Assenteismo: calcolare il tasso per combattere più efficacemente questa piaga
Ah... l'assenteismo! La bestia nera delle risorse umane e dell'amministrazione del personale. E il minimo che si possa dire è che la crisi sanitaria ha aggravato il problema, con un aumento delle assenze del 20% rispetto all'anno precedente.
Il calcolo del tasso di assenteismo è un buon modo per valutare l'entità del problema nella vostra azienda. Se non l'avete mai fatto prima, vi starete chiedendo quali tipi di assenze prendere in considerazione, come calcolarle e, soprattutto, come analizzarle per trarre conclusioni e mettere in atto un piano d'azione per ridurle.
La buona notizia è che potete scaricare gratuitamente un file Excel che vi aiuterà a calcolare automaticamente questo indicatore HR e a monitorarlo nel corso dell'anno. Oppure è più facile farlo con un software HRIS? Scopriamolo!
Che cos'è il tasso di assenteismo?
Definizione
Il tasso di assenteismo è un indicatore utilizzato dal reparto risorse umane per misurare e monitorare l'assenteismo dei dipendenti all'interno dell'azienda. Mostra la percentuale di dipendenti assenteisti rispetto al totale dei dipendenti.
➡️ Ma cos'è esattamente l'assenteismo? L'assenteismo si riferisce alle assenze ripetute e di lunga durata.
Più che un semplice tasso, l'assenteismo è considerato un vero e proprio indicatore del clima sociale di un'azienda, o un indicatore di disfunzione. Infatti, così come non c'è fumo senza fuoco, non c'è assenteismo senza una causa.
👉 Aneddoto: i giorni con il più alto tasso di assenteismo sono il lunedì e il venerdì 😉
Cosa tenere in considerazione nel calcolo dell'assenteismo
I tipi di assenza presi in considerazione nel calcolo variano da azienda ad azienda. La chiave è confrontare il tasso di assenteismo N con il tasso N-1. Non cambiate quindi la formula lungo il percorso, altrimenti i risultati saranno falsati.
Tuttavia, è generalmente accettato che le assenze pianificate o programmate debbano essere escluse dal calcolo. Ciò significa che:
- i congedi di maternità e paternità,
- permessi retribuiti e RTT,
- assenze per formazione
- e le assenze per sciopero.
Ecco le assenze "impreviste" di cui potete tenere conto (o meno):
- malattia di breve o lunga durata,
- malattie professionali
- congedi per un figlio malato
- incidenti sul lavoro,
- assenze ingiustificate
- assenze mal giustificate, ecc.
Che cos'è un buon tasso di assenteismo?
Un buon tasso di assenteismo è quello che tende allo zero, ma è comunemente accettato che sia sotto controllo finché non supera il 5%.
Se si avvicina al 10%, comincia a destare preoccupazione, ma nulla è irreversibile e si può sempre intervenire analizzando le cause e affrontandole alla fonte.
Come si calcola il tasso di assenteismo?
Formula per il calcolo del tasso di assenteismo
Ecco la formula più comunemente utilizzata dalle aziende per calcolare il tasso di assenteismo:
| (Numero di giorni di assenza nel periodo / Numero teorico di giorni di lavoro nel periodo) x 100 |
Questo indicatore può essere calcolato, ad esempio, su una settimana, un mese o un anno.
Esempio di applicazione
La vostra azienda ha 29 dipendenti. Nel dicembre 2021, con 23 giorni lavorativi teorici, ha registrato 7 giorni di assenza.
(7/[23 x 29]) x 100
= 1,05 %
Il tasso di assenteismo è quindi dell'1,05%.
Calcolate il vostro tasso di assenteismo con il nostro modello Excel
L'avete sognato? Noi l'abbiamo fatto! Scoprite il nostro file per il monitoraggio e il calcolo delle assenze.
Ogni mese, registrate le assenze (giorno per giorno o prima di passare al mese successivo) e lasciate che il nostro file faccia i calcoli per voi. Scaricatelo gratuitamente!
Ecco un'anteprima del file:
È possibile personalizzare il file con il numero di dipendenti interessati e il nome. Seguite attentamente le istruzioni: tutto è spiegato! È possibile :
- aggiungere o rimuovere dipendenti ;
- inserire le assenze di cui si vuole tenere conto nel calcolo delle assenze, aggiungendo una croce davanti alla persona interessata per ogni giorno di assenza;
- vedere a colpo d'occhio quali sono i dipendenti più assidui (in verde) e quelli che iniziano a calare seriamente (in rosso).
➡️ Una scheda dedicata consente di monitorare il tasso di assenteismo nel corso dell'anno!
Tracciare l'assenteismo: ancora meglio con un software
L'utilizzo di un file Excel per tracciare l'assenteismo è spesso il primo riflesso: gratuito, facile da usare, infinite possibilità (a patto di avere un livello avanzato con le formule).
