Costruire un archivio di competenze e professioni efficace in soli 6 passaggi

Un quadro di competenze è un elenco di competenze elaborato in linea con le questioni strategiche di un'organizzazione. Non si tratta di un apprendistato o di un corso scolastico in cui un insegnante funge da consulente dell'allievo, ma piuttosto della creazione di uno strumento essenziale per le risorse umane, una miniera di informazioni che contribuisce al successo di un'azienda.

Come professionisti o manager delle risorse umane, avete a disposizione questo strumento per gestire le carriere, i talenti e le competenze strategiche della vostra azienda o del vostro team, al fine di raggiungere gli obiettivi di performance.

Qual è lo scopo esatto di un archivio delle competenze? E come si costruisce? Questo articolo vi guiderà attraverso il processo, in modo che questo supporto contribuisca alla gestione ottimale del vostro capitale umano.

Vedere tutti i software E-learning

Che cos'è un quadro di competenze?

Definizione di un quadro di competenze

Il quadro delle competenze è un elenco esaustivo e descrittivo delle competenze richieste da un'azienda. Sotto forma di tabella, riporta tutte le competenze necessarie per svolgere ogni mansione all'interno di un'organizzazione, insieme al grado di competenza atteso.

Conosciuto anche come archivio delle attività e delle competenze, fornisce una base comune per tutti i membri di un'organizzazione. Utilizzando un linguaggio condiviso da tutti, fornisce punti di riferimento in un contesto professionale esigente e in continua evoluzione, e armonizza le pratiche HR e manageriali.

Questo strumento fornisce una visione globale e dettagliata delle competenze richieste a livello di :

• un lavoro o una famiglia di lavori,
• una funzione
• reparto, ecc.

In questo modo, identifica tutti gli aspetti in termini di conoscenze, qualità personali e know-how necessari per eccellere nello svolgimento delle proprie mansioni e soddisfare le esigenze strategiche dell'azienda.

Quadro delle competenze: esempio

Per fare un esempio, ecco un estratto di un quadro di riferimento delle competenze per un manager operativo:

Differenziazione tra archivio delle competenze e mappa delle competenze

Sebbene questi due termini siano simili, il repository delle competenze e la mappa delle competenze differiscono. Un archivio delle competenze è diverso da una mappa delle competenze, che è un'istantanea fissa di tutte le competenze possedute dai dipendenti di un'azienda in un determinato momento.

Questa rappresentazione visiva e in evoluzione può essere creata sulla base di un repository aziendale e delle competenze e deve essere mantenuta aggiornata. Questi due strumenti non sono affatto equivalenti, ma complementari.

Perché costruire un quadro delle competenze?

Quando si dovrebbe utilizzare un quadro delle competenze?

Questo documento viene generalmente utilizzato come passo preliminare all'avvio di un approccio lungimirante alla gestione dei posti di lavoro e delle competenze (GPEC ). In questo contesto, è uno strumento chiave per :

• elencare e identificare le competenze necessarie per il funzionamento efficiente di un'azienda, di un dipartimento o di una società;
• valutare il divario tra le competenze richieste e quelle effettivamente acquisite dai dipendenti.

Questo strumento di gestione delle competenze può essere utilizzato come base per la creazione di un piano d'azione per la gestione delle risorse umane dell'organizzazione, nonché come guida operativa per i manager che supervisionano un team.

Quali sono i diversi obiettivi di un quadro delle competenze?

L'obiettivo principale dell'archivio delle competenze è quello di far coincidere le competenze richieste con quelle dei dipendenti, al fine di adattarle alle esigenze della strategia globale dell'azienda, sia a breve che a lungo termine.

Tra i vari utilizzi, il quadro di riferimento viene utilizzato per :

• elaborare un piano di formazione per colmare il divario tra le competenze disponibili e quelle necessarie per il successo;
• anticipare le esigenze di formazione professionale
• redigere le descrizioni delle mansioni;
• gestire i talenti e la rotazione del personale per limitare il turnover;
• gestire le opportunità di mobilità interna e di promozione;
• calcolare la retribuzione ;
• certificare i progressi dei dipendenti, convalidando la loro padronanza delle competenze chiave per avere successo nei loro incarichi, durante il colloquio annuale; ecc.

💡 Quando si parla di colloquio annuale, bisogna tenere presente che si tratta di un esercizio importante per le risorse umane, in quanto consente diidentificare, valutare e sviluppare le competenze chiave per soddisfare le esigenze attuali e future dell'azienda.

