Organigramma aziendale: le chiavi per una struttura organizzativa chiara e performante

Un buon organigramma è come un GPS per la vostra azienda. Sarete più chiari e i vostri team non si perderanno! 🎯

Un organigramma aziendale non si limita a mostrare "chi fa cosa". È uno strumento strategico che ottimizza la comunicazione interna e migliora la trasparenza. E se pensate che solo i grandi gruppi come Amazon ne abbiano bisogno, ripensateci.

Dalle piccole start-up ai giganti globali, ogni organizzazione ha tutto da guadagnare da una corretta strutturazione delle relazioni. Scopriamo come utilizzare questo strumento per trasformare la gestione quotidiana.

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Che cos'è un organigramma aziendale?

Organigramma aziendale: definizione

Un organigramma aziendale è una rappresentazione visiva, in forma grafica, della struttura gerarchica e organizzativa di un'azienda.

Evidenzia le relazioni tra i diversi ruoli, reparti e livelli di responsabilità, facilitando la comprensione delle interazioni interne e, di conseguenza, la gestione delle risorse umane.

🔵 Un organigramma è composto da diversi elementi chiave, ciascuno con un ruolo specifico:

• Riquadri o cerchi, in un certo senso "scatole" che contengono i nomi, le posizioni e le funzioni del personale. Aiutano a identificare chi occupa quale ruolo all'interno dell'azienda e garantiscono una chiara visibilità delle responsabilità e dei compiti di ciascun membro del personale.
• Le linee di collegamento collegano le caselle o i cerchi per indicare i legami gerarchici o funzionali tra il personale e i reparti.
• Titoli dei ruoli e dei reparti: ogni sezione dell'organigramma è spesso raggruppata sotto un titolo per segmentare visivamente le unità organizzative, facilitandone la lettura.
• I livelli gerarchici sono rappresentati dalla disposizione verticale o orizzontale delle caselle. Mostrano la distribuzione delle responsabilità e il peso decisionale delle varie posizioni.

Qual è lo scopo dell' organigramma? In breve: chiarire ruoli e responsabilità, ottimizzare la comunicazione interna e supportare la pianificazione strategica. Maggiori dettagli sui vantaggi e gli svantaggi dell'organigramma sono riportati di seguito. ⤵️

Qual è lo scopo di un organigramma?

In ambito aziendale, lo scopo principale di un organigramma è quello di fornire chiarezza organizzativa: mostra chi fa cosa all'interno dell'azienda. Ad esempio, i dipendenti sanno immediatamente chi è il responsabile del proprio reparto o quale reparto contattare per risolvere un problema specifico. Questa visualizzazione elimina le ambiguità e riduce la sovrapposizione dei ruoli, soprattutto nelle aziende in cui diversi team lavorano su progetti simili.

Altri vantaggi dell'organigramma sono:

• migliorare la comunicazione interna, collegando visivamente i servizi e i reparti. Esempio: un dipendente del reparto marketing vuole ottenere informazioni finanziarie. Saprà chi contattare direttamente nel reparto contabilità, senza dover passare attraverso diversi intermediari inutili.
• migliore integrazione (onboarding) dei nuovi arrivati, in quanto i neoassunti possono capire rapidamente la loro posizione all'interno dell'azienda.
• maggiore trasparenza e fiducia: il personale sa esattamente a chi deve rendere conto e non ha dubbi sui propri compiti. Questo rafforza il senso di appartenenza e di coesione all'interno dell'azienda.
• supporto decisionale per i manager: ad esempio, individuando i doppioni in alcuni reparti, possono ristrutturare o allocare le risorse dove sono realmente necessarie, sostenendo così la crescita dell'azienda.

☝️ Ma attenzione, gli organigrammi hanno anche alcuni limiti:

• Non sempre si adattano ai cambiamenti dell'ambiente. In una start-up, dove i ruoli evolvono rapidamente, una struttura fissa può diventare obsoleta in pochi mesi.
• Nelle grandi aziende, possono diventare rapidamente illeggibili.
• Devono essere aggiornate regolarmente. Ogni cambiamento nella struttura deve essere integrato per evitare confusione. Se un dipendente viene promosso o un reparto si fonde, l'organigramma deve riflettere immediatamente questi cambiamenti.

È obbligatorio creare un organigramma?

In Francia, la legislazione non impone alle aziende di creare un organigramma. ✅

Tuttavia, questo strumento, anche se facoltativo, offre molti vantaggi in termini di comunicazione interna e di gestione delle risorse umane. Pertanto, anche se non esiste un obbligo di legge, l'adozione di un organigramma è fortemente consigliata per ottimizzare l'efficienza organizzativa.

I diversi tipi di organigramma

Organigramma gerarchico

L'organigramma gerarchico, spesso chiamato "piramidale", fornisce una struttura chiara e stabile. Ogni dipendente sa esattamente a chi riferisce. Questo modello è ideale per le organizzazioni che enfatizzano la stabilità, il controllo dei processi e le responsabilità ben definite.