Tuttavia, ci si scontra rapidamente con alcune limitazioni, perché :
- bisogna inserire tutto a mano, il che richiede molto tempo e può portare a degli errori;
- è difficile lavorare insieme su un file Excel senza avere paura di sbagliare e cancellare il lavoro del collega;
- Excel non è il formato che offre la massima visibilità dei dati, anche se questi ultimi stanno diventando sempre più importanti per prendere decisioni strategiche;
- si possono verificare rallentamenti o bug se si hanno molti dipendenti da tenere sotto controllo, e quindi molti dati (mettendo a dura prova i nervi e la pazienza 🤯 );
- i dati non sono sicuri, il che è un problema se sono riservati;
- manca il contesto, in quanto è possibile monitorare solo questo indicatore senza confrontarlo con altri indicatori HR.
L' utilizzo di un software semplifica la vita e consente di andare molto più lontano nell'analisi!
🛠 Il software GrafiQ, della casa editrice QuickMS, è una soluzione di gestione sociale online che aiuta le aziende, le PMI e le PMI a gestire e automatizzare le proprie risorse umane. La sua missione è far parlare i dati, calcolando automaticamente oltre 1.000 indicatori e personalizzando i cruscotti. Oltre al tasso di assenteismo, è possibile, ad esempio, tenere traccia delle assenze per motivo, analizzare i relativi costi o utilizzare altri indicatori, come il tasso di frequenza degli infortuni sul lavoro.
Perché misurare e analizzare l'assenteismo?
Ecco alcuni buoni motivi per monitorare l'assenteismo:
- L'assenteismo costa molto alle aziende. Secondo i calcoli dell'Istituto Sapiens, l'assenteismo costa alla Francia 108 miliardi di euro all'anno, di cui 60 miliardi di euro in costi diretti. Ciò rappresenta un costo di oltre 4.000 euro per dipendente all'anno.
➡️ Tenere sotto controllo i tassi di assenteismo può ridurre la perdita di fatturato .
- Evitare l'effetto domino negativo su altri settori dell'azienda: ritardi nei progetti, aumento del carico di lavoro per altri dipendenti, ecc. Se l'assenteismo diventa troppo diffuso, può avere conseguenze davvero dannose e indebolire l'azienda.
➡️ Il monitoraggio del tasso di assenteismo aiuta a controllare i danni collaterali .
- L'assenteismo può essere evitato in molti casi, quindi è importante identificarne le cause per intervenire alla radice del problema. Ecco le principali cause di assenteismo:
- l'ambiente di lavoro (insicurezza, rumore, caldo, ecc.),
- lo stile di gestione (obiettivi poco chiari, mancanza di visione o di strategia, ecc,)
- l'atmosfera lavorativa (cattivi rapporti tra colleghi, un manager tirannico, un carico di lavoro troppo pesante, ecc.)
➡️ Il monitoraggio del tasso di assenteismo vi aiuta a capire quali sono i fattori scatenanti dell'assenteismo, in modo da trovare soluzioni efficaci per ridurlo .
Sebbene non siate certamente responsabili di tutti i problemi dei vostri dipendenti, esiste un buon numero di cause su cui potete agire (come abbiamo visto in precedenza). Per questo motivo è importante effettuare un'analisi approfondita per identificare queste cause e intervenire.
Il tasso di assenteismo è un buon indicatore da analizzare nel tempo per verificare che le misure messe in atto abbiano un effetto tangibile sul tasso. Il vostro obiettivo? Ridurlo.
Presenteismo: un nemico che non osserviamo abbastanza
L'assenteismo è nel vostro radar? È vero, ma fate attenzione all' altro nemico, altrettanto pericoloso, che spesso si nasconde nell'angolo morto: il presenzialismo.
Il presenzialismo si riferisce ai dipendenti che sono presenti sul posto di lavoro ma non sono in grado di svolgere le loro mansioni al livello abituale di produttività. Ciò può essere dovuto a ragioni psicologiche (sovraccarico mentale, mancanza di motivazione, perdita di senso, ecc. Alcune persone non si fermano a riposare quando sono malate e vedono la loro situazione peggiorare, oppure contaminano i colleghi sani.
Il presenzialismo è più comune di quanto si possa pensare ed è generalmente lo stadio finale prima dell'assenteismo. Uno studio di Malakoff Médéric ha rivelato che il 70% dei dipendenti dichiara di venire al lavoro nonostante una malattia accertata. Covid ha cambiato le cose in questo senso da allora? Probabilmente sì, e questo potrebbe ridurre parte del problema.
Garantire il benessere professionale dei vostri dipendenti è quindi un'area di miglioramento efficace nella lotta contro l'assenteismo e il presenzialismo.