Come gestire con successo il cambiamento nell'ambito di un progetto HRIS?
Come ogni progetto che implica un cambiamento di strumento all'interno di un'azienda, l' aggiornamento di un sistema informativo per le risorse umane comporta necessariamente profondi cambiamenti nelle pratiche e nelle abitudini dei suoi utenti.
Per questo motivo, la gestione del cambiamento di un sistema HRIS non può essere effettuata senza una strategia chiaramente definita, soprattutto perché riguarda la maggior parte dei dipartimenti dell'azienda (buste paga, gestione dei congedi e delle assenze, assunzioni, formazione, ecc.)
Come organizzare e sostenere il cambiamento per garantire il successo dell'implementazione di un HRIS? Se ben orchestrato, questo approccio mira a rimuovere gli ostacoli, a rassicurare e a preparare la transizione al nuovo strumento, concentrandosi in particolare sulle persone.
Dalla comunicazione essenziale alla formazione, esploriamo tutte le fasi chiave per coinvolgere i vostri dipendenti e rendere il vostro progetto di trasformazione un successo!
Che cos'è la gestione del cambiamento?
La gestione del cambiamento si riferisce alle strategie e alle risorse messe in atto per risolvere i problemi associati a un cambiamento importante nei processi o negli strumenti utilizzati fino a quel momento in un'azienda.
L'obiettivo di questo approccio metodico e collaborativo è quello di superare tutti i fattori che si oppongono al cambiamento, al fine di incoraggiare gli utenti finali ad adottare lo strumento, nel nostro caso il sistema HRIS.
Come supportate il cambiamento del sistema HRIS?
La gestione del cambiamento non inizia a cambiamento avvenuto: viene anticipata, preparata e organizzata a monte del progetto.
Ecco le diverse fasi che vi aiuteranno a facilitare l'implementazione del vostro futuro HRIS, prima, durante e anche dopo la sua introduzione.
Fase 1: stimare l'impatto del progetto HRIS
Questa fase preparatoria è essenziale per garantire che le future modifiche alle pratiche e ai processi interni siano accettate. A tal fine, è necessario effettuare un audit del sistema esistente per identificare i problemi riscontrati, le carenze e tutto ciò che deve essere migliorato.
I risultati possono essere utilizzati per redigere le specifiche del sistema HRIS, che definiscono con precisione la portata del progetto. Dovreste anche descrivere in dettaglio i cambiamenti positivi che lo strumento apporterà (risparmio di tempo, riduzione dei costi, aumento della produttività, ecc.
L' analisi dell'impatto vi permetterà di giustificare i meriti del vostro progetto in un secondo momento.
Fase 2: creare un supporto strategico
Riunite le persone, interne o esterne al team del progetto HRIS, che saranno coinvolte nella gestione del cambiamento. Condividete con loro la vostra visione, in modo che possano trasmetterla a tutta l'azienda e dare un senso al progetto.
Ad esempio, istituite un gruppo di lavoro dedicato, all'interno del quale nominate un project manager (o change leader), per decidere la strategia e le risorse da implementare per sostenere il cambiamento e facilitare il coinvolgimento del team.
Il sostegno può venire anche dai direttori finanziari e informatici, che possono aiutarvi a presentare il progetto alla direzione e a ottenere il loro sostegno e le risorse adeguate.
Fase 3: Comunicare ampiamente
La comunicazione è la chiave del successo della gestione del cambiamento. Una mancanza di informazioni, un'incomprensione o addirittura idee preconcette possono portare a stress, dubbi e rifiuto dell'introduzione di un nuovo sistema HRIS.
Ecco perché è necessario comunicare il prima possibile il progetto di cambiamento del vostro HRIS, anche se avete appena iniziato a pensarci. Questo aiuterà a preparare il terreno e a dare libero sfogo al feedback iniziale e alle domande che potrebbero sorgere, in modo che i cambiamenti futuri siano accettati meglio.