🎯 Esempio di utilizzo: un'azienda industriale come la Toyota, in cui ogni reparto (produzione, qualità, logistica) opera separatamente ma è interconnesso, beneficia di questo modello per garantire un controllo rigoroso dei processi.

☝️ Limitazioni: Questa struttura può ostacolare la comunicazione orizzontale e limitare l'innovazione, spingendo alcune aziende a integrarla con modelli più flessibili.

Organigramma a matrice

L'organigramma a matrice incoraggia la collaborazione interfunzionale. Collega i dipendenti a diversi manager, ad esempio un project manager e un manager funzionale, migliorando la flessibilità e la reattività.

🎯 Esempio di utilizzo: un'agenzia pubblicitaria, come Publicis, potrebbe utilizzare un organigramma a matrice per i suoi team creativi. Un designer potrebbe rispondere sia a un art director per le questioni di stile sia a un project manager per le scadenze.

☝️ Limiti: La doppia gerarchia può portare a priorità contrastanti. È essenziale una comunicazione chiara tra i manager.

Organigramma piatto

Questo modello favorisce la comunicazione diretta e la rapidità del processo decisionale. Eliminando i livelli intermedi, promuove una cultura di autonomia e agilità.

🎯 Esempio di utilizzo: una startup tecnologica come Slack all'inizio del suo sviluppo, dove ogni membro del team è coinvolto attivamente nelle decisioni.

☝️ Limitazioni: Senza una supervisione formale, possono verificarsi sovrapposizioni di responsabilità. La chiarezza dei ruoli è fondamentale per la sua efficacia.

Organigrammi a quadrifoglio e circolari

Questi organigrammi innovativi si allontanano dalle strutture tradizionali per concentrarsi sulla flessibilità e sulla centralità del cliente. Il modello a quadrifoglio si basa su team autonomi, mentre il modello circolare pone il cliente al centro del processo decisionale.

🎯 Esempio di utilizzo: un'azienda come Zappos, che valorizza l'autogestione e pone il cliente al centro della propria organizzazione, può trarre vantaggio da un organigramma circolare che rifletta le sue priorità.

☝️ Limitazioni: Questi modelli non convenzionali richiedono maturità organizzativa per funzionare efficacemente.

Organigramma standardizzato

Conforme agli standard internazionali, questo organigramma garantisce una presentazione rigorosa e uniforme della struttura organizzativa. È particolarmente utile nei settori altamente regolamentati.

🎯 Esempio di utilizzo: un'azienda farmaceutica come Pfizer utilizza un diagramma di flusso standardizzato per soddisfare i requisiti delle autorità di regolamentazione e garantire una documentazione chiara e accessibile.

☝️ Limitazioni: Sebbene sia molto chiaro, questo modello può mancare di flessibilità e rivelarsi troppo rigido per le strutture in fase di grande trasformazione.

Come redigere un organigramma aziendale in 6 passi?

1. Elencare tutte le funzioni dell'azienda

Iniziate elencando tutte le posizioni e le funzioni della vostra organizzazione. Questa fase garantisce di non dimenticare nulla - o meglio, di non dimenticare nessuno 👥 - e getta le basi dell'organigramma.

Il nostro consiglio: includete tutti i reparti, i team e le sottodivisioni, anche quelli che sembrano ovvi.

Ad esempio, se si tratta di una PMI, si possono elencare funzioni come "Sales Manager", "Support Technician" o "HR Assistant".

Questo elenco completo garantisce che ogni posizione sia equamente rappresentata nel vostro diagramma.

2. Definire le responsabilità di ogni ruolo

Per ogni funzione individuata, chiarite le responsabilità principali e i compiti associati. Questo aiuta a evitare sovrapposizioni e rafforza la comprensione dei ruoli.

Esempio: un "Marketing Manager" potrebbe essere responsabile della strategia digitale, della gestione delle campagne pubblicitarie e del monitoraggio dei KPI.

Vedi anche: Come creare la job description perfetta + modello ed esempio

3. Mappare le relazioni gerarchiche

Successivamente, stabilite le relazioni tra ogni ruolo e posizione. Chi riporta a chi? Chi sono i responsabili diretti e indiretti? Organizzate i ruoli in una piramide o in una matrice, a seconda della vostra struttura.

Esempio: in un reparto IT, uno "sviluppatore" potrebbe riferire a un "project manager" che a sua volta riferisce al "direttore tecnico".

Una chiara rappresentazione delle relazioni gerarchiche evita l'ambiguità e migliora la comunicazione interna. 🤝

4. Aggiungere relazioni interfunzionali

Per una visione completa, non dimenticate di rappresentare le relazioni interfunzionali. Queste relazioni indicano i dipendenti che fanno capo a diversi manager o che lavorano in collaborazione con altri reparti.

