Mantenere il registro unico del personale in piena conformità (+modello)

Cos'è il registro unico del personale e a cosa serve?

Il libro unico del personale è uno dei documenti necessari per la gestione delle risorse umane e, più in particolare, per l' amministrazione del personale e contiene una serie di voci obbligatorie e di regole da rispettare.

Come deve essere tenuto e quali sono gli obblighi dell'azienda? Risposte su ⤵️

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Cos'è il registro unico del personale?

Registro unico del personale: definizione e contenuto

Il registro unico del personale è un documento che riepiloga le seguenti informazioni obbligatorie per ogni dipendente non appena il primo dipendente viene assunto o un apprendista entra in azienda.

🎫 Identificazione della persona assunta

• cognome, nome
• data di nascita
• numero di previdenza sociale
• sesso
• nazionalità

💼 Informazioni sulla sua carriera presso la società

• mansione (titolo di lavoro)
• inquadramento (impiegato/dirigente)
• data di ingresso in azienda
• data di uscita dall'azienda

📄. Tipo di contratto

A seconda del tipo di contratto, alcune informazioni e allegati sono obbligatori:

• la dicitura " contratto a tempo determinato " o " contratto a tempo indeterminato " (in questo caso non si è più obbligati a compilare la BIAF),
• la dicitura " lavoratore temporaneo " e il nome e l'indirizzo dell'agenzia di lavoro temporaneo,
• messa a disposizione ", insieme al nome e all'indirizzo del gruppo di datori di lavoro,
• la dicitura " dipendente a tempo parziale ", ove applicabile,
• la dicitura " apprendista " o " contratto di professionalizzazione ",
• l'autorizzazione all'assunzione o al licenziamento, se necessario.

🤓 Per i lavoratori stranieri, una colonna è dedicata alla compilazione del documento equivalente a un permesso di lavoro, ad esempio la dichiarazione di distacco (menzionata negli articoli R. 1263-3, R. 1263-4 e R. 1263-6 del Codice del Lavoro francese).

È necessario :

• indicare il tipo e il numero di serie del documento,
• allegare una copia del documento.

☝️ Per i contratti successivi, si aggiunge ogni volta una riga con una nuova data di inizio e di fine.

Informazioni relative ai tirocinanti

Vengono inserite in una sezione specifica, con :

• cognome e nome del tirocinante
• data di inizio del tirocinio (o della formazione sul lavoro),
• data di fine del tirocinio,
• identificazione del tutor
• luogo di svolgimento del tirocinio.

Tutti questi dati sono essenziali per il DPAE!

Scopo del registro e personale interessato

Nel registro compaiono tutti i dipendenti, compresi i :

• i volontari del servizio civile, nella sezione dedicata ai tirocinanti,
• i dipendenti in telelavoro.

Secondo il Ministero francese del Lavoro, dell'Occupazione e dell'Integrazione, lo scopo delregistro è quello di garantire la trasparenza dell'occupazione in ogni stabilimento dell'azienda.

Chi può consultare il registro unico del personale?

Il registro è a disposizione di:

• il CSE, che rappresenta il personale e viene consultato per il passaggio del registro dal formato cartaceo a quello informatico. Il datore di lavoro deve essere in grado di presentare il parere risultante da questa consultazione su richiesta delle autorità;
  
  
• gli ispettori incaricati di garantire il rispetto di :
• il Codice del lavoro (in particolare l' Ispettorato del lavoro),
• il Codice della sicurezza sociale.

Obblighi e sanzioni dell'azienda

Nel Codice del lavoro francese, il registro unico del personale è disciplinato dalla sottosezione 2: Registro unico del personale. (Articoli da L1221-13 a L1221-15-1).

È uno dei documenti obbligatori che il datore di lavoro deve tenere, insieme a :

• i registri relativi alle condizioni di lavoro,
• il registro del comitato sociale ed economico (CSE),
• il documento unico di valutazione dei rischi professionali.

Si applica a tutte le aziende ad eccezione di :

• le associazioni che utilizzano lo schema "chèque emploi associatif",
• i singoli datori di lavoro.

🕵️‍♂️ In caso di ispezione da parte dell'Ispettorato del lavoro, se viene accertato uno dei seguenti casi:

• mancata tenuta del registro,
• mancato aggiornamento,
• informazioni errate,
• omissione di informazioni obbligatorie,

l'azienda rischia una multa fino a 3.750 euro (persona giuridica) o 750 euro (persona fisica) per ogni dipendente interessato.

📍 L'azienda deve inoltre:

• conservare i dati per 5 anni dopo la partenza del dipendente o del tirocinante;
• tenere un registro per ogni stabilimento,
• elencare il personale in ordine cronologico di assunzione.

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Come deve essere tenuto un registro unico del personale?

I datori di lavoro non sono tenuti a tenere un registro unico del personale inun formato particolare . Il registro può essere tenuto su carta o in formato digitale (Excel, Word, ecc.).

Tuttavia, le annotazioni devono essere indelebili e i formati digitali offrono le stesse garanzie di controllo di quello cartaceo.

Ad esempio, in caso di correzione, è obbligatorio indicare le correzioni accanto alle voci originali, senza cancellarle.

Registro unico del personale: esempio di formato cartaceo

☝️ La dematerializzazione del registro unico del personale è esente da dichiarazione alla CNIL se soddisfa le condizioni stabilite dall'organizzazione (informazioni limitate ai dati obbligatori e rispetto del periodo massimo di conservazione).

Scarica un esempio di registro del personale

Per illustrare questo articolo, ecco un modello di registro unico del personale in formato xls, gratuito ed esportabile in formato PDF.

Il nostro consiglio: se volete risparmiare tempo prezioso ed evitare errori o sviste, optate per un software HRche offra un unico registro digitale del personale. La nostra directory è ricca di soluzioni per ogni azienda 😉