Come gestite il vostro team da remoto? Errori da evitare e buone pratiche da applicare

Gestione a distanza: è la stessa cosa della gestione tradizionale? Sebbene alcuni principi siano comuni, la gestione a distanza comporta una serie di problemi, insidie da evitare e sfide da superare.

La distanza rimescola le carte in tavola e, sebbene le aziende internazionali con team sparsi in diversi Paesi lo sappiano bene, molte aziende lo hanno scoperto grazie all' uso massiccio del telelavoro dopo la pandemia.

Quali sono le sfide della gestione a distanza e quali gli errori da evitare? Come si gestisce il telelavoro? In questo articolo lo vediamo da vicino.

Le sfide della gestione a distanza per l'azienda

Sfida n. 1: la gestione dei team

Come si gestisce un team senza essere nello stesso luogo di lavoro?

Il manager deve :

• distribuire il carico di lavoro
• monitorare l'avanzamento dei compiti
• fissare gli obiettivi
• stabilire le priorità, ecc.

Inoltre, come si fa a valutare le prestazioni di ognuno se non si possono vedere?

Oltre agli strumenti, è fondamentale mettere in atto metodi per continuare a gestire il team in modo efficace.

Per tenersi in contatto e monitorare i progressi, una rapida revisione giornaliera del team è un buon inizio, così come una revisione settimanale più approfondita con i responsabili di reparto.

Sfida n. 2: imparare a usare gli strumenti

Lavorare a distanza significa necessariamente implementare strumenti digitali per garantire la continuità delle attività, ovunque si trovino i dipendenti o i manager.

Questi strumenti stanno diventando essenziali per :

• comunicare
• partecipare alle riunioni
• accedere alle informazioni,
• lavorare in modalità collaborativa
• gestire le attività quotidiane, ecc.

Scegliere gli strumenti giusti e metterli in atto va bene, ma è indispensabile assicurarsi che siano pienamente adottati dal punto di vista digitale, cioè che siano padroneggiati dai team. Una scarsa padronanza del software può avere un impatto negativo sulla produttività e sulle prestazioni.

L'adozione degli strumenti da parte dei vostri team è quindi un punto importante da monitorare e non dovreste esitare a mettere in atto misure di supporto per ottimizzarla.

Problema n. 3: mantenere lo spirito di squadra

È una vera sfida mantenere o creare legami tra persone che si incontrano raramente o mai.

Stiamo parlando di :

• il rapporto tra i membri del team
• e del rapporto del manager con il team.

Lo spirito di squadra nasce in modo del tutto naturale negli uffici dell'azienda, come risultato delle numerose interazioni nell'open space, nelle riunioni, a pranzo o alla macchinetta del caffè. Come si fa a crearlo o a mantenerlo quando queste interazioni si riducono e i teambuilding non sono più possibili?

Trovare un altro modo per mantenere il legame e far vivere il team è uno dei compiti del management. Ciò è tanto più importante in quanto un buon spirito di squadra favorisce :

• la produttività
• la motivazione
• e il benessere dei dipendenti.

Gestione a distanza: 5 errori fatali da evitare

Quando si tratta di gestire a distanza ci sono diverse insidie. Per aiutarvi a evitarle, ecco i 5 errori fatali più comuni da evitare.

Più avanti nell'articolo, vi sveleremo le nostre best practice per una buona gestione a distanza.

Errore n. 1: avere la tentazione di controllare tutto

In virtù del rapporto di subordinazione che la lega ai suoi dipendenti, l' azienda ha il diritto di controllare il loro tempo e il loro lavoro.

Con il passaggio massiccio al telelavoro durante la pandemia, la questione del controllo e della sorveglianza a distanza è emersa molto spesso. La prova è in questa figura:

Dopo la pandemia, le intenzioni di acquistare un software per il monitoraggio remoto dei dipendenti sono aumentate di 530 volte in 6 settimane.

Score d’intention d’Aberdeen, 2020 par ISG research

Allo stesso tempo, la crisi economica e sanitaria sta avendo un impatto sui manager, con :

• una maggiore pressione sui risultati,
• il ricorso forzato al lavoro a distanza, che implica una mancanza di controllo.

In questo particolare contesto, abbiamo assistito all'emergere di comportamenti di micromanagement eccessivi, con la necessità di controllare tutto, a volte più che in un ambiente faccia a faccia.

➡️ Perché è un errore?

• i vostri team possono sentirsi "spiati" o addirittura spiati, e questo può creare un cattivo rapporto,
• il contesto del telelavoro rende ancora più invadente la microgestione, che può calpestare i confini della vita professionale,
• una maggiore sorveglianza richiede molto tempo,
• il ritorno sull'investimento non è interessante.

💡 La gestione deve essere ripensata per adattarsi al telelavoro o al lavoro a distanza.

