La guida ai documenti HR: perché la legge non dimentica mai, ma voi sì...

Nella famiglia delle risorse umane, chiederei i documenti HR. Questi svolgono un ruolo essenziale, che va ben oltre la semplice gestione amministrativa. Contratti, buste paga, registri di sicurezza... questi documenti riflettono sia gli obblighi legali che gli impegni sociali.

Nell'era della trasformazione digitale, la dematerializzazione è diventata una soluzione essenziale. Facilita l'accesso alle informazioni, riduce i costi e libera tempo per attività a maggior valore aggiunto. Ma attenzione: una transizione digitale di successo richiede una solida strategia, in particolare per garantire la sicurezza dei dati e un'archiviazione conforme.

A tal fine, è essenziale adottare gli strumenti e i metodi giusti. Che siate a capo di una PMI o il direttore delle risorse umane di una grande organizzazione, siete pronti a trasformare le operazioni e i processi HR? Focus sui documenti HR, sui vostri obblighi e sui consigli per una buona gestione.

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Cosa sono i documenti HR?

I documenti HR comprendono tutti i file e i documenti relativi alla gestione delle risorse umane in un'azienda. Permettono di tenere traccia dei dipendenti dal momento dell'assunzione fino alla loro uscita.

Questi documenti svolgono una serie di ruoli essenziali:

• Rispetto degli obblighi di legge: contratti di lavoro, buste paga o registri degli infortuni.
• Gestione amministrativa: monitoraggio dei permessi, delle assenze e delle ore lavorate.
• Prevenzione e sicurezza: descrizioni delle mansioni, certificati di salute sul lavoro o audit.

[Quali sono i principali documenti amministrativi utilizzati nella gestione delle risorse umane?

Elenchiamo qui i principali documenti delle risorse umane; i rispettivi tempi di conversazione sono dettagliati più avanti in questo articolo. 🤓

Il contratto di lavoro e il periodo di conservazione

I contratti di lavoro sono fondamentali nella gestione delle risorse umane, in quanto pongono le basi del rapporto tra datore di lavoro e dipendente. I contratti di lavoro sono fondamentali nella gestione delle risorse umane, in quanto definiscono i diritti e gli obblighi tra datore di lavoro e dipendente. Devono essere conservati per almeno cinque anni dopo la scadenza del contratto per evitare controversie. La gestione elettronica dei documenti (EDM) ne facilita l'archiviazione e l'accesso sicuro, garantendo la conformità e l'efficienza delle risorse umane.

Buste paga e fogli di presenza

Le buste paga e i timesheet sono la spina dorsale della gestione dei documenti HR. Sono essenziali per la regolarità amministrativa e la conformità agli obblighi di legge, in quanto riflettono la retribuzione corrisposta e verificano le ore lavorate.

Assicuratevi che contengano tutte le informazioni obbligatorie, con un periodo di conservazione di cinque anni.

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Documenti relativi alla salute e alla sicurezza sul lavoro

I documenti relativi alla salute e alla sicurezza sul lavoro sono fondamentali per il benessere dei dipendenti e la conformità aziendale. Essi comprendono:

• schede di sicurezza,
• registri degli infortuni
• e certificati di formazione.

Questi documenti prevengono i rischi e garantiscono un ambiente sicuro. Assicurano la conformità e un'azione rapida in caso di audit. La padronanza di questi documenti promuove una cultura della sicurezza e rafforza l'efficienza operativa.

Documenti di adesione alla mutua

I documenti di adesione alla mutua sono essenziali per garantire la copertura sanitaria dei dipendenti. Formalizzano l'adesione all'assicurazione sanitaria integrativa collettiva, garantendo la copertura delle spese mediche non coperte dalla previdenza sociale. 🩺

Per l'azienda, questi documenti attestano il rispetto dell'obbligo legale di offrire ai propri dipendenti un'assicurazione sanitaria mutualistica. Per il dipendente, garantiscono l'accesso a cure di qualità e rimborsi adeguati.

Visite mediche

Le visite mediche attestano l'idoneità al lavoro di un dipendente. Sono il risultato di esami effettuati dal medico del lavoro per prevenire i rischi professionali e garantire la salute dei dipendenti.

Per il dipendente, garantiscono che il suo stato di salute sia compatibile con i requisiti del lavoro. Per il datore di lavoro, questi documenti sono la prova del rispetto degli obblighi di legge in termini di monitoraggio medico.

Notifiche e sanzioni disciplinari

È essenziale una gestione trasparente delle notifiche e delle sanzioni disciplinari. Documentate accuratamente ogni infrazione e ogni azione intrapresa, specificando la natura dell'infrazione e le prove. Ciò garantisce l'equità e previene le controversie legali. Le integrazioni HRIS centralizzano e proteggono questi documenti, rafforzando la conformità. Una documentazione rigorosa supporta una gestione efficiente e trasparente delle risorse umane.

