L'arte di diventare un mago dei rapporti sulle risorse umane (senza aver fatto Math Sup)
Lungi dall'essere appannaggio dei colleghi del reparto finanziario, negli ultimi anni il reporting si è esteso ad altri reparti dell'azienda.
Va detto che, data la necessità di rimanere competitivi di fronte alla concorrenza, monitorare assiduamente le prestazioni di ogni funzione è un modo efficace per guidare l'azienda e prendere le migliori decisioni possibili.
Ma per un responsabile delle risorse umane i numeri sono due cose diverse e la creazione di un report sulle risorse umane su un foglio Excel può farvi sudare freddo (senza esagerare). La buona notizia è che la Business Intelligence e l'Intelligenza Artificiale si stanno sempre più unendo alla festa per rendere più semplice il vostro compito di gestione delle risorse umane.
Ma prima torniamo alle basi: cos'è il reporting HR e quali sono i suoi obiettivi? Poi vi daremo i nostri consigli e strumenti per creare un reporting HR di alta qualità.
Che cos'è il reporting HR?
Definizione di reporting HR
Il reporting HR è uno strumento di comunicazione che include vari indicatori di performance in un periodo definito, per aiutare a prendere decisioni strategiche.
Fornisce una panoramica chiara e concisa della situazione in un determinato momento, facilitando l'identificazione a colpo d'occhio dei vari punti di forza del dipartimento HR, nonché di eventuali colli di bottiglia o aree di miglioramento.
Con la giusta scelta degli indicatori e un'accurata impostazione visiva, la reportistica HR consente di prendere decisioni più accurate e informate, basate sui fatti.
Gli obiettivi del reporting HR
Parliamo più in dettaglio dei diversi obiettivi della reportistica HR. Il reporting sulle risorse umane aiuta a migliorare la gestione delle prestazioni complessive del reparto:
- identificando i punti di forza
- evidenziando ciò che già funziona in modo che possa funzionare ancora meglio,
- e individuando le aree in cui le cose non vanno bene, in modo da poterne identificare la causa e intervenire per correggere la situazione.
In questo modo, sarete in una posizione migliore per
- essere più efficienti nel processo di reclutamento,
- identificare le opportunità di sviluppo
- promuovere le vostre azioni a tutti i dipendenti,
- dimostrare alla direzione il vostro contributo alla performance complessiva dell'azienda.
🦸♀️Votre missione, se l'accettate: contribuire al buon andamento dell'azienda facilitando il processo decisionale strategico.
Il reporting HR è diverso dal cruscotto HR
Reporting HR o cruscotto HR: la stessa battaglia? Anche se possono sembrare simili, non vanno confusi. Ma perché? Ve lo spieghiamo:
- Innanzitutto , il loro ruolo. Non hanno esattamente lo stesso scopo, perché :
- il cruscotto HR viene utilizzato quotidianamente da tutto il team per verificare in tempo reale l'avanzamento dei compiti (ad esempio, le campagne di assunzione) e il raggiungimento degli obiettivi;
- mentre la reportistica serve a riassumere le prestazioni del reparto per la direzione e a presentare un'analisi che può essere utilizzata per prendere decisioni (ad esempio, rivedere gli obiettivi o assumere le competenze mancanti).
- Lo scopo del dashboard è quindi operativo, mentre quello del reporting è strategico.
- In secondo luogo, il contenuto è diverso. In primo luogo
- il cruscotto è sintetico e dinamico, si aggiorna automaticamente in base ai progressi compiuti. È composto da indicatori HR (KPI), tabelle e grafici;
- il reporting presenta risultati fissi e riassume i risultati di un determinato periodo. Contiene dati, può includere grafici, ma soprattutto include una sezione scritta che commenta i risultati presentati e talvolta raccomandazioni per il miglioramento. Il suo formato è più lungo rispetto al dashboard, a volte si estende su più pagine.
Le differenze tra i due strumenti sono riassunte nella tabella seguente:
| Reporting HR | Cruscotto HR |
| Per la direzione | Per il team |
| Dati fissi | Dati dinamici |
| Livello strategico | Livello operativo |
| Formato lungo | Formato sintetico |
Si noti, tuttavia, che questi due strumenti sono complementari quando si tratta di gestire le risorse umane, e non si tratta di usarne uno a vantaggio dell'altro!
Come si crea una reportistica HR di alta qualità? I nostri consigli
1. Assicuratevi che i dati utilizzati siano credibili
Tutto inizia dai dati! Se i dati sono inaffidabili, è probabile che il vostro report suoni falso (o vuoto) e poco convincente. Chiunque non abbia già trascorso ore a controllare gli errori o a eliminare i duplicati dovrebbe alzare la mano 🙋♀️.
