Come assicurare la perfetta formazione aziendale

Un programma di formazione aziendale aiuta l'azienda a individuare i nuovi fabbisogni di competenze, i talenti da assumere ma soprattutto per vedere le potenzialità già presenti che necessitano di formazione per arrivare al loro potenziale.

La formazione aziendale è quindi un piano d'azione da inserire ogni anno nella vostra strategia HR, per costruire un capitale umano che corrisponda alle vostre ambizioni e quindi sviluppare la vostra struttura.

La posta in gioco è più alta di quanto sembri. Con una particolare attenzione alla formazione dei vostri collaboratori, sviluppate la loro motivazione, un clima sociale favorevole e la vostra competitività.

Come si redige un piano di formazione? vi forniamo i passaggi chiave, oltre a un esempio di piano di formazione e alcuni strumenti per le vostre Risorse Umane.

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Cos’è la formazione aziendale

La formazione aziendale è un’attività volta a sviluppare delle competenze specifiche o una soft skill nei propri dipendenti in azienda. Si tratta di un investimento volto a valorizzare i propri collaboratori attraverso un percorso formativo che li porti a sfruttare il loro potenziale e a realizzarsi all’interno dell’azienda. Per definire un programma di formazione bisogna seguire un programma in 4 fasi:

1. Analisi dei fabbisogni formativi
2. Progettazione della formazione
3. Formazione attraverso una delle diverse tipologie
4. Valutazione dei risultati

Vediamo nel dettaglio le 4 fasi

Le 4 fasi del programma di formazione

Fase 1: Analizzare li vostri fabbisogni e definire le vostre priorità di formazione

Il primo passo del vostro responsabile delle risorse umane può essere quello di seguire regolarmente gli sviluppi tecnici, tecnologici e organizzativi del vostro settore e del mercato in generale, con un impatto sulla vostra azienda.

Il manager HR aiuterà i responsabili dei vari team a raccogliere le loro raccomandazioni in termini di attrezzature e conoscenze necessarie per lavorare nelle migliori condizioni e per affrontare la concorrenza.

Esamina anche le azioni passate e i loro risultati, al fine di definire gli obiettivi e i dipendenti da formare in via prioritaria.

Questo porta ad obiettivi formativi e azioni di formazione da realizzare, che possono dover essere scelti a seconda dell'urgenza della situazione e del budget a disposizione dell'azienda.

Allo stesso tempo, il dipartimento HR consulta ogni anno tutti i dipendenti dell'azienda per raccogliere non solo le loro esigenze di formazione, ma anche i loro desideri di sviluppo e di miglioramento delle competenze.

Fase 2: Scegliere i corsi

Alle missioni precedentemente menzionate si aggiunge quanto segue:

• la ricerca dei vari corsi di formazione disponibili, dei prestatari di servizi
• scelta delle diverse tipologie di formazione a seconda dei casi, infatti grazie alla digitalizzazione dei contenuti è possibile quindi scegliere la formazione online (o formazione a distanza) per evitare spostamenti e avere accesso ai migliori docenti ;
• consultando i cataloghi per conoscere date, durata, costi, termini e condizioni (registrazione, certificazioni, ecc.),
• pianificazione e budgeting delle attività di formazione previste.

☝️ Naturalmente, i corsi di formazione obbligatori, come la sicurezza, devono essere inclusi nel programma.

Prima che tutto questo lavoro venga approvato e comunicato ai dipendenti dell'azienda, il responsabile delle risorse umane e la direzione sottopongono il piano di formazione ai rappresentanti del personale, che si assicurano che esso corrisponda agli orientamenti strategici dell'azienda e che non vi siano discriminazioni.

Fase 3: Iniziare le attività di formazione

Ora che il programma di formazione è stato approvato, deve essere implementato tramite :

• la pianificazione delle azioni formative, cioè l'elaborazione del calendario del piano di formazione;
• la realizzazione di progetti di formazione interna, se necessario (si tratta di ingegneria pedagogica, compresa la selezione dei relatori, la progettazione dei sussidi didattici e la preparazione logistica);
• l'iscrizione dei partecipanti alle varie sessioni;
• la firma di accordi di formazione con i fornitori di servizi,
• l'invio di inviti ai dipendenti;
• pagamento delle sessioni di formazione.

Fase 4: seguire le azioni di formazione

Il programma di formazione aziendale serve a formalizzare le azioni pianificate ma anche a dar loro un seguito.

Questi includono quanto segue:

• lo stato dell'evento aziendale (pianificato, in corso o completato),
• il tipo di formazione (debuttante, avanzata),
• il titolo della formazione,
• tipologia (frontale, distanza),
• l'organizzazione della formazione,
• la durata dell'addestramento,
• la data della formazione,
• costi di formazione (comprese le spese accessorie per il vitto, l'alloggio, ecc,)
• i dipendenti interessati.

Potete preparare il vostro documento in Excel, per sfruttare i menu a tendina e le opzioni di filtraggio delle informazioni.

Ma ci sono molti strumenti HR, sia completi (HRIS) che specializzati nella gestione delle competenze e della formazione, per aiutarvi a ottimizzare il vostro capitale umano e monitorare le vostre varie azioni.

Ad esempio, alcuni programmi software offrono moduli di gestione dell'occupazione e della previsione delle competenze che permettono di :

• definire una mappatura delle competenze presenti in azienda,
• gestire la formazione professionale,
• redigere un profilo di ciascun dipendente e delle sue competenze, in parallelo a quelle richieste per la posizione,
• collegare i risultati delle interviste professionali ai cataloghi di formazione elencati,
• evidenziare le opportunità di mobilità interna, ecc.

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CVD