Prova di pagamento dei contributi sociali per i dipendenti

La prova di pagamento dei contributi previdenziali certifica che il datore di lavoro ha versato i contributi previdenziali obbligatori per ciascun dipendente. Questi documenti sono fondamentali per l'azienda, in quanto dimostrano il rispetto degli obblighi di legge ed evitano sanzioni finanziarie.

Per il dipendente, garantiscono il diritto a diritti sociali come la pensione, l'assicurazione sanitaria o la disoccupazione.

💡 Attenzione: questi documenti sono fondamentali in caso di controlli fiscali o controversie! Devono essere conservati per 3 anni.

Riassunti dei colloqui professionali

Le sintesi dei colloqui professionali riassumono le discussioni tra il datore di lavoro e il dipendente sul suo percorso professionale, le sue competenze e le sue prospettive di sviluppo.

• Per il dipendente, forniscono una visione chiara dello sviluppo professionale e delle opportunità di carriera.
• Per l'azienda, consentono di monitorare lo sviluppo delle competenze e di anticipare le esigenze di formazione. Questi documenti sono la prova del rispetto degli obblighi di gestione della carriera.

Dati di viaggio dei dipendenti

I dati di tracciamento dei viaggi registrano le missioni, i viaggi di lavoro e gli spostamenti professionali dei dipendenti.

Per il dipendente, garantisce la trasparenza delle indennità ricevute e il riconoscimento degli sforzi compiuti in viaggio.

Per l'azienda, queste informazioni sono essenziali per gestire i costi, garantire la sicurezza dei dipendenti durante i viaggi di lavoro e ottimizzare le risorse.

Il fascicolo personale: un asset strategico

Anche se non è obbligatorio, il fascicolo personale è un potente strumento strategico. Centralizza tutte le informazioni importanti su ciascun dipendente, consentendo di prendere decisioni rapide e documentate.

Per un fascicolo ben strutturato, includere :

1. Informazioni amministrative: nome, recapiti, identità.
2. Documenti contrattuali: contratti e modifiche.
3. Storia della carriera: sviluppi e cambiamenti professionali.
4. Gestione delle prestazioni: valutazioni e obiettivi.
5. Dati sulla formazione: registrazioni e certificazioni.
6. Documenti relativi a salute e sicurezza: necessari per le posizioni ad alto rischio.
7. Registri disciplinari
8. Altre informazioni come i permessi di lavoro.

Quali sono i registri obbligatori o facoltativi per le aziende?

1. Registro unico del personale

Questo registro elenca, in ordine di assunzione, tutti i dipendenti dell'azienda, compresi i tirocinanti e i lavoratori distaccati. Deve contenere informazioni quali

• cognome
• nome
• nazionalità
• data di nascita
• sesso
• titolo di lavoro
• qualifiche,
• le date di ingresso e di uscita
• e il tipo di contratto.

Questi dati devono essere conservati per cinque anni dopo l'uscita del dipendente.

2. Documento unico di valutazione dei rischi professionali (DUERP)

Il DUERP elenca i rischi a cui sono esposti i dipendenti e propone le misure di prevenzione. Deve essere aggiornato almeno una volta all'anno e ogni volta che cambiano le condizioni di lavoro.

3. Registro delle segnalazioni di salute pubblica e ambiente

In questo registro sono annotate le segnalazioni dei dipendenti relative ai rischi per la salute pubblica o per l'ambiente connessi alle attività dell'azienda.

4. Registro delle domande del Comitato economico e sociale (CSE)

Contiene le richieste scritte dei membri del CSE e le risposte motivate del datore di lavoro. Questo registro è obbligatorio nelle aziende con un CSE.

Altri registri

5. Registro dei pericoli gravi e imminenti

Questo registro viene utilizzato per segnalare le situazioni di pericolo grave e imminente per i dipendenti. Viene messo a disposizione dei membri del CSE e dell'Ispettorato del lavoro.

6. Registro del riposo settimanale speciale

Obbligatorio per le aziende che non concedono un giorno di riposo settimanale collettivo la domenica, questo registro specifica i giorni di riposo assegnati a ciascun dipendente.

7. Registro o tabella di organizzazione del lavoro a turni

Per le aziende che operano in turni successivi, questo registro specifica la composizione dei turni e i relativi orari di lavoro.

8. Registro dei controlli e delle ispezioni di sicurezza

In questo registro sono annotati i controlli e le ispezioni effettuati sulle attrezzature e sugli impianti dell'azienda per garantire la sicurezza dei lavoratori.

9. Registro dei conti dei lavoratori a domicilio

Per i datori di lavoro che utilizzano lavoratori a domicilio, questo registro riporta le forniture e le materie prime messe a loro disposizione.

10. Registro delle attività di trattamento dei dati personali

In conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), questo registro elenca i trattamenti di dati personali effettuati dall'azienda.

Per quanto tempo devono essere conservati i documenti relativi alle risorse umane?

