5 passi per un telelavoro conforme e di successo
Poche aziende si sono sottratte a questa situazione negli ultimi tempi e il telelavoro ha dovuto essere introdotto, a volte per obbligo e in fretta e furia.
Ma la tendenza al telelavoro ha preceduto la crisi sanitaria e la legge si è adattata a questo nuovo modo di lavorare.
Carta del telelavoro, cavaliere del telelavoro, quali sono le condizioni da rispettare per organizzare la propria azienda in modo remoto e intelligente?
Non è troppo tardi per farlo. Ecco una guida al telelavoro sostenibile e di successo in 5 tappe fondamentali.
1 - Consultare i dipendenti
🕵️♂️ Raccogliere le loro aspettative, i loro bisogni e le loro domande, ad esempio attraverso un questionario sull'introduzione del telelavoro.
Alcuni vorranno :
- lavorare principalmente dall'ufficio e beneficiare di eccezioni per organizzare i propri orari personali in caso di sciopero o di problemi di custodia dei figli;
- Altri vorranno un'organizzazione più regolare, con tutti i mercoledì dedicati al telelavoro,
- Altri ancora, ancora più rari secondo gli ultimi studi, vorranno telelavorare al massimo per diventare nomadi digitali.
Non potrete rispondere a tutte le richieste, ma avrete un'idea generale della tendenza, in modo da potervi orientare verso la formula più soddisfacente per tutti.
Inoltre, nulla vi impedisce di trattare le richieste e i profili eccezionali caso per caso, anche se un certo grado di coerenza facilita la comunicazione e la comprensione delle risorse umane.
2 - Riunite i team leader, la direzione e il dipartimento HR
🧐 Anche dal punto di vista della direzione è necessario consultare i responsabili dei team e tutti i membri che contribuiranno a definire il progetto di telelavoro.
Ad esempio, il dipartimento IT (dipartimento dei sistemi informativi) deve considerare la connessione ai vari strumenti di lavoro a distanza, la sicurezza dei dati e l'acquisizione di un software adeguato, in consultazione con tutti i manager.
Il reparto risorse umane, da parte sua, redigerà una carta del telelavoro o un accordo aziendale in accordo con la direzione, per definire le migliori pratiche e gli obblighi di ciascuno.
3 - Sperimentare e comunicare
👌 Una fase di sperimentazione può essere condotta parallelamente alla consultazione dei dipendenti, dei dirigenti e del CSE (anche se quest'ultimo non può opporsi a un progetto di telelavoro).
Durante questo periodo, la cui durata viene stabilita e comunicata, i dirigenti continuano a raccogliere le opinioni dei dipendenti, al fine di adeguare le condizioni se necessario.Durante questo periodo, la cui durata è determinata e comunicata, i dirigenti continuano a raccogliere le opinioni dei dipendenti, al fine di adeguare le condizioni di telelavoro, se necessario, e di compensare le circostanze che non erano state previste nelle discussioni iniziali.
È inoltre importante comunicare la gestione a distanza:
- i tipi di controlli previsti, come ad esempio una dichiarazione giurata di rispetto dell'orario di lavoro;
- i nuovi processi da seguire per la rendicontazione delle attività in corso o completate, all'interno di un reparto o in tutta l'azienda, ecc.
4 - Attrezzarsi adeguatamente per il telelavoro
🔑 Fin dalla fase di test, è fondamentale dotarsi delle attrezzature giuste per garantire la continuità delle prestazioni aziendali. Questa è la chiave per un' implementazione sostenibile e di successo del telelavoro.
Fortunatamente, si può iniziare con le versioni di valutazione gratuite del software consigliate dal reparto IT e/o dai responsabili operativi.
Non solo è necessario essere efficienti in remoto come lo si è di persona, ma è anche necessario garantire la collaborazione e il lavoro di squadra in totale sicurezza.
Non c'è alcun segreto: gli strumenti di collaborazione online sono quello che fa per voi:
- social network aziendali
- strumenti di chat e videoconferenza,
- gestori di attività
- condivisione di documenti
- gestione delle password e accesso remoto,
- suite per ufficio, ecc.