Scoprite perché è necessario costruire un quadro di competenze in pochi minuti con questo video:

Come si costruisce un quadro di riferimento delle competenze?

Fase 1: stabilire un obiettivo

Come per il lancio di qualsiasi progetto, è necessario identificare ciò che si desidera da un archivio delle competenze:

• A cosa è destinato il documento?
• Come verranno utilizzati i risultati?
• Chi utilizzerà il quadro delle competenze e come?

Questa prima fase fornisce un quadro di riferimento per il processo e consente di redigere un documento utile, che soddisfi le vostre aspettative e che sia in definitiva utilizzabile, perché il suo contenuto sarà rilevante per tutti gli utenti.

Fase 2: Definire l'ambito

Le domande poste in precedenza vi serviranno anche da guida per definire l'ambito del vostro archivio e determinare la scala di lavoro:

• quella di una posizione
• di un dipartimento
• di un sito
• un'azienda, nel caso di una piccola organizzazione?

Tutto dipende dall'uso che avete definito nei vostri obiettivi. Tenete presente che l'approccio deve rimanere realistico e relativamente mirato, per non diventare noioso o troppo complesso da attuare.

Fase 3: coinvolgere le persone interessate

Se scegliete di realizzare questo processo in modalità progetto, dovrete creare un team o un gruppo di lavoro dedicato alla sua attuazione.

Questo team può comprendere il personale delle risorse umane, ma anche i manager o qualsiasi persona competente coinvolta nella parte operativa dell'azienda. Questo vi permetterà di raccogliere feedback concreti e precisi sui compiti e sulle posizioni in esame.

Fase 4: redigere un inventario delle competenze

Potete raggrupparle per attività o per area (organizzativa, interpersonale, manageriale, tecnica, ecc.). Si possono anche classificare per categoria :

• conoscenze: conoscenze teoriche;
• know-how: pratiche operative in un settore o in un lavoro specifico, nonché il livello di padronanza e di esperienza previsto;
• competenze interpersonali: qualità personali e interpersonali, capacità relazionali e comportamentali.

Per garantire che il vostro inventario delle competenze sia il più rappresentativo possibile, strutturatelo in modo che abbia senso per la vostra organizzazione e siate rigorosi e chiari nel vocabolario che utilizzate.

Fase 5: Definire le priorità delle competenze

Utilizzate indicatori o una rappresentazione per livelli per indicare il grado di padronanza richiesto per ogni competenza elencata.

Questi livelli devono essere discussi e convalidati in anticipo, in modo da poter essere utilizzati come riferimento per la costruzione di validi indicatori di valutazione e per poterne misurare il raggiungimento.

Fase 6: Formattazione del documento

Una volta che questi elementi sono stati raccolti e definiti dal team, il quadro di riferimento può essere formalizzato in una tabella che elenca:

• tutte le competenze
• le aspettative per ogni livello di competenza
• e i requisiti di livello per ciascuna di esse.

Una volta formattato, il documento può essere sottoposto a convalida.

💡 Per garantire che questo documento venga utilizzato in modo oculato, assicuratevi di condividerlo con tutti gli interessati e di comunicare come accedervi se necessario.

Può essere memorizzato in un documento condiviso o in uno strumento di collaborazione a cui chiunque può accedere in qualsiasi momento.

Sono elencati altri compiti principali, come "Sviluppare e mantenere le competenze del team" o "Sostenere il cambiamento", e ogni competenza è classificata secondo 4 livelli :

• principiante
• padronanza
• confermato,
• esperto.

Passo bonus: utilizzare uno strumento per creare un quadro di competenze

L'archivio delle competenze può essere creato direttamente in un'applicazione HRIS o LMS (Learning Management System). Ciò lo rende più flessibile e meno dispendioso da mantenere rispetto a un file Excel.

Questa agilità è molto apprezzata in un contesto in cui i posti di lavoro cambiano rapidamente e devono adattarsi alla crescita di un'organizzazione.

Sul mercato sono disponibili molti strumenti per aiutarvi. ⚒️

360Learning

360Learning trasforma la gestione delle competenze per aiutarvi a diventare più competitivi e a ridurre le lacune dei vostri team attraverso l'apprendimento collaborativo. Come può farlo? Lo strumento automatizza diversi processi:

• genera elenchi delle competenze richieste all'interno dell'azienda per preparare i corsi di formazione necessari,
• elabora griglie di valutazione
• e valuta la criticità delle competenze per ogni settore.

