Progetto HR: come rispondere efficacemente alle nuove sfide del mondo del lavoro?
Al giorno d'oggi, molti dipartimenti delle risorse umane si trovano ad affrontare la gestione dei progetti HR.
Il motivo? Un ambiente di lavoro sempre più fluido e digitalizzato, in cui emergono nuove sfide, come la diffusione del telelavoro e l'implementazione di soluzioni HRIS.
Quali sono dunque le problematiche attuali che guidano lo sviluppo dei progetti HR? Come possono essere gestiti in termini pratici e con quali strumenti? Ve ne parliamo.
Progetto HR: definizione
La gestione dei progetti è ormai parte integrante dei processi HR. I dipartimenti HR sono chiamati a gestire un gran numero di progetti, sia :
- strategici e operativi
- a breve o a lungo termine.
L'obiettivo? Rispondere alle diverse sfide del mondo del lavoro di oggi. Ecco perché le Direzioni Risorse Umane stanno diversificando i loro compiti. Non si limitano più alla semplice gestione amministrativa del personale e delle buste paga, ma devono affrontare nuovi elementi:
- lo sviluppo della flessibilità sul posto di lavoro: telelavoro, coworking, ufficio flessibile, orari liberi, ecc.
- dipendenti sempre più volatili ed esigenti,
- crescita del concetto di benessere sul lavoro
- questioni ecologiche e sociali, ecc.
Esempi di progetti HR per il 2021
Sviluppo del telelavoro e di nuove forme di flessibilità
- La crisi della salute,
- ma anche il cambiamento delle aspirazioni dei dipendenti,
- e l'influenza dei modelli americani,
hanno messo la flessibilità e il telelavoro al centro delle priorità delle Risorse Umane.
Le Direzioni Risorse Umane si trovano quindi ad affrontare nuove sfide:
- sul piano logistico e amministrativo: organizzare gli spazi di lavoro, gestire le attrezzature, redigere una carta del telelavoro, ecc.
- dal punto di vista umano: evitare che i dipendenti si isolino, difficoltà di comunicazione e collaborazione, ecc.
Intraprendere o proseguire la trasformazione digitale dei dipartimenti HR
La digitalizzazione delle attività non è più solo appannaggio dei reparti tecnici e informatici. I dipartimenti HR utilizzano sempre più spesso strumenti online come l' HRIS, le cui funzionalità consentono di automatizzare numerose operazioni (gestione della formazione, delle assenze, del reclutamento, ecc.)
☝️ Se la trasformazione digitale ha un impatto sul reparto Risorse Umane stesso, qualsiasi progetto di questo tipo deve coinvolgere anche i dipendenti, che dovranno far propri i nuovi processi che ne derivano.
Migliorare il benessere sul lavoro
Il benessere sul lavoro sta diventando un tema importante per le aziende, soprattutto alla luce delle difficoltà di reclutamento riscontrate in alcuni settori (ad esempio quello informatico) e della crescente volatilità dei dipendenti.
Di conseguenza, i dipartimenti HR devono intervenire per garantire la qualità della vita sul lavoro (QWL) e incoraggiare l'impegno dei dipendenti:
- monitoraggio psicologico dei dipendenti
- fornire formazione,
- prevenzione e conformità ai rischi, ecc.
☝️ Il benessere sul lavoro può essere collegato alla politica di CSR (Responsabilità Sociale d'Impresa) di un'organizzazione. Tale politica, che comprende aspetti sociali, ambientali ed etici, richiede il coinvolgimento di tutti i membri del team, dirigenti e dipendenti.
Sviluppare il marchio del datore di lavoro
Lo sviluppo del marchio del datore di lavoro è una priorità per molti dipartimenti HR. E per una buona ragione: incoraggia :
- la fidelizzazione dei talenti
- rendere l'azienda più attraente per i profili qualificati
- la diffusione di un'immagine positiva presso i clienti.
In questo contesto, le Direzioni Risorse Umane si trovano a diversificare le proprie attività. Ad esempio, sono ora coinvolte nella comunicazione dell'organizzazione sui social network, in particolare su LinkedIn.
Sviluppare le soft skills
Il 57% dei selezionatori dichiara di dare più peso alle competenze comportamentali che a quelle puramente tecniche.
Étude Linkedin Learning
Adattabilità, comunicazione, leadership, cooperazione... sentiamo parlare sempre più spesso di soft skills. E a ragione: in un mercato in continua evoluzione, i datori di lavoro amano affidarsi a profili autonomi, innovativi e dotati di senso del lavoro di squadra.
Ma queste competenze sono ancora difficili da valutare! Di conseguenza, i responsabili delle risorse umane devono basare le loro valutazioni su dati e procedure precise, non sulle proprie sensazioni.
Gestione dei progetti HR: esempio di metodo
Definire gli obiettivi e l'ambito del progetto HR
La gestione di un progetto prevede una serie di fasi e il settore HR non fa eccezione.
Per cominciare, è necessario definire obiettivi precisi, in modo che gli attori coinvolti possano concentrarsi sull'essenziale e orientare correttamente il loro pensiero e il loro processo decisionale.
💡 Esempio di obiettivo: sviluppare il proprio employer brand.
La definizione di obiettivi chiari porta poi all'identificazione dei risultati attesi alla fine del progetto.
💡 Esempio di risultato: aumentare del 50% il numero di candidature non richieste ricevute.
