Imprenditori: 9 consigli per organizzare il telelavoro in modo efficiente
Il telelavoro: un sogno per molti dipendenti, un incubo per altri, una sfida importante per molte aziende in un contesto di confino e post-confino.
Il telelavoro è anche una sfida per molti imprenditori che vogliono ritrovare un equilibrio nella loro vita ma anche migliorare le loro prestazioni in termini di gestione del tempo.
I fatti sono semplici: le ripercussioni della crisi sanitaria COVID-19 non sono solo economiche. Numerosi studi scientifici sulle ripercussioni della pandemia sugli imprenditori hanno evidenziato la gestione dello stress, il sovraccarico psicologico e l'isolamento come i principali rischi di burnout associati alla situazione attuale, secondo oltre il 60% degli imprenditori.
A questi problemi si aggiungono il peggioramento della qualità del sonno e la perdita di significato.
Che cos'è il telelavoro?
Secondo l'articolo L1222-9-11 del Codice del lavoro francese,
"Il telelavoro si riferisce a qualsiasi forma di organizzazione del lavoro in cui il lavoro che avrebbe potuto essere svolto anche nei locali del datore di lavoro viene svolto da un dipendente lontano da tali locali su base volontaria, utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione". "
Il Codice del lavoro stabilisce inoltre che:
"In caso di circostanze eccezionali, in particolare la minaccia di un'epidemia, o in caso di forza maggiore, l'attuazione del telelavoro può essere considerata come un adattamento della postazione di lavoro". rée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés."
Telelavoro significa quindi organizzare la giornata lavorativa a casa o in qualsiasi altro luogo diverso dai locali del datore di lavoro.
Tuttavia, si può trarre rapidamente una conclusione: rimanere concentrati mentre si lavora a casa non è sempre facile per una serie di motivi:
- la presenza di bambini
- difficoltà a organizzarsi a casa
- mancanza di spazio
- o la necessità di conciliare le diverse attività della vita professionale, familiare o personale!
In questo articolo, quindi, illustrerò alcune best practice in 9 consigli per gli imprenditori su come organizzare il telelavoro in modo efficace.
Passo 1: creare un ambiente di lavoro essenziale per un telelavoro efficace
Suggerimento 1 - Sviluppare una mentalità efficiente ed efficace
Come ho scritto nel mio libro "Comment développer une intelligence prodigieuse" (Come sviluppare un'intelligenza prodigiosa) pubblicato da BookBoon Edizioni:
"L'attenzione è la capacità di fissare la mente su un oggetto specifico, ma anche di prestarvi attenzione.
Etimologicamente, attenzione deriva da 'aspettare', nel senso di essere paziente. È quindi anche una capacità che ci permette di attendere un risultato futuro.
La mancanza di attenzione può avere conseguenze dannose nella vita o a scuola (o negli affari)".
Vi consiglio anche di essere in armonia con il vostro Ikigai.
Per sviluppare un'attenzione efficace ed efficiente, devono essere soddisfatte alcune condizioni:
Suggerimento 2 - Vestirsi e attenersi alla routine normale
Vestitevi e seguite il ritmo normale della vostra giornata, anche se siete tentati di tenere il pigiama. Lavorare in abiti casual riduce l'attenzione e la concentrazione, perché il subconscio è in modalità "relax".
Se possibile, avere uno spazio di lavoro dedicato. Per lavorare in modo efficace, soprattutto se si è a casa, è importante avere uno spazio che favorisca la concentrazione. Per essere efficiente, il cervello umano ha bisogno di concentrarsi, cioè di fare una sola cosa alla volta.
Gli studi dell'Università dello Utah hanno dimostrato inequivocabilmente che il cervello umano non è multitasking. I risultati di questi studi non potrebbero essere più chiari:
Nei vari esperimenti, i partecipanti che si consideravano eccellenti nel multitasking si sono rivelati almeno il 40% meno efficaci degli altri e i loro livelli di stress sono aumentati notevolmente!