Esempio: un "Project Manager" può lavorare con il reparto marketing su una campagna e riferire al reparto tecnico su un altro progetto.

5. Formattazione dell'organigramma

Una volta raccolti i dati, utilizzate uno strumento dedicato come Canva, Lucidchart, SmartArt o un semplice foglio di calcolo Excel per creare l'organigramma. Adottate un layout chiaro e attraente:

• Utilizzate i colori per differenziare i reparti. 🎨
• Scegliete forme semplici e uniformi (rettangoli, cerchi).
• Se necessario, aggiungete legende o annotazioni per chiarire alcuni punti.

6. Aggiornare regolarmente

Un diagramma di flusso statico perde rapidamente la sua importanza. Programmate revisioni regolari, soprattutto in caso di cambiamenti organizzativi. Stabilite una frequenza di aggiornamento (ad esempio, ogni trimestre) per mantenere il diagramma di flusso aggiornato e utile.

Esempio: in caso di promozione, di nuova assunzione o di ristrutturazione, modificate immediatamente l'organigramma.

Esempi di organigrammi: Google

L'organigramma del gigante tecnologico Google illustra una complessa struttura gerarchica adattata alle sue numerose divisioni e dipartimenti. Al vertice, l'amministratore delegato Sundar Pichai supervisiona i principali rami dell'azienda, ognuno dei quali è guidato da un dirigente di alto livello. Ad esempio:

• Thomas Kurian è responsabile di Google Cloud, una divisione strategica per l'azienda.
• Neal Mohan è a capo di YouTube, la principale piattaforma video.
• Fiona Cicconi è responsabile delle risorse umane in qualità di Chief People Officer.

L'organigramma, che potete vedere qui sotto, mostra un'organizzazione per funzioni e dipartimenti, con persone responsabili di aree specifiche come la ricerca, la pubblicità e l'innovazione di prodotto. Questa struttura consente a Google di operare in modo efficiente nonostante le sue dimensioni, delegando la gestione delle divisioni a leader specializzati.

Qual è lo strumento migliore per creare un organigramma?

Un modello Excel o Word per un'azienda (molto) piccola

Per un'azienda molto piccola o una PMI può essere sufficiente un modello di Excel o un documento di Word, molti dei quali sono disponibili gratuitamente su Internet. Questi strumenti per ufficio offrono funzioni di base per creare semplici organigrammi.

È possibile utilizzare le forme e i connettori per rappresentare la struttura in modo chiaro, senza bisogno di competenze tecniche avanzate.

☝️ Tuttavia, quando l'azienda cresce, questi strumenti mostrano rapidamente i loro limiti. Ogni cambiamento, come una promozione, un'assunzione o un trasferimento, richiede un aggiornamento manuale. Questo è fattibile per un piccolo team, ma con un'organizzazione più complessa diventa dispendioso in termini di tempo e inaffidabile.

Utilizzo di un software per organigrammi dedicato

Per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni, è meglio optare per un software dedicato, come Lucidchart, Visio o Canva. Queste soluzioni specializzate sono progettate per gestire la complessità e offrono opzioni avanzate.

Ad esempio, è possibile lavorare all'organigramma contemporaneamente, con più persone: l'ideale per le aziende in cui i team sono distribuiti in remoto o in cui i progetti evolvono rapidamente.

Questi software offrono anche una libreria di modelli personalizzabili, adatti alle esigenze dei diversi settori. E non è più necessario aggiornare tutto manualmente: alcune di queste soluzioni si integrano con i software di gestione delle risorse umane o dei progetti, sincronizzando i dati in modo che l'organigramma rimanga aggiornato automaticamente. 👏

Se la vostra azienda utilizza già la suite di Microsoft, Visio può essere un'ottima scelta grazie alla sua facile integrazione con Office 365. Per un approccio più creativo e visivo, Canva è l'ideale e rimane accessibile. Se avete un debole per l'automazione, sarete più attratti da Lucidchart.

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L'organigramma aziendale, un asset strategico per la struttura e la comunicazione

Un organigramma aziendale ben progettato è molto più di un semplice diagramma gerarchico. Apporta chiarezza, struttura e fluidità alla comunicazione interna, aiutando ogni dipendente a collocare il proprio ruolo e a comprendere le interazioni tra i vari reparti.

Per le risorse umane, diventa una leva strategica. Visualizzando i requisiti delle competenze e facilitando la pianificazione delle successioni, l'organigramma supporta una migliore gestione dei talenti. In presenza di frequenti riorganizzazioni, fornisce una solida base per adattare l'organizzazione al cambiamento.

In breve, l'organigramma aziendale è uno strumento evolutivo che, se usato correttamente, può trasformare la cultura organizzativa e rafforzare la crescita.