Suggerimenti per organizzare la comunicazione sul progetto HRIS:
- Adottare una comunicazione chiara, adatta a tutti i membri dell'azienda (evitando i termini tecnici meno accessibili);
- diffondere le informazioni non solo ai team HR, ma anche a tutti i dipendenti, almeno in forma sintetica;
- argomentare e spiegare le ragioni per cui è necessario cambiare lo strumento, includendo un senso di urgenza per giustificare la priorità e la necessità;
- Specificare le fasi e le date chiave del progetto, nonché le persone coinvolte, i loro ruoli e le loro responsabilità;
- Comunicare la propria visione per dimostrare che questo progetto fa parte della strategia generale dell'azienda e contribuirà a migliorare l'efficienza dell'intera organizzazione.
Fase 4: Coinvolgere il personale
I dipendenti, e in particolare gli utenti finali, devono sentirsi coinvolti e interessati fin dall'inizio del progetto HRIS e per tutta la sua durata. L'obiettivo di questo approccio? Co-costruire il loro futuro strumento, in modo che sia il più adatto possibile alle loro pratiche.
Suggerimenti per coinvolgere i team durante il progetto e a lungo termine:
- suscitare il loro interesse nel progetto trasmettendo un'immagine positiva del loro lavoro quotidiano con il nuovo strumento;
- ascoltare attentamente le loro esigenze : ottenere il loro feedback su come utilizzano attualmente il nuovo strumento e trascriverlo da una prospettiva pratica;
- coinvolgerli nella scelta dello strumento e dell'editore, affinando i criteri individuati in modo collaborativo;
- incoraggiare l'intelligenza collettiva: sollecitare le loro opinioni, discutere la metodologia da adottare, incoraggiare l'emergere di idee e proposte, ecc.
Consultando regolarmente i team e coinvolgendoli nel processo decisionale, sarà più facile coinvolgere il maggior numero di persone possibile, in modo che ognuno diventi sponsor del progetto a pieno titolo.
Fase 5: organizzare la formazione
Per aiutare i team a familiarizzare con il nuovo strumento, è necessario elaborare un piano di formazione:
- il programma di formazione
- il contenuto, da personalizzare per ogni tipo di utente, in base ai servizi e ai loro usi specifici,
- il formato e i materiali di formazione,
- le persone responsabili della gestione delle sessioni: esperti, consulenti, membri interni o l'utilizzo della formazione nello strumento offerto dall'editore del sistema HRIS,
- la creazione di un ambiente di prova che consenta di appropriarsi dello strumento prima di una situazione reale, ecc.
💡 Fornite anche materiale di riferimento, come guide per l'utente consultabili in qualsiasi momento, per rassicurare gli utenti. Assicuratevi che questa documentazione sia facilmente accessibile, esaustiva e il più possibile chiara.
Fase 6: Creare un sistema di monitoraggio
Definite degli indicatori di performance (KPI) per monitorare il vostro processo di gestione del cambiamento, verificarne il buon funzionamento e perfezionare il vostro approccio:
- Il metodo operativo scelto si sta rivelando efficace?
- I test sono conclusivi?
- Che feedback hanno ricevuto i gruppi di utenti chiave? Cosa si può cambiare in base al loro feedback?
- La formazione è seguita, completa e utile?
Valutare l'impatto reale del progetto e adottare un approccio di miglioramento continuo. Individuate i punti positivi, ciò che non ha funzionato bene e fate il punto della situazione. Il feedback del progetto può essere formalizzato e condiviso, per arricchire la cultura aziendale del progetto.
Gestire la gestione del cambiamento come un progetto
Nel complesso, la gestione del cambiamento è sia una fase chiave del progetto HRIS, sia un approccio che può essere gestito come un progetto a sé stante.
Per farlo, è necessario attingere a una vera e propria metodologia di project management e definire un piano di gestione del cambiamento, completo di obiettivi, attori, risorse, indicatori e strumenti.
Infine, non dimenticate che la comunicazione interna è alla base del vostro successo. Come organizzare il successo del vostro progetto HRIS?