizzare un piano adeguato di telelavoro?

Il primo passo per riuscire ad organizzare un piano adeguato di telelavoro è attenersi alle normative vigenti e a ciò che esse impongono.

In aggiunta, è, poi, consigliabile definire dettagli come:

• Il luogo di lavoro, ovvero i luoghi autorizzati per il Remote Working;
• La frequenza ed il numero di giorni consentiti o imposti al lavoro agile;
• Le ore di lavoro o l’orario di lavoro;
• Il lasso di tempo in cui è necessaria la reperibilità per lo scambio di informazioni e/o le riunioni;
• Le modalità di controllo operata dal datore di lavoro;
• Le disposizioni previste per il termine dello Smart Working;
• L'eventuale copertura delle spese legate all’esercizio della professione, ecc.

👀 In materia di Smart Working, la normativa non specifica se il datore di lavoro sia tenuto al rimborso delle spese, anche per quel che riguarda gli strumenti di lavoro.

Consigli per implementare con successo il telelavoro

L'implementazione del telelavoro nelle aziende, come avrai capito, è un vero e proprio progetto. Per questo, esso non dovrebbe essere preso sottogamba.

Di seguito ti proponiamo alcuni consigli di base per poter implementare il giusto piano di telelavoro nella tua azienda, in modo da non rimanere indietro con i tempi o per evitarti di compiere qualche passo falso.

Infatti, non è mai troppo tardi per implementare la pratica del lavoro agile nella propria azienda, anche se non si è dedicata molta attenzione a questa modalità lavorativa prima d’ora.

Infatti, è sempre un buon momento per correggere il proprio approccio ed installare, ad esempio, un metodo di telelavoro più sostenibile che promuova il benessere e la produttività di tutte le parti coinvolte.

Ecco alcuni consigli pratici per implementare la pratica del telelavoro nella propria azienda:

→ Formalizzare gli accordi di telelavoro per iscritto con i dipendenti!

→ Prendere ispirazione dalle pratiche riuscite di telelavoro: vale la pena individuare un modello vincente e provare a riprodurlo nella propria azienda!

→ Prendere in considerazione e garantire il benessere dei dipendenti durante il telelavoro!

→ Dotarsi degli strumenti giusti per svolgere il telelavoro!

Ad esempio, è consigliabile farsi accompagnare da un avvocato per quel che riguarda la redazione della documentazione necessaria per l’implementazione del lavoro agile (contratti, accordi, ecc.).

Nel caso volessi implementare nella tua azienda modalità di lavoro da remoto come il telelavoro, è consigliabile dotarsi di software specializzati. Un valido esempio di software di supporto è costituito da Fluida HR Suite.

Fluida è una soluzione software semplice e innovativa, ma nativamente predisposta per la gestione del personale operativo in sede o da remoto. Il software fa uso di tecnologie avanzate ed è in grado di garantire la massima sicurezza e privacy.

→ Analizzare l’idoneità dei dipendenti interessati allo svolgimento del telelavoro. Infatti, vale la pena formulare accordi personalizzati, seppur conformi alle normative.

Non esitare a tenerti regolarmente informato sull'evoluzione della legislazione e delle raccomandazioni del governo, al fine di garantire la buona gestione della tua azienda e la salvaguardia dei tuoi dipendenti!