In definitiva, obiettivi e risultati aiutano a definire la portata del progetto e quindi lo sviluppo di un piano d'azione chiaro e strutturato.
Sostenere il cambiamento
Un progetto HR non è banale. A volte stravolge completamente la cultura e l'organizzazione dell' azienda, come nel caso dell'introduzione del lavoro a distanza.
Le Direzioni Risorse Umane devono quindi tenerne conto nello sviluppo del progetto: valutando il grado di maturità dell'azienda rispetto agli sviluppi futuri, sono in grado di gestire il progetto attraverso il prisma della gestione del cambiamento.
💡 Per superare la resistenza al cambiamento e coinvolgere i team, è necessario condividere e diffondere la propria visione. Qualsiasi progetto HR richiede quindi una formazione e una comunicazione ottimale all'interno dell'azienda.
Identificare gli stakeholder coinvolti
La gestione del progetto prevede la creazione di un team dedicato e la nomina di un project manager in grado di occuparsi della gestione del progetto e di raccogliere le idee. Nel nostro caso, di solito si tratta del Direttore delle Risorse Umane.
Per quanto riguarda le altre parti coinvolte, non è necessario che provengano dal settore del project management o delle risorse umane. Anzi, spesso è una buona idea attingere a una gamma più ampia di competenze per affrontare le diverse questioni in modo consapevole.
Ecco alcuni esempi
- Gestione delle assunzioni e delle competenze: i manager sono in una posizione chiave per identificare le esigenze aziendali attuali e future.
- sviluppo dell'employer brand: è nell'interesse delle Risorse Umane collaborare con i dipartimenti di marketing e comunicazione dell'azienda, che hanno le competenze più legittime in questo settore.
Identificare le risorse disponibili
Quali risorse umane, materiali e finanziarie saranno disponibili per realizzare il progetto?
Prima di intraprendere azioni concrete, è bene fare una stima il più possibile accurata, basandosi ad esempio sulle esperienze passate.
💡 Si consiglia di creare un calendario delle risorse. Grazie a una visualizzazione precisa dei vari dati, avrete le informazioni necessarie per valutare al meglio la spesa finanziaria e la disponibilità delle persone coinvolte, in modo da potervi adattare di conseguenza.
Elaborazione di una tabella di marcia per il progetto HR
Prima che i vari attori inizino a lavorare al progetto, è necessario redigere un calendario preciso per il suo completamento. Questa dovrebbe includere
- le date di inizio e fine (la scadenza) del progetto,
- le fasi principali del progetto e i risultati attesi in ciascuna fase.
A tal fine, è necessario identificare in anticipo i vari compiti necessari per raggiungere gli obiettivi predefiniti e stabilire un ordine di priorità per gestire le priorità e garantire il regolare svolgimento del progetto.
Coordinamento e monitoraggio del progetto
Una volta avviato il progetto, è importante che il project manager coordini le azioni delle parti coinvolte e monitori i progressi su base continuativa, al fine di:
- assicurare che il progetto HR si svolga senza intoppi, in particolare che gli obiettivi siano raggiunti e le scadenze rispettate;
- rimuovere gli ostacoli che possono sorgere ed essere in grado di intervenire rapidamente su eventuali problemi incontrati;
- facilitare il processo decisionale.
Un buon monitoraggio del progetto richiede una comunicazione fluida tra i vari attori coinvolti. Per questo motivo vi consigliamo di organizzare riunioni di monitoraggio e di definizione del progetto con la frequenza necessaria.
Valutare il successo del progetto HR
Il vostro progetto HR è completato? È il momento di fare un bilancio. La prima domanda da porsi è: gli obiettivi iniziali sono stati raggiunti? Se no, perché?
È anche importante esaminare il rispetto delle scadenze e dei vincoli di costo, nonché le eventuali difficoltà incontrate. In questo modo, potrete attingere alla vostra esperienza per i progetti futuri, in modo da riutilizzare le buone pratiche collaudate ed evitare le insidie.
Quale strumento per la gestione dei progetti HR?
Il software HRIS rimane lo strumento preferito dai dipartimenti delle risorse umane. Queste soluzioni consentono di centralizzare tutti i dati relativi alle risorse umane, come le richieste di ferie o le esigenze che portano all'assenza. Inoltre, integrando nel software un' estensione per la gestione dei progetti, è possibile sfruttare informazioni condivise che possono essere diffuse secondo i propri parametri.
🛠️ monday.com HR è una piattaforma dedicata ai responsabili delle risorse umane. Consente di monitorare il processo di reclutamento dei candidati, di integrare nuovi dipendenti, di creare tutti i tipi di modelli per far risparmiare tempo ai vostri team e di gestire dati e risorse grazie ai moduli di gestione inclusi.
🛠️ I software HRIS basati su progetti, come Syrhalogic, includono funzionalità che facilitano la gestione delle risorse e quindi la gestione dei progetti HR. Un esempio è la pianificazione delle capacità, che evidenzia la disponibilità di diverse persone nel tempo, in funzione soprattutto dei rispettivi carichi di lavoro.
Siete un direttore delle risorse umane? Quali sono i progetti più importanti che pensate di intraprendere nel 2021 e quali consigli avete per gestirli in modo efficace? Non esitate a condividere le vostre esperienze con noi nella sezione commenti ;-)