Documenti relativi ai contratti di lavoro e alla retribuzione

• Contratti di lavoro, modifiche e accordi: devono essere conservati per 5 anni dalla scadenza del contratto.
• Buste paga: devono essere conservate per 5 anni.
• Documenti relativi a stipendi, bonus, indennità, saldi di tutti i conti: Da conservare per 5 anni.

Documenti relativi ai contributi previdenziali e fiscali

• Documenti relativi agli oneri sociali e all'imposta sui salari: da conservare per 3 anni.
• Estratti conto riassuntivi dei contributi previdenziali: da conservare per 3 anni.

Documenti relativi all'orario di lavoro

• Registrazione degli orari di lavoro dei dipendenti, delle ore di reperibilità e dei compensi: conservare per 1 anno.
• Monitoraggio dei giorni di lavoro dei dipendenti nell'ambito di accordi a prezzo fisso: da conservare per 3 anni.

Documenti relativi alla salute e alla sicurezza

• Dichiarazioni di infortunio sul lavoro al CPAM: da conservare per 5 anni dalla data dell'infortunio.
• Osservazioni e comunicazioni formali dell'Ispettorato del lavoro: da conservare per 5 anni.

Registri obbligatori

• Registro unico del personale: da conservare per 5 anni dalla data di uscita del dipendente.
• Documento unico di valutazione dei rischi professionali (DUERP): da conservare per 40 anni.

Documenti relativi alla valutazione delle prestazioni

• Sintesi dei colloqui professionali: da conservare per 6 anni.

Dati personali dei dipendenti

In conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati ( GDPR) , i dati personali dei dipendenti devono essere conservati solo per il tempo necessario allo scopo per cui devono essere trattati. Una volta raggiunto tale scopo, i dati devono essere cancellati o resi anonimi.

Documenti HR e dematerializzazione: le sfide per le aziende

La dematerializzazione sta rivoluzionando la gestione delle risorse umane grazie alla sua agilità ed efficienza. Si tratta di convertire i documenti fisici in formato digitale, ottimizzando i processi interni.

I vantaggi includono

• riduce i costi amministrativi
• migliora l' accessibilità alle informazioni e supporta la conformità legale,
• centralizza i documenti su una piattaforma digitale per una ricerca rapida, una facile condivisione e una collaborazione in tempo reale,
• limita gli errori e garantisce dati aggiornati,
• automatizza gli aggiornamenti e le modifiche normative,
• risparmia sulla stampa e sull'archiviazione fisica.

🛡️ Attenzione: la sicurezza è fondamentale quando si dematerializza. Utilizzate una crittografia avanzata, un'autenticazione a più fattori e protocolli di accesso rigorosi, in particolare per i dati sensibili. Assicuratevi che i dati siano archiviati secondo gli standard legali, con back-up regolari. L'automazione del monitoraggio dei periodi di conservazione riduce gli errori umani.

E se tutto questo non vi dice nulla... È il vostro giorno fortunato: gli strumenti HR se ne occuperanno per voi!

Strumenti e consigli per una migliore gestione dei documenti nelle risorse umane

La prima cosa che viene in mente sono le soluzioni HRIS, che centralizzano i dati sulle risorse umane, migliorandone l'accesso e la gestione. Integrano tutte le informazioni in un unico luogo per una maggiore collaborazione e precisione. In questo modo è possibile ridurre i tempi di elaborazione e minimizzare gli errori.

Ma potete anche automatizzare la creazione di contratti, buste paga e gestione delle ferie. In questo modo i vostri team si liberano di compiti ripetitivi, ottimizzano i flussi di lavoro e garantiscono la conformità legale. Così potrete prendere decisioni informate.

Vedere tutti i software Sistemi informativi HR

Dal momento in cui un dipendente viene assunto a quello in cui se ne va, i documenti strutturano i vostri processi di gestione delle risorse umane.

La gestione delle risorse umane si basa su una documentazione rigorosa per tutta la carriera di ogni dipendente. Dal momento dell'assunzione, documenti come il contratto di lavoro, la dichiarazione di pre-assunzione (DPAE) e i documenti di affiliazione alla mutua sono essenziali per formalizzare il rapporto contrattuale e garantire la conformità legale.

Durante il periodo di lavoro, la conservazione di buste paga, fogli di presenza, visite mediche e riepiloghi di colloqui professionali aggiornati ci permette di monitorare i progressi del dipendente e di rispettare gli obblighi di legge in materia di salute, sicurezza e formazione.

Quando un dipendente lascia l'azienda, per dimissioni, licenziamento o pensionamento, è obbligatorio fornire documenti come il certificato di assunzione, il certificato Pôle emploi e la ricevuta dell'ultima retribuzione. Questi documenti certificano la fine del rapporto contrattuale e facilitano il dipendente nel compiere ulteriori passi.

Una gestione efficiente di questi documenti, nel rispetto dei periodi di conservazione previsti dalla legge, è essenziale per garantire la conformità dell'azienda e ottimizzare la gestione delle risorse umane. La dematerializzazione dei documenti HR, pur garantendone la sicurezza e l'accessibilità, è una soluzione moderna per soddisfare questi requisiti.