Poi, utilizzando i dati, dovete selezionare gli indicatori o i KPI più rilevanti per il vostro report.
Assicuratevi quindi che i dati HR utilizzati siano :
- ✅ provengano da fonti affidabili
- ✅ armonizzati,
- ✅ senza duplicazioni,
- ✅ aggiornati.
2. Automatizzare il processo di creazione dei report
Alcune aziende gestiscono le risorse umane raccogliendo i dati manualmente e facendo poi tutti i calcoli da sole. Purtroppo questo comporta una serie di problemi:
- è noioso
- può richiedere molto tempo, a seconda del volume di dati da elaborare,
- e c'è il rischio di errori.
Per gestire davvero le risorse umane senza doverci passare tutto il giorno, è necessario automatizzare la reportistica. La chiave? Grandi vantaggi:
- ✅ dati affidabili, centralizzati, sicuri e completi, da utilizzare senza alcun dubbio;
- ✅ sfruttamento automatico dei dati attraverso la business intelligence (ordinamento, filtri, riferimenti incrociati, creazione automatica di grafici, ecc;)
- ✅ generazione di report preformattati in pochi minuti, che potrete poi personalizzare.
Torneremo più avanti nell'articolo sui diversi strumenti per automatizzare la creazione di report.
3. Adattare i report all'obiettivo e al destinatario
Prima di lanciarvi a capofitto nella produzione del vostro report, ponetevi la domanda: chi leggerà il mio report e perché?
Le risposte a queste domande vi faciliteranno:
- selezionare gli indicatori da presentare
- e nel modo di commentare i risultati o le proiezioni, in modo che ogni informazione sia interessante per il destinatario.
4. Una presentazione accurata
In quanto strumento decisionale, il vostro reporting sulle risorse umane deve essere presentato in modo tale che il destinatario comprenda rapidamente il contesto e la situazione per decidere quali azioni intraprendere. E una presentazione accurata aiuta!
Ecco alcuni consigli per una presentazione professionale e attraente:
- Evidenziate con il colore. L'obiettivo non è solo quello di essere belli, ma soprattutto di mettere in evidenza le informazioni essenziali. L'ideale è scegliere i colori della carta grafica aziendale e usarli con parsimonia (troppo colore uccide il colore!).
- Inserite le immagini. Che si tratti di illustrazioni, foto (o anche emoji, perché no), i visual aiutano ad alleggerire l'esperienza di lettura creando micro-pause. Sono ideali per mantenere l'attenzione del pubblico durante la lettura.
- Utilizzate i grafici. Aggiungono un'altra dimensione ai dati e agli altri indicatori e spesso sono più facili da capire di una tabella. Possono assumere diverse forme: curve, grafici a torta, grafici a barre, ecc.
Esempi e strumenti per aiutarvi a creare il vostro reporting sulle risorse umane
Esempi di applicazioni di reporting
Ecco alcuni esempi di reportistica HR che potreste dover produrre:
- rapporti mensili alla direzione per monitorare le prestazioni del vostro dipartimento,
- reportistica una tantum per gli azionisti che hanno bisogno di conoscere le proiezioni finanziarie,
- rapporti sull'assenteismo all'interno dell'azienda,
- reportistica sui costi di gestione del reparto, nel caso in cui sia necessario ridurre i costi aziendali.
Modello di cruscotto HR
Per dare maggiore contesto ai vostri rapporti, non esitate a metterli in prospettiva con un cruscotto HR.
Consultate il nostro articolo dedicato al cruscotto HR con diversi esempi a cui ispirarvi.
Quali strumenti possono semplificare il reporting?
Ok, avete capito, cerchiamo di evitare di fare i nostri report in Excel per non perdere tempo, a meno che non siate dei maghi dei fogli di calcolo, nel qual caso, fatevi sotto (e rispettate 🙌).
Ecco alcuni esempi di strumenti da utilizzare:
- Software di gestione dei dati HR,
- software di business intelligence,
- alcuni HRIS dispongono anche dei moduli necessari.
La reportistica HR in breve
- Il reporting sulle risorse umane è uno strumento di comunicazione utilizzato per fornire informazioni sulle prestazioni del dipartimento HR, al fine di contribuire a prendere decisioni il più possibile rapide e pertinenti.
- Non va confuso con il cruscotto HR, che ha uno scopo più operativo ed è utile per la gestione quotidiana del team.
- Per creare un rapporto sulle risorse umane adeguato, assicuratevi di :
- di disporre di dati propri
- automatizzare i processi
- adattare il contenuto alla persona con cui si ha a che fare e all'obiettivo da raggiungere,
- di curare la presentazione.
- Esistono strumenti per automatizzare il reporting sulle risorse umane, per risparmiare tempo e renderlo più pertinente.