Errore n. 2: non adattare la gestione a ciascun individuo

Il fatto che non vogliate tenere sotto controllo i vostri dipendenti non significa che non dobbiate adattare il vostro stile di gestione a ciascun individuo, soprattutto nel clima attuale.

➡️ Perché è un errore?

La diffusione del telelavoro implica che non è sistematicamente voluto. È un modo di lavorare che non si adatta a tutti i profili di dipendenti.

Alcune persone hanno bisogno di una struttura che separi la loro vita professionale da quella personale. Altri non sanno come gestire il proprio tempo e possono essere distratti dalle cose da fare a casa.

Marianne Auriac, coach en management interrogée par Cadremploi.

Il ruolo del manager è quello di garantire che tutti lavorino in condizioni ottimali, facendo il punto su ogni situazione e proponendo le soluzioni più appropriate.

Esempi di soluzioni sono

• fissare obiettivi a breve o a lungo termine
• offrire formazione a chi ritiene di averne bisogno,
• prevedere controlli più regolari se la persona ne sente il bisogno o, al contrario, lasciare più libertà in termini di organizzazione,
• adattare gli orari incorporando una maggiore flessibilità se la persona ha degli imperativi personali (sport, andare a prendere i figli a scuola), ecc.

💡 L'idea è quella di creare una modalità di telelavoro ideale e su misura per ogni individuo.

Errore n. 3: mancanza di organizzazione

Intraprendere una modalità di lavoro a distanza senza organizzarsi a livello manageriale può essere rischioso per il buon funzionamento dell'azienda.

➡️ Perché è un errore?

Il lavoro a distanza non lascia spazio all'improvvisazione o all'approssimazione. Richiede un certo rigore organizzativo che, se non applicato, può rallentare l'attività dell'azienda a causa di :

• ruoli non ben definiti
• priorità poco chiare
• processi complicati o obsoleti
• impossibilità di accedere a documenti o informazioni
• difficoltà a raggiungere determinati contatti, ecc.

Errore n. 4: trascurare la comunicazione

Vi fidate dei vostri colleghi e loro si fidano di voi? È un'ottima cosa! Ma questo non significa che non dobbiate comunicare regolarmente.

➡️ Perché è un errore?

A distanza, gli scambi e le interazioni sono molto limitati, quindi il ruolo del manager assume una dimensione essenziale per :

• evitare malintesi e interpretazioni,
• garantire un livello di informazione uguale per tutti,
• trasmettere le informazioni aziendali essenziali (nuove assunzioni, partenze, cambiamenti importanti, novità, ecc,)
• mantenere il senso di appartenenza, ecc.

💡 Attenzione: la comunicazione deve fluire anche nell 'altra direzione. Non fate l'errore di puntare tutto sulla comunicazione dall'alto verso il basso e rimanete aperti all'ascolto dei vostri dipendenti.

Errore n. 5: sottovalutare l'importanza del benessere

Secondo il Codice del lavoro, "il datore di lavoro adotta le misure necessarie per garantire la sicurezza e proteggere la salute fisica e mentale dei lavoratori".

È quindi responsabilità dell'azienda occuparsi del benessere dei propri dipendenti, anche quando lavorano al di fuori dei locali aziendali.

➡️ Perché è un errore?

Al di là della responsabilità dell'azienda, trascurare il benessere dei propri dipendenti significa perdere un miglioramento generale delle prestazioni. Secondo uno studio del 2018 di Harvard/MIT, essere felici al lavoro rende i dipendenti:

• 31% più produttivi,
• 2 volte meno malati
• 6 volte meno assenti
• 9 volte più fedeli
• e il 55% più creativi.

In caso di telelavoro, tenere sotto controllo il benessere diventa addirittura una necessità per evitare i rischi di :

• abbandono del lavoro
• sovraccarico di lavoro, poiché i dipendenti tendono a lavorare più a lungo quando sono a casa,
• malessere dovuto al senso di isolamento, ecc.

Come si gestisce in remoto? 6 buone pratiche

Formarsi alla gestione a distanza

Se questo tipo di gestione è nuovo per voi e per la vostra organizzazione e vi risulta difficile gestirlo a distanza, perché non chiedere ai vostri manager una formazione sulla gestione a distanza?

In questo modo potrete apprendere e padroneggiare le basi, in modo da poterle applicare con successo ogni giorno!

Fare della fiducia un pilastro della gestione

La fiducia è la pietra angolare di qualsiasi relazione a distanza. Oltre alla semplice consapevolezza di non poter controllare tutto, la fiducia incoraggia i dipendenti ad assumersi le proprie responsabilità. E l' autonomia è un valore particolarmente importante in condizioni di telelavoro.

Quindi, perché non iniziare a dare il buon esempio? Ad esempio

• essere onesti in ogni circostanza
• essere trasparenti sulle situazioni che si incontrano
• trasmettendo le informazioni di cui si dispone
• comunicando al soggetto le cose che funzionano e quelle che non funzionano.