L'assistenza dell'intelligenza artificiale riduce lo sforzo manuale, permettendovi di concentrarvi sull'innovazione e sullo sviluppo strategico dei talenti. Allo stesso tempo, l'ottimizzazione dello sviluppo delle competenze prepara i team alle esigenze future.

Factorial

Factorial si distingue per la ricchezza di funzionalità e la facilità d'uso. Questo HRIS completo e innovativo offre un archivio di competenze e professioni, utile per creare e gestire un database completo e personalizzato all'interno della vostra azienda.

• È possibile associare facilmente queste competenze e professioni ai diversi dipendenti dell'azienda, per creare una mappa precisa delle competenze e delle esigenze di formazione.
• Quando un dipendente viene assunto per questa mansione, l'amministratore deve semplicemente assegnargli le competenze specifiche.

[Quadro di riferimento delle competenze: rispondiamo alle vostre domande

Quali sono i 4 tipi di competenze?

Le competenze possono essere raggruppate in 4 categorie principali:

• comportamentali
• cognitive
• tecniche
• settoriali.

Competenze comportamentali

Queste competenze, note anche come "competenze interpersonali", si riferiscono a tutte le qualità personali e relazionali che consentono di adattarsi alle diverse situazioni.

Ad esempio: sapersi esprimere con chiarezza, lavorare in gruppo, gestire lo stress, ecc.

Competenze cognitive

Si riferiscono alle capacità intellettuali che permettono di ragionare, analizzare e imparare.

Ad esempio: risolvere problemi, prendere decisioni, analizzare informazioni in modo obiettivo, ecc.

Competenze tecniche

Queste competenze si riferiscono alle conoscenze e al know-how specifici di una particolare professione.

Ad esempio, per un lavoro nel settore informatico, si tratta di padroneggiare i software per ufficio, navigare in Internet, analizzare i dati, ecc.

Competenze specifiche del settore

Riguardano tutte le conoscenze e le competenze specifiche di un settore di attività.

Ad esempio: in un determinato settore, conoscere le sfide e le tendenze, gli standard e le normative, ecc.

Dove posso trovare un quadro di riferimento delle competenze?

Ci sono molte risorse disponibili per aiutarvi a trovare un quadro di riferimento delle competenze che corrisponda alle vostre esigenze. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarvi:

• Le risorse online sono una miniera di informazioni. Un gran numero di siti web fornisce informazioni dettagliate sulle diverse professioni e sulle competenze richieste.
• Organizzazioni di reclutamento e formazione. Spesso utilizzano quadri di riferimento delle competenze, quindi non esitate a contattarli per farveli condividere.

Ad esempio, il sito ufficiale del governo francese fornisce una grande quantità di informazioni sulle professioni e sulle competenze richieste.

Come si può misurare l'efficacia di un quadro di riferimento per le competenze una volta che è stato messo in atto?

Per valutare l'efficacia del quadro delle competenze si possono utilizzare diversi indicatori:

• L'impatto sulle prestazioni dei dipendenti, i cambiamenti nella produttività e la qualità dei servizi offerti.
• Il livello di utilizzo dell'archivio, il numero di dipendenti che vi fanno riferimento, il numero di sessioni di formazione svolte utilizzando l'archivio come base.
• Il grado di soddisfazione dei dipendenti per la pertinenza e l'utilità del quadro delle competenze.
• L'impatto di questo quadro sullo sviluppo della carriera all'interno dell'azienda, il numero di promozioni, di cambi di lavoro, ecc.

Vedere tutti i software E-learning

Lo strumento HR essenziale per la gestione delle competenze

Progettato principalmente per un uso operativo, il repository delle competenze può essere esteso a pratiche HR più generali. Permette di stabilire una visione condivisa delle competenze necessarie per il successo di una funzione, di un'attività o di un'azienda, definendo requisiti e sfide condivisi e comprensibili da tutti.

Facilita e struttura la gestione delle competenze a tutti i livelli e diventerà uno strumento di successo una volta raggiunto il suo obiettivo finale: stabilire il legame tra la base di competenze all'interno dell'azienda e la sua strategia complessiva.

Avete implementato un archivio delle competenze nella vostra organizzazione? Quali sono i suoi principali utilizzi?