HRIS: definizione del coltellino svizzero delle risorse umane
Che cos'è un HRIS? Attraverso la sua definizione e la presentazione dei suoi numerosi vantaggi, capirete come può aiutarvi a prendere in carico tutte le questioni HR, in un contesto di inevitabile trasformazione digitale .
Per illustrare cos'è un HRIS, alla fine dell'articolo abbiamo fornito anche un elenco di riferimenti.
HRIS: definizione
Un HRIS è un sistema informativo per le risorse umane composto da diversi software che automatizzano le attività specifiche di ogni processo HR.
Si tratta quindi di uno strumento completo e modulare, indispensabile per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni, ma che può interessare anche le piccolissime imprese in forte crescita, come le start-up.
Funzioni HRIS
Gestione amministrativa e organizzazione del lavoro
📚 Questa parte dell'HRIS riunisce diversi moduli, come :
- il modulo di gestione del tempo e delle attività o TAM (monitoraggio dell'orario di lavoro, degli straordinari),
- il modulo congedi e assenze, il telelavoro,
- il modulo di pianificazione
- il modulo delle spese,
- il modulo di gestione dei contratti di lavoro (e delle dichiarazioni Urssaf),
- modulo di reporting, bilancio sociale, ecc.
Gestione delle paghe e delle prestazioni sociali
💰 Il modulo paghe, talvolta supportato da un software separato collegato al sistema HRIS, comprende :
- gestione delle retribuzioni
- gestione delle prestazioni sociali (assicurazione sanitaria, pensionamento, pensioni integrative, infortuni sul lavoro),
- calcolo dei contributi previdenziali e del datore di lavoro,
- integrazione del contratto collettivo e delle sue condizioni specifiche, ecc.
Gestione del capitale umano
👬 Comprende:
- reclutamento,
- gestione dei talenti.
La parte di reclutamento può essere gestita con un software dedicato (ATS), interagendo con l'HRIS, o integrata tramite un modulo. Comprende :
- gestione dei colloqui di lavoro
- la condivisione interna delle offerte di lavoro
- distribuzione degli annunci
- il monitoraggio delle candidature
- l'inserimento dei nuovi assunti, ecc.
Per quanto riguarda la gestione dei talenti, i moduli HRIS si concentrano sul monitoraggio dei dipendenti e delle loro carriere all'interno dell'azienda, attraverso :
- la valutazione delle prestazioni di ciascun dipendente,
- gestione delle competenze ( modulo GPEC),
- colloqui professionali,
- il monitoraggio delle richieste di mobilità interna,
- programmi di formazione e di e-learning, ecc.
Perché adottare un HRIS?
🎯 Un HRIS permette di monitorare in tempo reale ognuna di queste attività e di armonizzare i processi HR, grazie soprattutto alla centralizzazione delle informazioni e dei dati.
Inoltre, consente di elaborarli in modo collaborativo e trasparente, grazie a un portale HR che consente l'accesso controllato ai vari dipartimenti interessati e ai dipendenti.
I principali vantaggi di un HRIS
- Automazione di processi e attività senza valore aggiunto,
ad esempio, l'esportazione automatica delle informazioni inserite in un modulo di rilevazione delle ore o delle spese al modulo delle retribuzioni.
- Ottimizzazione della gestione delle risorse umane,
grazie alla centralizzazione delle informazioni e dei dati, i manager possono avere una visione a 360° quando pianificano e anticipano le esigenze di assunzione, ecc.
- Lavoro collaborativo e accesso remoto alle informazioni,
ad esempio, l'inserimento simultaneo delle richieste di ferie da parte di alcuni dipendenti e delle ore lavorate da altri per aggiornare i programmi in tempo reale.
- Miglioramento del monitoraggio delle risorse umane,
con funzionalità di reporting per facilitare il processo decisionale e individuare i punti deboli dell'azienda.
- Impegno, responsabilizzazione e motivazione dei dipendenti
in particolare dando ai dipendenti l'accesso al portale HR per presentare le loro richieste di formazione e sviluppo professionale.
Tendenze e sfide del sistema HRIS
🧐 Secondo un recente studio di Markess by exaegis, le sfide possono essere riassunte in 4 tendenze:
- la digitalizzazione di tutti i processi HR: le paghe e l'amministrazione del personale sono le pratiche più dematerializzate, in particolare la gestione del tempo e delle attività, ma altre sono ancora gestite "alla vecchia maniera";
- utilizzo dell' intelligenza artificiale per automatizzare la gestione dei dati HR;
- la lotta alle frodi documentali: si tratta di proteggere i dati interni delle risorse umane e di difendersi dalla falsificazione di CV, buste paga, ecc.
- l'uso di chatbot per la comunicazione interna, l'e-recruitment e la promozione del marchio del datore di lavoro.
Come sottolinea Nicolas Borgel, docente del Master HRIS dell'Università Panthéon-Sorbonne, le sfide possono essere classificate in due tendenze:
- questioni amministrative e legali;
- quelle relative alla gestione del capitale umano e allo sviluppo delle risorse umane.
Le esigenze delle aziende
Le 4 principali preoccupazioni delle aziende sono
- produttività amministrativa
- qualità del servizio HR
- affidabilità e sicurezza dei dati
- conformità legale.
Come scegliere un HRIS?
💡 In questo contesto, l' HRIS in modalità SaaS è molto adatto perché è :
- nel cloud, accessibile da remoto, da tutti;
- scalabile, con norme amministrative e legali aggiornate in tempo reale; e
- sicuro, grazie a casseforti digitali e back-up.
☝️ Ma per assicurarsi che la creazione di un HRIS online non comporti rischi o svantaggi, come la mancanza di coinvolgimento degli utenti o le difficoltà di gestione dei dati personali, leggete il nostro articolo dedicato Come si crea un HRIS?
🔎Ecco alcuni esempi di HRIS per aiutarvi a capire meglio i criteri di selezione:
- Emalti-RH: sviluppato con il supporto dei dipartimenti HR aziendali, consente di monitorare 150 indicatori HR;
- Eurécia: 25 moduli à la carte per l'amministrazione del personale, la gestione dei talenti e la QWL;
- kiwiHR: un set di 6 moduli per le PMI, con un prezzo accessibile e un servizio clienti attento;
- Lucca SIRH: 5 moduli in soluzioni dedicate e interconnesse per VSE, PMI e ETI;
- Nicoka HR: altamente configurabile, particolarmente adatto alle esigenze di VSE e PMI;
- ServicesRHOnline: 7 moduli à la carte per le VSE e le PMI, ma anche per le aziende più grandi.
Cosa vi aspettate da un HRIS e quali sono i vostri criteri di scelta? Avete qualche feedback da condividere con i nostri lettori?