👉 Accettate l'idea che non potete controllare tutto, e che per di più è dannoso per la vostra organizzazione. Concedete la vostra fiducia e lasciate che i vostri team siano flessibili con i loro orari e si organizzino come vogliono, rimanendo a disposizione per aiutarli a raggiungere i loro obiettivi.

Stabilire una cultura orientata ai risultati

Controllare la presenza del personale da remoto è molto dispendioso in termini di tempo, in definitiva inefficiente e può anche minare il clima di fiducia che si vuole instaurare.

Il lavoro a distanza è un'opportunità per l'azienda di passare a una cultura dei risultati piuttosto che a una cultura della presenza, se non è già così. Ciò significa valutare i dipendenti in base al lavoro che svolgono, piuttosto che al tempo che trascorrono sul posto.

Per farlo, è importante essere ben organizzati. Iniziate con :

• definire obiettivi SMART, possibilmente in collaborazione con i vostri team, in modo da poterli valutare il più vicino possibile alla realtà sul campo (ad esempio, aumentare il traffico del sito web del 5% al mese scrivendo 5 articoli a settimana per il blog),
• definire i processi di lavoro più efficienti che tutti possono applicare per migliorare l'efficienza,
• raccogliere il feedback dei vostri team come parte di un processo di miglioramento continuo.

Mantenere lo spirito di squadra

Il lavoro a distanza significa che non c'è praticamente nessuna interazione tra colleghi o con la direzione. Le riunioni ci sono ancora, ma non sono il tipo di occasioni sociali che ci si aspetta.

Eppure, il senso di appartenenza a un team è un motore di crescita per un'azienda e aumenta l'impegno e la motivazione. Dobbiamo quindi evitare che tutti si sentano isolati e fare in modo di ricreare virtualmente i momenti quotidiani della vita aziendale. Non è facile farlo a distanza e spesso richiede tempo e sforzi supplementari.

L'obiettivo non è imporre tutti questi momenti, ma offrire spazi di aggregazione in cui tutti si sentano benvenuti e vogliano partecipare.

💡 Ecco alcune idee:

• organizzare un pranzo di squadra in videoconferenza,
• pause caffè virtuali per ricreare questi momenti intorno alla macchina,
• pianificare una breve riunione giornaliera del team di circa 15 minuti, sulla falsariga di uno scrum giornaliero,
• mettere a disposizione un software di comunicazione istantanea per ricreare scambi informali tra colleghi.

Incoraggiare l'equilibrio tra lavoro e vita privata

L' equilibrio tra lavoro e vita privata tende a essere compromesso quando un dipendente telelavora.

La libertà organizzativa può rendere difficile stabilire questo limite e i dipendenti sono naturalmente tentati di prolungare la loro giornata, non dovendo più fare il pendolare.

Il ruolo del manager può quindi essere quello di contribuire a rafforzare questo equilibrio, ad esempio:

• sensibilizzando i dipendenti sul diritto alla disconnessione
• a iutando coloro che lo desiderano a pianificare la loro settimana , prevedendo un orario di disconnessione che li incoraggi a concludere la giornata;
• invitando i dipendenti a riporre le attrezzature di lavoro alla fine della giornata, soprattutto se non dispongono di una stanza dedicata a casa;
• dare il buon esempio scollegandosi a un orario ragionevole;
• non contattare i dipendenti al di fuori dell'orario di lavoro.

Scegliere gli strumenti giusti

Gli strumenti digitali sono essenziali per mantenere l'attività, ma anche il legame tra gli individui dell'azienda.

Ecco un esempio di cassetta degli attrezzi:

• software di videoconferenza per le riunioni, le revisioni delle risorse umane o delle prestazioni, ma anche per gli appuntamenti con i clienti;
• software di gestione dei documenti per centralizzare e condividere i documenti con i team;
• software di messaggistica istantanea per comunicazioni informali e spontanee o per risolvere rapidamente una situazione;
• software di gestione dei progetti per monitorare l'avanzamento dei progetti, i compiti dei team e il raggiungimento degli obiettivi.

E per garantire un' adozione digitale efficace, non dimenticate di prestare la necessaria attenzione alla formazione e al monitoraggio di tutti i partecipanti.

Gestione remota: la nuova norma?

La recente diffusione del telelavoro ha costretto le aziende ad adattarsi alla gestione da remoto, spesso senza essere adeguatamente preparate.

Questo cambio di paradigma ha spesso evidenziato disfunzioni in azienda, anche a livello manageriale.

Le aziende che sono state in grado di affrontare la crisi con maggiore serenità sono state quelle che sapevano già come operare da remoto e quelle che non hanno esitato a mettere in discussione il loro modello per andare avanti.

E voi? Siete abituati a gestire a distanza? Quali lezioni avete imparato? Condividetele con noi nella sezione commenti!