La verità: il multitasking è un mito! Le persone che si considerano grandi multitasking tendono a essere impulsive, a cercare il brivido e a credere troppo nella loro capacità di destreggiarsi tra più compiti contemporaneamente per ottenere buoni risultati!
Suggerimento 3 - Stabilite un orario di lavoro
Stabilite un orario di lavoro per la vostra giornata di lavoro a distanza, come se foste effettivamente in ufficio. In questo modo vi liberate dai vincoli di spostamento tra casa e ufficio. In questo modo potrete gestire il vostro tempo in modo più flessibile, ma poiché la natura non ama il vuoto, rischierete di diventare irrequieti.
L'irrequietezza è un sistema di difesa passivo che consiste nel riempire la vostra agenda di tante cose che non hanno nulla a che fare con il lavoro che dovete svolgere e con i vostri obiettivi (in questo caso professionali). È un buon modo per autosabotarsi e limitare la propria produttività.
Quando gestite le vostre ore di lavoro, ricordatevi anche di pianificare le pause. Prendersi regolarmente qualche minuto per prendere una boccata d'aria, fare una passeggiata all'aria aperta o semplicemente rilassarsi facendo un passo indietro vi aiuterà a essere più produttivi.
Fase 2: organizzare il lavoro e le attività professionali
Suggerimento 4 - Utilizzare elenchi e strumenti per le cose da fare
Utilizzate liste di cose da fare e strumenti per gestire i vostri progetti professionali nel tempo.
Probabilmente conoscete la metafora delle grandi pietre. Questa allegoria viene spesso utilizzata nei corsi di formazione sulla gestione del tempo. Ci insegna che dobbiamo dare priorità ai compiti più importanti e a quelli che aggiungono più valore al nostro lavoro, altrimenti non ci sarà più spazio per loro.
Suggerimento 5 - Tenere l'agenda aggiornata
Ricordatevi di tenere aggiornata anche l'agenda! Prendete l'abitudine di annotare i tempi di pausa, i tempi di viaggio in base alle distanze da percorrere e gli spazi per affrontare gli imprevisti o le emergenze. Lavoro con molti clienti che usano l'agenda solo per annotare le riunioni importanti o gli appuntamenti con i clienti: è un grosso errore, perché passiamo almeno il 25% del nostro tempo a occuparci di cose non previste. E questo si può pianificare nell'agenda!
Suggerimento 6 - Mantenere i contatti con i colleghi
Mantenete i contatti con i vostri colleghi e ricordate di fare regolarmente il check-in con i vostri team. Gli esseri umani sono animali sociali. Abbiamo bisogno di contatti e relazioni sociali. Questo è probabilmente uno degli aspetti più importanti del telelavoro.
Suggerimento 7 - Pensate alla formazione
Pensate alla formazione. Lavorare da soli a casa e lavorare con altri in ufficio sono cose molto diverse. Probabilmente dovrete acquisire nuove competenze o soft skills per adattarvi. Adottare il riflesso della formazione professionale continua è un buon modo per rimanere in gara, anche quando siete voi il capo!
Suggerimento 8 - Organizzatevi anche con la famiglia
Organizzatevi anche con la vostra famiglia! Lavorare da casa, con coniugi e figli a casa, richiede organizzazione e spesso negoziazione. Ognuno deve avere il proprio spazio durante la giornata, per rendere più facile la convivenza, soprattutto se anche il vostro partner telelavora. Ricordate di pianificare i pasti, le pause, le telefonate e le teleconferenze, in modo che tutti possano godere di tranquillità e massima concentrazione durante il tempo di lavoro.
Suggerimento 9 - Disconnettersi
Il diritto alla disconnessione non è solo per i dipendenti! Se siete imprenditori, pensate di prendervi del tempo per fare sport, dedicarvi al vostro hobby preferito, incontrare gli amici o semplicemente rilassarvi nella natura.
Articolo tradotto dal francese