Ce ne sono molti, specializzati o all-in-one, e ospitati nel cloud, in modo da potervi accedere ovunque e in qualsiasi momento. 👍
5 - Monitorare regolarmente il benessere dei dipendenti
🔎 I dipendenti possono avere difficoltà a causa della mancanza di contatti sociali o di attrezzature inadeguate, con conseguenti disturbi muscolo-scheletrici, ad esempio.
In generale, è fondamentale tenere l'orecchio aperto e individuare eventuali cali di rendimento, durante le revisioni annuali o anche mensili, o attraverso sondaggi ad hoc.
Il benessere a casa è importante e decisivo per la motivazione e la produttività quanto il benessere in ufficio.
Impostazione del telelavoro: cosa dice la legge?
Quali sono le condizioni per il telelavoro?
Il Codice del Lavoro francese non stabilisce criteri o condizioni specifiche per il telelavoro. Tuttavia, è bene ricordare che il telelavoro non è un diritto e il datore di lavoro può decidere quali categorie di personale possono beneficiarne.
Per stabilire le condizioni del telelavoro, il dipartimento delle risorse umane può anche redigere una clausola di telelavoro, che però non è obbligatoria (lo è solo l'accordo del dipendente, anche se verbale), e non lo è più da quando è entrata in vigore la legge sul rafforzamento del dialogo sociale.
Tuttavia, qualunque sia il documento, carta del telelavoro o clausola aggiuntiva, l'obiettivo è quello di specificare:
- la frequenza del telelavoro
- i luoghi di telelavoro autorizzati
- i criteri di approvazione (procedure di richiesta, giorni di presenza obbligatori, team interessati), ecc.
Dove si può svolgere il telelavoro?
La legge non impone alcun luogo specifico per il telelavoro, quindi spetta al datore di lavoro stabilire i limiti.
Che si tratti di casa, di uno spazio di coworking, di un telecentro o di un luogo di lavoro di terzi, l'unico requisito è che lo spazio deve offrire condizioni di lavoro soddisfacenti, compresa una buona connessione a Internet.
Questo vale anche per i dipendenti pubblici locali. Un decreto, entrato in vigore il 6 maggio 2020, dà loro il diritto di lavorare in un luogo privato o ad uso professionale.
Chi deve fornire le attrezzature per il telelavoro?
La legge stabilisce che se il telelavoro è imposto, salvo casi di forza maggiore (come la Covid), è dovere del datore di lavoro attrezzare i propri dipendenti in modo che beneficino delle stesse condizioni di lavoro dell'ufficio.
E le spese sostenute dai dipendenti in telelavoro? I dipendenti possono chiedere il rimborso, dietro presentazione di un giustificativo, se le spese sono state sostenute per poter lavorare correttamente, anche se il confinamento non era nelle intenzioni dell'azienda.
La maggior parte delle organizzazioni che hanno introdotto il telelavoro prima della crisi sanitaria ha incluso un bonus forfettario per il telelavoro nel contratto di lavoro o nell'accordo aziendale. Pensate ad anticipare questo tipo di domande, perché è molto probabile che diventino la norma 😉
Impostare il telelavoro per anticipare il domani
Questa è la constatazione generale: nessuno si aspettava una tale accelerazione del telelavoro, e le aziende che sono andate meglio avevano anticipato questa nuova tendenza.
Anche la legge di trasformazione del pubblico impiego ha introdotto la possibilità di telelavoro occasionale.
Che lo si adotti su base permanente o temporanea, che si tratti di un giorno alla settimana o di un lavoro a distanza completo, fino all'assunzione a distanza, è necessario pensare a come implementarlo. Pensate all'implementazione del telelavoro nella vostra organizzazione e analizzate i pro e i contro, i successi e gli insuccessi.
Avrete una buona base per stabilire il vostro quadro lavorativo e per adattarvi alle nuove organizzazioni a lungo termine, in tutta tranquillità.
Articolo tradotto dal francese